La GED pour quoi faire ? Découvrez les exemples d’usages les plus fréquents de GED chez nos clients.
⭐⭐⭐⭐⭐ 60+ avis Google
La GED s’applique à différents exemples d’usages au sein de votre entreprise : courriers, contrats, factures, documents techniques… Un logiciel GED peut optimiser chacun de vos processus pour vous faire gagner du temps et réduire vos tâches chronophages. Au travers d’exemples concrets, on vous montre comment la GED améliore la communication et la gestion du quotidien.
10 exemples de GED pour l’entreprise, de la PME au grand groupe.
Exemple n°1 : la GED pour la comptabilité
Une entreprise de taille moyenne a choisi la GED de Deltic pour centraliser ses factures, notes de frais et justificatifs comptables, réduisant ainsi les erreurs de saisie et accélérant la validation des paiements.
L’objectif était d’automatiser ces processus pour respecter les délais et alléger la charge administrative. L’enjeu principal était d’assurer la conformité fiscale tout en améliorant la fluidité des échanges internes entre la comptabilité et les autres services.
Fonctionnalités clés de la GED pour la comptabilité :
- Numérisation et classement automatique des factures
- Workflows d’approbation électronique
- Intégration aux logiciels comptables (Sage, Cegid, EBP)
- Archivage sécurisé et accessible
Exemple n°2 : la GED pour les contrats
Un cabinet juridique a adopté la GED de Deltic pour assurer un suivi rigoureux de ses contrats clients et fournisseurs, automatiser les processus de validation et éviter les oublis d’échéances. L’objectif était de garantir une traçabilité complète tout en simplifiant l’accès aux contrats. L’enjeu majeur résidait dans la sécurisation des documents contractuels et le respect des délais pour éviter tout risque juridique.
Fonctionnalités clés de la GED pour la gestion juridique :
- Gestion des versions des contrats
- Alertes sur les échéances
- Signature électronique intégrée
- Recherche rapide et indexation intelligente
Exemple n°4 : la GED pour les factures
Une société de services a intégré la GED de Deltic pour automatiser la gestion de ses factures fournisseurs, réduisant ainsi les délais de paiement et minimisant les erreurs de saisie. L’objectif principal était d’optimiser le processus de validation des factures en fluidifiant leur circuit d’approbation. L’enjeu majeur était d’éviter les retards de paiement pouvant entraîner des pénalités et de garantir la conformité comptable.
Fonctionnalités clés de la GED pour gérer la facturation :
- Reconnaissance automatique des factures (OCR)
- Workflow de validation et circuit d’approbation
- Intégration avec la comptabilité et la banque
- Archivage fiscal conforme
Exemple n°3 : la GED pour les documents techniques
Une société d’ingénierie a adopté la GED de Deltic pour stocker et organiser ses plans, notices et documents techniques, garantissant ainsi un accès rapide et sécurisé aux informations. L’objectif principal était d’éviter l’utilisation de versions obsolètes et de fluidifier la collaboration entre les équipes. L’enjeu majeur était de réduire les erreurs opérationnelles en assurant une parfaite traçabilité des documents techniques.
Fonctionnalités clés de la GED dans un environnement technique :
- Stockage sécurisé et partage des documents
- Historique des modifications et gestion des versions
- Recherche avancée par mots-clés
- Accès mobile pour les techniciens
Exemple n°5 : la GED pour la qualité
Une entreprise industrielle a mis en place la GED de Deltic pour centraliser ses procédures qualité et garantir la conformité aux normes ISO. L’objectif était de structurer et sécuriser les documents liés aux audits et aux contrôles qualité. L’enjeu principal résidait dans la gestion rigoureuse des versions et le respect des réglementations pour éviter les non-conformités et optimiser la préparation aux audits.
Fonctionnalités clés de la GED pour la gestion de la qualité :
- Gestion des versions et accès sécurisé
- Workflows de validation des procédures
- Alertes et rappels sur les mises à jour
- Accès centralisé pour tous les collaborateurs
Exemple n°6 : la GED pour le courrier
Une administration publique a choisi la GED de Deltic pour numériser et distribuer automatiquement son courrier entrant, garantissant une meilleure traçabilité et un accès rapide aux documents. L’objectif était de fluidifier la distribution et d’éviter la perte de documents physiques. L’enjeu était d’optimiser les délais de traitement et de garantir un archivage structuré des courriers.
Fonctionnalités clés de la GED pour la gestion du courrier :
- Numérisation et catégorisation automatique des courriers
- Workflows de diffusion aux services concernés
- Accès aux documents depuis n’importe quel appareil
- Archivage légal avec accès sécurisé
Exemple n° 7 : la GED pour les ressources humaines
Un service RH a choisi la GED de Deltic pour digitaliser et sécuriser la gestion des dossiers du personnel, contrats et bulletins de paie. L’objectif était de simplifier les processus administratifs et d’assurer la confidentialité des informations sensibles. L’enjeu principal résidait dans le respect du RGPD et l’optimisation du suivi des documents tout au long du parcours des employés.
Fonctionnalités clés de la GED pour gérer les RH :
- Classement automatique des documents RH
- Accès sécurisé et gestion des droits
- Signature électronique pour les contrats
- Archivage et conformité RGPD
Exemple n°8 : la GED pour les documents fournisseurs
Une entreprise de distribution a adopté la GED de Deltic pour centraliser les documents liés à ses fournisseurs, comme les bons de commande et catalogues produits. L’objectif était d’améliorer le suivi des engagements contractuels et de sécuriser les échanges documentaires. L’enjeu majeur était d’optimiser la gestion des relations fournisseurs en assurant une traçabilité fiable des échanges et des engagements.
Fonctionnalités clés de la GED pour gérer les fournisseurs :
- Gestion des contrats fournisseurs
- Workflow de validation des bons de commande
- Archivage et traçabilité des échanges
- Accès rapide aux documents depuis une interface unique
Exemple n°9 : la GED pour les fonctions administratives
Une PME a mis en place la GED de Deltic pour structurer et sécuriser ses documents administratifs, tels que notes de service, rapports internes et courriers officiels. L’objectif était de fluidifier la circulation des documents et de faciliter leur archivage. L’enjeu principal était d’éviter la perte d’informations et de simplifier l’accès aux documents essentiels pour les collaborateurs.
Fonctionnalités clés de la GED pour l’assistanat de direction :
- Classement et indexation intelligente
- Partage sécurisé des documents
- Gestion des droits d’accès
- Historisation des versions et suivi des modifications
Exemple n°10 : la GED pour les fonctions maintenance
Une entreprise de maintenance industrielle a choisi la GED de Deltic pour stocker et organiser ses fiches d’intervention, rapports et manuels techniques. L’objectif principal était d’assurer un accès rapide aux documents critiques pour minimiser les temps d’arrêt des équipements. L’enjeu majeur était d’améliorer la réactivité des techniciens en leur permettant d’accéder aux documents sur le terrain, même en mobilité.
Fonctionnalités clés de la GED pour la maintenance :
- Consultation mobile des documents
- Alertes et rappels pour les maintenances préventives
- Partage des rapports en temps réel
- Accès hors ligne pour les interventions sur site
Les autres aspects des logiciels de gestion électronique des documents.
Deltic, fournisseur de GED, vous fait découvrir l’univers de la gestion documentaire. Après les exemples de GED, découvrez les différentes types de GED, nos tarifs et les bonnes pratiques pour acheter la bonne solution de gestion documentaire.
