GED Industrie : passez à la vitesse supérieure avec Deltic

L’accompagnement est structuré comme un projet métier, pas comme une simple installation de logiciel. Nous mettons à disposition une GED pensée pour les réalités de l’industrie.

Concrètement, Deltic vous aide à :

• Cartographier vos flux (factures, qualité, contrats, documents projets, multi-sites…)
• Définir les workflows (qui valide quoi, selon quels montants, quels sites, quels types de dépenses…)
• Paramétrer la GED (armoires, index, règles, droits, modèles de validation)
• Connecter la solution à vos outils (ERP, GPAO, compta, RH, etc.)
• Former les équipes et assurer le support au quotidien

L’idée : partir de vos pratiques actuelles et les transformer progressivement en processus GED maîtrisés.

Les bénéfices de la GED industrie les plus visibles sont :

• Gain de temps massif sur le traitement des factures fournisseurs (moins de saisie, moins de recherches, moins de relances manuelles)
• Réduction des erreurs : erreurs d’imputation, factures en double, oublis de validation ou de paiement
• Traçabilité totale : qui a validé quoi, quand, selon quel circuit
• Meilleure maîtrise des engagements : factures rapprochées de leurs commandes, réceptions, contrats
• Qualité documentaire : plus de versions sur les serveurs, version valide

En pratique, cela se traduit par moins de temps perdu, moins de stress en clôture et une vision plus fiable des achats et des coûts.

Oui, et c’est l’un de ses grands atouts pour l’industrie.

Dans une organisation avec plusieurs usines, un siège, des succursales ou plusieurs entités juridiques, une GED bien paramétrée permet de :

• Centraliser les documents dans un portail unique, accessible depuis tous les sites (usines, bureaux, succursales…), tout en gardant une séparation claire par société ou établissement.
• Filtrer l’accès par société, site, service ou rôle : un responsable d’usine ne voit que les factures, contrats ou documents qualité qui concernent son périmètre, alors que la direction ou la finance peuvent avoir une vision consolidée multi-sociétés.
• Router automatiquement les documents vers le bon site / la bonne entité : une facture est envoyée au valideur du bon établissement selon le code société, le site, le type de dépense ou le budget lié.
• Gérer des workflows multi-acteurs et multi-sites : une même facture ou un même document peut être validé successivement par plusieurs services et plusieurs sites, avec un historique complet des actions (qui a vu, validé, refusé, commenté, et quand).
• Éviter les copies locales et les doublons : plutôt que stocker les documents sur des lecteurs réseau propres à chaque site, tout est organisé dans une GED avec un plan d’indexation commun (société, site, fournisseur, projet, machine, etc.).

Oui. La GED permet de mettre en place des règles métier pour repérer automatiquement les factures qui relèvent d’une immobilisation plutôt que d’une simple charge.

Concrètement, on peut par exemple :

• définir un seuil de montant (ex. > 500 ou 1 000 € HT) au-delà duquel la facture est présumée “immo” ;
• utiliser la famille d’article, le type de dépense ou le fournisseur (ex. achat de machine, de matériel industriel, de logiciels…) ;
• s’appuyer sur un code analytique / centre de coût spécifique aux investissements ;
• repérer certains mots-clés dans l’intitulé (ex. “machine”, “ligne”, “équipement”, “matériel…).

Dès qu’une facture correspond à ces critères, la GED :

1. l’envoie dans un circuit “immobilisation” dédié (validation par la compta / contrôle de gestion) ;
2. pré-saisit le bon compte comptable d’immo (ex. 215xxx) au lieu d’un compte de charge classique.

La comptabilité garde la main pour valider ou corriger, mais la GED fait 90 % du tri en amont, ce qui limite fortement les erreurs d’imputation et les reclassements en fin d’exercice.