GED Industrie : automatisez vos flux qualité, achats et production avec Deltic
La GED industrie gère les documents de la production, de la qualité et des achats. Relié à votre ERP, un logiciel GED industrie automatise leur collecte, leur validation, conserve l’historique des versions et contrôle les accès…
Intégrateur Zeedoc et DocuWare, Deltic déploie la GED pour les PME industrielles, de l’audit à la formation.
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Ces industries ont passé le cap de la dématérialisation !
Avant la GED
Avec la GED
Factures reçues par mail, imprimées, classées manuellement
📩 Récupération automatique depuis mail, connecteur ERP, scan
Classement réseau désorganisé, doublons
🗂️ Classement intelligent par fournisseur, projet, site…
Recherche lente ou manuelle dans les documents
🔎 Recherche full-text instantanée dans tous les fichiers (code article, numéro d’OF, fournisseur…)
Double saisie entre outils achats / finance
🤖 Extraction OCR avancée et pré-intégration dans l’ERP
Imputation défaillante sur charges / immo
🧠 Détection automatique des factures immobilisations, circuit spécifique
Relances internes manuelles pour validation
✅ Workflows personnalisés de validation par montant, service, site, seuil, rôle
Bons de commande papier éparpillés
🔁 Rapprochement automatique entre BC / BR / Facture (même en réception partielle)
Risques de doublons, faux RIB
🔒 Contrôles anti-fraude, archivage probant
Confusion entre les versions
🗃️ Gestion des versions avec commentaires, verrouillage, historique, horodatage
Procédures diffusées sans savoir qui les a lues
🆗 Diffusion ciblée avec attestation « lu et compris »
Charge opérationnelle importante
🎯 Équipes recentrées sur le pilotage et l’analyse
GUIDE GED INDUSTRIE COMPLET
Comprenez comment une GED pensée pour l’industrie peut révolutionner votre gestion documentaire !
Tout ce que vous devez savoir dans l’industrie
Qu’est-ce qu’une GED industrie ?
Une GED industrie est un logiciel de gestion électronique des documents paramétré pour les flux d’une entreprise industrielle. Elle centralise et gère vos documents techniques (plans, schémas, notices, gammes de fabrication), vos documents qualité (procédures ISO, modes opératoires, certificats de conformité) et les pièces qui accompagnent les achats et la production, du bon de commande à la facture fournisseur.
Ce qui la distingue d’un stockage classique de fichiers, c’est la gestion du cycle de vie de chaque document. Il est indexé selon vos repères métier : fournisseur, site, projet, code article, numéro d’OF. Il suit un circuit de validation défini à l’avance, garde l’historique de ses versions et n’est visible que des personnes autorisées. Connectée à votre ERP, GPAO ou GMAO, la GED rattache le document à la commande, à l’ordre de fabrication ou à l’équipement auquel il se rapporte.
Une même GED peut ainsi porter des processus entiers, de la demande d’achat au paiement de la facture, ou de la rédaction d’une procédure à sa diffusion à l’atelier.
💸 Traitement des factures fournisseurs
« On passait trop de temps à valider les factures avec les bons de commande et de réception. »
Avec la GED :
- Collecte automatique depuis mail ou connecteur
- Extraction et lecture OCR (PDF, Factur-X)
- Comparaison automatique BC / BR / Facture
- Alerte si ligne manquante, montant incohérent, doublon
- Workflow de validation selon montant, fournisseur ou site
- Export dans l’ERP (Divalto, Sage, Priority…)
🌿 Gestion des immobilisations
« Dans l’industrie, il est difficile de savoir si une facture concerne un actif ou une charge. »
Avec la GED :
- Règles de détection automatiques (seuil, famille, code analytique)
- Redirection vers un circuit immobilisation
- Pré-saisie du bon compte (215xxx) en comptabilité
📆 Procédures qualité et projets techniques
« Les versions s’accumulaient sur les serveurs, on ne retrouvait jamais la bonne. »
Avec la GED :
- Génération depuis formulaire ou template
- Workflow de validation par rôle (opérateur > responsable > qualité)
- Archivage à valeur probante avec versioning
- Diffusion ciblée aux équipes concernées (atelier, service), avec attestation « lu et compris »
- Constitution et diffusion du dossier de fabrication
🏢 Coordination documentaire multi-sites et services
« On perdait un temps fou à faire circuler les documents entre sites ou entre services pour les faire valider. »
Avec la GED :
- Portail GED unique, accessible par tous les sites ou établissements
- Workflow de validation multi-acteurs, même à distance
- Historique de toutes les actions (qui a vu, validé, modifié…)
- Notifications et alertes automatisées pour ne jamais bloquer un document
🪪 Documentation technique et plans
« À l’atelier comme au bureau d’études, il faut retrouver vite le bon plan ou la bonne notice, avec tous les documents qui s’y rattachent. »
Avec la GED :
- Recherche plein texte par code article, numéro d’OF ou fournisseur
- Plans, notices et fiches techniques rattachés au produit ou à l’équipement concerné, via votre PLM ou votre GMAO
- Documents liés entre eux et regroupés dans un dossier par produit, équipement ou projet
- Droits d’accès par site, service ou rôle
📑 Non-conformités et plans d’action
« Une panne machine ou un défaut constaté en production doit être déclaré, qualifié, puis suivi jusqu’à sa résolution. »
Avec la GED :
- Formulaire de déclaration d’incident ou de non-conformité, avec photo ou document joint
- Qualification par le service qualité, puis plan d’action réparti en tâches assignées, par exemple à la maintenance
- Historique complet et inaltérable : qui a fait quoi, et quand
🧳 +120 industriels déjà digitalisés
Nous accompagnons chaque jour des PME industrielles aux profils variés : sous-traitants, agroalimentaire, métallurgie, dispositifs médicaux… Procédures qualité, production, plan de maintenance ou finance : on maîtrise vos flux critiques.
🔍 Experts de vos processus industriels
Plans, OF, factures, certificats, procédures ISO, gestion multi-sites :
nous comprenons les réalités documentaires complexes de votre secteur.
🧩 Un accompagnement 100% personnalisé
Audit documentaire, intégration à vos outils (ERP, GPAO, GMAO), paramétrage, formation :
vous êtes accompagnés de A à Z par une équipe dédiée qui connaît les enjeux industriels.
⚡ Un projet rapide, un ROI visible
Moins de papier, moins d’erreurs, plus de traçabilité :
nos clients voient un ROI dès les premiers mois sur les achats, la qualité ou la comptabilité.
Un logiciel GED 100% intégré à vos outils de l’industrie.
Nos solutions sont compatibles avec les outils métiers du secteur industriel :
- ERP / GPAO / CRM (synchronisation des commandes, factures, clients) : SAP, Sage, Divalto, Clipper, Proginov, Open-Prod…
- GMAO / PLM (rattachement des documents de maintenance aux équipements ou produits) : Mobility Work, Aras Innovator, Windchill, Altair…
- Comptabilité / RH (automatismes de saisie, export de données, classement par budget) : Sage, EBP, Cogilog, Lucca, Eurécia…
Et plein d’autres…
GED agroalimentaire
Dans le secteur agroalimentaire, la traçabilité des matières premières et des lots est essentielle. Une solution de GED agroalimentaire permet de centraliser l’ensemble des documents qualité, des fiches fournisseurs et des certificats d’analyses.
Par exemple, une entreprise de transformation alimentaire peut automatiser la gestion des déclarations d’allergènes et des plans HACCP grâce à une GED intégrée à son système qualité.
Cela réduit les erreurs humaines, rend l’accès instantané aux documents lors d’audits, et permet une conformité réglementaire renforcée à chaque étape de la production.
GED industrie pharmaceutique
Dans l’industrie pharmaceutique, la gestion documentaire est un enjeu critique pour garantir la sécurité des produits et se conformer aux normes (GMP, FDA, EMA). Une GED pour l’industrie pharmaceutique permet de structurer et sécuriser les procédures opératoires standard, les rapports d’essais cliniques, ou encore les cahiers de lots.
A titre d’exemple, un laboratoire pharmaceutique peut automatiser les workflows de validation des documents, avec historique des versions et traçabilité complète des actions.
Cela améliore non seulement l’efficacité interne mais facilite également les inspections réglementaires.
🏗️ Comment Deltic accompagne ses clients de l'industrie ?
L’accompagnement est structuré comme un projet métier, pas comme une simple installation de logiciel. Nous mettons à disposition une GED pensée pour les réalités de l’industrie.
Concrètement, Deltic vous aide à :
- Cartographier vos flux et analyser vos processus industriels (factures, qualité, contrats, documents projets, multi-sites…)
- Définir les workflows (qui valide quoi, selon quels montants, quels sites, quels types de dépenses…)
- Paramétrer la GED (armoires, index, règles, droits, modèles de validation)
- Connecter la solution à vos outils (ERP, GPAO, compta, RH, etc.)
- Former les équipes et assurer le support au quotidien
- Automatiser les tâches répétitives via un logiciel d’automatisation connecté à vos outils
L’idée : partir de vos pratiques actuelles et les transformer progressivement en processus GED maîtrisés.
❓Quels sont les bénéfices concrets de la GED pour les entreprises industrielles ?
Les bénéfices de la GED industrie les plus visibles sont :
- Gain de temps massif sur le traitement des factures fournisseurs (moins de saisie, moins de recherches, moins de relances manuelles)
- Réduction des erreurs : erreurs d’imputation, factures en double, oublis de validation ou de paiement
- Traçabilité totale : qui a validé quoi, quand, selon quel circuit
- Meilleure maîtrise des engagements : factures rapprochées de leurs commandes, réceptions, contrats
- Qualité documentaire : plus de versions sur les serveurs, version valide
- Volume maîtrisé : regroupement et rationalisation des flux pour réduire le nombre de factures à traiter
En pratique, cela se traduit par moins de temps perdu, moins de stress en clôture et une vision plus fiable des achats et des coûts. Autant de leviers pour gagner en productivité industrielle.
🏭La GED est-elle adaptée à une organisation multi-sites ou multi-sociétés ?
Oui, et c’est l’un de ses grands atouts pour l’industrie.
Dans une organisation avec plusieurs usines, un siège, des succursales ou plusieurs entités juridiques, une GED bien paramétrée permet de :
- Centraliser les documents dans un portail unique, accessible depuis tous les sites (usines, bureaux, succursales…), tout en gardant une séparation claire par société ou établissement.
- Filtrer l’accès par société, site, service ou rôle : un responsable d’usine ne voit que les factures, contrats ou documents qualité qui concernent son périmètre, alors que la direction ou la finance peuvent avoir une vision consolidée multi-sociétés.
- Router automatiquement les documents vers le bon site / la bonne entité : une facture est envoyée au valideur du bon établissement selon le code société, le site, le type de dépense ou le budget lié.
- Gérer des workflows multi-acteurs et multi-sites : une même facture ou un même document peut être validé successivement par plusieurs services et plusieurs sites, avec un historique complet des actions (qui a vu, validé, refusé, commenté, et quand).
- Éviter les copies locales et les doublons : plutôt que stocker les documents sur des lecteurs réseau propres à chaque site, tout est organisé dans une GED avec un plan d’indexation commun (société, site, fournisseur, projet, machine, etc.).
- Ce socle multi-sites est souvent la première brique d’une digitalisation de l’industrie menée jusqu’au bout.
🧾 Peut-on détecter automatiquement les factures à traiter en immobilisation ?
Oui. La GED permet de mettre en place des règles métier pour repérer automatiquement les factures qui relèvent d’une immobilisation plutôt que d’une simple charge.
Concrètement, on peut par exemple :
- définir un seuil de montant (ex. > 500 ou 1 000 € HT) au-delà duquel la facture est présumée “immo” ;
- utiliser la famille d’article, le type de dépense ou le fournisseur (ex. achat de machine, de matériel industriel, de logiciels…) ;
- s’appuyer sur un code analytique / centre de coût spécifique aux investissements ;
- repérer certains mots-clés dans l’intitulé (ex. “machine”, “ligne”, “équipement”, “matériel…).
Dès qu’une facture correspond à ces critères, la GED :
- l’envoie dans un circuit “immobilisation” dédié (validation par la compta / contrôle de gestion) ;
- pré-saisit le bon compte comptable d’immo (ex. 215xxx) au lieu d’un compte de charge classique.
La comptabilité garde la main pour valider ou corriger, mais la GED fait 90 % du tri en amont. Ce tri, au cœur d’un logiciel d’automatisation bien paramétré, limite fortement les erreurs d’imputation et les reclassements en fin d’exercice.
GED Fournisseurs
Traitez vos documents et relations fournisseurs en toute sérénité
- Récupération et indexation automatique de vos factures et documents.
- Workflow de validation et circulation des documents pour une gestion fluide.
- Comparaison des devis et factures pour une meilleure visibilité.
- Transmission automatique des données sur vos logiciels métiers.
- Archivage et stockage sécurisé de vos données.
GED Clients
Gagnez du temps dans la gestion de vos documents clients
- Dématérialisation des factures pour une efficacité accrue.
- Envoi par mail des factures simplifiant les processus.
- Gestion des relances et des paiements pour une trésorerie optimisée.
- Indexation et archivage des documents et dossiers pour un accès rapide.
GED RH
Gérez simplement vos documents RH en conformité avec la loi
- Gestion des bulletins de paie des équipes.
- Stockage et archivage des dossiers des collaborateurs de manière sécurisée.
- Gestion des demandes et calendrier des congés pour une organisation fluide.
- Signature électronique des contrats pour plus de rapidité.
- Optimisation des processus RH pour une meilleure efficacité.
Les documents de l’industrie dématérialisés en toute simplicité
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