Signature électronique : signez vite et en toute sécurité
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Fini les impressions, les allers-retours par email et les validations interminables ! Ce guide vous aide à choisir la bonne solution de GED incluant la signature électronique sécurisée.
En quelques clics, vos contrats, factures ou bulletins de paie sont signés & classés automatiquement – signature conforme eIDAS.
Comment fonctionne une signature électronique ? (simple, avancée ou qualifiée)
Les 3 niveaux de signature électronique définis par eIDAS
Le règlement européen eIDAS encadre les signatures électroniques dans toute l’Union européenne. Il distingue trois niveaux de sécurité, chacun adapté à un type de document ou à un niveau de risque.
| Niveau de signature | Sécurité | Usage courant | Preuve juridique | Exemples de plateformes |
| Signature simple | 🔓 Basique | Devis, bons de commande, formulaires internes | Moyenne (email, adresse IP) | Acrobat Sign, Yousign |
| Signature avancée | 🔐 Renforcée | Contrats RH, accords commerciaux | Élevée (identité + preuve technique) | Zeendoc, DocuWare, Universign |
| Signature qualifiée | 🔒 Maximale | Marchés publics, documents juridiques à haute valeur | Très forte (certificat qualifié + vérification par une autorité) | Docaposte, Docusign, Oodrive Sign |
🧠 Bon à savoir :
- La signature électronique qualifiée est la seule à bénéficier d’une présomption de fiabilité en justice.
- Pour les PME, une signature avancée suffit dans 80 % des cas.
- Certaines plateformes (Zeendoc, DocuWare) proposent nativement plusieurs niveaux de signature, à choisir selon le document ou le workflow de validation.
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⚙️ Étapes et fonctionnement d’une signature électronique
| Étape | Description | Exemples d’outils / actions |
| 📄 Préparation du fichier | Import du document à signer dans le bon format (PDF, Word, Excel…) | DocuWare, Zeendoc, Acrobat Sign |
| 👤 Identification du signataire | Vérification de l’identité (email, téléphone, code OTP, certificat qualifié) | OTP, certificat numérique eIDAS |
| ✍️ Apposition de la signature | Le signataire utilise une application sécurisée pour signer électroniquement | Interface web ou mobile (DocuWare, Yousign, Universign) |
| 🧾 Création du dossier de preuve | Génération d’un audit trail horodaté avec identifiant unique, IP, empreinte numérique | Fichier sécurisé conforme au RGPD |
| 🔐 Archivage sécurisé | Le document signé est scellé, horodaté, stocké dans le cloud ou dans un coffre-fort numérique | GED, coffre-fort Zeendoc, DocuWare, Docaposte |
💡 Bon à savoir :
- Grâce à l’intégration dans votre GED (comme Zeendoc ou DocuWare), ces étapes sont entièrement automatisables.
- Vous pouvez aussi créer des modèles réutilisables pour accélérer le processus, avec envoi automatisé, relances, et classement intelligent dans vos dossiers.
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Signature électronique en entreprise : quels usages et quels bénéfices ?
Pour quels documents la signature électronique est-elle utile ?
| Service | Documents concernés | Bénéfices clés |
| 💼 Comptabilité / Finance | Factures fournisseurs, bons de commande, attestations fiscales | ✅ Supprimer les impressions papier ✅ Automatiser les validations ✅ Assurer la traçabilité des accords |
| 🧑💼 Ressources Humaines | Contrats de travail, avenants, bulletins de paie, notes de frais | ✅ Accélérer le parcours collaborateur ✅ Archiver de manière sécurisée et conforme RGPD ✅ Réduire les risques de perte |
| ⚖️ Juridique / Direction | Mandats, NDA, convocations, contrats | ✅ Garantir une signature probante et horodatée ✅ Préserver l’intégrité des pièces juridiques ✅ Gagner du temps pour le service |
| 🛍️ Commerce / Relation client | Devis, CGV, bons d’intervention, formulaires | ✅ Signer depuis un ordinateur ou un smartphone ✅ Suivre le statut en temps réel ✅ Fluidifier le parcours client |
| 🏗️ BTP / Industrie | PV de réception, comptes rendus de chantier, certificats | ✅ Réduire les déplacements physiques ✅ Intégrer la signature dans les applications métiers ✅ Limiter les litiges sur les documents signés |
💡 Et en pratique ?
Une entreprise de BTP, spécialisée dans la construction modulaire a intégré la signature électronique dans sa GED (Zeendoc) pour simplifier la validation de ses procès-verbaux de chantier.
- ✅ 2 heures économisées chaque jour pour les chefs de projet grâce à la signature à distance
- ✅ Réduction des litiges : documents horodatés, archivés automatiquement et disponibles 24/7
- ✅ Moins de déplacements : plus de fluidité entre les équipes terrain et le siège
Intégrer la signature dans votre GED pour automatiser vos processus documentaires
| Action automatisée | Bénéfices concrets pour l’entreprise |
| 📥 Création du document | Générer depuis un modèle RH, paie ou juridique, avec les champs pré-remplis (nom, date, fonction, etc.) |
| 📤 Déclenchement de la demande de signature | Envoyer au bon destinataire, avec relance automatique en cas d’inactivité |
| 🔁 Suivi de l’état du document | Visualiser clairement le statut : signé, refusé, en attente, en cours |
| 📁 Archivage sécurisé | Horodater, tracer avec une piste d’audit, stocker dans un coffre-fort numérique avec protection des données sensibles |
| 🔎 Recherche intelligente | Retrouver un document signé par nom, date, format, type de fichier ou intervenant |
🎯 Avec Zeendoc ou DocuWare, l’intégration se fait sans friction :
✅ Être compatible avec vos logiciels RH, comptables, ERP
✅ Proposer des API pour déclencher les signatures depuis vos outils métier
✅ Respecter les normes RGPD, eIDAS, inclure un certificat numérique
✅ Choisir entre signature simple, avancée ou qualifiée selon vos besoins
Quels critères pour bien choisir sa solution de signature électronique ?
Les points clés à vérifier avant de choisir (sécurité, conformité, mobilité…)
| Critère | Ce qu’il faut absolument vérifier |
| 🔐 Sécurité & conformité | ✅ Certifier eIDAS / être conforme RGPD ✅ Chiffrer bout à bout, stocker sur un cloud sécurisé ✅ Fournir un certificat de signature, un dossier de preuve et une authentification forte (OTP, clé privée, biométrie) |
| 📱 Accessibilité & simplicité d’usage | ✅ Être compatible sur ordinateur, mobile, tablette ✅ Permettre la signature en ligne ou en face à face ✅ Offrir une interface claire pour suivre et valider |
| ⚙️ Intégration métier | ✅ Se connecter à votre environnement (ERP, paie, SIRH, CRM, GED) ✅ Disposer d’API / connecteurs natifs (Zeendoc, DocuWare) ✅ Gérer des signatures multiples avec une piste d’audit |
| 📂 Archivage & traçabilité | ✅ Horodater automatiquement, enregistrer les preuves de consentement ✅ Accéder aux documents signés par nom, état, date ou rôle ✅ Télécharger un message signé ou un cachet électronique |
| 🔄 Expérience collaborateur | ✅ Utiliser des modèles personnalisables et des relances automatiques ✅ Centraliser la gestion via un tableau de bord ✅ Notifier les utilisateurs, gérer les rôles multiples et les délégations |
💼 Les solutions comme Zeendoc, DocuWare, Docusign ou Yousign offrent ces garanties avec différents niveaux de signature selon vos besoins : comptabilité, juridique, RH, BTP, industrie…
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Intégration dans votre environnement de travail : ERP, comptabilité, paie, CRM, etc.
Une bonne plateforme ne doit pas vous obliger à changer vos habitudes : elle doit s’intégrer naturellement à votre environnement numérique. Voici les signaux d’une intégration réussie 👇
| Fonction | Ce que vous devez pouvoir faire | Exemples de solutions |
| 🔄 Lancer une demande de signature | Depuis votre logiciel compta, SIRH, ERP ou GED (ex : EBP, Sage, Cegid, Zeendoc, DocuWare) | DocuWare, Zeendoc |
| 📊 Suivre l’état des signatures | Suivre le statut dans l’outil métier : signé, en attente, refusé | Yousign, Docusign |
| 🧾 Gérer l’archivage automatique | Archiver automatiquement, de façon sécurisée et horodatée | Zeendoc, Universign |
| 🔍 Rechercher facilement un document | Rechercher par nom, état, format, date, signataire | GED + outil de signature |
| ⚙️ Configurer vos propres workflows | Définir l’ordre de signature, gérer les délégations, activer les notifications | DocuWare, oodrive Sign |
💡 Bon à savoir : des plateformes comme Zeendoc et DocuWare permettent une intégration clé en main, avec assistance à la mise en place, synchronisation des rôles et modèles interactifs.
Pourquoi choisir Deltic pour la signature électronique ?
Chez Deltic, nous accompagnons les entreprises dans la dématérialisation sécurisée de leurs documents, grâce à une solution GED qui inclut la signature électronique conforme eIDAS.
✅ Signature simple, avancée ou qualifiée
✅ Intégration fluide avec vos logiciels RH, comptabilité, ERP
✅ Coffre-fort numérique et traçabilité complète
✅ Déploiement rapide, sans changement d’habitudes
🎯 Deltic aide les entreprises à signer plus vite, classer intelligemment et automatiser chaque étape de leur gestion documentaire.
