Qu’est-ce que l’indexation de documents ?

L’indexation d’un document est un procédé consistant à le marquer ou à l’associer avec certains types d’information. L’opération facilite ensuite la recherche et la récupération des informations grâce à un moteur de recherche. L’indexation repose principalement sur deux éléments : les métadonnées (comme le titre d’un document, son auteur, sa date de création, etc.) et les mots–clés. Il est nécessaire d’accorder à l’indexation une grande attention dans toute gestion documentaire, dont la GED (gestion électronique de documents). En pratique, l’opération peut être manuelle, mais le classement avec la GED permet de gagner en efficacité et en productivité.

L’indexation des documents : pourquoi favorise-t-elle l’efficacité des entreprises ?

La transformation numérique des entreprises n’est pas seulement la capacité de stocker de grandes quantités d’informations. Il s’agit aussi de les retrouver de la façon la plus efficace possible.

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L’importance de l’étape d’indexation dans la gestion documentaire

Dans une GED, le classement de documents par dossiers et sous-dossiers peut sembler rassurant, car il reproduit l’architecture d’un disque dur. Pourtant, il calque le classement en mode papier et peut apparaître en cela archaïque. Surtout, il est inefficace lorsque plusieurs services ont besoin d’un même document. Cela peut générer la création de copies et donc de doublons.

L’indexation, quant à elle, est indissociable d’un moteur de recherche pour atteindre un document. Selon les besoins des utilisateurs, les paramètres d’indexation comprennent de nombreuses informations descriptives et des métadonnées. Par exemple, le service comptable aura besoin du numéro de facture, du nom du fournisseur, de la date d’émission, etc.

L’indexation permet avant tout de gagner du temps. À ce titre, 83 % des collaborateurs déclarent recréer des documents existants, car introuvables dans le réseau de l’entreprise selon une étude de 2019 (pdf, en anglais). De plus, même s’il n’est pas toujours nécessaire de recréer des documents, les employés perdent souvent du temps à les rechercher. Il en résulte une frustration des utilisateurs et dégrade l’image de l’entreprise aux yeux de la clientèle.

Une indexation intelligente a pour but de réduire ce temps de recherche et de réaliser des gains de productivité.

Par ailleurs, le risque de perte d’un document important peut lui-même être facteur de coûts. L’indexation permet aussi de faciliter la conformité des documents en assurant une piste d’audit fiable. Cette notion est essentielle en comptabilité, mais aussi dans le domaine de la santé, des services bancaires, des professions juridiques, etc.

Choisir une stratégie d’indexation des documents

De la pertinence de l’indexation dépend la facilité d’accès aux informations par l’utilisateur. Il existe deux types d’indexation :

• Par métadonnées. Il s’agit du titre du document, sa catégorie, sa date de création, le format du fichier, le sujet du document, etc.
• Par mots-clés, soit les termes les plus employés par l’auteur du document.

D’une façon générale, la conception de l’indexation doit prendre en compte les besoins de différents services. Par exemple, les besoins du service des ressources humaines ne seront pas les mêmes que ceux du service de la comptabilité.

Pour cette raison, il convient de disposer d’un système en mesure de gérer plusieurs bases de données. Dès lors, la stratégie d’indexation doit prendre en compte plusieurs éléments :

• Les termes de recherche.
• Les informations doivent être triées en fonction de leur pertinence.
• Les résultats de recherche doivent pouvoir être filtrés, ce qui peut requérir l’utilisation de paramètres d’indexation supplémentaires.
• La contrainte de la mémoire système. Cette dernière peut avoir un impact sur la vitesse de recherche.
• Le coût de l’héritage. Il s’agit d’assurer la transition entre un système d’indexation dépassé et un nouveau. Cette contrainte doit être prise en compte pour la rendre plus facile.
• L’itération et l’adaptation. Un système d’indexation doit pouvoir évoluer en fonction des besoins des utilisateurs. La stratégie d’indexation doit donc pouvoir s’améliorer avec le temps.

L’indexation automatique : une fonctionnalité devenue indispensable

La saisie manuelle de données est une opération longue, fastidieuse avec des risques d’erreurs. D’où l’importance d’utiliser des outils qui permettent l’indexation automatique.

Les apports de l’indexation automatique de documents

L’une des principales raisons d’utiliser l’indexation automatique est le gain de temps et la simplification du processus. Avec elle, les opérateurs n’ont plus à saisir des données manuellement, entrer des suggestions pour tel ou tel champ, cocher des cases pour des choix multiples. Cela permet à l’utilisateur de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée ou urgentes.

L’indexation automatique permet également une réduction des coûts. Elle est particulièrement marquée pour les organisations qui collectent une grande quantité de données. Une indexation manuelle peut en effet requérir l’embauche de collaborateurs supplémentaires.

Par ailleurs, avec l’indexation automatique, il est possible de configurer et de personnaliser l’index souhaité. Un utilisateur pourra par exemple choisir certains termes qui seront ensuite utilisés par l’indexation automatisée. Cela lui permettra d’organiser, de trier et de récupérer les données.

Les outils de l’indexation automatique

Pour que la gestion électronique des documents soit efficace, il est nécessaire d’utiliser les outils adéquats pour numériser et indexer les documents. À ce titre, la lecture automatique de document (LAD) permet l’extraction automatisée des informations contenues dans des documents numérisés, structurés ou non. La LAD comprend trois technologies :

• La reconnaissance automatique de documents (RAD). Elle compare le document à traiter à des modèles de la base de données et est en mesure de déterminer s’il s’agit d’une facture, d’une commande, d’un devis, etc.
• La reconnaissance optique des caractères (ROC) ou OCR permet de transformer l’image d’un texte en fichier éditable. Grâce à la ROC, il est possible de numériser et d’indexer rapidement de nombreux documents, réduisant ainsi les délais de traitement et les coûts. La ROC peut être utilisée dans divers domaines comme la comptabilité, le marketing, les ressources humaines ou la logistique.
• La reconnaissance intelligente de caractères (IRC) sert notamment à reconnaître des caractères manuscrits. Le moteur IRC dispose d’un mécanisme de mémorisation des nouveaux caractères, ce qui lui permet d’améliorer en permanence ses capacités de reconnaissance.

En matière de GED, le processus d’indexation peut être doublement efficace. Avec une bonne stratégie d’indexation, la recherche de documents est plus facile tout en réduisant le risque de perte. L’indexation automatique, quant à elle, rend l’opération encore plus performante en supprimant les saisies manuelles. Ajoutez à cela la possibilité de protéger ses documents avec la GED et vous comprendrez l’intérêt d’un tel logiciel pour une entreprise.