Qu’est-ce que l’indexation de documents ? Guide complet et automatisation

L’indexation automatique des documents permet de classer et retrouver beaucoup plus rapidement un document que manuellement. Et c’est la fonctionnalité GED la plus importante !

Pour en terminer avec le temps inutile passé à chercher vos documents, téléchargez notre guide sur l’indexation GED ⬇️

L’indexation des documents en 1 minute

Définition : l’indexation d’un document marque automatiquement un document à des informations, permettant ensuite de plus rapidement le retrouver via un moteur de recherche.

Fonctionnement : elle repose sur 2 éléments : les métadonnées (titre, auteur, date de création, etc.) et les mots-clés (mots dans le contenu, type de document, sujet).

Déploiement : l’opération peut être manuelle ou automatisée via une organisation des fichiers avec la GED pour gagner en efficacité et en productivité.

L’indexation des documents : pourquoi favorise-t-elle l’efficacité des entreprises ?

Classement traditionnel : une méthode dépassée

Dans une GED, le classement de documents par dossiers et sous-dossiers peut sembler rassurant, car il reproduit l’architecture d’un disque dur. Pourtant, il calque le classement en mode papier et peut apparaître en cela archaïque. Surtout, il est inefficace lorsque plusieurs services ont besoin d’un même document. Cela peut générer la création de copies et donc de doublons.

L’indexation : un accès rapide et ciblé

L’indexation, quant à elle, est indissociable d’un moteur de recherche pour atteindre un document. Selon les besoins des utilisateurs, les paramètres d’indexation comprennent de nombreuses informations descriptives et des métadonnées. Par exemple, le service comptable aura besoin du numéro de facture, du nom du fournisseur, de la date d’émission, etc.

Des gains de temps et d’efficacité

L’indexation permet avant tout de gagner du temps. À ce titre, 83 % des collaborateurs déclarent recréer des documents existants, car introuvables dans le réseau de l’entreprise selon une étude de 2019 (pdf, en anglais). De plus, même s’il n’est pas toujours nécessaire de recréer des documents, les employés perdent souvent du temps à les rechercher. Il en résulte une frustration des utilisateurs et dégrade l’image de l’entreprise aux yeux de la clientèle. Une indexation intelligente a pour but de réduire ce temps de recherche et de réaliser des gains de productivité.

Sécurité, conformité et réduction des risques

Par ailleurs, le risque de perte d’un document important peut lui-même être facteur de coûts. L’indexation permet aussi de faciliter la conformité des documents en assurant une piste d’audit fiable. Cette notion est essentielle en comptabilité, mais aussi dans le domaine de la santé, des services bancaires, des professions juridiques, etc.

Choisir une stratégie d’indexation des documents

2 types d’indexation

1. Par métadonnées. Il s’agit du titre du document, sa catégorie, sa date de création, le format du fichier, le sujet du document, etc.
2. Par mots-clés. Soit les termes les plus employés par l’auteur du document.

La conception de l’indexation doit prendre en compte les besoins de chaque services : les besoins RH ne sont pas les mêmes que les besoins Comptabilité. Pour cette raison, il convient de disposer d’un système en mesure de gérer plusieurs bases de données.

6 critères à considérer pour choisir sa stratégie d’indexation

Dès lors, la stratégie d’indexation doit prendre en compte plusieurs éléments :

• Les termes de recherche.
• Le tri est informations par pertinence.
• La possibilité de filtrer les résultats de recherche (et donc l’utilisation de paramètres d’indexation supplémentaires.)
• La contrainte de la mémoire système qui impacte la vitesse de recherche.
• La dette technique pour assurer la transition entre un système d’indexation dépassé et un nouveau.
• L’itération et l’adaptation afin que le système d’indexation évolue au fil des ajouts de nouveaux types de documents et de besoins.

L’indexation automatique : une fonctionnalité devenue indispensable

La saisie manuelle de données est long, fastidieux et avec des risques d’erreurs. Les outils d’indexation automatique effacent ces risques.

L’indexation automatique pour simplifier les processus

Avec l’indexation automatique, les opérateurs n’ont plus à saisir des données manuellement, entrer des suggestions pour tel ou tel champ, cocher des cases pour des choix multiples. Cela permet à l’utilisateur de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée ou urgentes.

L’indexation automatique pour réduire les coûts

L’indexation automatique permet également une réduction significative des coûts, notamment pour les organisations traitant de gros volumes de documents. Elle évite le recours à une indexation manuelle chronophage, qui mobilise du personnel ou nécessite l’embauche de ressources supplémentaires.

En automatisant cette tâche, les entreprises diminuent les coûts liés au traitement documentaire, réduisent les erreurs humaines et optimisent la productivité des équipes, qui peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

L’indexation automatique pour personnaliser les filtres de recherche

L’indexation automatique permet de configurer et de personnaliser l’index souhaité. Un utilisateur pourra, par exemple, choisir certains termes qui seront ensuite utilisés par l’indexation automatisée. Cela lui permettra d’organiser, de trier et de récupérer les documents de la GED.

Les outils de l’indexation automatique

Pour que l’indexation au sein de la gestion électronique des documents soit efficace, elle utilise la Lecture Automatique des Documents (LAD) qui extrait automatiquement des informations contenues dans des documents numérisés, structurés ou non.

La LAD est possible grâce à 3 technologies et outils : la RAD, la ROC et la IRC. On découvre :

• RAD : Reconnaissance Automatique de Documents. Elle compare le document à traiter à des modèles de la base de données et est en mesure de déterminer s’il s’agit d’une facture, d’une commande, d’un devis, etc.
• ROC (ou OCR) : Reconnaissance Optique des Caractères. Elle transforme l’image d’un texte en fichier éditable. Grâce à la ROC, il est possible de numériser et d’indexer rapidement de nombreux documents, réduisant ainsi les délais de traitement et les coûts. La ROC peut être utilisée dans divers domaines comme la comptabilité, le marketing, les ressources humaines ou la logistique.
• IRC : Reconnaissance Intelligente de Caractères. Elle sert notamment à reconnaître des caractères manuscrits. Le moteur IRC dispose d’un mécanisme de mémorisation des nouveaux caractères, ce qui lui permet d’améliorer en permanence ses capacités de reconnaissance.

En matière de GED, le processus d’indexation peut être doublement efficace. Avec une bonne stratégie d’indexation, la recherche de documents est plus facile tout en réduisant le risque de perte. L’indexation automatique, quant à elle, rend l’opération encore plus performante en supprimant les saisies manuelles. Ajoutez à cela la possibilité de protéger ses documents avec la GED et vous comprendrez l’intérêt d’un tel logiciel pour une entreprise.

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