GED Zeendoc : une solution sécurisée pour les données de santé

La gestion des données de santé est un enjeu crucial pour les entreprises, en particulier pour celles du secteur médical et pharmaceutique. Les informations sensibles qu’elles contiennent, telles que les dossiers médicaux des patients, nécessitent une protection optimale contre les risques de cyberattaques et de fuites de données.
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises du secteur de la santé souhaitent dématérialiser leurs données pour pouvoir travailler en mobilité et simplifier l’accès aux informations des patients. Mais pour cela, il est strictement nécessaire de se tourner vers une solution sécurisée agréée. 🏅
Dans cet article, nous verrons comment Zeendoc, logiciel GED que l’on ne présente plus, est en mesure de répondre à ces enjeux et de sécuriser les données de santé.

Les enjeux de la sécurité des données de santé

La sécurité des données de santé est soumise à des risques multiples, allant des cyberattaques aux erreurs humaines. ⚔️
Ces risques ont non seulement un enjeu légal, avec des réglementations strictes telles que le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et la HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), mais également éthique. La confidentialité des dossiers des patients est une priorité absolue, et les entreprises doivent s’assurer que leurs systèmes de gestion des données sont à la hauteur de ces exigences. 🔐

Les violations de données de santé peuvent avoir des conséquences désastreuses, incluant des pertes financières importantes, des atteintes à la réputation de l’entreprise et, surtout, des impacts négatifs sur la confiance des patients. C’est pourquoi il est essentiel d’adopter une solution qui offre des garanties solides en matière de protection des données.

Aujourd’hui en France, seul un Hébergeur des données de santé (HDS) certifié par l’ANS (Agence du Numérique en Santé) est autorisé à stocker des données de santé.
Ce dernier doit suivre un cahier des charges clair concernant plusieurs processus :
▶️ La numérisation des documents médicaux ;
▶️ Le traitement des informations médicales ;
▶️ Et l’utilisation d’archives en ligne.

Il est donc primordial de se renseigner sur les conditions d’hébergement des données médicales avant de choisir son outil de gestion électronique des documents. 🤝

La solution Zeendoc pour protéger ses données de santé

Certification Zeendoc

Vous vous en doutez, en tant qu’expert dans le domaine de la dématérialisation, Zeendoc est conforme au RGPD  et dispose d’un hébergement HDS ayant obtenu la nouvelle certification en 2019 : ISO 27001 et HDS. Ces deux certifications ont été délivrées par l’AFNOR.
Concrètement, que permettent ces certifications ?

• La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle des sites physiques ;
• La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure matérielle ;
• La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de la plateforme d’hébergement d’applications du système d’information ;
• La mise à disposition et le maintien en condition opérationnelle de l’infrastructure virtuelle du système d’information ;
• L’administration et l’exploitation du système d’information ;
• La sauvegarde des données de santé.

Pour faire simple, l’offre santé HDS de chez Zeendoc (édité par Sages Informatique) permet de gérer l’intégralité du processus de numérisation, d’archivage et d’accès aux données dans le respect des contraintes métier et légales. ⚖️

Fonctionnalités de sécurité avancées avec Zeendoc

Zeendoc utilise des protocoles de cryptage avancés pour assurer la confidentialité des données de santé. Elles sont cryptées tant en transit qu’au repos, ce qui signifie qu’elles sont protégées lorsqu’elles sont transmises et lorsqu’elles sont stockées. Cette double couche de protection garantit que les données sensibles ne peuvent être lues ou interceptées par des parties non autorisées.

De plus, Zeendoc intègre des mécanismes d’audit et de surveillance continue pour garantir l’intégrité et la protection des données. Ces audits permettent de détecter et de prévenir toute activité suspecte ou non autorisée. Les rapports d’audit fournissent une traçabilité complète des accès et des modifications apportées aux documents, renforçant ainsi la sécurité et la conformité aux normes réglementaires.

Gestion des accès et permissions

Zeendoc permet une gestion simple des accès et des permissions, permettant de contrôler précisément qui peut accéder à quels documents. Contrats, factures, feuilles de soin, ordonnances, attestations de mutuelle, résultats d’analyse… quel que soit le type de document, il est possible d’en réglementer l’accès et la consultation. 🔒
Les utilisateurs sont authentifiés et autorisés en fonction de leur rôle et de leurs responsabilités au sein de l’organisation. Cette gestion stricte des accès réduit le risque d’erreurs humaines et garantit que seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier les données sensibles.

HDS : les autres secteurs concernés

Les données de santé à caractère personnel sont présentes dans de nombreux secteurs, au-delà des établissements de santé et cliniques.
Voici une liste des établissements soumis aux obligations HDS en raison des documents qu’ils manipulent :

➡️ Les mairies et collectivités, centres de loisirs, clubs sportifs ou colonies de vacances : en effet, dans ces structures circule la fiche sanitaire de liaison cerfa 85-0233, que le ministère de la jeunesse et des sports a conçu pour recueillir les renseignements médicaux (traitements éventuels, vaccination, identité…). Évidemment, la présence de ces données de santé à caractère personnel contraint ces établissements à la plus grande vigilance quant au stockage de ces documents.
➡️ Les gestionnaires de patrimoines ou courtiers (immobilier, assurance) : lors de la souscription d’une assurance emprunteur, il est indispensable de remplir un questionnaire portant sur sa santé et ses antécédents : ces critères à caractère personnel entrent donc dans le cadre de l’hébergement spécifique HDS.
➡️ Les revendeurs de matériel médical : ces spécialistes collectent de nombreux documents tels que les ordonnances, les mutuelles, les mesures des patients etc…
➡️ Les professions paramédicales (kiné, orthophoniste, prothésiste dentaire, opticien etc.) : en établissant des comptes-rendus et ordonnances contenant également l’identité des patients, ces professions se doivent alors d’archiver de manière sécurisée leurs dossiers patients.
➡️ Les laboratoires : en plus de manipuler des infos confidentielles, les laboratoires ont un réel besoin de centralisation et d’accès simplifié aux informations; l’utilisation d’une GED telle que Zeendoc HDS est un réel avantage pour répondre aux enjeux de protection tout en simplifiant les échanges.

Les avantages de Zeendoc pour la gestion électronique des documents à caractère médical

En plus de garantir la confidentialité des dossiers patients et le respect des contraintes métiers, Zeendoc permet de simplifier grandement la gestion documentaire.
Les professionnels de santé ou du médico-social manipulent un grand nombre de documents au quotidien et ont également besoin de les faire transiter facilement à des collègues ou confrères.
Passer à la gestion informatique ou électronique, va permettre de fluidifier ces échanges sans risquer d’égarer un document en chemin.
Voici quelques avantages notables de l’utilisation de la GED Zeendoc :

✅ Gain de temps : la recherche d’information devient un jeu d’enfant
✅ Gain d’espace : avec l’informatique, finie la gestion papier !
✅ Gain de productivité : l’archivage et le classement des dossiers patients se fait en quelques clics seulement
✅ Mobilité : l’accès à Zeendoc peut se faire depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette ou smartphone) moyennant une connexion internet
✅ Partage simplifié et sécurisé : contrats, ordonnance, factures etc…la dématérialisation permet la diffusion instantanée et sécurisée
✅ Diminution du risque de perte ou d’erreurs : finis les documents égarés, les fautes de frappes, les erreurs humaines : Zeendoc automatise et sécurise

En d’autres termes, l’archivage électronique Zeendoc des données de santé est aujourd’hui extrêmement bien réglementé, le rendant plus fiable qu’une gestion manuelle et papier.
L’utilisation d’une solution de gestion électronique de documents certifiée HDS comme Zeendoc garantit une dématérialisation totale du flux documentaire sans compromettre la confidentialité des dossiers patients.
Aujourd’hui reconnue et utilisée dans tous secteurs d’activité, la ged Zeendoc révolutionne le traitement des documents et processus en entreprise (dossiers clients, factures, contrats, commandes…). Oui, il se pourrait bien qu’on ait trouvé LA solution idéale ! 😉