Zeendoc archivage électronique : fonctionnement, conformité et cas d’usage en 2026

Vous cherchez une solution d’archivage électronique ? Zeendoc vous aide à en finir avec les dossiers partagés mal rangés, les archives papier qui s’empilent et les heures passées à retrouver une facture ou un contrat !

Zeendoc, solution de gestion électronique de documents (GED), 100% française vous permet d’archiver, classer, retrouver et sécuriser l’ensemble de vos documents d’entreprise automatiquement, depuis n’importe où, avec une valeur légale garantie.

Dans cet article, on vous explique concrètement :
✅ Comment fonctionne l’archivage électronique avec Zeendoc, étape par étape
✅ Quels types de documents peuvent être archivés
✅ Comment Zeendoc assure la conformité légale (RGPD, NF Z42-013, ISO 14641…)
✅ Ce que ça change vraiment dans votre quotidien (avant / après)
✅ Comment Deltic vous accompagne de A à Z dans votre projet d’archivage

Qu’est-ce que l’archivage électronique avec Zeendoc ?

L’archivage électronique, c’est bien plus que du stockage de fichiers sur un serveur. Avec Zeendoc, chaque document est capturé, reconnu, indexé, classé et sécurisé de façon structurée et retrouvable en quelques secondes.

Parmi les logiciels GED leaders du marché, l’outil Zeendoc se distingue par son interface ergonomique, sa simplicité de prise en main, et les gains concrets qu’il génère pour les entreprises.

Concrètement, Zeendoc permet de :

• Garantir la valeur probante des documents archivés
• Respecter les durées de conservation légales (factures, bulletins de paie, contrats…)
• Centraliser tous vos documents dans une base unique, accessible à distance
• Automatiser le classement et éviter la saisie manuelle

Process d’archivage électronique avec Zeendoc : comment ça fonctionne ?

Étape 1 – Capture & import du document :

Il existe plusieurs façons d’alimenter Zeendoc :

• Numérisation (scan) : vos documents papier sont scannés et intégrés directement
• Import par email : vous transférez un email avec pièce jointe vers une adresse dédiée Zeendoc : le document est automatiquement intégré
• Imprimante virtuelle : depuis n’importe quel logiciel (ERP, comptable…), vous « imprimez » vers Zeendoc au lieu d’imprimer sur papier
• Glisser-déposer : import manuel direct depuis votre ordinateur
• Collecte automatique : Zeendoc va chercher les factures directement sur les portails de vos fournisseurs (EDF, Orange, Amazon…)

Étape 2 – Lecture & reconnaissance (OCR + RAD) :

Une fois le document capturé, la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) et RAD (reconnaissance automatique de documents) lit le contenu, identifie la nature du document (facture, bon de commande, contrat…) et extrait automatiquement les données clés : nom du fournisseur, date, montant, référence…
Plus aucune saisie manuelle.

Étape 3 – Indexation automatique :

Les données extraites alimentent l’indexation du document. Vous configurez vos propres index selon votre organisation : type de document, date, nom du client / fournisseur / salarié, référence de commande, montant, service concerné…

Étape 4 – Classement & archivage automatique :

Le document est automatiquement rangé dans la bonne armoire, dans le bon dossier, selon les règles définies ensemble.

Étape 5 – Recherche multicritère :

Pour retrouver un document, vous combinez les index : type, date, fournisseur, montant… Les résultats apparaissent en quelques secondes.

Étape 6 – Gestion des droits & historique / versioning :

Chaque utilisateur dispose d’un accès personnalisé selon son rôle. Zeendoc conserve un historique complet de toutes les actions sur chaque document (consultation, modification, validation, téléchargement…). Le versioning permet de garder la trace de toutes les versions successives d’un même document.

Avant / après archivage électronique Zeendoc : ce que ça change vraiment

Quels documents peuvent être archivés dans Zeendoc ?

Zeendoc peut archiver tous les types de documents d’entreprise. Voici les cas d’usage les plus fréquents chez nos clients :

• Archivage des factures fournisseurs : conservation légale sur 10 ans assurée.
• Archivage des bons de commande & bons de livraison
• Archivage RH (contrats, bulletins de paie, documents salariés) : coffre-fort numérique individuel pour chaque salarié. Conformité avec la loi El Khomri sur la conservation des bulletins de paie. Accès sécurisé pour chaque salarié.
• Archivage juridique (contrats, actes, courriers) : conservation à valeur probante avec horodatage et empreinte numérique. Durées de conservation respectées.
• Archivage clients (devis, contrats, factures clients) : historique complet des échanges et documents.
• Archivage technique & métier (BTP, transport, industrie…) : Zeendoc s’adapte à votre métier et à vos documents spécifiques.

Zeendoc, une solution pour sécuriser vos données

Zeendoc a fait de la sécurité un pilier de sa solution :

• Datacenters 100% français, géographiquement distants et synchronisés en temps réel
• Chiffrement des données
• Sauvegardes régulières et automatiques
• Gestion fine des droits d’accès : chaque utilisateur accède uniquement à ce qu’il est habilité à voir
• Traçabilité totale : historique de toutes les actions sur chaque document
• Versioning : conservation de toutes les versions d’un document

💡 Bon à savoir : il existe une version spéciale de Zeendoc pour le secteur de la santé, permettant de mettre en lieu sûr toutes les données à caractère médical.

Comment Zeendoc assure la conformité légale ?

• NF Z42-013 & ISO 14641 : ce sont les normes de référence pour les systèmes d’archivage électronique (SAE) à valeur probante. Elles garantissent l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents archivés. Zeendoc est conforme à ces standards.
• RGPD : Zeendoc intègre nativement les exigences RGPD : gestion des consentements, droits d’accès et de suppression, hébergement en France, traçabilité des accès aux données personnelles.
• Horodatage : Chaque document archivé est horodaté à la seconde près. Cette date a une valeur légale et permet de prouver l’existence d’un document à un instant T.
• Empreinte numérique : Zeendoc génère une empreinte numérique unique pour chaque document archivé. Si le document est modifié, l’empreinte change, ce qui garantit son intégrité et sa non-falsification.
• Signature électronique : Zeendoc intègre la signature électronique pour donner force légale à vos documents (contrats, bons de commande, avenants…) sans impression ni envoi postal.
• Durées de conservation légales : Zeendoc vous permet de configurer des règles de conservation automatiques selon le type de document et les obligations légales en vigueur en France.

Comment Deltic vous accompagne dans votre projet d’archivage ?

Mettre en place l’archivage électronique au sein de votre entreprise ne se résume pas à « installer un logiciel ». Ça nécessite une compréhension de votre organisation : où vous perdez du temps, quels documents sont concernés, et comment ça s’intègre avec vos outils existants ?

Notre méthode en 5 étapes :

1. Audit documentaire : 
On commence par comprendre votre organisation : quels documents traitez-vous ? Comment circulents-ils ? Où perdez-vous le plus de temps ? Avec quels outils travaillez-vous (ERP, logiciel comptable, logiciel de paie…) ?

2. Recommandation & configuration :
On configure Zeendoc selon votre organisation, vos flux, vos règles de classement et vos besoins d’intégration. Chaque projet est différent, chaque configuration l’est aussi.

3. Intégration avec vos outils :
Zeendoc se connecte avec la grande majorité des ERP et logiciels comptables du marché : Sage, Cegid, EBP, SAP, Quadratus, Silae, et bien d’autres. On gère les intégrations pour vous.

4. Formation des utilisateurs :
On forme vos équipes à la prise en main de l’outil. L’objectif : que tout le monde soit autonome rapidement, sans friction.

5. Suivi & support continu :
Un chargé de projet dédié est attribué à chaque client. Notre équipe support basée à La Rochelle connaît votre projet et répond rapidement à vos questions. Vous n’êtes jamais seul.

« Chez Deltic, on ne vend pas un logiciel. On résout un problème d’organisation. Et on reste là pour s’assurer que ça marche vraiment.«