Zeendoc archivage électronique : la solution sécurisée et performante

La gestion et l’archivage des documents d’entreprise sont des enjeux majeurs à l’ère du numérique. Entre la sécurisation des données, la rapidité d’accès à l’information recherchée, et le respect de la conformité légale, les entreprises doivent adopter des outils performants pour leur gestion documentaire.

C’est ici que Zeendoc se démarque. 💡 Cette solution de gestion électronique de documents (GED), 100% française, propose un archivage électronique sécurisé et conforme, doté d’un puissant moteur de recherche multicritère pour un gain de temps considérable. Mais concrètement, comment fonctionne-t-elle ? Quels sont les avantages pour votre entreprise ?

Dans cet article, nous allons vous montrer pourquoi Zeendoc est bien plus qu’un simple outil de stockage, mais un véritable levier de productivité. Vous découvrirez comment sa technologie de pointe permet :

✅ Un archivage ultra-sécurisé grâce à un hébergement sur des serveurs français et un cryptage avancé 🔐
✅ Un accès rapide et intuitif aux documents pour faciliter la gestion quotidienne 📂
✅ Une automatisation des tâches répétitives pour gagner un temps précieux ⏳
✅ Une solution adaptée aux PME et grandes entreprises, avec une approche écoresponsable 🌿

Vous cherchez une solution fiable pour gérer et sécuriser vos documents professionnels ? Plongeons ensemble dans l’univers de Zeendoc ! 🚀

Qu’est-ce que l’archivage électronique avec Zeendoc ?

Dans cette nouvelle ère du numérique, et parmi les logiciels de GED (gestion électronique de documents) leaders sur le marché, on retrouve donc le logiciel Zeendoc. Et pour cause, son interface est très ergonomique et simple d’utilisation, et les gains pour les entreprises sont nombreux ! ✨

Alors comment fonctionne l’archivage électronique des documents avec Zeendoc ?

Le logiciel GED Zeendoc permet notamment de garantir la valeur probante des documents archivés dans un coffre-fort numérique, en toute conformité avec les obligations liées à la durée de conservation légale (notamment pour les bulletins de paie). Grâce à sa base unique, il facilite l’accès à tout type de document RH, client ou fournisseur.

L’intégration des documents sur la plateforme peut se faire de différentes manières, selon vos préférences et l’origine de vos fichiers :

• le dépôt direct sur Zeendoc (glisser-déposer)📤
• l’envoi par mail 📧
• la collecte de facture (directement depuis le site de vos fournisseurs) 📤
• la numérisation de vos documents papier 📄

Une fois déposés, vous pouvez choisir de classer vos documents à votre guise, selon les critères qui vous arrangent. La solution Zeendoc va lire le document et son contenu, vous pourrez alors définir et renseigner des index (processus d’indexation) qui vous aideront ensuite à les retrouver facilement :

• type de document 📄
• date 📆
• nom du client / fournisseur / salarié concerné 👩‍💻
• référence 🔢
• montant 💸
• etc…. Cette étape est totalement personnalisable, l’important étant que ce soit le plus pratique possible pour vous.

De la même façon, vous n’aurez qu’à utiliser ces index pour rechercher très simplement et rapidement vos documents, à tout moment. La solution est équipée d’un moteur de recherche multi-critères, vous pourrez donc les combiner pour maximiser vos résultats.

Et, cerise sur le gâteau 🍒 , Zeendoc propose également une fonction de recherche par mot clé, pratique en cas de trou de mémoire… Vous ne vous souvenez ni du nom exact du fournisseur, ni d’aucune information contenue dans les index, alors tapez simplement un mot contenu dans le corps du document (ex: salon de jardin; abonnement fibre; ordinateur Asus…) pour le retrouver en un clin d’œil ! 😉

Zeendoc, une solution pour sécuriser l’ensemble de vos données d’entreprise

Datacenters et serveurs en France

Pour garantir la sécurité des documents de ses utilisateurs, Zeendoc a misé sur des datacenters géographiquement distants (tous situés en France) dont les serveurs sont synchronisés.
Des sauvegardes externalisées sont réalisées périodiquement pour garantir le maintien de l’intégrité de vos archives numériques.
Les documents stockés sont cryptés selon le protocole AES et en respect de la norme  ISO/IEC 18033-3.

Ok, ce sont des termes un peu techniques, mais cela signifie qu’avec Zeendoc, vos données sont entre de bonnes mains ! 🔐

Zeendoc assure une gestion des archives rigoureuse, avec des sauvegardes régulières, un accès sécurisé, et une traçabilité totale.

💡 Bon à savoir : il existe une version spéciale de Zeendoc pour le secteur de la santé, permettant de mettre en lieu sûr toutes les données à caractère médical.

Gestion des droits d’accès

Zeendoc est une solution accessible avec une simple connexion internet et… des accès personnalisés !
En effet, chaque utilisateur dispose de son propre identifiant et mot de passe, et l’administrateur a la possibilité de gérer les droits de chacun, en fonction des besoins.
Ainsi, chacun ne voit que ce qui le concerne, et chaque document déplacé ou action réalisée est traçable, pour plus de sécurité.

Pour la gestion RH, Zeendoc a également déployé des coffres-forts numériques pour que les salariés puissent conserver tous leurs documents en lieu sûr, répondant ainsi à la loi El Khomri sur la durée légale de conservation des bulletins de salaires.

Des documents dématérialisés rapidement accessibles pour une meilleure productivité

En plus de permettre un gain d’espace dans vos bureaux, la dématérialisation permet surtout d’avoir une base de données commune et centralisée pour un accès aux informations rapide et efficace.

Zeendoc, l’allié de la mobilité

Avec l’essor du télétravail, il est primordial que chaque salarié puisse retrouver n’importe quelle information depuis son domicile, ou en déplacement.

La solution GED Zeendoc est accessible en ligne, que ce soit depuis un ordinateur, une tablette ou smartphone, ce qui facilite la transition vers un numérique plus fluide et moderne.

Ainsi, les conditions de travail ne sont pas entravées et la mobilité n’est plus un frein ! 🚀

Échanges internes et externes facilités

Au sein même d’une entreprise, l’utilisation de la GED Zeendoc permet un travail collaboratif et des échanges accélérés. Je m’explique :

✅ il est possible d’annoter n’importe quel document pour informer un collègue rapidement
✅ plutôt que d’imprimer puis déposer votre facture sur le bureau des valideurs, le processus peut-être entièrement automatisé via un workflow. Le valideur est désigné puis instantanément notifié ce qui rend les délais beaucoup (beaucoup) plus courts
✅ vous pouvez en un clic, partager un document à un collègue

En bref, Zeendoc fait gagner du temps aux équipes dans leurs échanges internes, mais cela est également valable pour les échanges avec l’extérieur :

☑️ envoi en masse de documents (salariés, clients…) par mail ou par courrier, en un clic seulement
☑️ signature électronique intégrée pour raccourcir les délais

Inutile de rappeler le temps que vous pouvez gagner! ⌛

Automatisation de processus

Autre fonctionnalité (et pas des moindres) que propose Zeendoc : l’automatisation !
Alleluia, enfin un logiciel qui remplace les tâches manuelles répétitives et chronophages !

Au-delà de l’archivage numérique sécurisé et du classement des documents, la solution Zeendoc permet d’alléger un grand nombre de tâches en les automatisant. Les fonctionnalités de workflow (ou flux de travail) permettent d’automatiser la validation des factures électroniques, le classement et l’envoi des documents. Voici quelques exemples qui ont changé la vie de nombreux utilisateurs :

• Comparaison et rapprochement automatique : l’outil est capable de lire et de reconnaître vos devis, commandes et factures et d’en rapprocher les montants.
  Ainsi, vous n’avez plus à traiter vos documents ligne par ligne, Zeendoc le fait pour vous. Il ne vous restera plus qu’à traiter les incohérences et à valider les factures correctes. Pratique, non ? 😉
• Export des bons à payer : vous avez mis en place un workflow de validation de vos factures, il est possible d’automatiser l’application d’un tampon virtuel “bon à payer” pour les regrouper entre elles. De là, vous n’avez qu’à exporter le fichier contenant les factures à payer pour l’importer dans votre logiciel comptable, et le tour est joué!
• Virement SEPA : de la même façon que pour les BAP, vous pouvez exporter les factures faisant l’objet d’un règlement par virement et importer le fichier SEPA dans votre logiciel de paiement pour automatiser les règlements. Cette automatisation représente un réel gain de temps pour les collaborateurs. Cette action pourra automatiquement activer le changement de statut des factures concernées en “payé”.
• Signature électronique, envois en masse, contrôle de complétude, formulaire de demande de congés, dématérialisation des notes de frais avec Zeendoc… et j’en passe !

Vous l’aurez compris, Zeendoc offre une multitude de possibilités pour supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et gagner en efficacité ! 🚀
Aujourd’hui, la solution est capable de se connecter avec un grand nombre de logiciels métiers (ERP, logiciels comptables, etc.) pour faciliter la transmission des données et éviter les actions manuelles et risques d’erreurs.

L’archivage sécurisé Zeendoc : des chiffres qui parlent

Zeendoc a réalisé une enquête auprès de leur +110 000 utilisateurs, et voici ce qu’il en est ressorti :

✅ 95% d’entre eux ont gagné un temps précieux depuis la mise en place de la solution
✅ 92% des utilisateurs sont très satisfaits de Zeendoc

Les chiffres parlent d’eux-même, il semblerait que ce logiciel change vraiment la vie !

Parmi les grands avantages de la solution, voici ceux qui reviennent le plus souvent :

• Rapidité de prise en main
• Automatisation des tâches répétitives
• Diminution des coûts d’envoi et de stockage des documents papiers
• Réduction des coûts de traitement manuel
• Suppression des risques d’erreurs
• Démarche RSE : diminution de l’empreinte carbone
• Optimisation des délais de classement et de recherche

En conclusion, Zeendoc offre une solution complète de gestion électronique des documents, à la fois intuitive, puissante, et pensée pour une entreprise durable avec le logiciel.
Reconnu comme partenaire écoresponsable lors du Xerox Global Partner Summit, Zeendoc s’inscrit pleinement dans les nouveaux enjeux de conformité légale, d’optimisation des processus et de réduction des émissions carbone.
Zeendoc assure un pilotage fluide de vos documents grâce à une interface intuitive, une sécurité avancée et des fonctions collaboratives innovantes. Vos documents Zeendoc sont disponibles en un clic, pour une productivité accrue.
Enfin, reconnu “GED bas carbone” le logiciel Zeendoc se démarque une nouvelle fois en répondant aux enjeux RSE de ses clients. 🍃