L’archivage numérique sécurisé avec Zeendoc : tout ce qu’il faut savoir

Faut-il encore le présenter ? 😉
Zeendoc, reconnu comme leader dans la gestion électronique de documents pour les TPE et PME, est un logiciel 100% français. Édité par Sages Informatique, il a été conçu, développé et hébergé en France. 🇫🇷
Aujourd’hui, Zeendoc est une référence en matière de dématérialisation et d’archivage électronique sécurisé, grâce à sa technologie de pointe pour la protection des données. 🔐

Comment faire de l’archivage numérique avec Zeendoc ? Comment le logiciel assure-t-il l’intégrité de vos documents ? Quels sont les gains pour votre entreprise ?

Pas de panique, dans cet article on vous dit tout ! ⬇️

Qu’est-ce que l’archivage électronique avec Zeendoc ?

Dans cette nouvelle ère du numérique, et parmi les logiciels de GED (gestion électronique de documents) leaders sur le marché, on retrouve donc le logiciel Zeendoc. Et pour cause, son interface est très ergonomique et simple d’utilisation, et les gains pour les entreprises sont nombreux ! ✨

Alors comment fonctionne l’archivage électronique des documents avec Zeendoc ?

Tout d’abord, sachez qu’il est possible de stocker l’intégralité de vos documents d’entreprise sur la solution. Dossiers clients, fournisseurs ou RH; contrats, factures ou bons de commande : tout est possible !

L’intégration des documents sur la plateforme peut se faire de différentes manières, selon vos préférences et l’origine de vos fichiers :

📥le dépôt direct sur Zeendoc (glisser-déposer)
📧 l’envoi par mail
📤 la collecte de facture (directement depuis le site de vos fournisseurs)
📄 la numérisation de vos documents papier

Une fois déposés, vous pouvez choisir de classer vos documents à votre guise, selon les critères qui vous arrangent. La solution Zeendoc va lire le document et son contenu, vous pourrez alors définir et renseigner des index (processus d’indexation) qui vous aideront ensuite à les retrouver facilement.

▶️ type de document
▶️ date
▶️ nom du client / fournisseur / salarié concerné
▶️ référence
▶️ montant
etc…. Cette étape est totalement personnalisable, l’important étant que ce soit le plus pratique possible pour vous.

De la même façon, vous n’aurez qu’à utiliser ces index pour rechercher très simplement et rapidement vos documents, à tout moment. La solution est équipée d’un moteur de recherche multi-critères, vous pourrez donc les combiner pour maximiser vos résultats.

Et, cerise sur le gâteau 🍒 , Zeendoc propose également une fonction de recherche par mot clé, pratique en cas de trou de mémoire… Vous ne vous souvenez ni du nom exact du fournisseur, ni d’aucune information contenue dans les index, alors tapez simplement un mot contenu dans le corps du document (ex: salon de jardin; abonnement fibre; ordinateur Asus…) pour le retrouver en un clin d’œil ! 😉

Zeendoc, une solution pour sécuriser l’ensemble de vos données d’entreprise

Datacenters et serveurs en France

Pour garantir la sécurité des documents de ses utilisateurs, Zeendoc a misé sur des datacenters géographiquement distants (tous situés en France) dont les serveurs sont synchronisés.
Des sauvegardes externalisées sont réalisées périodiquement pour garantir le maintien de l’intégrité de vos archives numériques.
Les documents stockés sont cryptés selon le protocole AES et en respect de la norme  ISO/IEC 18033-3.

Ok, ce sont des termes un peu techniques, mais cela signifie qu’avec Zeendoc, vos données sont entre de bonnes mains ! 🔐

💡 Bon à savoir : il existe une version spéciale de Zeendoc pour le secteur de la santé, permettant de mettre en lieu sûr toutes les données à caractère médical.

Gestion des droits d’accès

Zeendoc est une solution accessible avec une simple connexion internet et… des accès personnalisés !
En effet, chaque utilisateur dispose de son propre identifiant et mot de passe, et l’administrateur a la possibilité de gérer les droits de chacun, en fonction des besoins.
Ainsi, chacun ne voit que ce qui le concerne, et chaque document déplacé ou action réalisée est traçable, pour plus de sécurité.

Pour la gestion RH, Zeendoc a également déployé des coffres-forts numériques pour que les salariés puissent conserver tous leurs documents en lieu sûr, répondant ainsi à la loi El Khomri sur la durée légale de conservation des bulletins de salaires.

Des documents dématérialisés rapidement accessibles pour une meilleure productivité

En plus de permettre un gain d’espace dans vos bureaux, la dématérialisation permet surtout d’avoir une base de données commune et centralisée pour un accès aux informations rapide et efficace.

Zeendoc, l’allié de la mobilité

Avec l’essor du télétravail, il est primordial que chaque salarié puisse retrouver n’importe quelle information depuis son domicile, ou en déplacement.

Zeendoc a mis l’accent sur cette problématique en permettant l’accès à son interface avec une simple connexion internet. Logiciel en Saas, son accès se fait en ligne, depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette ou smartphone).

Ainsi, les conditions de travail ne sont pas entravées et la mobilité n’est plus un frein ! 🚀

Échanges internes et externes facilités

Au sein même d’une entreprise, l’utilisation de la GED Zeendoc permet un travail collaboratif et des échanges accélérés. Je m’explique :

✅ il est possible d’annoter n’importe quel document pour informer un collègue rapidement
✅ plutôt que d’imprimer puis déposer votre facture sur le bureau des valideurs, le processus peut-être entièrement automatisé via un workflow. Le valideur est désigné puis instantanément notifié ce qui rend les délais beaucoup (beaucoup) plus courts
✅ vous pouvez en un clic, partager un document à un collègue

En bref, Zeendoc fait gagner du temps aux équipes dans leurs échanges internes, mais cela est également valable pour les échanges avec l’extérieur :

☑️ envoi en masse de documents (salariés, clients…) par mail ou par courrier, en un clic seulement
☑️ signature électronique intégrée pour raccourcir les délais

Inutile de rappeler le temps que vous pouvez gagner! ⌛

Automatisation de processus

Autre fonctionnalité (et pas des moindres) que propose Zeendoc : l’automatisation !
Alleluia, enfin un logiciel qui remplace les tâches manuelles répétitives et chronophages !

Au-delà de l’archivage numérique sécurisé et du classement des documents, la solution Zeendoc permet d’alléger un grand nombre de tâches en les automatisant. Voici quelques exemples qui ont changé la vie de nombreux utilisateurs :

• Comparaison et rapprochement automatique : l’outil est capable de lire et de reconnaître vos devis, commandes et factures et d’en rapprocher les montants.
  Ainsi, vous n’avez plus à traiter vos documents ligne par ligne, Zeendoc le fait pour vous. Il ne vous restera plus qu’à traiter les incohérences et à valider les factures correctes. Pratique, non ? 😉
• Export des bons à payer : vous avez mis en place un workflow de validation de vos factures, il est possible d’automatiser l’application d’un tampon virtuel “bon à payer” pour les regrouper entre elles. De là, vous n’avez qu’à exporter le fichier contenant les factures à payer pour l’importer dans votre logiciel comptable, et le tour est joué!
• Virement SEPA : de la même façon que pour les BAP, vous pouvez exporter les factures faisant l’objet d’un règlement par virement et importer le fichier SEPA dans votre logiciel de paiement pour automatiser les règlements.
  Cette action pourra automatiquement activer le changement de statut des factures concernées en “payé”.
• Signature électronique, envois en masse, contrôle de complétude, formulaire de demande de congés, dématérialisation des notes de frais avec Zeendoc… et j’en passe !

Vous l’aurez compris, Zeendoc offre une multitude de possibilités pour supprimer les tâches à faible valeur ajoutée et gagner en efficacité ! 🚀
Aujourd’hui, la solution est capable de se connecter avec un grand nombre de logiciels métiers (ERP, logiciels comptables, etc.) pour faciliter la transmission des données et éviter les actions manuelles et risques d’erreurs.

L’archivage sécurisé Zeendoc : des chiffres qui parlent

Zeendoc a réalisé une enquête auprès de leur +110 000 utilisateurs, et voici ce qu’il en est ressorti :

✅ 95% d’entre eux ont gagné un temps précieux depuis la mise en place de la solution
✅ 92% des utilisateurs sont très satisfaits de Zeendoc

Les chiffres parlent d’eux-même, il semblerait que ce logiciel change vraiment la vie !

Parmi les grands avantages de la solution, voici ceux qui reviennent le plus souvent :

• Rapidité de prise en main
• Automatisation des tâches répétitives
• Diminution des coûts d’envoi et de stockage des documents papiers
• Réduction des coûts de traitement manuel
• Suppression des risques d’erreurs
• Démarche RSE : diminution de l’empreinte carbone
• Optimisation des délais de classement et de recherche

En conclusion, Zeendoc occupe une place de choix parmi les solutions de dématérialisation et gestion documentaire (ged).
Outil complet, il permet l’archivage sécurisé, le classement et l’automatisation de tous vos documents et processus fournisseurs, clients ou RH.
Enfin, reconnu “GED bas carbone” le logiciel Zeendoc se démarque une nouvelle fois en répondant aux enjeux RSE de ses clients. 🍃