Zeendoc et son coffre-fort numérique : un duo gagnant pour la gestion documentaire des entreprises.

Dans le monde de l’entreprise moderne, la gestion efficace des documents est plus qu’une nécessité, c’est une priorité stratégique. ⚔️
Avec l’évolution rapide des technologies numériques, la dématérialisation devient un incontournable pour répondre aux enjeux de protection des données, de productivité ou encore d’optimisation des processus.

Zeendoc, en tant que solution de gestion électronique des documents (GED), permet aux entreprises de transformer la manière dont elles manipulent tous leurs documents, des factures aux bulletins de paie, en passant par les archives et autres données clients.
Son coffre-fort numérique ne se contente pas de stocker des informations ; il facilite une gestion documentaire sécurisée et efficace, rendant les documents accessibles de manière électronique depuis n’importe quel endroit, tout en assurant leur intégrité et leur confidentialité.

Dans cet article, nous explorerons les avantages du coffre-fort numérique Zeendoc pour les entreprises qui souhaitent réussir leur transformation numérique. 🔎

Le coffre-fort numérique Zeendoc pour sécuriser les données

Prévention des pertes de données et des violations de sécurité

Le coffre-fort électronique Zeendoc est une alternative sûre à la conservation traditionnelle des données. L’archivage au format papier est soumis à de nombreux risques : perte, vol, détérioration… autant d’aléas que le coffre-fort numérique permet d’écarter. 📄

Les entreprises peuvent y stocker tout type de document : qu’il s’agisse d’un contrat de travail, d’un bulletin de salaire ou encore d’une facture, leur accès est protégé par une serrure virtuelle dont seul l’utilisateur concerné en a l’accès. Lors du dépôt du document, le destinataire est averti sur sa messagerie personnelle et peut alors se connecter au coffre-fort. Les codes et mots de passe sont évidemment confidentiels et nominatifs : cet accès limité et sécurisé garantit la confidentialité et protège le document des risques de violation des données. 🔐

Protocoles de sécurité et conformité règlementaire

Avant toute chose, il est important de savoir que Zeendoc met un point d’honneur au respect des normes et réglementations, notamment relatives aux coffres-forts numériques.

• La norme ISO 27001, garantit que l’entreprise qui propose le coffre-fort possède un système de management et de sécurité des informations (SMSI) et a prévu un processus de maintien de l’activité en cas de sinistre.
• La norme NF Z42-013 et la certification ISO 14641, spécifiques aux factures électroniques et aux coffres-forts numériques, assurent l’intégrité, la valeur probante et la conformité des documents électroniques.
• Le label GED de l’année 2022, a été obtenu par Zeendoc grâce à son expertise en matière de sécurité des documents (hébergement, data centers, signature électronique, données de santé ou encore le numérique responsable)

Vous l’aurez compris, Zeendoc et le RGPD ne font qu’un : choisir Zeendoc est un gage de fiabilité pour les entreprises qui souhaitent gérer efficacement leurs processus documentaires, sans compromettre leur sécurité ou conformité règlementaire.

Revenons à nos moutons… le coffre-fort ! On vous explique comment procède Zeendoc pour mettre vos données en lieu sûr ⬇️

Lors du dépôt du document sur le coffre-fort, une succession de procédés a lieu pour garantir sa mise en sécurité :

🔐 scellé numérique au moment du dépôt

🔏 signature électronique déposée pour authentifier l’auteur du dépôt

⏱️ horodatage pour certifier la date et l’heure, et prouver l’antériorité

🖱️empreinte numérique, pour prouver son intégrité

Ainsi, le coffre-fort numérique Zeendoc est conforme au RGPD et permet à l’entreprise de rester conforme aux réglementations, à la fois en termes d’authenticité et de protection des données.
En effet, en France, la réglementation RGPD (règlement général sur la protection des données) est un enjeu de taille, notamment pour les services des ressources humaines.

Grâce à la solution Zeendoc, le document est entièrement sécurisé et conserve sa valeur probante, ce qui peut être utile en cas de contestation ou de contrôle.

Par exemple, le coffre-fort numérique de Zeendoc pour les bulletins de paie dématérialisés permet aux services RH d’assurer la traçabilité des échanges et de répondre à la loi El Khomri (horodatage et archivage des fiches de paie durant 50 ans dans un coffre-fort électronique). 💡

Améliorer la productivité grâce au coffre-fort numérique Zeendoc

Réduction du temps de traitement des tâches administratives

Le saviez-vous ? 95% des utilisateurs de Zeendoc déclarent gagner du temps depuis qu’ils ont mis en place le logiciel. 🤩

Sans solution de dématérialisation, nombreuses sont les entreprises qui perdent encore beaucoup (trop) de temps dans le traitement papier de leurs documents et factures : impressions (coûteuses 💰), rangement et stockage, validation fastidieuse, longues minutes de recherche dans les archives, documents égarés et demandes de duplicatas…
Toutes ces actions à faible valeur ajoutée, avec la ged Zeendoc c’est fini ! 🥳

En utilisant le coffre-fort numérique, les utilisateurs mettent fin aux nombreuses tâches répétitives liées au traitement papier, pour se recentrer sur des missions plus valorisantes.

Dès leur intégration, les documents sont lus par Zeendoc, classés selon les index choisis (date, nom, type de document etc.) et même validés, si besoin.
En 1 clic, le service RH peut diffuser au salarié tous ses documents officiels (bulletin de salaire, contrat de travail, entretien individuel etc.) et assurer leur traçabilité.

En bref, finie la paperasse, manipuler des documents devient un jeu d’enfant ! 🎳

Accès facilité et gestion optimisée des documents

La ged Zeendoc présente bien des avantages pour ses utilisateurs, à commencer par sa simplicité d’utilisation. Reconnue pour son interface simple et intuitive, la solution permet un classement précis et de nombreux automatismes pour optimiser le temps passé sur le traitement des informations.

Grâce à sa recherche multi-critères, il est possible de retrouver des documents (bulletins de salaire, factures, contrats…) selon une date, un nom ou même un simple mot-clé.

Lorsque cela est nécessaire, il est également possible de mettre en place un workflow de validation, afin que les décideurs puissent apposer leur accord ou non, sur le document en question.
Enfin, en tant que plateforme de dématérialisation en Saas, Zeendoc est accessible depuis n’importe quel appareil connecté à internet, ce qui facilite le télétravail des équipes et permet aux salariés de retrouver rapidement leurs informations personnelles, n’importe quand.

Impact de l’accessibilité améliorée sur les opérations quotidiennes

Qu’il s’agisse des relations internes à l’entreprise ou bien externes, la dématérialisation a solutionné bien des problématiques.

➡️ En interne, l’utilisation de Zeendoc a permis de fluidifier les échanges et de limiter les tensions. Je m’explique :

• diffusion instantanée des bulletins de paie et autres documents annexes du salarié
• accès à l’intégralité des informations depuis son propre accès personnalisé
• télétravail facilité grâce à l’accès 7j/7 et 24h/24 via l’interface et l’appli
• transmission, validation et paiement des notes de frais accélérés

En d’autres termes, l’utilisation de la ged Zeendoc accélère et facilite les procédures, et simplifie les échanges entre les collaborateurs et les services comptables ou RH.

➡️ En externe, la dématérialisation a également permis d’accélérer un grand nombre de processus :

• diffusion instantanée de toutes les factures clients, en 1 clic (adieu les impressions, les affranchissements et les délais postaux !!! ❌)
• intégration, validation et paiement des factures fournisseurs directement depuis Zeendoc

Grâce aux automatisations, il est possible de limiter à quelques clics des actions qui demandaient, autrefois, plusieurs jours voire semaines. 🥱

Inutile de préciser que la suppression de toutes ces tâches répétitives et chronophages permet aux utilisateurs de la ged de se concentrer sur des missions plus stimulantes et valorisantes.

Pour les entreprises, Zeendoc est bien plus qu’une stratégie d’augmentation de la productivité, c’est un réel outil RSE. En plus d’être une GED bas carbone permettant la suppression du papier, Zeendoc participe vivement au sentiment de bien-être au travail.

En conclusion, il va sans dire que Zeendoc se place comme une solution de choix pour les entreprises qui souhaitent réussir leur transition numérique. Avec l’émergence de toutes les normes liées à la protection des données numériques, il est fondamental pour les sociétés de se protéger en mettant leurs données et celles de leurs collaborateurs et clients en lieu sûr.

Le coffre-fort électronique de Zeendoc est une valeur sûre, à la fois pour archiver, classer et diffuser mais également pour garantir l’intégrité des données qu’il contient. 🔐