Docuware : la GED qui fait gagner (vraiment) du temps

DocuWare, c’est bien plus qu’un simple logiciel GED : c’est une solution complète de gestion électronique, d’archivage sécurisé et de dématérialisation intelligente. Grâce à son intégration fluide avec votre outils métiers, ses fonctionnalités cloud, ses workflows automatisés et son intelligence artificielle, cette plateforme transforme vos flux de travail en puissants outils de performance.

Comptabilité, juridique, RH, achat, qualité, vente, marketing… chaque service accède rapidement à l’information, traite ses documents plus vite et avec plus de sécurité.

DocuWare vous aide à digitaliser vos processus, à gagner du temps, à optimiser vos tâches répétitives, et à décloisonner l’information entre les équipes. Résultat ? Une productivité boostée, des coûts maîtrisés et une expérience utilisateur fluide.

📈 Envie de passer au niveau supérieur ? Lisez la suite et découvrez comment DocuWare réinvente la gestion documentaire dans les PME comme dans les grandes organisations. ⬇️

Docuware, c’est quoi ?

Docuware est une suite logicielle Saas, cloud et on-premise de gestion électronique  des documents et de contenu (GED/ECM) et d’automatisation des processus métiers, développé par l’entreprise allemande DocuWare GmbH.

Avec plus de 35 ans d’expériences, plus de 650 000 utilisateurs dans 110 pays, c’est une solution internationale de référence pour centraliser, sécuriser et automatiser la gestion des documents en entreprise.

A quoi sert le logiciel Docuware Saas ou On premise ?

Le logiciel DocuWare permet de dématérialiser et d’automatiser l’ensemble de vos processus documentaires. Il capture, classe, traite et archive tous vos documents, quel que soit leur format ou leur source, au sein d’une plateforme unique. Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, il optimise la gestion de l’information, fluidifie les flux de travail et fait gagner un temps précieux à vos équipes.

La GED Docuware : pour qui ?

DocuWare est un outil conçu pour toutes les entreprises ayant besoin de structurer, automatiser et sécuriser la gestion de leurs documents. Grâce à sa richesse fonctionnelle et à sa flexibilité de déploiement (Cloud, local ou hybride), il s’adapte aussi bien aux petites structures qu’aux organisations plus complexes.

DocuWare est-il fait pour les TPE ?

✅ Oui, DocuWare est accessible aux TPE qui souhaitent structurer leurs flux documentaires.

Contrairement à certaines solutions complexes ou rigides, DocuWare propose des forfaits modulables qui permettent aux petites entreprises de démarrer simplement, même avec un volume documentaire limité. Dès lors que vos documents suivent des processus (validation, suivi, archivage…), DocuWare vous fait gagner du temps et réduit les erreurs.

DocuWare est-il adapté pour les PME ?

✅✅ DocuWare est particulièrement adapté aux PME.

Avec une volumétrie croissante de documents et des équipes souvent restreintes, les PME ont tout intérêt à automatiser leurs processus métiers (achats, factures, RH, contrats…). DocuWare répond parfaitement à ce besoin en offrant une expérience utilisateur intuitive, des workflows sans développement et une intégration facile avec vos outils existants (ERP, CRM, Outlook…).

DocuWare est-il fait pour les grandes entreprises ?

✅✅✅ Absolument, DocuWare est taillé pour les grandes entreprises.

Grâce à sa capacité à gérer des volumes importants, sa conformité aux normes internationales, ses connecteurs puissants (SAP, Microsoft, etc.) et la puissance de ses fonctionnalités, DocuWare est une solution robuste pour des environnements complexes. Il permet d’unifier la gestion documentaire à l’échelle de toute l’entreprise, tout en s’adaptant aux processus spécifiques de chaque service.

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Quelles sont les fonctionnalités de Docuware ?

Voici ses principales fonctionnalités, structurées par grandes catégories de Docuware :

📥 Capture et indexation intelligente des documents

– Numérisation depuis scanner ou multifonction
– Importation automatique d’e-mails (Outlook, Gmail, etc.) et de pièces jointes
– Formulaires web sans code pour collecter des données
– OCR
– Indexation intelligente avec IA (Intelligent Indexing)
– Lecture automatique de codes-barres
– Collecte multi-sources : ERP, applications métiers, impressions, glisser-déposer

🗂️ Classement et archivage centralisé

– Armoire numérique structurée par métier ou service
– Classeurs accessibles depuis le web, mobile ou répertoires Windows
– Archivage sécurisé (certifié NF203)
– Indexation en texte intégral
– Recherche plein texte et par mots-clés, avec filtres personnalisés
– Conservation à valeur probante et suppression automatique selon les règles définies

🔄 Automatisation des processus métier (Workflow)

– Workflows graphiques sans développement
– Circuits de validation conditionnels (factures, congés, contrats, etc.)
– Gestion des tâches par listes dynamiques
– Notifications, escalades, gestion des suppléants
– Application mobile pour approuver à distance
– Intégration directe avec les outils comptables ou RH

🤝 Collaboration & partage sécurisé

– Annotation et tampon numérique sur documents
– Versioning automatique
– Partage sécurisé par lien ou depuis l’application
– Gestion fine des droits d’accès (rôles, groupes, profils)
– Collaboration en temps réel sur une même base documentaire

🔗 Intégrations puissantes

– Connecteurs natifs pour ERP, CRM, Outlook, Teams, SharePoint, SAP…
– API REST pour développement personnalisé
– Intégration iPaaS (Make, Zapier…)
– Affichage contextuel via Smart Connect dans d’autres logiciels

🔐 Sécurité, conformité et traçabilité

– Stockage chiffré et sécurisé (Cloud Microsoft Azure ou on-premise)
– Conformité RGPD, ISO 27001, NF552, ISO 14641-1, SOC2, etc.
– Historique complet des actions, entrées système non modifiables
– Sauvegardes automatiques et haute disponibilité

📱 Mobilité & accessibilité

– Application mobile (iOS / Android)
– Accès via navigateur web sans installation
– Suivi des tâches, consultation et validation depuis n’importe où

DocuWare propose ainsi une plateforme complète et modulaire, capable de s’adapter à chaque organisation pour automatiser les tâches répétitives, améliorer la traçabilité et garantir la conformité documentaire.

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Avec quels outils Docuware cloud est-il compatible ?

DocuWare est conçu pour s’intégrer facilement à l’écosystème logiciel existant de votre entreprise. Il est compatible avec une large gamme d’outils métiers, bureautiques et collaboratifs, grâce à ses connecteurs natifs, ses API et ses intégrations personnalisables.

🔗 Outils de communication et bureautique

– Microsoft Outlook : importation automatique des e-mails et pièces jointes, recherche d’archives depuis la boîte de réception
– Microsoft Teams : intégration fluide pour la collaboration documentaire
– Microsoft Office 365 : prise en charge des documents Word, Excel, PowerPoint avec versioning
– Google Mail et autres services e-mail via Connect to Mail

⚙️ ERP, CRM et applications métiers

– SAP (certifié S/4HANA)
– Sage, Cegid, EBP, Divalto, Pégase, etc. (via connecteurs ou iPaaS)
– CRM (ex. Salesforce, Dynamics)
– RH : logiciels de paie, recrutement, gestion des absences

🧩 Connecteurs & Intégrations techniques

– Smart Connect : affichage de documents liés directement depuis une interface tierce (ex. Sage 100, ERP)
– Autoindex : synchronisation avec bases de données ou fichiers CSV pour enrichir les métadonnées
– DocuWare Forms : collecte de données à travers des formulaires web sans programmation
– API REST : pour des intégrations personnalisées (XML / JSON)
– iPaaS (Make, Zapier) : intégration à plus de 500 applications cloud

Comment utiliser Docuware ?

La GED DocuWare s’organise autour de classeurs numériques centralisés, accessibles depuis un navigateur, un mobile ou intégrés à vos outils métiers (ERP, Outlook, Teams…). Ces classeurs peuvent être personnalisés selon les besoins des services : comptabilité, RH, qualité, juridique, commerce, logistique, direction…

Chaque classeur fonctionne selon une logique uniforme :

– Dépôt des documents : par scan, e-mail, importation, formulaire web ou impression virtuelle
– Indexation intelligente : automatique (via IA), par glisser-déposer ou sélection rapide dans le document
– Recherche simplifiée : par mots-clés, métadonnées, plein texte, ou en mode dossier
– Workflows métiers intégrés : traitement, validation, relance, annotation, signature électronique
– Suivi visuel : chaque document passe par des étapes comme « à valider », « en cours », « validé », « bon à payer », etc.

La navigation est fluide et les interfaces personnalisables selon le rôle de chaque utilisateur, ce qui facilite l’appropriation de l’outil par les équipes.

Qu’est ce que la GED Docuware me permet de faire ?

Elle vous permet de maîtriser l’ensemble du cycle de vie de vos documents, depuis leur création ou réception jusqu’à leur archivage sécurisé, en automatisant chaque étape de traitement.

La dématérialisation avec DocuWare peut s’appliquer à l’ensemble de vos processus métiers :

– Fournisseurs 🛒 : gestion des achats, factures, bons de commande, contrats**
– Clients 💼 : gestion des ventes, offres, commandes, factures clients**
– RH 👥 : gestion des salariés, bulletins de paie, contrats de travail, recrutements**

Voici tout ce que vous pouvez faire avec DocuWare :

📥 Capturer et centraliser tous vos documents

DocuWare vous permet de collecter automatiquement tous vos documents (papier, e-mails, formulaires, fichiers métiers) et de les classer intelligemment dans une armoire numérique grâce à l’intelligence artificielle.

🔍 Rechercher et consulter en quelques clics

Recherchez et accédez à vos documents en un instant via mots-clés, texte intégral ou dossiers virtuels, depuis un navigateur, une app mobile ou vos logiciels métiers.

🔄 Automatiser vos processus métier

Automatisez vos validations, affectations et suivis de tâches grâce à des workflows paramétrables, déclenchés selon vos règles, sans développement spécifique.

📤 Partager et collaborer efficacement

Partagez, annotez et travaillez à plusieurs sur les documents en toute sécurité, avec gestion des versions et historique des actions.

🔐 Sécuriser et archiver vos données

DocuWare garantit un archivage certifié, une gestion fine des accès, une traçabilité complète et une sécurité renforcée de vos données en cloud ou en local.

🔗 S’intégrer à vos outils métiers

DocuWare se connecte facilement à vos applications professionnelles (ERP, CRM, comptabilité, RH…) permettant une synchronisation fluide des données et un accès direct aux documents depuis vos logiciels habituels.

Comment Docuware assure la sécurité des données et documents ?

DocuWare garantit une gestion documentaire hautement sécurisée, conforme aux normes internationales, en combinant archivage certifié, gestion des accès et traçabilité complète.

🔐 Archivage sécurisé et certifié

Les documents sont stockés dans un coffre-fort numérique certifié NF203, avec chiffrement AES et sauvegardes redondantes sur Microsoft Azure (cloud) ou dans votre propre infrastructure (on-premise). L’architecture protège contre les virus, pertes de données et altérations.

👤 Contrôle des accès

Les droits d’accès sont gérés finement par utilisateur, groupe ou rôle, avec possibilité de chiffrer certains documents pour restreindre totalement leur consultation, y compris par les administrateurs système.

🛡️ Conformité et traçabilité

DocuWare respecte les normes RGPD (NF552), ISO 27001, SOC 2, ISO 14641-1, etc. Toutes les actions sont journalisées (consultation, modification, suppression…), avec des entrées systèmes non modifiables pour assurer la fiabilité des audits.

🔄 Continuité d’activité

Grâce à des sauvegardes automatiques, une haute disponibilité et une infrastructure résiliente, DocuWare assure la protection et la récupération de vos données en cas d’incident.

Je veux Docuware : quelles sont les prochaines étapes ?

🔍 Comment cadrer mon projet ?

Le cadrage consiste à identifier vos besoins métiers : quels types de documents traiter, quels services impliquer (RH, comptabilité, qualité…), quels flux automatiser, et quels outils doivent être intégrés (ERP, CRM, Outlook…).

Des ateliers d’analyse permettent de définir ensemble :

– Les documents à dématérialiser
– Les critères d’indexation
– Les règles de validation
– Les connecteurs nécessaires

Cela permet de construire un projet adapté à votre organisation et évolutif dans le temps.

🛒 Comment acheter DocuWare ?

DocuWare est commercialisé par un réseau de partenaires certifiés, comme Deltic : distributeur, revendeur et intégrateur Docuware. L’achat se fait :

– Sous forme d’abonnement (SaaS) dans le cloud
– Ou par licence serveur si vous optez pour une installation locale (On-Premise)

Le modèle est modulaire et flexible, avec des licences adaptées à la taille de votre entreprise (nombre d’utilisateurs, stockage, fonctionnalités). Il est possible de démarrer simplement, puis de faire évoluer votre configuration selon vos besoins.

🛠️ Comment installer DocuWare ?

DocuWare peut être installé en Cloud, On-Premise, ou en mode hybride :

– Cloud (recommandé) : aucun matériel requis, hébergement sécurisé sur Microsoft Azure, mises à jour automatiques
– On-Premise : déploiement sur vos propres serveurs, adapté si vous avez une DSI interne
– Hybride : combinaison des deux, par exemple avec archivage local et indexation cloud

L’installation est assurée par l’intégrateur, qui configure les classeurs, les formulaires, les droits d’accès et les workflows en fonction de vos besoins.

🎓 Comment se passe la formation à l’outil DocuWare ?

La formation est principalement assurée par les intégrateurs comme Deltic, qui assurent un accompagnement personnalisé, une formation à l’outil, et la mise à disposition de ressources (guides, tutoriels…).

🤝 Comment fonctionne le support de DocuWare ?

Le support de DocuWare dépend directement du fournisseur et intégrateur que vous choisissez pour votre projet. Chaque partenaire propose ses propres modalités d’accompagnement.

Chez Deltic, nous plaçons le suivi client et la réactivité au cœur de notre démarche.

Nous assurons la maintenance de votre solution DocuWare et vous garantissons un support efficace et personnalisé.

Nos chargés de projet s’engagent à vous répondre en moins de 24 heures, et vous bénéficiez également de ressources accessibles à tout moment pour vous accompagner au quotidien.

Pourquoi choisir Docuware plutôt qu’un autre outil ?

DocuWare est une solution complète, sécurisée et évolutive, idéale pour les entreprises qui veulent automatiser leurs processus documentaires tout en garantissant la conformité et la performance.

✅ Fonctionnalités puissantes

DocuWare couvre toute la chaîne documentaire : capture, indexation intelligente, workflows de validation, archivage sécurisé et partage collaboratif.

🔐 Sécurité et conformité

Certifié NF203, NF552 (RGPD), ISO 27001, ISO 14641-1, DocuWare garantit une conservation légale, traçable et conforme à toutes les exigences.

🔗 Intégration facile

Compatible avec plus de 500 outils (ERP, CRM, Outlook, Teams, SharePoint…), DocuWare s’intègre facilement à votre environnement existant.

☁️ Flexible et accessible

Disponible en Cloud, On-Premise ou hybride, avec une interface intuitive accessible depuis le web et mobile.

Pourquoi nos clients ont choisi Docuware ?

✅ Pour gagner en efficacité opérationnelle

DocuWare permet d’automatiser les tâches répétitives, de centraliser les documents et de réduire considérablement les manipulations manuelles.

« En termes de ressources humaines, DocuWare nous a permis d’économiser l’équivalent d’un poste pour faire des tâches à plus forte valeur ajoutée. Nous ne cherchons plus dans les classeurs : tout est accessible en temps réel. » Franck Sabin, Responsable Financier

✅ Pour structurer et automatiser les processus internes

Grâce aux workflows graphiques, les circuits de validation sont simplifiés, les délais de traitement raccourcis, et les collaborateurs gagnent en réactivité.

« Nous avons mis en place des workflows qui ont considérablement accéléré le traitement de nos factures. Notre prochain chantier : la qualité ! » Urbain Wollenschneider, Chef de projet informatique**

✅ Pour centraliser l’information et faciliter le travail collaboratif

Avec DocuWare, tous les documents sont disponibles dans une armoire numérique partagée, avec gestion des droits, versioning et annotations intégrées.

« La GED a transformé radicalement l’usage de l’information. Nous gagnons du temps dans la recherche, la consultation et le partage, tout en sécurisant les données. » Soizick Monfort, Responsable Documentaire

✅ Pour une solution accessible et adaptable à leur environnement

DocuWare s’intègre facilement aux logiciels existants (ERP, CRM, comptabilité…) et s’adapte à l’organisation de chaque entreprise, sans bouleverser les usages.

« DocuWare s’est imposé par sa capacité d’intégration avec notre ERP et sa grande ergonomie. Tout est centralisé, sur une seule interface. » Mathieu Dandrelle, Responsable Comptabilité

✅ Pour sa fiabilité et sa simplicité en Cloud

La version cloud offre un accès rapide, sécurisé et mobile à l’ensemble des fonctionnalités, avec une haute disponibilité et sans contrainte technique.

« DocuWare Cloud nous a permis d’accélérer et de fiabiliser nos processus. La transparence offerte est très appréciée par nos équipes. » Michel Hilpertshauser, PDG

Comment Docuware gère la facturation électronique ?

Avec la généralisation de la facturation électronique obligatoire en France, toutes les entreprises devront émettre, recevoir et archiver leurs factures sous forme électronique via des plateformes immatriculées par l’État.

DocuWare s’inscrit pleinement dans cette réforme et anticipe les obligations légales pour garantir à ses utilisateurs une transition fluide, conforme et sécurisée.

✅ DocuWare sera une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

DocuWare fait parti de la liste officielle de l’Etat des PDP immatriculées, ce qui lui permettra de transmettre et recevoir les factures électroniques directement via le Portail Public de Facturation (PPF).

La solution répondra à l’ensemble des exigences légales : formats structurés (Factur-X, UBL, CII), transmission sécurisée, contrôle des mentions obligatoires, gestion des statuts, etc.

✅ Une gestion complète du cycle de facturation

DocuWare permet déjà de :

– Capturer les factures fournisseurs quel que soit le canal (papier, e-mail, portail)
– Automatiser le rapprochement avec commandes et livraisons, y compris ligne à ligne
– Déclencher des workflows de validation, suivi des litiges, affectation comptable
– Gérer l’émission dématérialisée des factures clients, avec envoi automatique
– Archiver les factures dans un coffre-fort numérique certifié NF203
– Suivre le cycle de vie des factures grâce à une traçabilité complète

✅ Conforme pour le secteur privé comme public

Que vous facturiez des entreprises privées ou des entités publiques, DocuWare s’adaptera aux circuits imposés. Grâce à son envoi des factures vers le portail Chorus Pro et sa future capacité PDP, la solution pourra déposer ou recevoir automatiquement les factures via les bons canaux officiels, sans action manuelle.

Quels sont les prix Docuware ?

Les tarifs DocuWare sont définis sur-mesure, selon plusieurs critères : le mode de déploiement choisi (Cloud, On-Premise ou hybride), le nombre d’utilisateurs, les modules activés (workflows, formulaires, intégration ERP, etc.) ainsi que le volume de documents à traiter et stocker.

Ajoutés à l’abonnement ou à la licence, des coûts de mise en œuvre (paramétrage, ateliers, formation) peuvent être prévus, en fonction du projet.

Avec DocuWare Cloud, l’entreprise bénéficie d’une offre tout compris incluant : hébergement sécurisé, sauvegardes, maintenance, mises à jour et support technique continu.

👉 Les licences s’adaptent à votre organisation, avec des options évolutives à tout moment.

🎯 Pour obtenir un chiffrage précis, une étude personnalisée est recommandée, en fonction de vos flux documentaires, du nombre d’utilisateurs et des modules nécessaires.

Le logiciel Docuware pour quels secteurs d’activité ?

DocuWare est une solution de gestion documentaire et d’automatisation des processus pensée pour s’adapter à tous les secteurs d’activité.

✅ Secteurs déjà couverts par DocuWare :

– Comptabilité / Finance

→ Traitement des factures, imputations, rapprochements, intégration comptable, suivi des règlements

– Achats / Relations fournisseurs

→ Gestion des bons de commande, contrats, validation budgétaire, flux d’approbation, suivi des litiges

– Ressources Humaines (RH)

→ Gestion des contrats de travail, bulletins de paie, recrutements, absences, dossiers salariés

– Commerce / Ventes

→ Suivi des offres, contrats clients, commandes, bons de livraison, facturation, relances

– Juridique

→ Gestion de la contrathèque, versioning, conformité, signature électronique, suivi des échéances

– Qualité

→ Centralisation de la documentation qualité, gestion des non-conformités, diffusion des procédures

– Logistique / R&D / Technique

→ Documents douaniers, expéditions, documentation technique, versioning, traçabilité

– Direction & Management

→ Accès aux documents stratégiques, tableaux de bord, préparation aux audits

– Service courrier / administratif

→ Dématérialisation du courrier entrant, distribution, archivage, suivi des réponses

L’avis de Deltic sur la solution GED Docuware

Chez Deltic, nous considérons DocuWare comme l’une des solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) les plus complètes, flexibles et performantes du marché.

DocuWare séduit par sa richesse fonctionnelle : capture intelligente des documents, automatisation des processus métiers (workflows), gestion collaborative, archivage sécurisé conforme aux normes (NF203, ISO 27001, RGPD…).

Que ce soit pour fluidifier la gestion des factures, optimiser les processus RH ou améliorer le partage de l’information entre services, DocuWare s’adapte à tous les contextes d’entreprise, du secteur privé à l’administration publique.

Nous apprécions particulièrement :

– Sa modularité, qui permet de construire une solution sur-mesure, évolutive avec les besoins de l’entreprise.
– Sa facilité d’intégration avec les outils métiers (ERP, CRM, Outlook, Teams…).
– Son expérience utilisateur intuitive, facilitant une adoption rapide par les équipes.
– Son mode de déploiement flexible : Cloud, On-Premise ou hybride, sans compromis sur la sécurité.

Notre conviction : choisir DocuWare, c’est offrir à son entreprise un outil robuste pour structurer l’information, gagner en productivité et réussir sa transition digitale documentaire dans les meilleures conditions.