Comment DocuWare simplifie et sécurise la signature électronique pour les entreprises

Si vous souhaitez savoir si DocuWare est en mesure de répondre aux enjeux liés à la signature électronique, vous êtes au bon endroit ! 📍
Grand leader sur le marché des solutions GED et de dématérialisation de documents, DocuWare fait aujourd’hui partie des logiciels les plus à même de simplifier et sécuriser la signature électronique en entreprise.
À l’heure où la transformation numérique n’est plus une option, des sociétés de toutes tailles cherchent à moderniser leurs processus de signature sans pour autant compromettre l’intégrité de leurs documents. 🔏
Dans cet article, nous explorerons comment DocuWare facilite la gestion des signatures électroniques tout en assurant sécurité et efficacité au service des entreprises. 🔎

Sécurité et conformité renforcées grâce à DocuWare

L’importance de la sécurité dans les signatures électroniques

Dans un environnement numérique, la sécurité des données est primordiale.
Les signatures électroniques doivent garantir que les documents ne peuvent être altérés après signature et que l’identité des signataires est vérifiable.
Les protocoles de sécurité protègent non seulement les informations sensibles mais assurent également la crédibilité et la légitimité des documents signés.
Les signatures traditionnelles sur papier, en revanche, présentent des risques de falsification et de perte. 📄
DocuWare, en s’associant avec Validated ID, propose un service robuste pour éliminer ces risques et sécuriser les transactions numériques.🔐

Les méthodes de signature électronique proposées par DocuWare

DocuWare, en partenariat avec Validated ID 🤝, offre trois méthodes de signature électronique sécurisée, chacune adaptée à différents besoins et contextes :

• À distance 🖊️ : Lorsque des utilisateurs doivent signer des documents sans être présents physiquement, DocuWare facilite ce processus grâce à une vérification d’identité.
  Un code de vérification est envoyé par SMS à l’utilisateur, qui peut alors signer le document en toute sécurité depuis n’importe quel endroit. Ce processus garantit que seules les personnes autorisées peuvent signer les documents.
• Biométriques 🖊️ : Idéales pour les interactions en face à face, ces signatures utilisent des tablettes et des stylets pour capturer la signature de l’utilisateur en direct. Environ 80 appareils iOS, Windows et Android sont compatibles avec cette méthode, ce qui la rend accessible et pratique.
• Centralisées 🖊️ : Pour les signataires absents, une vérification préalable de l’identité a lieu avant que l’utilisateur ne signe le document. Une fois l’identité confirmée, Validated ID ajoute la signature directement sur le document et le replace dans le workflow. Cette méthode garantit que chaque signature est vérifiée et sécurisée, même à distance.

Conformité légale des signatures électroniques DocuWare

La conformité règlementaire est un aspect crucial de la gestion des signatures électroniques.
DocuWare et Validated ID veillent à ce qu’elles respectent toutes les normes légales en vigueur en France et en Europe. 🔎
La législation, telle que le Règlement eIDAS (Electronic Identification and Trust Services), définit des critères stricts pour la validité des signatures électroniques. DocuWare cloud prend d’ailleurs en charge les trois niveaux de sécurité imposés par l’eIDAS :

• simple : généralement utilisée dans les démarches à faible conséquences juridique et financière (réception d’un colis, adhésion, bail locatif, facture de faible montant…)
• avancée : plutôt choisie pour des transactions financières conséquentes ou des documents juridiques (contrat de travail, compromis de vente immobilière…)a
• qualifiée : utilisée pour les documents à haut risque (ex: assurances-vie, demandes de crédit…)

Quel que soit le type de document à faire signer (contrats commerciaux, contrats de travail, bons de commandes, devis, factures etc.), le logiciel permet donc d’en garantir l’intégrité et d’authentifier son signataire.👍

En utilisant la GED DocuWare, les entreprises peuvent être assurées que leurs documents signés électroniquement sont juridiquement valables et acceptés par les tribunaux. ⚖️

Ainsi, les risques de litiges et de fraudes sont amplement réduits voire supprimés : une tranquillité d’esprit non négligeable ! 🧘

Efficacité et rapidité des workflows dématérialisés

Intégration de la signature électronique dans les workflows DocuWare

En tant que logiciel de gestion électronique de documents (ged) en cloud ou on premise, DocuWare permet à ses utilisateurs d’automatiser de nombreux processus documentaires : c’est ce que l’on appelle “workflow”.
En clair, le document circule selon les conditions établies, d’un utilisateur à un autre, pour être consulté ou validé par exemple. 🔁

L’intégration de la signature électronique dans DocuWare se fait ainsi de manière fluide, sans perturber les opérations courantes. Les utilisateurs peuvent signer des documents à différents stades des workflows, ce qui accélère les processus de validation et d’approbation. 🚀
Non, vous n’aurez plus à courir dans le bureau de votre collègue pour voir si le document que vous attendiez est toujours en haut de sa pile de documents à traiter ! 😅

Qui dit fin du traitement papier, dit diminution des coûts mais surtout gain de temps considérable ! Finis les documents qui circulent, les risques de perte ou d’erreurs humaines, en bref, tout est sous contrôle ! 👌

Grâce à l’intégration de la signature électronique dans les workflows DocuWare, les responsables peuvent suivre l’activité en temps réel, d’un simple coup d’œil. 👀

Fonctionnalités clés qui améliorent l’efficacité

DocuWare optimise au maximum l’efficacité des workflows, notamment grâce à ces deux fonctionnalités :

• Présélection des emplacements de signatures : les utilisateurs peuvent prédéfinir des emplacements pour les signatures électroniques dans chaque document.
  Par exemple, si un texte spécifique comme « signature client » est identifié, DocuWare propose automatiquement cet emplacement pour la signature.
  Cette fonction permet de gagner un temps précieux et d’assurer une cohérence dans le placement des signatures.
• Utilisation simultanée des signatures sur plusieurs documents : cette fonctionnalité permet de signer plusieurs documents en une seule opération. Une fois les documents signés, ils sont automatiquement replacés dans le système de workflow de DocuWare. Ce traitement en masse simplifie grandement les tâches administratives et réduit les délais de traitement.

Vous l’aurez compris, DocuWare ne se contente pas de proposer un service “lambda”, mais au contraire, d’offrir des solutions complètes aux technologies poussées, pour que la digitalisation devienne un jeu d’enfant ! 🎳

La transformation numérique est une réalité incontournable pour les entreprises modernes, et la signature électronique joue un rôle central dans cette évolution. 🖊️
Aujourd’hui, nombreuses sont les solutions existantes pour digitaliser cette action et supprimer le traitement papier. En revanche, il devient parfois compliqué de jongler d’un logiciel à un autre, à force de les additionner.

Solution de dématérialisation complète, DocuWare permet à la fois de réussir sa transition numérique grâce à la dématérialisation de documents, et également d’automatiser les processus documentaires du quotidien.
La signature électronique par exemple, est naturellement intégrée au cycle de vie du document sur l’interface DocuWare, sans pour autant compromettre l’aspect légal et sécurisé.🔒
Et ce n’est pas tout, vous pouvez évidemment connecter DocuWare à votre ERP, logiciel de facturation clients, logiciel de paie, logiciel comptable etc… pour fluidifier encore plus la circulation de vos informations ! Qu’il s’agisse du domaine RH, fournisseurs ou clients, l’outil est en mesure de gérer les processus les plus complexes et d’automatiser de nombreuses tâches manuelles et chronophages (youpi!!! 🎉)

En bref, adopter DocuWare pour votre entreprise, c’est faire le choix d’une technologie fiable et performante pour se digitaliser avec sérénité ! 🧘
Chez Deltic, en tant que revendeur DocuWare, c’est notre métier de vous conseiller au mieux pour trouver la solution adaptée aux besoins de votre entreprise. Alors n’hésitez plus, contactez-nous 😉