Combien allez-vous économiser grâce à un logiciel GED ?

Le retour sur investissement d’un logiciel GED est une donnée clé si vous cherchez à optimiser votre gestion documentaire.

1. Un levier de performance pour votre entreprise
Calculer le ROI de votre GED permet de comprendre l’impact qu’elle aura sur les performances de votre entreprise. La GED réduit vos coûts opérationnels, vos dépenses et améliore vos processus métiers en automatisant des tâches chronophages et en réduisant les erreurs humaines. Ces gains se traduisent par un meilleur focus des équipes financières, administratives sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

2. Des économies et gains de temps concret et mesurables
La GED réduit les coûts liés à la gestion des documents papier, l’archivage et aux frais de stockage. Elle permet aussi d’optimiser le temps de recherche, de classement et de traitement des documents. Vous pouvez estimer précisément combien votre entreprise économisera.

3. Une mesure de la rentabilité
Les coûts liés à l’implémentation de la solution (licences, formation, maintenance) sont contrebalancés par les gains et économies à moyen/long terme. En calculant le ROI, il devient possible de projeter les bénéfices financiers sur plusieurs années, offrant une vision de l’amortissement de l’outil.

4. Une prise de décisions éclairées
Estimer le gain financier de la GED est essentiel pour appuyer la prise de décision et démontrer la rentabilité du projet. Un calcul précis permet de justifier l’investissement auprès des décisionnaires et parties prenantes. Avec des chiffres en main, vous pouvez démontrer que la GED ne représente pas uniquement un coût, mais bien un investissement stratégique..

Des étapes de mise en place et de déploiement de votre projet de gestion électronique documentaire sont cruciales pour maximiser votre ROI.

Les 3 critères à prendre en compte avant le déploiement GED :

• Identification des processus à dématérialiser : Il est important d’identifier les processus documentaires les plus chronophages et/ou coûteux qui sont gérés manuellement. En automatisant les tâches les plus répétitives et en réduisant les coûts associés de ces processus, vous maximisez l’impact de la GED sur le ROI.
• Implication des utilisateurs finaux dès le départ : Il est essentiel d’impliquer les utilisateurs finaux dès le début du projet. Recueillir leurs besoins et leurs avis permet de choisir une GED adaptée à leurs habitudes de travail et à leurs besoins spécifiques. Cela permet d’avoir un outil avec des fonctionnalités qui répondent vraiment aux attentes et au quotidien de chacun.
• Ajuster la GED aux besoins métiers : Chaque entreprise a ses propres exigences documentaires. Une GED personnalisée et ajustée à vos spécificités sera plus efficace et rentable à long terme. En choisissant des modules et des configurations qui répondent à vos problématiques quotidiennes, vous assurez une meilleure adéquation entre l’outil et vos attentes.

L’importance de l’accompagnement et de la formation de votre prestataire GED

Un accompagnement et une formation de qualité sont des facteurs déterminants pour garantir que la GED soit utilisée efficacement et que le ROI soit optimisé.

• Formations pour une adoption rapide : La formation des utilisateurs finaux est un pilier de la réussite du projet. Cela permet leur adhésion et leur donne l’avantage :
  – d’être rapidement opérationnels sur l’outil,
  – d’éviter les erreurs d’utilisation,
  – de réduire les résistances au changement
  – de maximiser l’utilisation optimisant ainsi les gains de temps et de productivité.
• Support technique et accompagnement continu : Un support technique accessible est essentiel pour répondre aux questions et résoudre les éventuels problèmes rencontrés. L’accompagnement des utilisateurs sur le long terme, permet de s’assurer que la GED reste performante et adaptée aux évolutions des besoins.

La période moyenne de ROI d’une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) varie. En général, les entreprises commencent à voir un retour tangible sur leur investissement dans un délai de 6 mois à 3 ans.

Plusieurs critères peuvent faire varier la période de ROI :

• La taille de votre entreprise :
  Pour les petites et moyennes structures, le ROI est souvent rapide : entre 6 mois à 1 an. L’implémentation de l’outil est généralement réalisée dans un court délai. La GED réduit les coûts liés à la gestion papier et libère du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée pour vos équipes en automatisant leurs tâches. Ces économies sont rapidement visibles, rendant l’investissement rentable sur le court terme.A l’inverse, les plus grandes entreprises observent un retour sur investissement sur une période plus longue, souvent entre 1 et 3 ans. Cela s’explique par la complexité, la multitude de processus internes et le nombre important de documents à gérer, qui nécessitent un déploiement plus vaste et des coûts initiaux plus élevés (intégration avec des systèmes existants, formation de beaucoup d’utilisateurs, support technique etc.). Une fois la GED pleinement opérationnelle, les économies réalisées et les gains de productivité sont importants : réduction des erreurs, amélioration de la traçabilité, conformité aux normes etc.
• La complexité de vos processus :
  Plus les processus sont complexes, plus le ROI risque d’être long à atteindre. En effet, dans les entreprises où les documents traversent plusieurs étapes de validation, où il y a différents départements et qui nécessitent des contrôles rigoureux, la configuration de la GED doit être plus pointue et adaptée à chaque spécificité. Cela implique des montants initiaux plus élevés ainsi qu’un temps d’implantation plus long pour ajuster et optimiser chaque flux documentaire. Cependant, une fois ces processus automatisés et stabilisés, les gains en productivité et en efficacité deviennent substantiels.À l’inverse, dans des structures avec des processus simples et linéaires, le ROI est souvent plus rapide car la mise en place est plus directe et les économies sont perceptibles dès les premières utilisations de la GED.