Zeendoc : la GED française qui fait gagner (vraiment) du temps.
Automatisez votre gestion documentaire avec Zeendoc : numérisation, traitement, saisie, validation, archivage sécurisé… éliminiez les tâches chronophages !
Deltic, certifié Zeendoc Platinium, intègre votre logiciel de dématérialisation. Découvrez toutes les fonctionnalités de Zeendoc dans notre guide dédié !
Comme eux, faites le choix du logiciel Zeendoc !
La GED Zeendoc, c’est quoi ?
Zeendoc est un logiciel de Gestion Electronique des Documents, développé par Sages Informatique, entreprise français d’édition de logiciel.
Avec plus de 350 000 utilisateurs et 10 000 sociétés, c’est la solution leader sur le marché français de la GED. Avec lui à vos côtés, vous valorisez vos documents et exploitez vos données.
A quoi sert le logiciel Zeendoc ?
Zeendoc dématérialise et automatise votre processus de gestion documentaire.
Son but ? Eliminer les tâches répétitives et chronophages. La GED Zeendoc traite, classe, gère et stocke électroniquement l’ensemble de vos documents au sein d’un même outil à travers une multitude de fonctionnalités.
La GED Zeendoc : pour qui ?
Zeendoc GED est un outil conçu pour les entreprises qui traitent un certain volume documentaire et qui ont des processus de gestion et traitement pour ces documents.
Zeendoc est il fait pour les TPE ?
❌De prime abord, on peut dire que Zeendoc n’est pas un outil conçu pour les TPE. Une TPE n’a généralement pas un volume de documents assez important pour qu’un outil de dématérialisation soit intéressant.
Néanmoins, si vous commencez à traiter une centaine de documents avec un processus de gestion qui n’est pas simplement du stockage, alors Zeendoc est un logiciel GED qui vous permet de gagner du temps.
Zeendoc est-il adapté pour les PME ?
✅✅Zeendoc est généralement parfaitement adapté pour les PME. Vous avez souvent une volumétrie de documents importante ainsi que des processus de traitement qui vous font perdre du temps. C’est le combo parfait pour que cet outil vous fasse gagner du temps et vous permette de vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Zeendoc est il fait pour les grandes entreprises ?
✅Zeendoc est adapté pour les grandes entreprises. Une grande entreprise gère souvent un nombre de documents conséquent avec des processus de traitement complexe et chronophage. Avec son haut niveau de personnalisation, le logiciel GED Zeendoc s’adapte à votre organisation et automatise l’ensemble de votre cycle de gestion.
Quelles sont les fonctionnalités de Zeendoc ?
L’ensemble des fonctionnalités Zeendoc ont vocation à dématérialiser et automatiser vos tâches administratives chronophages et à faible valeur ajoutée.
✓Récupération automatique des documents
Les documents sont collectés automatiquement depuis vos emails, scanners ou outils métiers.
✓Classement et indexation
Chaque document est trié et indexé grâce à l’extraction automatique des données clés.
✓Recherche et accès
Tous les documents sont accessibles instantanément via une recherche multicritères.
✓Envoi en masse et suivi
Vous pouvez envoyer plusieurs documents d’un clic et suivre leur réception et traitement.
✓Traçabilité
Toutes les actions sur un document sont historisées pour garantir transparence et conformité.
✓Workflow de validation
Un circuit de validation personnalisable permet d’approuver les documents étape par étape.
✓Archivage à valeur probante
Archivage à valeur probante : Les documents peuvent être archivés selon la norme NF Z42-013 avec valeur légale.
✓Intégration en comptabilité
Les données extraites sont exportables directement vers votre logiciel comptable.
✓Virement SEPA
Zeendoc génère automatiquement les fichiers de virement SEPA à partir des factures validées.
✓Remontée du statut de paiement
Le statut des paiements est mis à jour automatiquement pour chaque facture.
✓Rapprochement bancaire
Les paiements sont rapprochés automatiquement avec les relevés bancaires.
✓Identification automatique des erreurs
Les incohérences sont détectées automatiquement (doublons, montants, etc.).
✓Contrôle de complétude des dossiers
Zeendoc vérifie que tous les documents attendus sont présents dans chaque dossier.
✓Signature électronique
Vous signez vos documents en ligne de manière sécurisée et conforme aux normes en vigueur.
✓Gestion des demandes de congés
Les demandes de congés sont centralisées, validées et historisées dans Zeendoc.
Avec quels outils Zeendoc est-il compatible ?
Pour optimiser son utilisation, Zeendoc est compatible via API ou fichiers plats et connecté avec l’ensemble des outils que vous utilisez au quotidien au sein de votre entreprise : logiciels ERP, comptable, RH, paie, CRM etc. Cela vous permet de faire vivre vos données, de les faire correspondre sans double saisie, de rapprocher vos documents… En bref, d’augmenter les automatisations de vos outils.
Comment utiliser Zeendoc ?
La GED Zeendoc est composée de différents classeurs : fournisseurs, clients et RH, tous présents sur un même espace. Selon vos besoins, vous accédez à 1, 2 ou tous les classeurs. Chaque classeur possède la même présentation et les mêmes logiques d’utilisation. Tous les classeurs permettent le dépôt de vos documents, ont les mêmes zones d’indexation et de recherche ainsi qu’une zone de “workflow” matérialisant votre processus de gestion et de suivi des étapes de traitement de vos documents : en attente de validation, validés, bon à payer etc.
« Le logiciel très facile d’utilisation. Il nous permet de gagner du temps qu’il s’agisse de la classification des documents ou lorsque nous sommes amenés à effectuer des recherches parmi les documents indexés. Il permet également de fluidifier la transmission des documents entre les différents services et de réduire les échanges, dépolluant ainsi considérablement les boites mail de chacun. » Stéphane Arias – Fenêtre sur les Alpilles
Qu’est ce que la GED Zeendoc me permet de faire ?
La dématérialisation peut concerner votre processus :
- Fournisseur : gestion des documents concernant les achats
- Client : gestion des documents concernant les ventes
- RH : gestion des documents concernant les ressources humaines
Dépôt 💻
Les documents fournisseurs (factures, bons de commande, bons de livraison…) sont déposés dans Zeendoc, soit manuellement, soit via des connecteurs (emails, scanners, dépôts automatiques).
Archivage 🗂️
Lors du dépôt, une copie du document est archivée, sans modification du fichier original.
Extraction ↔️
Zeendoc extrait automatiquement des informations clés (montants, dates, numéros de facture…)
Classement 🗄️
Les documents sont ensuite classés dans des classeurs logiques, selon des critères personnalisés.
Validation ✅
Si besoin de validation, un workflow de validation est déclenché pour approbation.
Traçabilité ⭐
Traçabilité complète des actions : consultation, modification, suppression, etc.,
Archivage certifié 🔐
Possibilité de stocker les documents dans un Système d’Archivage Électronique conforme à la norme NF Z42-013 et certifié NF 461, assurant une valeur probatoire.
Recherche 🔎
Possibilité de rechercher dans le contenu des documents, et d’extraire automatiquement des données pour usage comptable, fiscal ou logistique.
Connexion 🔗
Possibilité de faire le lien avec les outils métiers et de croiser vos données.
Les documents fournisseurs
✔ factures fournisseurs
✔ contrats
✔ avenants
✔ CGV
✔ devis
✔ bons de commande
✔ bons de livraison
…
Les documents
clients
✔ bons de commande
✔ CGV
✔ contrats
✔ factures clients
✔ bons de livraison
✔ signatures électroniques
…
Les documents
RH
✔ bulletins de paie
✔ contrats
✔ avenants
✔ notes de frais
✔ documents mutuelle
✔ gestion des demandes de congés
…
Comment Zeendoc assure la sécurité des données et documents ?
Les documents sont stockés et hébergés sur des datacenters français et certifiés garantissant une conservation de vos données et la RGPD en France. Le choix a été fait de stocker vos documents sur deux datacenters éloignés géographiquement dédiés à Zeendoc assurant la continuité du service en cas de défaillance d’un serveur. Ces datacenters possèdent toutes les certifications de sécurité requises : ISO 27001 / PCI DSS / HDA / OHSAS 18001 / ISO 9001:2015 / ISO 22301 / ISO 14001:2015 / ISO 50001.
L’accès à votre espace personnel est bien évidemment protégé et sécurisé pour garantir la protection des documents et données stockés (cela peut concerner des données de santé par exemple).
Zeendoc utilise le même niveau de sécurité que celui mis en place par les banques grâce à des serveurs chiffrées au sein d’un tunnel SSL.
Vos documents sont également chiffrés avec une clef spécifique utilisant le protocole AES.
Les coffres forts électroniques utilisés par Zeendoc possèdent également les accréditations ISO 14641 et NF Z42-013 garantissant une sécurité avancée et un archivage à valeur probante.
L’architecture informatique choisie par Zeendoc est un système éprouvé vous garantissant une sécurité optimale.
Je veux Zeendoc : quelles sont les prochaines étapes ?
Comment cadrer mon projet ?
Réalisation d’un audit documentaire : Avant toute chose, il est essentiel d’évaluer votre système actuel de gestion des documents. Cet audit permet d’identifier les types de documents utilisés, les flux documentaires, les acteurs impliqués et les éventuelles lacunes dans vos processus. Cette analyse approfondie sert de base pour adapter Zeendoc à vos besoins spécifiques.
Élaboration d’un cahier des charges GED : Une fois l’audit réalisé, la rédaction d’un cahier des charges détaillé est cruciale. Ce document précise vos exigences fonctionnelles, les objectifs à atteindre, les contraintes techniques et les attentes des différents services de votre entreprise. Il sert de guide pour assurer que la solution mise en place correspond parfaitement à vos besoins.
Avec une compréhension claire de vos besoins, Zeendoc peut être configuré pour automatiser les processus identifiés, améliorer l’efficacité et garantir une gestion documentaire optimale.
Comment acheter Zeendoc ?
Zeendoc est vendu par l’intermédiaire de revendeurs et fournisseurs partenaires comme Deltic. Vous pouvez donc acheter l’outil auprès de nous ou tout autre fournisseur accrédité par Zeendoc.
Comment installer Zeendoc ?
Le partenaire que vous choisissez pour contractualiser Zeendoc, est aussi l’acteur qui installera la solution. Chaque intégrateur possède ses propres conditions d’installation.
Nous concernant, un chargé de projet dédié à votre projet se charge de la personnalisation de l’outil à vos processus, vous crée les accès et les met à disposition de chaque utilisateur. Il procède également à la formation de l’utilisation du logiciel pour une parfaite prise en main de vos équipes.
Comment se passe la formation à l’outil Zeendoc ?
Zeendoc est pensé pour être simple d’utilisation, ce qui limite les besoins de formation lourde.
La formation est principalement assurée par les intégrateurs comme Deltic, qui assurent un accompagnement personnalisé, une formation à l’outil, et la mise à disposition de ressources (guides, tutoriels…).
Chez Deltic, la formation se fait juste après l’installation de l’outil aux utilisateurs et est enregistrée et documentée.
Comment fonctionne le support de Zeendoc ?
Comme pour les points précédents, le support de l’outil Zeendoc est géré par le fournisseur et intégrateur choisi. Les conditions de support sont donc propres à chaque acteur.
Chez Deltic, nous attachons une grande importance au suivi de votre projet et à votre satisfaction. Nous assurons la maintenance de votre logiciel et garantissons un support optimal. Nous nous engageons à répondre à vos demandes en moins de 24 heures par nos chargés de projet. Nous mettons également à votre disposition des ressources accessibles à tout moment.
Pourquoi choisir Zeendoc plutôt qu’un autre outil ?
Zeendoc est un des logiciels les plus connus et réputés sur le marché de la dématérialisation, notamment pour les PME. Il se démarque de ses concurrents par sa simplicité d’utilisation et son interface intuitive sans compromettre ses fonctionnalités avancées de gestion électronique documentaire. La prise en main et les premiers bénéfices se font en quelques jours.
Il propose tous les usages dont vous avez besoin pour dématérialiser et automatiser l’ensemble de votre chaîne documentaire tout en se connectant avec vos outils métiers du quotidien : ERP, comptabilité, RH… Il vous permet d’avoir un outil 100% personnalisé pour vos besoins et votre métier.
Il offre une sécurité avancée et optimale de vos données et vos documents avec des technologies de pointe, un stockage sur plusieurs serveurs.
C’est le seul outil qui est certifié GED bas carbone grâce à ses datacenters hébergés en France et fonctionnant à l’énergie verte ainsi que son programme EcoTree.
Critères
Zeendoc
Alternative Zeendoc VS Yooz
Comparatif Zeendoc VS Open Bee
Alternative à Zeendoc : Docuware
Simplicité d’utilisation 🔎
⭐⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐
Ergonomie de l’interface 💻
⭐⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐
⭐⭐⭐
⭐⭐⭐⭐
Fonctionnalités avancées de gestion documentaire ✅
⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐
⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐⭐⭐
Archivage à valeur probante 🗂️
⭐⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐⭐⭐
Sécurité des données et documents 🔐
⭐⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐⭐⭐
Connexion avec d’autres outils 🔗
⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐
⭐⭐⭐
⭐⭐⭐⭐⭐
Rapport qualité-prix 💲
⭐⭐⭐⭐⭐
⭐⭐⭐
⭐⭐⭐
⭐⭐⭐
Pourquoi nos clients ont choisi Zeendoc ?
✅ Gain de temps
Les clients soulignent un gros gain de temps dans la gestion des factures fournisseurs et clients, notamment sur la comptabilisation automatique, l’expédition, et la réduction du papier.
« Le logiciel de démat’ a vraiment amélioré la procédure d’enregistrement des factures fournisseurs […] Le gain de temps est considérable ! » – Aline LACROUX
✅ Simplicité d’utilisation
Zeendoc est décrit comme un outil simple, ludique, intuitif, qui facilite le travail quotidien même pour les utilisateurs peu techniques.
« Très facile d’utilisation, pratique pour consulter ou enregistrer des factures en comptabilité. » – Angélique Bayonne
✅ Centralisation des documents
La solution permet de regrouper tous les documents au même endroit, facilitant l’accès, la recherche, le partage et le suivi.
« Ce logiciel permet de gagner du temps lors de la comptabilisation des factures et de centraliser les documents en un seul et même endroit. » – Julie Levenes
✅ Adaptabilité de la solution
Zeendoc a su s’adapter à des contraintes spécifiques, même dans des contextes de transition (ex. : départ d’un collaborateur, changement de process).
« Deltic a été à l’écoute de nos besoins spécifiques et a su tout mettre en œuvre pour répondre à nos demandes. »– Estelle Derouineau
✅ Automatisation et intégration métier
Les clients apprécient l’automatisation des processus (validation, archivage, paiements, etc.) et l’intégration avec les logiciels comptables ou ERP.
« Dématérialisation des factures fournisseurs de l’entreprise réussie avec une importation dans le logiciel de comptabilité, […] gestion des paiements fournisseurs. » – Bernadette MAZELLIER
✅ Fiabilité et performance
De nombreux témoignages valorisent la stabilité du logiciel, sa performance et l’impact positif sur l’organisation.
« Nous sommes satisfaits de ce logiciel de dématérialisation. Simple d’utilisation et ludique, ce logiciel permet de gagner du temps lors de la comptabilisation des factures et de centraliser les documents en un seul et même endroit.. » – Julie Levenes
Comment Zeendoc gère la facturation électronique ?
Avec l’arrivée progressive de la facturation électronique obligatoire en France, toutes les entreprises devront s’équiper d’une solution capable de gérer l’émission et la réception de factures dans un format dématérialisé, que ce soit dans leurs échanges avec d’autres entreprises ou avec le secteur public.
Zeendoc anticipe cette réforme et propose une réponse concrète et conforme pour accompagner ses utilisateurs dans cette transition. Que vos factures soient destinées à des partenaires privés ou à des structures publiques, la solution s’appuie sur des outils et des partenariats solides pour assurer un traitement fluide et conforme aux nouvelles obligations.
Zeendoc est-il PDP ?
Zeendoc est bien évidemment concerné par la future réforme de facturation électronique dès 2026 et 2027 et à l’obligation de faire transiter les factures via une PDP. Dans ce sens, Zeendoc gérera vos factures et s’associe avec la plateforme de dématérialisation partenaire immatriculée par l’Etat : Doxallia.
Aucune inquiétude à avoir, Zeendoc vous permettra de respecter à 100% les prérequis de l’obligation de dématérialisation des factures.
Zeendoc est-il compatible à Chorus Pro ?
Si vous traitez avec l’Etat ou les collectivités territoriales, Zeendoc vous offre la possibilité de déposer automatiquement vos factures sur la plateforme Chorus Pro grâce à son connecteur qui facilite l’envoi des factures électroniques.
Quels sont les tarifs Zeendoc ?
Les prix de Zeendoc sont calculés selon plusieurs critères. Ils varient en fonction des modules et fonctionnalités souhaités ainsi que du nombre de documents gérés et donc du stockage nécessaire. Ajouté à l’abonnement du logiciel, il y a également des coûts de prestation correspondant à l’installation et à la formation.
Dans tous les cas, vous avez un accès multi sociétés, utilisateurs illimités et d’un accès (sans frais supplémentaire) à la maintenance et au support.
Partie fournisseurs
Partie clients | Offre EssentiellePrix sur devis Prix sur devis | Offre la + populaire !Offre AvancéePrix sur devis Prix sur devis | Offre PremiumPrix sur Prix sur devis |
Le logiciel Zeendoc pour quels secteurs d’activité ?
Une multitude de métiers est concernée par la possibilité d’intégrer Zeendoc au sein de leur organisation. Vous l’aurez compris, tous les métiers qui traitent des documents et qui ont des processus fournisseurs, clients et RH sont les bienvenus et sont incités à passer le cap de la dématérialisation.
Cas d’usage de la GED Zeendoc dans le BTP
Nous avons installé Zeendoc dans le secteur du BTP. Dans ce domaine, la GED permet de classer les documents par chantier, de faciliter leur collaboration auprès de tous les acteurs intervenants sur le chantier qu’ils soient autour d’un bureau ou sur le terrain, d’améliorer la réactivité entre ces mêmes acteurs et les sous-traitants ou encore de gérer les dossiers des travailleurs internes ou externes.
Cas d’usage de l’utilisation de Zeendoc dans le transport
Également dans le domaine du transport 🚚, elle rend plus facile le suivi des livraisons et des processus de facturation associés. Grâce à la connexion au TMS, elle lie automatiquement la lettre de voiture (CMR) à la facture et réalise un contrôle de complétude des documents.
Cas d’usage d’un outil GED Zeendoc dans l’industrie
Un autre exemple dans le secteur de l’industrie : il permet de retrouver chaque document grâce au numéro d’OF, code article ou encore au montant et se connecte au logiciel de GPAO. Il peut rapprocher les factures aux bons de livraison pour vérifier que tout est conforme et mettre en avant les litiges.
Cas d’usage d’un logiciel Zeendoc dans le commerce et la distribution
Enfin dans le commerce et la distribution, Zeendoc permet de réaliser des demandes d’achats pour gérer les commandes en un clic, de les faire valider grâce à un workflow, de les transformer en bon de commande une fois validées et de les transmettre.
Ces clients utilisent Zeendoc et sont satisfaits
L’avis de Deltic sur le logiciel GED Zeendoc
Une solution 100% française et sécurisée
Zeendoc est une solution française, conforme aux réglementations locales et aux normes de sécurité les plus strictes. Vos données restent hébergées en France.
Le + Deltic : nos interlocuteurs Zeendoc sont basés en France. Ce qui signifie : proches de vos enjeux, pour un accompagnement réactif et pertinent auprès de l’éditeur.
Une solution simple intuitive et ergonomique
Zeendoc est facile à prendre en main, sans formation complexe. Une interface unique pour tous vos documents (fournisseurs, clients, RH), pensée pour une utilisation rapide et fluide. 😉. Que ce soit pour gérer vos documents fournisseur, client ou RH, vous utilisez la même interface et les mêmes logiques de fonctionnement.
Le + Deltic : installation, formation, espace support dédié, tutos, et une équipe disponible par mail, téléphone ou ticket. Simple, complet, efficace. Royal non ? 😍
Une solution qui s’adapte à votre organisation, pas l’inverse
Zeendoc s’ajuste à votre métier, vos process et vos priorités. Chaque configuration est pensée pour s’adapter à votre quotidien.
Le + Deltic : Chez Deltic, on vous écoute, on audite vos processus métiers, vos besoins, puis on personnalise Zeendoc avec les bons modules et fonctionnalités. Et grâce à notre partenariat privilégié avec Zeendoc et à nos développeurs, on le connecte à vos outils (ERP, paie, compta, etc.) pour automatiser au maximum. Pas de superflu, juste l’essentiel.
Une GED bas carbone
Zeendoc allie transition numérique et transition écologique : hébergement green IT alimenté par l’hydroélectricité, réduction du papier, partenariat avec EcoTree pour compenser les émissions carbone.
Le + Deltic : on aime avoir un impact positif dans l’ensemble de nos actions. L’environnement est une cause qui nous tient à cœur et qu’on est fiers de pouvoir supporter à travers les solutions que nous vous proposons.
Soyez plus efficace que jamais
Confiez-nous votre GED et optimisez vos ressources dès maintenant.
