Comment utiliser Chorus Pro ?

Dans le but de simplifier la vie des entreprises tout en réduisant les délais de paiement, les administrations publiques (État, collectivités locales, établissements publics) ont été dotées de la plateforme Chorus Pro pour recevoir les factures de leurs fournisseurs. La plateforme a été mise à disposition par l’Agence Informatique Financière de l’État (AIFE) dès l’année 2016. Les entreprises sont désormais tenues de l’utiliser pour transmettre leurs factures électroniques dans le prolongement de l’ordonnance n° 214-697 du 26 juin 2014 relative au développement de la facturation électronique. Cette dernière a été suivie d’une application du 1^er janvier 2017 au 1^er janvier 2020 selon la taille et la nature des émetteurs de factures. Comment utiliser Chorus Pro aujourd’hui et quelle sera sa fonction dans le cadre de la généralisation de la facture électronique à compter du 1^er juillet 2026 ?

L’utilité de Chorus Pro pour les entreprises et les administrations

 Le développement de la facturation électronique

La mise en place de Chorus Pro s’inscrit dans la volonté des pouvoirs publics de voir se développer la facturation électronique. Chorus Pro a été mis à disposition des entités B2G (Business to Government) dans le but de faciliter les échanges entre les administrations publiques et les entreprises.

La plateforme dispose actuellement de deux fonctionnalités principales :

• La centralisation de toutes les factures dématérialisées ;
• L’implémentation, la consultation et l’envoi des factures dématérialisées et le suivi de leur traitement.

Chorus Pro rend plus simple le processus de dématérialisation des factures dans les process des entités publiques : notamment la réduction des coûts et des risques de perte des factures. Chorus Pro est également adapté à la mise en place de la dématérialisation dans la mesure où il est conforme aux formats et aux modalités d’échanges entre les structures publiques.

Toutefois, la dématérialisation ne peut être mise en place par cet outil uniquement. C’est à chaque structure qu’il appartient de conduire ce changement dans le cadre de sa politique interne. De même, elle doit assurer la conduite du changement (formation du personnel, mise en conformité de l’outil de facturation avec les exigences de Chorus Pro). L’outil demeure néanmoins une première approche de la digitalisation de son organisation publique ou privée.

Les entreprises concernées par Chorus Pro

Il s’agit de toutes les entreprises titulaires d’un marché public. Chorus Pro permet la transmission de tous types de factures. Cette obligation concerne aussi les co-traitants et sous-traitants pour les factures des marchés de travaux. Les entités publiques peuvent dès lors avoir accès aux factures, valider ou refuser un règlement.

Actuellement, Chrorus Pro ne peut être utilisée que par les entreprises travaillant avec les administrations. Par ailleurs, pour les entreprises privées, il existe des logiciels de dématérialisation des factures comme Deltic qui facilitent la saisie, la validation, la transmission et l’archivage des documents.

Les avantages de Chorus Pro et son fonctionnement opérationnel

Les principaux avantages de Chorus Pro

L’utilisation de Chorus Pro peut être vue comme une contrainte, mais en réalité elle présente des avantages pour les entreprises détentrices d’un marché public et leurs sous-traitants. La plateforme permet en effet de gagner du temps tout en réalisant des économies. Fini les coûts de papier, d’impression et d’expédition des factures. Ces dernières arrivant immédiatement à leur destinataire, il s’ensuit des délais de paiement réduits et diminue les risques d’impayés.

Par ailleurs, l’outil est sécurisé dans la mesure où il comporte un dispositif d’archivage garantissant l’intégrité des données. La facturation électronique permet en outre de réduire son empreinte carbone.

Et autre avantage qui va plaire aux DAF et futurs utilisateurs du logiciel, la mise en place de Chorus Pro est relativement intuitive.

Le fonctionnement opérationnel

Il existe trois principes de fonctionnement à dispositions des entreprises dont le choix dépend du nombre de factures émises :

• Le mode Portail:  Il est destiné aux petites entreprises. Ces dernières peuvent créer, déposer, éditer et envoyer des factures sur Chorus Pro très rapidement.
• Le mode Service: Il s’adresse aux entreprises qui génèrent plus d’une centaine de factures chaque année. Ce mode est disponible depuis le système d’information de l’entité privée grâce à une API (application programming interface ou « interface de programmation d’application ») ou un logiciel tiers.
• L’échange de données informatisées (EDI): Il s’adresse aux entreprises produisant plus de 1 000 factures par an. Le mode EDI permet la transmission des factures vers Chorus Pro depuis le système informatique du fournisseur. Les factures émises sont émises au format compatible avec Chorus Pro.

Il existe plusieurs étapes à respecter pour traiter les factures sur Chorus Pro.

La connexion se fait après avoir créé un compte. Il suffit de cliquer sur le courriel comportant un lien d’activation. On accède ensuite à son espace pour communiquer les factures au client.

Plusieurs espaces de travail sont disponibles dans Chorus Pro. Le choix du paramétrage appartient à l’entreprise en fonction de son utilité : marché, commande, organisation, raccordement… Chaque espace dispose d’un onglet disponible dans le menu. Il s’agit notamment de :

• Mon compte (espace utilisateur, informations personnelles) ;
• Les activités du gestionnaire qui permettent en particulier de paramétrer les rôles des utilisateurs ;
• Les factures émises, espace qui permet de déposer ou de saisir les factures ;
• Les sollicitations émises pour prendre contact avec le support client de Chorus Pro ou avec le client à propos d’une facture émise ;
• Le raccordement EDI et API ;

Le traitement des factures électroniques par les entités du secteur privé

La loi de finances pour 2020 et la loi de finances rectificative pour 2022 prévoient la généralisation progressive de la facture électronique entre les entités du secteur privé. En fonction de la taille des entreprises, le processus s’étalera du 1^er Septembre 2026 au 1^er Septembre 2027.

La plateforme Chorus Pro sera l’une des plateformes qui pourront être utilisées dans le cadre de cette réforme.

Il est conseillé de réfléchir à la solution de facture électronique et à l’automatisation de la comptabilité sans attendre les échéances légales. Or, selon le baromètre « dématérialisation des factures »du 28 juin 2022, 40 % des entreprises ignorent le calendrier de mise en place de la facturation électronique. De même, l’utilisation de la dématérialisation des factures reste minoritaire.

Le premier choix sera de choisir la plateforme de dématérialisation :

• Le portail public de facturation (PPF) Chrorus Pro ;
• Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l’État.

Chorus Pro ne dispose toutefois pas d’accès pour les experts-comptables, ce qui obligera les entreprises à récupérer elles-mêmes leurs factures. Ceci peut plaider pour l’utilisation d’une PDP.

L’utilisation de Chorus Pro est déjà en vigueur pour les entreprises travaillant avec des entités publiques. L’État a mis à disposition un dispositif d’aide à l’utilisation de la plateforme : la communauté Chorus Pro notamment est un site de communication et d’information sur la plateforme. La communauté permet en particulier d’accéder à la documentation relative à la facturation électronique, de s’inscrire à des actions de formation comme les webinaires. Il existe aussi un support Chorus Pro en cas de difficulté.