La reconnaissance optique de caractères : l’OCR c’est quoi ?

La reconnaissance optique de caractère (ROC) ou Optical Character Recognition (OCR) en anglais, est une technique qui permet de transformer une image de texte en un format de texte éditable par une machine. 👀Non ce n’est pas surnaturel !!
Par exemple, vous recevez une facture imprimée d’un fournisseur, vous numérisez ce document et à l’aide d’un logiciel OCR vous pouvez convertir l’image en document numérique exploitable.🪄
Bien que la tendance soit à la digitalisation des flux de données, les entreprises reçoivent ou émettent encore de nombreux documents papier. Or, la numérisation manuelle est fastidieuse et lente. La technologie OCR apporte donc une réelle plus–value en produisant des données textuelles analysables par d’autres logiciels métier.

On va vous expliquer comment fonctionne cette technologie et quels sont les meilleurs logiciels OCR du marché.🤗

Pourquoi faut-il utiliser l’OCR ?

De nombreuses entreprises réceptionnent des informations sous formats imprimés. Par exemple : les documents papiers, les factures fournisseurs, contrats, formulaires, documents juridiques etc. Ces documents sont volumineux et prennent beaucoup de temps à être traités.🥹 Une des solutions est de les numériser afin d’en tirer des bénéfices. Néanmoins, ils se transforment en fichier d’image dans lesquels le texte est inaccessible pour les logiciels de traitement de texte. Pas d’inquiétude, nous avons la solution miracle 🤩! C’est là que l’OCR intervient.

Cette technologie va permettre de convertir ces images de texte en données textuelles modifiables, et qui peuvent même être analysées par d’autres logiciels. En utilisant un logiciel OCR, les informations contenues dans des documents papiers ou numériques sous forme d’images sont reconnues et transformées en données numériques. L’OCR permet ensuite d’utiliser ces données pour en tirer des avantages afin d’améliorer les processus et la productivité.

Reconnaissance optique de caractères : comment fonctionne-t-elle ?

Le moteur OCR procède par étapes à partir d’un document papier scanné ou encore d’un PDF :

• ✅L’acquisition d’une image. L’opération de scannérisation convertit les documents en données binaires. Le logiciel ROC analyse cette image et procède à un classement : les zones claires constituent le fond du document, les zones sombres le texte.📄
• ✅Le prétraitement. Il s’agit du « nettoyage » de l’image pour en préparer la lecture. Par exemple l’alignement du document, le lissage des bords de l’image, la reconnaissance d’écriture pour un logiciel multilingue.
• ✅La reconnaissance du texte. Deux principaux algorithmes sont utilisés :
  • La correspondance de motifs. Cette fonctionnalité isole une image de caractère ou « glyphe » et la compare à un glyphe déjà stocké. La méthode fonctionne correctement avec des images de documents déjà tapés dans une police connue.
  • L’extraction de caractéristiques. Cette opération consiste à décomposer les glyphes en caractéristiques comme les lignes, les intersections de lignes, la direction des lignes, les boucles fermées. Le logiciel recherche ensuite une correspondance avec les glyphes déjà stockés.
• ✅Le post-traitement. Au bout de l’analyse, les données textuelles extraites sont converties en un fichier informatisé.

Quels sont les types d’OCR ?

Les logiciels OCR ou ROC existent en différents types :

La reconnaissance optique simple de caractères (OCR) est la plus courante. Il est capable de reconnaître des caractères imprimés dans les documents généralement en format PDF. Il fonctionne à l’aide d’un algorithme permettant de reconnaître les motifs d’une image, caractères par caractère.

La reconnaissance intelligente de caractères (ICR) utilise des logiciels de machine learning afin de lire le texte comme le ferait un humain, mais de façon beaucoup plus rapide. Cette fonctionnalité repose sur l’apprentissage automatique qui permet d’analyser le texte sur plusieurs niveaux. Il examine les caractéristiques telles les courbes, lignes, intersections, boucles etc puis fusionnent les résultats pour obtenir un résultat complet en quelques secondes.⏲️

La reconnaissance intelligente des mots fonctionne comme l’ICR mais s’étend au-delà du caractère afin d’analyser des mots complets. Elle vise à lire des groupes de caractères formant des mots.

La reconnaissance optique des marques, qui elle va permettre d’analyser des logos, filigranes ou tout autres symboles textuels dans un document.

Une intelligence artificielle (IA) intégrée au logiciel OCR permet d’analyser l’ensemble des données disponibles et d’établir des corrélations aboutissant à une base de connaissances enrichie. Le processus est évolutif et améliore en continu l’extraction des données.🪄

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Qu’est ce qu’un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères) ?

Un logiciel de reconnaissance optique de caractères est l’outil technologique qui va permettre la numérisation, la conversion et l’édition des documents papiers ou encore fichiers PDF en fichiers modifiables. L’objectif étant de pouvoir traiter les données des documents, facilitant ainsi leur gestion, édition, recherche et stockage. Les avantages ? Une meilleure gestion documentaire et un gain de temps précieux. 😍

Comparatif des meilleurs logiciels OCR

Deltic

Deltic avec ses logiciels de gestion électronique des documents intègre un système de reconnaissance optique des caractères avancées. L’avantage principal est que le système d’OCR est directement intégré à votre outil de gestion documentaire vous offrant une solution tout-en-un. L’OCR utilise des technologies avancées de machine learning pour assurer une reconnaissance très précise des documents les plus complexes. Une fois la reconnaissance optique de caractères réalisée, Deltic peut classer et indexer automatiquement les données.

Abbyy FineReader

Abbyy Finereader est reconnu pour sa précision dans la reconnaissance du texte et la préservation, même l’amélioration de la mise en page des documents. Il offre même des fonctions de correction des fautes ou encore de signature des documents. Il supporte plusieurs langues et différents formats de fichiers et met un point d’honneur sur la collaboration et la haute sécurité des documents.

Adobe Acrobat Pro DC

Adobe Acrobat Pro DC propose l’un des outils d’édition de PDF le plus complet. Il permet de créer, éditer, commenter des PDF dans un format qui peut être modifiable. L’OCR avancée donne même la possibilité d’ajouter, retirer, corriger du texte et va même jusqu’à la personnalisation des polices. Son petit plus ?  Il s’intègre avec tous les autres produits Adobe.

Readiris

Readiris fait partie des solutions haut de gamme du marché dans l’exploitation de données d’un fichier PDF, numérisé ou même audio. Il va même jusqu’à convertir des fichiers dans des formats plus rares comme le HTML par exemple. Ses fonctionnalités donnent la possibilité de commenter, protéger, signer ou partager des documents.

Klippa

Klippa peut traiter tous types de documents papiers comme les factures, reçus, contrats pour réaliser l’extraction de leurs données dans le but de les importer de manière automatique au sein des logiciels ERP, gestion etc. que vous utilisez. L’outil va plus loin en facilitant la gestion, le stockage et la gestion des documents.

Les avantages de la reconnaissance optique des caractères

Avec la reconnaissance optique des caractères, les documents existants ou nouveaux peuvent être convertis en une archive consultable. Il en résulte une base de données textuelles dont le traitement peut être assuré par un logiciel d’analyse de données.

Vous bénéficiez d’une meilleure efficacité opérationnelle en intégrant de façon automatique les flux de documents et les flux numériques dans votre système d’information. Un logiciel OCR dispose notamment des capacités suivantes :

• Numériser des formulaires remplis de façon manuscrite pour une édition, un examen, une analyse ou une vérification automatisée. Il en résulte un gain de temps appréciable en supprimant la saisie des données et le traitement manuel des documents.🚀
• Faciliter l’indexation des informations dans un dispositif de gestion électronique des documents (GED). Il devient aisé de trouver les documents par une recherche rapide dans la base de données. Cela évite à l’utilisateur de trier les dossiers matérialisés ou de saisir les informations à la main avec des risques d’erreurs.
• Transformer les notes manuscrites en documents modifiables.

Par ailleurs, l’ORC est souvent intégrée à d’autres solutions d’IA et trouve des applications multiples. Par exemple, la ROC scanne et lit les panneaux routiers et les plaques d’immatriculation dans l’utilisation d’une voiture à conduite autonome.

La GED et l’OCR : comment ça fonctionne ?

Dans le cas d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED), la reconnaissance optique de caractères est utilisée pour analyser et extraire des informations spécifiques à partir de documents numérisés tels que les contrats, factures ou rapports. Le logiciel GED peut ainsi convertir le contenu des documents en texte modifiable facilitant ainsi la recherche, l’indexation et la récupération rapide des informations de documents. Cette fonctionnalité optimise le flux de travail documentaire, réduit la dépendance à la saisie manuelle et améliore l’efficacité globale de la gestion des documents au sein de votre entreprise. Le tester c’est l’approuver 😍.

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Quelques cas d’usage de la ROC

D’une façon générale, l’OCR bénéficie à tous types d’entreprises pour réaliser des contrôles et à des fins d’analyse statistique. Par exemple : la comparaison de factures émises et des paiements reçus.

Dans les métiers juridiques ⚖️, la numérisation et la constitution d’une base de données permettent de retrouver les informations présentes à l’origine sur des documents imprimés : déclarations, jugements, testaments, avis, etc. L’accès rapide à des données provenant de cas antérieurs est un vrai plus pour ce secteur. Comme expliqué précédemment, c’est une fonction clé de la GED pour la sécurité et la confidentialité.

Dans le secteur de la logistique 🚛, l’OCR peut être utilisée pour le suivi efficace des étiquettes de colis, des factures, des reçus, etc. Par exemple, la ROC supprime la saisie manuelle des factures, parfois dans plusieurs systèmes comptables.

Ce système peut aussi être utilisé par les applications pour smartphone comme scanner et reconnaître un ticket de caisse ou un document manuscrit.📝

Ainsi, la reconnaissance optiques des caractères est la première étape de la transformation d’enregistrements analogiques en données numériques. Grâce à des évolutions telles que l’intelligence artificielle, la ROC est de plus en plus efficace dans le traitement des données. En réduisant significativement les saisies manuelles, elle contribue à améliorer la productivité des organisations.  L’OCR a un réel intérêt dans la gestion électronique des documents.