La reconnaissance optique de caractères : l’OCR c’est quoi ?

L’OCR, ou reconnaissance optique de caractères, est la technologie qui donne vie aux documents figés. Elle permet de lire et extraire automatiquement le texte contenu dans une image, un PDF, un reçu scanné ou une facture papier, pour le convertir en fichier numérique modifiable.

En quelques secondes, un contenu jusqu’ici inutilisable devient sélectionnable, structuré et exploitable dans vos outils métiers : fonctionnalités GED, GED, ERP, Excel, ou logiciel comptable. Fini les copier-coller impossibles, la saisie manuelle à la chaîne, les erreurs ou les pertes de temps.

Grâce à l’OCR, chaque mot, caractère ou ligne d’un document numérisé est reconnu, analysé et traité automatiquement. Que ce soit pour un reçu JPEG, une note manuscrite ou un contrat PDF, cette technologie OCR s’adapte à tous les formats, toutes les langues et tous les besoins métiers.

👉 Ici, on vous explique ce qu’est l’OCR, comment elle fonctionne, et pourquoi elle est devenue un outil incontournable dans la gestion documentaire des entreprises.

Qu’est ce qu’un logiciel OCR (reconnaissance optique de caractères) ?

Un logiciel OCR (pour Optical Character Recognition, ou reconnaissance optique de caractères en français) est un outil informatique qui permet de convertir automatiquement une image ou un document PDF en texte sélectionnable et modifiable. 😍

Lorsqu’une entreprise reçoit un document entrant (facture, contrat, courrier scanné), il est souvent au format PDF, TIFF, PNG ou JPEG. Sans traitement, ce fichier reste une simple image. L’OCR utilise un algorithme avancé pour extraire le texte, reconnaître chaque caractère, et restituer un document électronique structuré, prêt à être utilisé.

➡️ Résultat : vous obtenez un fichier texte avec une mise en page préservée, que vous pouvez copier, modifier, trier ou intégrer à vos outils comme Excel, Adobe Acrobat, ou une solution GED. Le contenu, auparavant figé, peut désormais être modifié, partagé ou traité dans vos outils métiers.

Certains outils OCR comme Tesseract, Microsoft, ou Adobe Acrobat Pro, intègrent des fonctions de détection de caractères manuscrits, de traitement intelligent d’images, ou encore d’intelligence documentaire connectée à des API cloud (Google Cloud, Azure AI Vision).

Utiliser un système OCR, c’est donc bien plus que “scanner” : c’est automatiser la numérisation, réduire la saisie manuelle, améliorer la productivité des équipes, et faciliter l’accès à l’information. Le tout avec une grande précision, peu importe la langue, la police, ou la taille du fichier.

Pourquoi faut-il utiliser l’OCR ?

De nombreuses entreprises réceptionnent des informations sous formats imprimés. Par exemple : les documents papiers, les factures fournisseurs, contrats, formulaires, documents juridiques etc. Ces documents sont volumineux et prennent beaucoup de temps à être traités.🥹 Une des solutions est de les numériser afin d’en tirer des bénéfices. Néanmoins, ils se transforment en fichier d’image dans lesquels le texte est inaccessible pour les logiciels de traitement de texte. Pas d’inquiétude, nous avons la solution miracle 🤩! C’est là que l’OCR intervient.

Ce processus s’inscrit dans une logique de reconnaissance automatique de documents, permettant d’automatiser l’analyse et l’intégration des données dans les outils métiers. En utilisant un logiciel OCR, les informations contenues dans des documents papiers ou numériques sous forme d’images sont reconnues et transformées en données numériques. L’OCR permet ensuite d’utiliser ces données pour en tirer des avantages afin d’améliorer les processus et la productivité.

Reconnaissance optique de caractères : comment fonctionne-t-elle ?

Le moteur OCR procède par étapes à partir d’un document papier scanné ou encore d’un PDF :

• ✅L’acquisition d’une image. L’opération de scannérisation convertit les documents en données binaires. Le logiciel OCR analyse cette image et procède à un classement : les zones claires constituent le fond du document, les zones sombres le texte.📄
• ✅Le prétraitement. Il s’agit du « nettoyage » de l’image pour en préparer la lecture. Par exemple l’alignement du document, le lissage des bords de l’image, la reconnaissance d’écriture pour un logiciel multilingue.
• ✅La reconnaissance du texte. Deux principaux algorithmes sont utilisés :
  • La correspondance de motifs. Cette fonctionnalité isole une image de caractère ou « glyphe » et la compare à un glyphe déjà stocké. La méthode fonctionne correctement avec des images de documents déjà tapés dans une police connue.
  • L’extraction de caractéristiques. Cette opération consiste à décomposer les glyphes en caractéristiques comme les lignes, les intersections de lignes, la direction des lignes, les boucles fermées. Le logiciel recherche ensuite une correspondance avec les glyphes déjà stockés.
• ✅Le post-traitement. Au bout de l’analyse, les données textuelles extraites sont converties en un fichier informatisé.

Quels sont les types d’OCR ?

Les logiciels OCR existent en différents types :

La reconnaissance optique simple de caractères (OCR) est la plus courante. Il est capable de reconnaître des caractères imprimés dans les documents généralement en format PDF. Il fonctionne à l’aide d’un algorithme permettant de reconnaître les motifs d’une image, caractères par caractère.

La reconnaissance intelligente de caractères (ICR) utilise des logiciels de machine learning afin de lire le texte comme le ferait un humain, mais de façon beaucoup plus rapide. Cette fonctionnalité repose sur l’apprentissage automatique qui permet d’analyser le texte sur plusieurs niveaux. Il examine les caractéristiques telles les courbes, lignes, intersections, boucles etc puis fusionnent les résultats pour obtenir un résultat complet en quelques secondes.⏲️

La reconnaissance intelligente des mots fonctionne comme l’ICR mais s’étend au-delà du caractère afin d’analyser des mots complets. Elle vise à lire des groupes de caractères formant des mots.

La reconnaissance optique des marques, qui elle va permettre d’analyser des éléments visuels comme des logos, cases cochées ou filigranes présents dans le document.

Une intelligence artificielle (IA) intégrée au logiciel OCR permet d’analyser l’ensemble des données disponibles et d’établir des corrélations aboutissant à une base de connaissances enrichie. Le processus est évolutif et améliore en continu l’extraction des données.
L’ajout de l’IA transforme l’OCR en véritable solution de reconnaissance automatique de documents, capable d’interpréter des contenus variés de manière autonome.🪄

Les avantages de la reconnaissance optique des caractères

Avec la reconnaissance optique des caractères, les documents existants ou nouveaux peuvent être convertis en une archive consultable. Il en résulte une base de données textuelles dont le traitement peut être assuré par un logiciel d’analyse de données.

Vous bénéficiez d’une meilleure efficacité opérationnelle en intégrant de façon automatique les flux de documents et les flux numériques dans votre système d’information. Un logiciel OCR dispose notamment des capacités suivantes :

• Numériser des formulaires remplis de façon manuscrite pour une édition, un examen, une analyse ou une vérification automatisée. Il en résulte un gain de temps appréciable en supprimant la saisie des données et le traitement manuel des documents.🚀
• Faciliter l’indexation des informations dans un dispositif de gestion électronique des documents (GED). Il devient aisé de trouver les documents par une recherche rapide dans la base de données. Cela évite à l’utilisateur de trier les dossiers matérialisés ou de saisir les informations à la main avec des risques d’erreurs.
• Transformer les notes manuscrites en documents modifiables.

Par ailleurs, l’OCR est souvent intégrée à d’autres solutions d’IA et trouve des applications multiples. Par exemple, la OCR scanne et lit les panneaux routiers et les plaques d’immatriculation dans l’utilisation d’une voiture à conduite autonome.

Quelques cas d’usage de l’OCR

D’une façon générale, l’OCR bénéficie à tous types d’entreprises pour réaliser des contrôles et à des fins d’analyse statistique. Par exemple : la comparaison de factures émises et des paiements reçus.

Dans les métiers juridiques ⚖️, la numérisation et la constitution d’une base de données permettent de retrouver les informations présentes à l’origine sur des documents imprimés : déclarations, jugements, testaments, avis, etc. L’accès rapide à des données provenant de cas antérieurs est un vrai plus pour ce secteur. Comme expliqué précédemment, c’est une fonction clé de la GED pour la sécurité et la confidentialité.

Dans le secteur de la logistique 🚛, l’OCR peut être utilisée pour le suivi efficace des étiquettes de colis, des factures, des reçus, etc. Par exemple, la OCR supprime la saisie manuelle des factures, parfois dans plusieurs systèmes comptables.

Ce système peut aussi être utilisé par les applications pour smartphone comme scanner et reconnaître un ticket de caisse ou un document manuscrit.📝

Ainsi, la reconnaissance optiques des caractères est la première étape de la transformation d’enregistrements analogiques en données numériques. Grâce à des évolutions telles que l’intelligence artificielle, la OCR est de plus en plus efficace dans le traitement des données. En réduisant significativement les saisies manuelles, elle contribue à améliorer la productivité des organisations.  L’OCR a un réel intérêt dans la gestion électronique des documents.

La GED et l’OCR : comment ça fonctionne ?

Dans le cas d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED), la reconnaissance optique de caractères est utilisée pour analyser et extraire des informations spécifiques à partir de documents numérisés tels que les contrats, factures ou rapports. Le logiciel GED peut ainsi convertir le contenu des documents en texte modifiable facilitant ainsi la recherche, l’indexation et la récupération rapide des informations de documents. Cette fonctionnalité optimise le flux de travail documentaire, réduit la dépendance à la saisie manuelle et améliore l’efficacité globale de la gestion des documents au sein de votre entreprise. Le tester c’est l’approuver 😍.