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Qu’est-ce qu’une reconnaissance optique de caractères ?

26 juillet 2023 | Dématérialisation / GED

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
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La reconnaissance optique de caractère (ROC) ou Optical Character Recognition (OCR) en anglais, est une technique qui permet de transformer une image de texte en un format de texte éditable par une machine. Par exemple, vous recevez une facture imprimée d’un fournisseur, vous numérisez ce document et à l’aide d’un logiciel OCR vous pouvez convertir l’image en document numérique exploitable.
Bien que la tendance soit à la digitalisation des flux de données, les entreprises reçoivent ou émettent encore de nombreux documents papier. Or, la numérisation manuelle est fastidieuse et lente. La technologie OCR apporte donc une réelle plusvalue en produisant des données textuelles analysables par d’autres logiciels métier.

Pourquoi utiliser l’OCR ? Quel est le fonctionnement de la reconnaissance optique de caractères ? Quels en sont les usages ? Quels sont les types d’OCR ? Connaît-elle des limites ?

Pourquoi faut-il utiliser l’OCR

De nombreuses entreprises réceptionnent les informations sous formats imprimés. Comme par exemple les documents papiers, les factures fournisseurs, contrats, formulaires, documents juridiques etc. Ces documents sont volumineux et prennent beaucoup de temps à les traiter. La solution serait de les numériser afin d’en tirer des bénéfices mais ils se transforment en fichier d’image dans lesquels le texte est inaccessible pour les logiciels de traitement de texte. C’est ainsi que l’OCR intervient.

En effet, cette technologie va permettre de convertir ces images de texte en données textuelles modifiables, voir qui peuvent être analysées par d’autres logiciels métier comme Deltic. En utilisant un logiciel OCR, les informations contenues dans des documents papier ou numériques sous forme d’images sont reconnues et transformées en données numériques L’OCR permet ensuite d’utiliser ces données pour en tirer des avantages afin d’améliorer les processus et la productivité.

Reconnaissance optique de caractères : comment fonctionne-t-elle ?

Le moteur OCR procède par étapes à partir d’un document papier scanné :

  • L’acquisition d’une image. L’opération de scannérisation convertit les documents en données binaires. Le logiciel ROC analyse cette image et procède à un classement : les zones claires constituent le fond du document, les zones sombres le texte.

 

  • Le prétraitement. Il s’agit du « nettoyage » de l’image pour en préparer la lecture. Par exemple l’alignement du document, le lissage des bords de l’image, la reconnaissance d’écriture pour un logiciel multilingue.

 

  • La reconnaissance du texte. Deux principaux algorithmes sont utilisés :
    • La correspondance de motifs. Cette fonctionnalité isole une image de caractère ou « glyphe » et la compare à un glyphe déjà stocké. La méthode fonctionne correctement avec des images de documents déjà tapés dans une police connue.
    • L’extraction de caractéristiques. Cette opération consiste à décomposer les glyphes en caractéristiques comme les lignes, les intersections de lignes, la direction des lignes, les boucles fermées. Le logiciel recherche ensuite une correspondance avec les glyphes déjà stockés.
  • Le post-traitement. Au bout de l’analyse, les données textuelles extraites sont converties en un fichier informatisé (par exemple un fichier pdf).

Les limites du logiciel ocr simple

Les logiciels OCR n’ont pas été conçus au départ comme une solution d’extraction de données. Leur objectif d’origine était de convertir les informations en paroles à destination des non-voyants. Dès lors, l’OCR traditionnelle connaît plusieurs limites :

  • Une dépendance à la qualité de l’image scannée.

 

  • Une dépendance relative aux modèles et aux règles. Un logiciel de reconnaissance optique de caractères traditionnel aura des difficultés à traiter les documents qui ne correspondent pas à ces modèles et à ces règles. Or, les entreprises travaillent avec des flux de documents de toutes formes.

 

  • La nécessité d’ajouter de très nombreuses règles pour traiter tous les formats de documents. Cela augmente le coût de fonctionnement de la solution.

Quels sont les types d’OCR

Les logiciels OCR ou ROC existent en différents types :

La reconnaissance optique simple de caractères (OCR) qui est le plus courant, capable de reconnaître des caractères imprimés dans les documents généralement en format PDF. Il fonctionne à l’aide d’un algorithme permettant de reconnaître les motifs d’une image, caractères par caractère.

La reconnaissance intelligente de caractères (ICR) qui utilise des logiciels de machine learning afin de lire le texte comme le ferait un humain, mais de façon beaucoup plus rapide. Cette fonctionnalité repose sur l’apprentissage automatique qui permet d’analyser le texte sur plusieurs niveaux. Il examine les caractéristiques telles les courbes, lignes, intersections, boucles etc puis fusionnent les résultats pour obtenir un résultat complet en quelques secondes.

La reconnaissance intelligente des mots fonctionne comme l’ICR mais s’étend au-delà du caractère afin d’analyser des mots complets. Elle vise à lire des groupes de caractères formant des mots.

La reconnaissance optique des marques, qui elle va permettre d’analyser des logos, filigranes ou tout autres symboles textuels dans un document.

Une intelligence artificielle (IA) intégrée au logiciel OCR permet d’analyser l’ensemble des données disponibles et d’établir des corrélations aboutissant à une base de connaissances enrichie. Le processus est évolutif et améliore en continu l’extraction des données.

À lire également : Qu’est-ce que la LAD RAD ?

Les avantages de la reconnaissance optique des caractères

Avec la reconnaissance optique des caractères, les documents existants ou nouveaux peuvent être convertis en une archive consultable. Il en résulte une base de données textuelles dont le traitement peut être assuré par un logiciel d’analyse de données.

Il en résulte une meilleure efficacité opérationnelle pour les organisations en intégrant de façon automatique les flux de documents et les flux numériques dans leur système d’information. Un logiciel OCR dispose notamment des capacités suivantes :

  • Numériser des formulaires remplis de façon manuscrite pour une édition, un examen, une analyse ou une vérification automatisée. Il en résulte un gain de temps appréciable en supprimant la saisie des données et le traitement manuel des documents.
  • Faciliter l’indexation des informations dans un dispositif de gestion électronique des documents (GED). Il devient aisé de trouver les documents par une recherche rapide dans la base de données. Cela évite à l’utilisateur de trier les dossiers matérialisés ou de saisir les informations à la main avec des risques d’erreurs.
  • Transformer les notes manuscrites en documents modifiables.

Par ailleurs, l’ORC est souvent intégrée à d’autres solutions d’IA et trouve des applications multiples. Par exemple, la ROC scanne et lit les panneaux routiers et les plaques d’immatriculation dans l’utilisation d’une voiture à conduite autonome.

Dans le cas de notre logiciel de gestion électronique de documents (GED), la reconnaissance optique de caractères est utilisée pour analyser et extraire des informations spécifiques à partir de documents numérisés tels que les contrats, factures ou rapports. Le logiciel Deltic peut ainsi convertir le contenu des documents en texte modifiable facilitant ainsi la recherche, l’indexation et la récupération rapide des informations de documents. Cette fonctionnalité optimise le flux de travail documentaire, réduit la dépendance à la saisie manuelle et améliore l’efficacité globale de la gestion des documents au sein de votre entreprise.

À lire également : Utiliser le Lad Rad Ocr pour numériser

Quelques cas d’usage de la ROC

D’une façon générale, l’OCR bénéficie à tous types d’entreprises pour réaliser des contrôles et à des fins d’analyse statistique. Il s’agit par exemple de la comparaison de factures émises et des paiements reçus.

Dans le secteur bancaire, la ROC est utilisée pour le traitement et la vérification de transactions financières telles que le dépôt de chèques ou les documents de prêts. Ce contrôle permet d’améliorer la lutte contre la fraude et donc la sécurité des transactions.

Dans le domaine de la santé, l’ORC peut être utilisée dans la gestion des dossiers des patients : traitements prescrits, tests, paiements d’assurance, etc. Il en résulte une rationalisation des flux de travail, une réduction des tâches manuelles et la mise à jour permanente des dossiers. Par exemple, le stockage numérique favorise l’exploitation des informations dans des secteurs comme l’épidémiologie et la logistique médicale.

Dans les métiers juridiques, la numérisation et la constitution d’une base de données permettent de retrouver les informations présentes à l’origine sur des documents imprimés : déclarations, jugements, testaments, avis, etc. L’accès rapide à des données provenant de cas antérieurs est un vrai plus pour ce secteur. Comme expliqué précédemment, c’est une fonction clé de la GED pour la sécurité et la confidentialité.

Dans le secteur de la logistique, l’OCR peut être utilisée pour le suivi efficace des étiquettes de colis, des factures, des reçus, etc. Par exemple, la ROC supprime la saisie manuelle des factures, parfois dans plusieurs systèmes comptables.

Ce système peut aussi être utilisé par les applications pour smartphone comme scanner et reconnaître un ticket de caisse ou un document manuscrit.

 

Ainsi, la reconnaissance optiques des caractères est la première étape de la transformation d’enregistrements analogiques en données numériques. Grâce à des évolutions telles que l’intelligence artificielle, la ROC est de plus en plus efficace dans le traitement des données. En réduisant significativement les saisies manuelles, elle contribue à améliorer la productivité des organisations.  SI vous souhaitez utiliser l’OCR dans la gestion électronique des documents au sein de votre entreprise, n’hésitez pas à contacter notre équipe qui pourra répondre à vos besoins.

 

Arnaud Delastre
Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

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