Comment la GED récupère-t-elle les documents ?

La GED, ou gestion électronique des documents, est devenu un outil incontournable de la dématérialisation des processus de travail. Or, dans un univers numérique, la récupération des documents peut soulever des interrogations. Comment la GED intègre-t-elle les données ? Comment y avoir accès ? Comment les restaurer en cas de sinistre ?

Les enjeux fonctionnels, techniques et juridiques de la récupération des documents dans la GED

Les enjeux fonctionnels

La gestion électronique des documents entraîne la réduction, voire la suppression de l’utilisation du papier dans une entreprise. Il s’agit là d’une attente majeure en termes de productivité. En effet, 19 % du temps de travail des salariés est occupé à chercher et rassembler l’information d’après une étude de McKinsey de 2012. Ces difficultés peuvent tenir aux modalités de classement des documents papier, parfois éparpillés dans les différents services de l’entreprise, et à leur volumétrie.

Le deuxième type d’enjeux a trait aux besoins de collaboration entre les employés et les services d’une entreprise. Avec une GED, les documents peuvent être mutualisés rapidement et rendus éditables en simultané par les collaborateurs.

De plus, utiliser une GED dans une entreprise atténue la compartimentation des informations et le fonctionnement en silos. Elle permet aux différents services d’avoir accès aux documents grâce à une plateforme unique de collaboration. Cet accès est possible à distance et correspond aux nouveaux modes de travail dans les entreprises comme le travail à distance et le flex office.

Par ailleurs, la GED doit être simple à utiliser au quotidien. Un outil complexe et peu intuitif n’est pas une bonne option pour découvrir la gestion électronique des documents.

En outre, la sécurité des documents est une attente forte des entreprises :

• les documents ne doivent pas être accessibles à tous et au même niveau (simple consultation, ajout de commentaires, modifications, suppression) ;
• les données doivent être récupérées en cas de sinistre (inondation, incendie, etc.) ou de cyberattaque par exemple ;
• les modifications apportées doivent pouvoir être tracées, un « versioning » impossible à réaliser en mode papier.

Les enjeux techniques

L’intégration d’un système de GED ne doit pas être une brique supplémentaire du système d’information au risque de dérouter les utilisateurs. Son intégration dans le dispositif informatique est une nécessité en particulier avec le CRM, l’ERP et le SIRH. En l’absence d’interopérabilité, l’information risque de demeurer cloisonnée au lieu de circuler de manière fluide. Pour ce faire, adoptez une solution GED dotée de connecteurs ou d’API.

Les enjeux réglementaires

La récupération des documents doit être possible en fonction des règles de conservation définies par la réglementation. Il s’agit de conserver les documents suffisamment longtemps, mais aussi de les supprimer en temps utile pour éviter d’engorger les serveurs. Par exemple, les documents comptables doivent être conservés 10 ans, les déclarations fiscales 6 ans minimum.

De plus, la solution informatique doit respecter la réglementation en termes de protection des données, définie notamment par le règlement général de protection des données (RGPD).

Les réponses de la GED en matière de récupération des documents

Intégrer les informations dans la solution de GED

Lorsque les entreprises acquièrent une solution de GED, elles doivent assurer une transition entre la gestion papier et la gestion dématérialisée. De la qualité de l’intégration dépendra ensuite la facilité d’accès aux informations. Il en est de même de la capture des documents électroniques. Il s’agit d’une première étape qui peut être assurée par trois technologies :

• L’OCR (acronyme anglais de reconnaissance optique des caractères) permet l’extraction des informations d’un document grâce à une analyse optique des caractères ou du texte ;
• La RAD (reconnaissance automatique des documents) est en mesure de distinguer les divers types de documents. Les critères de reconnaissance sont par exemple : le logo du partenaire commercial, l’emplacement de la référence d’un produit, etc.
• La LAD (lecture automatique des documents) permet de récupérer les informations de documents comme les factures, le RIB, les chèques… Elle permet aussi d’associer un document numérisé et des métadonnées pour faciliter les recherches.

Vient ensuite l’étape d’indexation qui s’appuie sur les métadonnées, les mots-clés et le contenu. Ces éléments simplifieront ensuite le classement et la recherche. Les métadonnées sont par exemple le titre du document, la date de création, l’auteur, le format du fichier, etc.

Il est également possible de classer les documents dans une arborescence qui rappelle la structure d’un disque dur. Ce mode de classement des documents avec la GED peut paraître familier aux utilisateurs, mais comporte aussi des risques : doublons de documents utilisés par plusieurs services, complexité de l’architecture. Certaines entreprises optent pour une solution mixte : une arborescence simplifiée avec l’utilisation d’un moteur de recherche.

Comment sécuriser vos données avec la GED ?

Sécuriser vos données est nécessaire mais comment ? La gestion des accès et l’historique des modifications sont nécessaires en mode GED. Se protéger contre les menaces externes implique aussi le chiffrement des données et la protection par mot de passe. Choisissez un logiciel qui permet un paramétrage fin des accès et qui propose des dispositifs de lutte contre la perte, le vol ou l’altération des documents.

Par ailleurs, il doit être possible de récupérer des documents en toutes circonstances. D’où la nécessité d’assurer des sauvegardes qui permettront de restaurer les informations même en cas de sinistre. Deux options s’offrent aux entreprises :

• La conservation sur site ou On-Premise. C’est l’entreprise elle-même qui assure la sauvegarde de ses données sur ses serveurs. Il peut d’ailleurs être conseillé de réaliser ces sauvegardes sur plusieurs serveurs pour un maximum de sécurité.
• La conservation sur le cloud en mode SaaS. La sauvegarde est dans ce cas assurée par l’éditeur.

La conservation des documents

La GED conserve les différentes versions d’un document, ce qui garantit sa traçabilité. Elle permet également d’accéder à ses versions précédentes en cas de besoin. Cependant, la GED ne constitue pas un système d’archivage électronique (SAE). Elle conserve les archives courantes (dossiers toujours actifs) et intermédiaires (documents conservés pour des raisons économiques, juridiques ou administratives).

Les documents sauvegardés restent modifiables à tout moment par une personne habilitée, ce qui ne leur donne pas une valeur probatoire. Pour réaliser un archivage définitif, seul le SAE présente les garanties nécessaires. Une fois archivés, les documents ne sont plus modifiables et leur accès est limité.

La GED permet la récupération des données de façon plus fiable et plus agile que le format papier. Il faut néanmoins être vigilant sur la gestion des droits d’accès aux documents, les modalités de classement, les sauvegardes et l’archivage.