Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ?

La gestion électronique des documents ou GED est un système de gestion des documents numériques. Ce dernier prend la forme d’un logiciel GED d’entreprise, en général disponible sur plusieurs supports (ordinateurs, smartphones et tablettes). L’univers de la gestion électronique des documents est la dématérialisation : outre la numérisation des documents papier, il permet en outre la dématérialisation les processus métier qui y sont liés. La GED permet en effet de gérer l’ensemble des étapes du cycle de vie d’un document numérique. Comment fonctionne une GED ? Quels avantages peut-on en tirer ?

Les principales caractéristiques du fonctionnement de la gestion électronique de documents

Connaître les besoins de son entreprise pour choisir une GED adaptée

Le choix d’une solution GED adaptée est une étape essentielle du processus. Il existe en particulier différents types de GED en fonction du secteur économique. Il faut aussi s’assurer que la solution choisie intègre l’ensemble des problématiques métier et informatiques liées à l’activité de l’entreprise.

À titre d’exemple, une GED dans le BTP doit être en mesure de faciliter la collaboration de plusieurs dizaines d’acteurs et permettre l’échange permanent de documents à chaque étape du processus de construction. Une GED dédiée au BTP permettra notamment la gestion des indices de révision, la traçabilité des modifications, la gestion des documents techniques, des modèles et des gabarits, etc.

Il est vivement conseillé à cette étape de consulter les utilisateurs de la future solution pour connaître les informations nécessaires à conserver, le volume de documents et leur nature… Cela permet notamment d’évaluer la capacité de stockage nécessaire, les modalités de classement les plus efficaces et les fonctionnalités indispensables. Cette réflexion débouche sur la rédaction du cahier des charges.

La fonction d’acquisition des documents

Les documents peuvent être numériques ou papier. Dans ce deuxième cas, les documents originaux sont numérisés avec une fonctionnalité qui permet d’en extraire les informations les plus importantes. Pour ce faire, le fichier scanné sera traité par un logiciel OCR (reconnaissance optique des caractères). Ce dernier reconnaîtra les lettres et reconstruira les textes de façon à les rendre lisibles électroniquement. De plus, l’OCR facilite l’indexation des mots présents dans le fichier.

Les fonctions de classement, de traitement et d’indexation

Au cours de ces phases, le logiciel permet de classer les fichiers dans l’ordre souhaité, en fonction par exemple de leur créateur, de leur date de création, de la référence du client, etc. Le traitement consiste à accorder des droits d’accès aux utilisateurs.

En effet, tous les intervenants n’effectuent pas les mêmes tâches sur un document. Certains utilisateurs auront besoin d’une simple consultation alors que d’autres devront être en mesure de procéder à la modification des données ou à l’ajout de commentaires. Cette étape est capitale en termes de contrôle interne : elle assure la sécurité et la confidentialité de la GED. L’attribution de droits d’accès limite également le risque de fuites.

L’indexation est l’extraction des informations importantes des documents, comme les mots clés, qui seront utilisés par le moteur de recherche interne.

La fonction de stockage des documents

L’étape préalable est de déterminer la quantité d’espace de stockage requise, la durée de conservation et ses modalités de destruction. Cela implique la mise en place d’une stratégie de sauvegarde des documents. Par ailleurs, le stockage des fichiers dans la GED concerne les documents actifs. Les fichiers les plus sensibles peuvent également être placés dans des coffres-forts numériques hautement sécurisés.

L’archivage des données inactives est en général assuré par un dispositif complémentaire de la GED, le système d’archivage électronique (SAE). Ces fonctionnalités permettent la récupération de documents GED si nécessaire.

La diffusion et le partage des données

Le mode de partage des informations consiste à définir l’accès des documents par les utilisateurs selon des procédures prédéfinies (workflow). Il peut notamment s’agir d’un envoi par courriel, d’une mise à disposition sur un intranet accessible aux seuls employés de l’entreprise ou d’un accès en ligne via un site internet dédié.

Les avantages procurés par la gestion électronique des documents

La GED est une bonne pratique pour l’ensemble des entreprises, de la TPE à la grande société ou encore les administrations publiques. Sa mise en place fait partie des préconisations de la loi de modernisation de l’économie (LME) de 2008.

Une gestion optimisée de l’information

L’automatisation du classement et l’indexation de l’ensemble des documents d’une structure sont un gisement de gains de productivité. Le mode papier ou une mauvaise gestion du classement de fichiers informatisés sont facteurs de pertes de documents et d’informations importantes. Le temps passé par les salariés pour retrouver ces informations a un coût pour l’entreprise.

De plus, avec la GED, les workflows ou flux de travail internes sont simplifiés. Par exemple, le circuit de validation est rendu plus efficace, car les acteurs concernés par un même projet sont en mesure d’accéder rapidement aux informations nécessaires.

Une simplification des échanges entre collaborateurs

Les informations utiles sont centralisées, ce qui en facilite l’accès. L’organisation des fichiers avec la GED permet aux collaborateurs de commenter les documents ou de les annoter. Cela évite en particulier de nombreuses heures de réunion.

Un retour sur investissement le plus souvent favorable

La GED est un moyen performant de gérer les documents, mais a tout de même un coût. Ce dernier est variable en fonction de la taille de la structure, de ses besoins et du mode de gestion (SaaS ou On-Premise). De plus, l’entreprise a le choix entre deux solutions :

• L’achat d’un logiciel GED. À ce titre, il est utile de comparer les différentes solutions du marché selon le rapport qualité/prix des produits.
• La prise d’un abonnement adapté aux besoins de l’entreprise (volumétrie, utilisation de la signature électronique de certains documents, gestion des bulletins de salaire, etc.).

Il faudra également considérer les frais de formation du personnel pour une bonne appropriation de l’outil.

Toutefois, les avantages offerts par la GED en font un moyen abordable et efficace de gestion des documents dont le ROI est généralement rapide.

Ainsi, la gestion électronique des documents fait partie intégrante du processus de digitalisation des entreprises. L’option n’est d’ailleurs pas d’opposer logiciel GED vs dématérialisation, mais de concevoir ces deux démarches comme parfaitement complémentaires.