Dématérialisation de factures fournisseurs : le guide complet

Gagnez du temps et améliorez vos relations avec vos fournisseurs

Et si vous en aviez fini avec les tâches chronophages liées au traitement de vos factures fournisseurs ? Deltic, avec son logiciel de dématérialisation, vous accompagne de A à Z dans l’automatisation de votre processus fournisseurs : de la récupération des factures, au workflow de validation, à l’imputation comptable automatique !

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Comptable utilisant un logiciel de dématérialisation factures fournisseurs

 

Petite, moyenne ou grande, une entreprise doit gérer efficacement ses factures, entrantes ou sortantes. En France, grâce aux évolutions technologiques, la numérisation des factures venant des fournisseurs ou adressées aux clients tend à devenir la norme depuis quelques années. La facturation fournisseur franchi le cap de la dématérialisation. En effet, le traitement des factures entrantes est un processus long et coûteux, mais aussi très sensible puisqu’une erreur peut avoir de lourdes conséquences sur la santé financière et la réputation d’une entreprise. Pour faciliter et sécuriser leur gestion, dotez votre société d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs. Nous vous proposons d’en savoir plus sur ces solutions qui vous permettent de gagner du temps, de l’argent et d’améliorer votre productivité.

Logiciel GED pour les factures fournisseurs

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures consiste à remplacer un processus géré par des échanges de factures papiers par un traitement automatisé avec des factures numériques. Pour ce faire, plusieurs processus de dématérialisation de la facture sont possibles. Dans certains cas, il faut numériser la facture (dans les cas où cette dernière est papier) en s’appuyant sur un dispositif de scan, de LAD (lecture automatique de document) et d’OCR (reconnaissance optique de caractères). Dans d’autres cas, la facture et ses données existent déjà au format électronique sous format structuré ou non structuré. Une fois au bon format, l’ensemble du processus, du traitement, à la validation, à l’imputation des factures peut être automatisé et digitalisé.

La dématérialisation de la gestion des factures fournisseurs est une opération complexe dans la mesure où chaque fournisseur a ses propres règles de facturation, que ce soit en termes de support ou de canal de diffusion. Ces solutions de dématérialisation, comme le logiciel Deltic, facilitent la réception électronique des factures et automatisent leur traitement.

 

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Pourquoi passer à la dématérialisation des factures fournisseurs ?

La gestion traditionnelle des factures est un système qui comporte de nombreuses étapes comme ouvrir un pli, saisir les données ou encore archiver le document… Des tâches à la fois chronophages et fastidieuses qui sont nécessaires au traitement des factures émises par les fournisseurs. Elles représentent autant d’occasions de commettre des erreurs de saisie, de faire des oublis et des retards de paiement, voire d’encourir des risques juridiques et fiscaux.

Dès lors, un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs entrantes offre de multiples avantages :

De meilleures relations avec vos fournisseurs

Vous améliorez l’image de votre entreprise auprès de vos clients, vos prestataires et fournisseurs vous offrant une meilleure marge de négocitation. Le risque d’erreur est limité ce qui évite les litiges.

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Le respect de la loi de facturation électronique

Avec Deltic, la traçabilité, l’intégrité et la lisibilité de la dématérialisation des factures sont garanties. Indispensable pour être en conformité avec la loi finance en 2026. Cela facilite également la mise en place de la Piste d’Audit Fiable (PAF).

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Un gain de temps, d’argent dans le traitement de vos factures

Vos équipes gagnent du temps et peuvent s’investir sur des tâches plus valorisantes. Le coût du traitement de chaque facture est réduit, grâce à un processus de gestion accéléré.

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Une maîtrise de vos achats et de votre trésorerie

Vous avez une connaissance fine de votre dette fournisseur, vous suivez les dépenses engagées et respectez vos engagements financiers.

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Une solution zéro papier

La dématérialisation des documents participe à la préservation de l’environnement et contribue à la démarche écologique de votre société.

En résumé : gain de temps et de performance tout en maîtrisant les risques : tels sont les principaux avantages de la dématérialisation des factures. Un cahier des charges peut vous aider à structurer votre projet pour vous équiper d’une solution de digitalisation.

 

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Quelles sont les entreprises concernées ?

Quel que soit leur domaine d’activité, toutes les entreprises qui font appel à des fournisseurs ont intérêt à s’équiper d’un logiciel de dématérialisation. Artisan, TPE/PME, grande entreprise, industrie, services etc. : si vous recevez régulièrement des factures de tiers et que vous devez les payer pour la fourniture de matériel, de matières premières… ou pour la prestation de services, une telle solution facilitera votre gestion de facturation, comptable et financière.

 

La dématérialisation des factures fournisseurs est-elle obligatoire ?

Dans le cadre d’une transaction financière avec un professionnel ou avec un particulier, la facture est un document juridique obligatoire. La facturation électronique s’impose progressivement en France avec des conditions à respecter. Depuis le 1er janvier 2020, elle est d’ores et déjà obligatoire pour les entreprises ayant pour client l’Etat ou une collectivité territoriale.

Désormais, cette obligation va s’étendre aux échanges entre entreprises assujetties à la TVA à partir de 2026. A compter de cette date, toutes les entreprises françaises seront obligées d’accepter la réception de factures électroniques. Vous ne pourrez donc plus refuser une facture électronique de la part de votre fournisseur.

Tous les professionnels sont donc encouragés dès maintenant à adopter la dématérialisation des documents dans la mesure où les e-factures réduisent la consommation de papier, accélèrent le traitement administratif et les paiements, et enfin, facilitent l’archivage et les enregistrements comptables. Le bonus ? Vous serez prêts en avance et une fois l’obligation mise en place, ce sera totalement transparent pour vous ! Autant dire qu’un logiciel de dématérialisation des factures clients et fournisseurs, représente un investissement sur le long terme. Cet outil vous permet de prendre aisément le virage du numérique.

L’Etat a par ailleurs tout intérêt à ce que les entreprises émettent des factures électroniques dans la mesure où elles permettent de lutter contre la fraude et de collecter plus simplement la TVA.

 

Comment dématérialiser les factures émises par les fournisseurs ?

Très longtemps, la solution qu’utilisaient beaucoup d’entreprises, mais qui comportait bien des limites, était la numérisation des factures, à l’aide d’un scanner par exemple. Aujourd’hui, il existe des logiciels de gestion qui vous permettent de recevoir électroniquement vos factures fournisseurs et d’automatiser leur traitement.

La plupart des solutions du marché fonctionnent de la manière suivante :

  1. La capture et l’enregistrement de la facture : grâce à la LAD/RAD (Lecture automatique de documents/Reconnaissance automatique de documents) et l’OCR (Reconnaissance optique de caractères), le logiciel interprète n’importe quelle facture, quel que soit son support (papier, numérique…) ou son format (PDF, jpg, EDI…). L’outil peut aussi être connecté avec votre espace client d’une plateforme fournisseur afin de récupérer automatiquement les factures.
  2. Le contrôle de la conformité de la facture : l’outil vérifie l’existence du fournisseur, la présence des champs obligatoires, la cohérence des informations de facturation…
  3. L’imputation comptable: les données sont injectées automatiquement dans votre logiciel de comptabilité et, si besoin, elles sont rapprochées avec le bon de commande ou autre.
  4. Le déclenchement du workflow de validation et de paiement des factures : selon un scénario défini, les données sont communiquées aux collaborateurs ou aux services qui gèrent les factures et valident les bons à payer.
  5. L’archivage des factures: les documents sont archivés et stockés sur des serveurs sécurisés.

Ces logiciels disposent de multiples fonctionnalités qui facilitent la gestion et le traitement des factures fournisseurs. Des outils de reporting et de suivi permettent ainsi de visualiser l’avancement des factures dans le workflow, d’avertir le fournisseur sur leur statut, d’anticiper les factures à venir, de gérer les dépenses, les avoirs, les délais de paiement… Il est aussi possible de rechercher facilement une information dans le corps d’une facture, de créer des alertes d’échéance, de gérer les devises étrangères, etc.

En bref, ces outils sont robustes, performants et sécurisés et deviendront votre meilleur allié pour votre gestion administrative et financière ! Un logiciel de factures fournisseurs peut totalement être adapté à vos besoins et à votre métier.

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Comment choisir un logiciel de dématérialisation des factures fournisseur ?

De nombreux éditeurs proposent des solutions de gestion d’entreprise et de dématérialisation des factures. Citons par exemple Sage, Elo Invoice, Syleg, Zeendoc, Avanteam, Open Bee, Oxalys, Efalia…

Voici quelques critères qui vous aideront à faire le choix de votre future solution :

  • La réputation de l’éditeur: en matière de gestion des factures, la traçabilité et la sécurité des données sont primordiales. Vérifiez le sérieux des professionnels auxquels vous vous adressez. La notoriété et le nombre de leurs clients sont de précieux indices.
  • La compatibilité de la solution avec votre système d’information : le plus souvent, des connecteurs permettent de synchroniser logiciel de dématérialisation et vos autres outils tels que ERP, CRM, logiciel comptable ou financier, de paie…
  • La capture omnicanale (e-mail, portail fournisseur…) de tous les documents (facture, bon de commande, bon de livraison…) quel que soit leur format (PDF, papier, JPG…) : mieux vaut opter pour un outil polyvalent qui vous permettra de traiter tous les documents entrants.
  • L’accès en mobilité de la solution afin qu’elle soit adaptée à vos contraintes et habitudes de travail. C’est d’autant plus important dans une entreprise où le télétravail est mis en place.
  • L’ergonomie de l’interface, la facilité d’utilisation : l’interface du logiciel doit être claire et intuitive. Vos collaborateurs n’auront ainsi aucune difficulté à prendre en main l’outil et à l’utiliser au quotidien.
  • La qualité du support et de l’accompagnement de l’éditeur: la mise en place d’une solution de dématérialisation est un projet de longue haleine, qui demande l’implication de toutes les personnes concernées. Un accompagnement sur mesure ainsi que des formations sont essentiels à la réussite du projet. Optez pour le partenaire qui comprendra tous vos besoins, qui vous installera une solution personnalisée et sur-mesure à votre projet et qui vous accompagnera tout le long. Une hotline facilement joignable est également un atout pour une relation sereine sur le long terme.
  • Le temps de déploiement de la solution : les logiciels SaaS ou Cloud sont plus simples et plus rapides à déployer que les solutions On Premise, c’est-à-dire installées sur vos postes de travail ou sur vos serveurs. Et ils sont accessibles en mobilité via une simple connexion internet.
  • Le prix de la solution: calculez le retour sur investissement d’un logiciel de dématérialisation de facture. On estime habituellement que le prix d’une facture fournisseur « classique » est compris entre 13 et 15 €. L’automatisation de sa réception et de son traitement réduit considérablement ce coût.

Comparez les différents logiciels du marché pour trouver celui qui correspond réellement aux besoins de votre entreprise. Demandez conseil à des spécialistes qui sauront analyser vos processus internes et vous proposer une solution sur mesure.

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Quel est le prix d’un logiciel de dématérialisation de factures fournisseurs ?

Saisie manuelle des données, approbation par la direction ou le service comptable, classement, archivage… : le processus classique de gestion des factures est long, fastidieux et coûteux. En plus de ces différentes tâches, il faut ajouter les frais de fournitures, d’affranchissement, d’impression, de numérisation, d’archivage… On estime que le traitement de chaque document revient à 14 € en moyenne. Avec la digitalisation et l’automatisation de la gestion de la facturation, il est possible d’économiser 25 à 50 % de ce prix unitaire. Qui plus est, le processus global de traitement est accéléré. Dans un système traditionnel, la gestion manuelle d’une facture fournisseur, de sa réception à son règlement, prend deux semaines en moyenne. Avec un logiciel de dématérialisation, le workflow est optimisé et maîtrisé de A à Z.

Pour connaître le prix d’un logiciel de dématérialisation de factures, il est essentiel de se poser la question du retour sur investissement (ROI) d’une telle solution. C’est en fonction du volume de factures à traiter que vous serez en mesure de choisir le bon outil, adapté à vos besoins présents et à venir. Les coûts directs, mais aussi indirects, imputés à la gestion des factures fournisseurs doivent être pris en compte pour calculer le ROI de votre projet.

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DAF utilisant un logiciel GED pour les factures fournisseurs

Comment réussir son projet de dématérialisation des factures entrantes ?

Pour réussir votre projet, faites appel au bon prestataire. Après un audit de votre entreprise, il vous conseille pour que l’intégration de votre logiciel soit un véritable succès.

Plusieurs étapes sont nécessaires :

  1. La définition de vos objectifs: pourquoi souhaitez-vous passer à la dématérialisation des factures fournisseurs, combien de factures gérez-vous par mois, quels sont les personnes ou les services impactés par cette nouvelle solution, votre système d’information est-il compatible, avec quels autres logiciels la solution doit-elle être connectée, quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin… Des professionnels peuvent vous aider à rédiger un cahier des charges et à définir le périmètre de votre projet.

Rédiger un cahier des charges

  1. Prévoir les étapes du workflow: des scénarios de réception et de traitement des factures peuvent être prédéfinis. Selon le logiciel choisi, vous pouvez également les personnaliser.
  2. Identifier les fournisseurs éligibles et les prioriser pour ensuite les intégrer dans le processus.
  3. Fédérer votre équipe autour d’un projet commun et l’accompagner dans le changement: l’adoption d’un nouvel outil peut provoquer des réticences, voire des frictions. Prévoyez des formations et communiquez régulièrement avec vos collaborateurs pour les impliquer pleinement dans votre projet.

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