DÉMATÉRIALISAITON DES FACTURES FOURNISSEURS

Dématérialisation
de factures fournisseur :
le guide complet

 

 

Petite ou grande, une entreprise doit gérer efficacement ses factures, entrantes ou sortantes. En France, grâce aux évolutions technologiques, la numérisation des factures adressées aux clients tend à devenir la norme depuis quelques années. Mais la facturation fournisseur n’a pas encore totalement franchi le cap de la dématérialisation. Pourtant, le traitement des factures entrantes est un processus long et coûteux, mais aussi très sensible puisqu’une erreur peut avoir de lourdes conséquences sur la santé financière et la réputation d’une entreprise. Pour faciliter et sécuriser leur gestion, dotez votre société d’un logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs. Nous vous proposons d’en savoir plus sur ces solutions qui vous permettent de gagner du temps, de l’argent et d’améliorer votre productivité.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation d’un document consiste à le faire passer du support « papier » au support numérique. Il peut être simplement numérisé afin de générer un PDF ou une image, à l’aide d’un scanner par exemple. Mais d’autres techniques plus performantes permettent une gestion avancée de tous les documents d’une entreprise ainsi que l’automatisation de leur traitement.

La dématérialisation des factures sortantes est quasiment devenue la norme dans les entreprises françaises, petites ou grandes. La gestion des factures fournisseurs n’a quant elle pas encore complètement passé le cap de la dématérialisation. En effet, l’opération est complexe dans la mesure où chaque fournisseur a ses propres règles de facturation, que ce soit en termes de support ou de canal de diffusion. Il existe désormais des solutions pour faciliter la réception électronique des factures et automatiser leur traitement.

Pourquoi passer à la dématérialisation des factures fournisseur ?

La gestion traditionnelle des factures est un système qui comporte de nombreuses étapes. En résumé, elle consiste à ouvrir un pli, à saisir les données et à archiver le document. Mais d’autres tâches à la fois chronophages et fastidieuses sont nécessaires au traitement des factures émises par les fournisseurs. Elles représentent autant d’occasions de commettre des erreurs de saisie, de faire des oublis et des retards de paiement, voire d’encourir des risques juridiques et fiscaux.

Dès lors, un logiciel de dématérialisation des factures entrantes offre de multiples avantages :

  • Vous entretenez de meilleures relations avec vos fournisseurs, ce qui améliore l’image de votre entreprise auprès de vos clients et de vos tiers. Cela vous permet aussi de mieux négocier, ou renégocier, vos contrats avec vos prestataires et fournisseurs.
  • Un logiciel de qualité garantit la traçabilité, l’intégrité et la lisibilité des factures, ce qui est indispensable pour être en conformité avec la loi. Cela facilite également la mise en place de la Piste d’Audit Fiable (PAF).
  • Vos équipes gagnent du temps sur le traitement des factures et peuvent s’investir sur des tâches plus valorisantes, à la fois pour elles et pour l’entreprise.
  • Le coût du traitement de chaque facture est par conséquent réduit, puisque le processus de gestion est accéléré.
  • Le risque d’erreur est limité, ce qui évite notamment des litiges avec vos fournisseurs et le versement d’intérêts dus aux retards de paiement.
  • Chaque collaborateur concerné profite d’une base de données centralisées et harmonisées, même en mobilité. Un système d’authentification permet de sécuriser l’accès.
  • Vous bénéficiez d’une connaissance fine de votre dette fournisseur, vous suivez au plus près les dépenses engagées et respectez vos engagements financiers. Votre maîtrisez vos achats et votre trésorerie.
  • Une solution pour une entreprise « zéro papier »: la dématérialisation des documents participe à la préservation de l’environnement et contribue à la démarche écologique de votre société. Cela a aussi un impact positif sur votre clientèle et vos fournisseurs.

Gain de temps et de performance tout en maîtrisant les risques : tels sont les principaux atouts de la dématérialisation des factures. Vous aussi, vous pouvez équiper votre entreprise d’une solution de digitalisation.

Quelles sont les entreprises concernées ?

Quel que soit leur domaine d’activité, toutes les entreprises qui font appel à des fournisseurs ont intérêt à s’équiper d’un logiciel de dématérialisation. Artisan, TPE/PME, grande entreprise, industrie… : si vous devez payer régulièrement des tiers pour la fourniture de matériel, de matières premières… ou pour la prestation de services, une telle solution facilitera votre gestion comptable et financière.

La dématérialisation des factures fournisseurs est-elle obligatoire ?

Dans le cadre d’une transaction financière avec un professionnel ou avec un particulier, la facture est un document juridique obligatoire. La facturation électronique s’impose progressivement en France. Depuis le 1er janvier 2020, elle est d’ores et déjà obligatoire pour les entreprises ayant pour client l’Etat ou une collectivité territoriale.

Tous les professionnels sont encouragés dès maintenant à adopter la dématérialisation dans la mesure où les e-factures réduisent la consommation de papier, accélèrent le traitement administratif et les paiements, et enfin, facilitent l’archivage et les enregistrements comptables. L’Etat a par ailleurs tout intérêt à ce que les entreprises émettent des factures électroniques dans la mesure où elles permettent de lutter contre la fraude et de collecter plus simplement la TVA. Autant dire qu’un logiciel de dématérialisation des factures, clients et fournisseurs, représente un investissement sur le long terme. Cet outil permet aux entreprises de prendre aisément le virage du numérique.

Comment dématérialiser les factures émises par les fournisseurs ?

La solution la plus simple, mais qui comporte bien des limites, est la numérisation de vos factures, à l’aide d’un scanner par exemple. Mais il existe des logiciels de gestion qui vous permettent de recevoir électroniquement vos factures fournisseurs et d’automatiser leur traitement.

La plupart des solutions du marché fonctionnent de la manière suivante :

  1. La capture et l’enregistrement de la facture : grâce à la LAD/RAD (Lecture automatique de documents/Reconnaissance automatique de documents) et l’OCR (Reconnaissance optique de caractères), le logiciel interprète n’importe quelle facture, quel que soit son support (papier, numérique…) ou son format (PDF, jpg, EDI…). L’outil peut aussi être connecté avec votre espace client d’une plateforme fournisseur afin de récupérer automatiquement les factures.
  2. Le contrôle de la conformité de la facture : l’outil vérifie l’existence du fournisseur, la présence des champs obligatoires, la cohérence des informations de facturation…
  3. L’imputation comptable: les données sont injectées automatiquement dans votre logiciel de comptabilité et, si besoin, elles sont rapprochées avec le bon de commande ou autre.
  4. Le déclenchement du workflow de validation et de paiement des factures : selon un scénario défini, les données sont communiquées aux collaborateurs ou aux services qui gèrent les factures et valident les bons à payer.
  5. L’archivage des factures: les documents sont archivés et stockés sur des serveurs sécurisés.

Ces logiciels disposent par ailleurs de fonctionnalités qui facilitent encore la gestion et le traitement des factures fournisseurs. Des outils de reporting et de suivi permettent ainsi de visualiser l’avancement des factures dans le workflow, d’avertir le fournisseur sur leur statut, d’anticiper les factures à venir, de gérer les dépenses, les avoirs, les délais de paiement… Il est aussi possible de rechercher facilement une information dans le corps d’une facture, de créer des alertes d’échéance, de gérer les devises étrangères, etc. Ces outils sont robustes, performants et sécurisés ; selon l’éditeur, ils peuvent être totalement adaptés à vos besoins.

Comment choisir un logiciel de dématérialisation des factures fournisseur ?

De nombreux éditeurs proposent des solutions de gestion d’entreprise et de dématérialisation des factures. Citons par exemple Sage, Elo Invoice, Syleg, Zeendoc, Avanteam, Open Bee, Oxalys, Efalia…

Voici quelques critères qui vous aideront à faire le choix de votre future solution :

  • La réputation de l’éditeur: en matière de gestion des factures, la traçabilité et la sécurité des données sont primordiales. Vérifiez le sérieux des professionnels auxquels vous vous adressez. La notoriété et le nombre de leurs clients sont de précieux indices.
  • La compatibilité de la solution avec votre système d’information : le plus souvent, des connecteurs permettent de synchroniser logiciel de dématérialisation et vos autres outils tels que ERP, CRM, logiciel comptable ou financier…
  • La capture omnicanale (e-mail, portail fournisseur…) de tous les documents (facture, bon de commande, bon de livraison…) quel que soit leur format (PDF, papier, JPG…) : mieux vaut opter pour un outil polyvalent qui vous permettra de traiter tous les documents entrants.
  • L’accès en mobilité de la solution afin qu’elle soit adaptée à vos contraintes et habitudes de travail. C’est d’autant plus important dans une entreprise où le télétravail est mis en place.
  • L’ergonomie de l’interface, la facilité d’utilisation : l’interface du logiciel doit être claire et intuitive. Vos collaborateurs n’auront ainsi aucune difficulté à prendre en main l’outil et à l’utiliser au quotidien.
  • La qualité du support et de l’accompagnement de l’éditeur: la mise en place d’une solution de dématérialisation est un projet de longue haleine, qui demande l’implication de toutes les personnes concernées. Un accompagnement sur mesure ainsi que des formations sont essentielles à la réussite du projet. Une hotline facilement joignable est également un atout pour une relation sereine sur le long terme.
  • Le temps de déploiement de la solution : les logiciels SaaS ou Cloud sont plus simples et plus rapides à déployer que les solutions On Premise, c’est-à-dire installées sur vos postes de travail ou sur vos serveurs. Et ils sont accessibles en mobilité via une simple connexion internet.
  • Le prix de la solution: calculez le retour sur investissement d’un logiciel de dématérialisation de facture. On estime habituellement que le prix d’une facture fournisseur « classique » est compris entre 13 et 15 €. L’automatisation de sa réception et de son traitement réduit considérablement ce coût.

Comparez les différents logiciels du marché pour trouver celui qui correspond réellement aux besoins de votre entreprise. Demandez conseil à des spécialistes qui sauront analyser vos processus internes et vous proposer une solution sur mesure.

Quel est le prix d’un logiciel de dématérialisation de factures fournisseur ?

Saisie manuelle des données, approbation par la direction ou le service comptable, classement, archivage… : le processus classique de gestion des factures est long, fastidieux et coûteux. En plus de ces différentes tâches, il faut ajouter les frais de fournitures, d’affranchissement, d’impression, de numérisation, d’archivage… On estime que le traitement de chaque document revient à 14 € en moyenne. Avec la digitalisation et l’automatisation de la gestion de la facturation, il est possible d’économiser 25 à 50 % de ce prix unitaire. Qui plus est, le processus global de traitement est accéléré. Dans un système traditionnel, la gestion manuelle d’une facture fournisseur, de sa réception à son règlement, prend deux semaines en moyenne. Avec un logiciel de dématérialisation, le workflow est optimisé et maîtrisé de A à Z.

Pour connaître le prix d’un logiciel de dématérialisation de factures, il est essentiel de se poser la question du retour sur investissement (ROI) d’une telle solution. C’est en fonction du volume de factures à traiter que vous serez en mesure de choisir le bon outil, adapté à vos besoins présents et à venir. Les coûts directs, mais aussi indirects, imputés à la gestion des factures fournisseurs doivent être pris en compte pour calculer le ROI de votre projet.

Comment réussir son projet de dématérialisation des factures entrantes ?

Pour réussir votre projet, faites appel au bon prestataire. Après un audit de votre entreprise, il vous conseille pour que l’intégration de votre logiciel soit un véritable succès.

Plusieurs étapes sont nécessaires :

  1. La définition de vos objectifs: pourquoi souhaitez-vous passer à la dématérialisation des factures fournisseurs, combien de factures gérez-vous par mois, quels sont les personnes ou les services impactés par cette nouvelle solution, votre système d’information est-il compatible, avec quels autres logiciels la solution doit-elle être connectée, quelles sont les fonctionnalités dont vous avez besoin… Des professionnels peuvent vous aider à rédiger un cahier des charges et à définir le périmètre de votre projet.
  2. Prévoir les étapes du workflow: des scénarios de réception et de traitement des factures peuvent être prédéfinis. Selon le logiciel choisi, vous pouvez également les personnaliser.
  3. Identifier les fournisseurs éligibles et les prioriser pour ensuite les intégrer dans le processus.
  4. Fédérer votre équipe autour d’un projet commun et l’accompagner dans le changement: l’adoption d’un nouvel outil peut provoquer des réticences, voire des frictions. Prévoyez des formations et communiquez régulièrement avec vos collaborateurs pour les impliquer pleinement dans votre projet.

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