La dématérialisation des factures est au cœur des sujets avec cette année 2024 à venir mais vous vous demandez quels sont les avantages et les inconvénients de s’adapter à cette obligation de facturation électronique.
Beaucoup de professionnels du secteur, dont nous faisons partie, abordent les avantages mais ils parlent très rarement des inconvénients. (même si ces inconvénients sont à nuancer 🙃).
Si vous souhaitez tout savoir sur les avantages de la dématérialisation mais aussi les inconvénients, vous êtes au bon endroit.
On vous détail cela…⬇️
La dématérialisation de facture, qu’est-ce que c’est ?
La dématérialisation de facture, c’est tout simple de passer des documents du support papier au support numérique conformément aux exigences légales et à la réglementation fiscale.⚖️
Petit rappel de la loi, cela a été accéléré depuis l’article 153 loi de finances 2020, qui a introduit l’obligation de facturation électronique pour 2024, pour les grandes entreprises, ETI, PME, TPE…
Les avantages de la dématérialisation des factures
Pourquoi cela est-il intéressant pour votre entreprise ? Plus de productivité, plus de place, des petites économies, des données sécurisées et un geste pour la planète.
Voici ceux sur quoi votre entreprise va pouvoir capitaliser. 😁
Gain en productivité
Un des principaux avantages de la dématérialisation des factures est le gain de temps grâce à l’automatisation de ses factures. Le travail collaboratif sera amélioré ainsi que la recherche de vos documents qui seront accélérés.
En effet, si l’un de vos collaborateurs ou dirigeant se trouve en déplacement commercial, il pourra traiter et signer électroniquement à distance les documents dont le service comptable aura besoin.💻
Vous l’aurez compris grâce à un logiciel de dématérialisation de facture vous et vos équipes gagnerez du temps, avec de nombreuses tâches répétitives et chronophages qui seront automatisées ! Vous pourrez ainsi vous recentrer sur votre cœur de métier.
Gain en stockage
En tant qu’entreprise, vous êtes amené à stocker vos archivages de facture papier, volumétrie papier qui varie d’une entreprise à une autre.
Avec un grand volume de documents, la conservation peut vite s’avérer complexe si des processus ne sont pas établis et les sanctions peuvent être lourdes en cas de perte de documents.❌
Dématérialiser vos documents vous permettra donc de stocker vos documents sur un serveur sera donc accessible à n’importe quel moment ! Vous pourrez y trouver facilement les informations que vous souhaitez en quelques clics. Peu importe le domaine dans lequel vous travaillez, par exemple si vous êtes dans une optique de numérisation de documents du concessionnaire automobile cela est tout à fait possible avec la dématérialisation !
Gain d’argent
En plus de libérer de l’espace de stockage, elle peut aussi diminuer vos frais comme le papier, timbre encre, enveloppe, coûts de traitement… sur lesquels vous allez faire des économies.
Il est très juste de dire que le stockage du format papier et des factures papier coûte de l’argent… Par ailleurs, on a un article sur le sujet qui traite du coût du traitement d’une facture client et fournisseur.😇
En plus de bénéficier d’un gain d’argent lié aux économies des fournitures d’encre, papier, impression, l’envoi ou encore la réception des factures.. Un autre avantage est de réduire le temps de traitement des documents qui peut avoir un impact bénéfique sur la main-d’œuvre.
Sécurité des données
La sécurité des données est un point-clé, si ce n’est le point-clé à prendre en compte pour une entreprise souhaitant adopter la dématérialisation de ses documents et de ses factures.
- Premier argument : si vous stockez toute votre volumétrie papier, factures, documents administratifs etc. En cas d’incendie, la perte de vos documents est irréversible, un certain nombre d’entreprises ont dû fermer à cause de ce genre de désagrément, car n’ayant plus à disposition certains documents légaux.
- Deuxième argument : Via les logiciels de gestion électronique de documents (GED). La GED va vous permettre de gérer les accès et les droits de certains documents et d’une certaine manière de les sécuriser.💗
Un petit geste pour la planète
La dimension environnementale n’est plus négligeable dans le monde de l’entreprise, avec la facture dématérialisée vous pouvez faire en quelque sorte un geste dans une démarche RSE.
Le but n’est pas de rentrer dans une forme de greenwashing, mais tout de même l’avantage est certain pour votre structure, être une entreprise se mettant au “vert” renvoie une bonne image auprès des partenaires et clients de votre entreprise.
Aujourd’hui, tant pour l’image que pour les valeurs de l’entreprise, il n’est plus possible de négliger les questions environnementales.🌱
De façon pragmatique, qu’est-ce que vous y gagnez ? Vous permettre de dématérialiser vos documents, c’est faire une économie de papier et réduire ses déchets. On le sait en tant qu’entreprise, il n’est pas toujours facile de faire des actions pour l’environnement, dématérialiser ses documents peut être une première étape pour aller dans ce sens.
Les inconvénients de la dématérialisation des factures ?
Il y a des avantages mais aussi des inconvénients à la dématérialisation des factures.
En effet, par exemple la sécurité des données peut parfois poser problème…Car il est vrai que la dématérialisation de facture demande un certain investissement, elle demande aussi une certaine adaptation par les équipes et nécessite un certain accompagnement dans la conduite au changement de votre structure.😥
La sécurité de vos données peut être compromise
Non, vos données ne vont pas tomber automatiquement dans une soi-disant « protection des données quasi-inexistante ».
Vos documents seront certes stockés sur des serveurs externes ou dans un cloud, cela n’empêche pas que vos données seront sécurisées…
Néanmoins pour nuancer :
- Dans un objectif de maximisation de la sécurité de vos données, il faudra tout de même pensez à se protéger des virus et des intrusions en investissant dans des antivirus puissants.
- Pour les personnes ne faisant pas totalement confiance à une solution 100 % dématérialisée, la solution supplémentaire, (non obligatoire) serait de s’assurer d’archiver des sauvegardes externes régulières, ce qui peut prendre du temps en fonction de la volumétrie des données à exporter…
- Cette « possibilité » de sauvegarde externe, est purement complémentaire, compte tenu qu’à l’heure actuelle vos données sont ultra sécurisées entre plusieurs serveurs et comme dit précedemment, la sauvegarde de données externe prend du temps, c’est donc un parti pris à prendre.
N’hésitez pas à aller voir nos articles, pour en apprendre plus sur l’archivage des factures dématérialisées et voir plus en profondeur le fonctionnement de la dématérialisation des factures fournisseurs ou des factures clients.
Chose à savoir, pour gérer vos documents électroniques via une solution en GED (gestion électronique des documents) ou une solution en SaaS (solution logicielle applicative hébergée dans le cloud), vous aurez sûrement besoin de personnes pour vous aider dans la gestion de cette dernière. Ce qui est loin d’être un point négatif, car cela vous permettra de vous dégager du temps et donc de vous centrer sur votre cœur de métier.
Ces points, qui peuvent paraître comme des inconvénients, sont en réalité essentiellement des points positifs pour votre structure et vos équipes. 👌
Pour en apprendre plus sur ces investissements, sur les notions de gestion d’un logiciel GED, n’hésitez pas à nous contacter.
Un investissement conséquent
Cependant, la dématérialisation des factures demande un certain investissement.
La dématérialisation de vos documents demandera un ticket d’entrée tout de même important, prix qui pourra augmenter ou être revu à la baisse en fonction de la taille des entreprises.
D’autant plus que sur le marché de la GED/SaaS, les entreprises qui souscrivent à ce type de service, pourront le faire évoluer en fonction de leur croissance (augmentation de factures, workflow qui évolue)
Bien entendu, qui dit solution évolutive, dit prestation supplémentaire donc forcément des coûts qui vont s’ajouter, mais qui seront vite rentabilisés.
Pour donner un ordre d’idées, en prenant l’exemple que vous ayez souscrit à une formule de 2500 factures par an, avec un coût de 95 euros par mois, soit 1140 euros par an.
L’année suivante, votre entreprise se retrouve à un volume de 7500 documents, vous devez donc implémenter de nouveaux modules. Pour cet exemple, l’augmentation de forfait vous coûtera un prix moyen de 159 euros par mois, soit 1908 euros par an. Ce qui est intéressant sachant que votre volumétrie documentaire à triplée. 😉
Vous comprenez donc que malgré ces coûts relativement importants, en reprenant tous les avantages cités plus haut, cet investissement est loin d’être vain.
Nécessite une certaine adaptation par vos équipes
La conduite au changement est quelque chose à ne pas prendre à la légère, surtout par votre service comptable qui sera au cœur de ce changement.
Le premier risque est de manquer de communication à propos du nouveau service qui sera implémenté au sein de votre structure. Si vous n’informez pas vos équipes avec un communiqué interne, cela peut conduire à une non-utilisation du nouveau logiciel ou bien d’un boycott de ce dit logiciel par vos équipes.
Combien de fois des entreprises ont souscrit pour une solution GRC, en dépensant des milliers d’euros, des milliers d’euros partant à la poubelle, car il n’y aura pas eu assez de communication sur la solution. Avec pour conséquence finale, que cette solution ne soit pas acceptée par les équipes internes et donc non utilisée.
Un premier argument à donner à vos équipes en amont de tout changement, est de parler de l’obligation légale de dématérialisation des factures. D’autant plus, qu’on en a fait un article complet que vous pourrez montrer à l’ensemble de votre personnel. 👊
Nécessite d’être accompagné dans la conduite au changement
Opter pour une solution de dématérialisation des factures, nécessitera de s’adapter aux changements en interne.
- Une équipe qui a déjà un mode de fonctionnement automatisé qui ne veut pas changer ses habitudes sera difficile à mettre en place.
- Il faut donc préparer cette conduite au changement, en communiquant, en prenant en considération la parole de vos équipes et en apportant des formations sur le nouveau logiciel.
Un autre petit conseil, lorsque vous opterez pour une solution de facture dématérialisée, optez pour un ou plusieurs référents en interne qui pourront s’occuper de cette solution et qui seront formés à 100 % sur cette solution.
L’avantage de cela ? Et bien de façon simpliste, avoir un personnel en interne qui est un expert sur cette solution sera plus apprécié, car vos autres membres d’équipe pourront se tourner vers lui en cas de problème (vers le prestataire externe aussi, bien évidemment). Cela représente un gain de temps et un gage de confiance pour chaque partie.🙃
A vous de comparer les avantages et les inconvénients en fonction de vos besoins et vos contraintes.
Si vous souhaitez vous faire accompagner dans votre projet de dématérialisation, n’hésitez pas à nous contacter.☺️
Plus d’info :
https://www.impots.gouv.fr/portail/je-passe-la-facturation-electronique
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