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Dématérialisation factures : les avantages et inconvénients

Avantages et inconvénients de la dématérialisation par Jammy

Vous êtes assailli de questions, mais une n’arrête pas de revenir en boucle… « Quels sont les avantages et les inconvénients des factures dématérialisées ? » Ne vous inquiétez plus ! Nous allons y répondre dans cet article.

Tout d’abord il est vrai que les professionnels du secteur, dont nous faisons partie, abordent souvent les avantages mais très rarement les inconvénients…(même si ces inconvénients sont à nuancer 🙃)

De notre côté, nous comptons être totalement transparents avec vous. En effet, notre but est de vous accompagner en vous donnant les clés pour réussir votre dématérialisation documentaires et factures.(Oui, oui nous sommes de véritables anges😇)

Vous trouverez donc dans cet article un listing complet des avantages et inconvénients des factures/documents.

Pour aller plus loin et comprendre « pourquoi opter pour la dématérialisation des documents et ses obligations », allez donc voir cet article ! Vous en apprendrez plus sur la demat et les conditions de dématérialisation des factures dans son ensemble.

La dématérialisation de facture, qu’est-ce que c’est ?

En effet, qu’est ce que c’est que cette dite « dématérialisation de facture » mon cher Jamy ?

Alors mon cher Fred, ce n’est pas compliqué, la dématérialisation de factures a pour but de faire passer les documents du support papier au support numérique conformément aux exigences légales et à la réglementation fiscale.

Eh oui les amis, si vous ne le saviez pas, cela a été accéléré depuis l’article 153 loi de finances 2020, en effet la loi de finance 2020 a introduit l’obligation de facturation électronique pour 2024, pour les grandes entreprises, ETI, PME, TPE…

Les avantages de la dématérialisation des factures

Pourquoi cela est-il intéressant pour votre entreprise ? Plus de productivité, plus de place, des petites économies, des données sécurisées et un geste pour la planète. Voici ceux sur quoi votre entreprise va pouvoir capitaliser.

Plus de productivité

Pour ne pas répéter, ce qui a été déjà vu dans le précédent article, portant sur la dématérialisation des documents. Grâce à la dématérialisation des factures, vous allez gagner du temps, je dirais même que vous allez arrêter d’en perdre…Qui n’a pas rêvé un jour d’automatiser le traitement de ses factures…? Non vraiment personne ?😩

Loin de moi, l’idée de dénigrer un quelconque métier ou personne, mais vous permettre de vous recentrer sur votre cœur de métier fait partie de notre finalité et de notre ADN au sein de Deltic.

Pour revenir au sujet initial, le travail collaboratif sera amélioré ainsi que la recherche de vos documents qui seront accélérés.

En effet, si l’un de vos collaborateurs ou dirigeant se trouve en déplacement commercial, il pourra traiter et signer électroniquement à distance les documents dont le service comptable aura besoin.

Vous l’aurez compris grâce à un logiciel de dématérialisation de facture vous et vos équipes gagnerez du temps, avec de nombreuses tâches répétitives et chronophages qui seront automatisées !

Plus de place

Eh oui, en tant qu’entreprise, vous êtes amené à stocker vos archivages de facture papier, volumétrie papier qui varie d’une entreprise à une autre.

Vous l’avez sans doute compris (car vous êtes tous et toutes dotés de bons sens et d’une incroyable intelligence) avec un grand volume de documents, la conservation peut vite s’avérer complexe si des processus ne sont pas établis et les sanctions peuvent être lourdes en cas de perte de documents.

Plus de place, plus de temps et donc plus de chocolat…Cela a-t-il un un quelconque rapport ? Absolument pas, je vous l’accorde. (Oui, en effet, je m’empiffre actuellement de chocolat et je suis d’accorde avec vous, je parle un peu trop de ma vie)

Gain d’argent à la fin du mois

Diminution des frais : papier, timbre encre, enveloppe, coûts de traitement… Voilà ceux sur quoi vous allez pouvoir faire des économies.

Il est très juste de dire que le stockage du format papier et des factures papier coûte de l’argent…Si vous voulez justement comprendre le coût du traitement d’une facture client et fournisseur :

 

C’est ici

 

En plus de bénéficier d’un gain d’argent lié aux économies des fournitures d’encre, papier, impression etc. Cela demandera aussi à l’entreprise d’avoir du personnel pour gérer tout cela.

J’ai personnellement le souvenir d’avoir été employé lors d’un travail saisonnier, pour trier les différentes archives d’une entreprise, payer au SMIC, certes. Mais cela apporte un coût qui n’est pas négligeable pour les entreprises.

Vous l’aurez compris à la fin du mois, vous arriverez à faire de petites économies, qui plus est, des économies intéressantes pour votre entreprise et comme on dit « les bons comptes font les bons amis »🙃.

Sécurité des données

La sécurité des données est un point-clé, si ce n’est le point-clé à prendre en compte pour une entreprise souhaitant adopter la dématérialisation de ses documents et de ses factures.

  • Premier argument : si vous stockez toute votre volumétrie papier, factures, documents administratifs etc. En cas d’incendie, la perte de vos documents est irréversible, un certain nombre d’entreprises ont dû fermer à cause de ce genre de désagrément, car n’ayant plus à disposition certains documents légaux.
  • Deuxième argument : Via les logiciels de gestion électronique de documents (GED). La GED va vous permettre de gérer les accès et les droits de certains documents et d’une certaine manière de les sécuriser.

Par exemple, si vous avez des documents sensibles ou tout simplement si vous voulez que Vincent le nouveau stagiaire du pôle business ne puisse pas accéder à vos ressources, vous pourrez tout à fait le faire !

Un petit geste pour la planète

La dimension environnementale n’est plus négligeable dans le monde de l’entreprise, avec la facture dématérialiser vous pouvez dorénavant faire un geste pour la planète !

Le but n’est pas de rentrer dans une forme de greenwashing, mais tout de même l’avantage est certain pour votre structure, être une entreprise se mettant au “vert” renvoie une bonne image auprès des partenaires et clients de votre entreprise.

Aujourd’hui, tant pour l’image que pour les valeurs de l’entreprise, il n’est plus possible de négliger les questions environnementales.

De façon pragmatique, qu’est-ce que vous y gagnez ? Vous permettre de dématérialiser vos documents, c’est faire une économie de papier et réduire ses déchets. On le sait en tant qu’entreprise, il n’est pas toujours facile de faire des actions pour l’environnement, dématérialiser ses documents peut être une première étape pour aller dans ce sens.

Pour devenir le/la nouveau/nouvelle Greta Thunberg, c’est par ici :

 

Juste là !

Les inconvénients de la dématérialisation des factures ?

On arrive à la partie qui va faire grincer des dents… Les inconvénients de la dématérialisation des factures. Attention ne partez pas tout de suite, je vais vite transformer ces points négatifs en points positifs. (Oui, oui, c’est moi le magicien d’Oz)

Plus sérieusement, dans cette partie, vous verrez que paradoxalement la sécurité des données peut parfois poser problème…Car il est vrai que la dématérialisation de facture demande un certain investissement, elle demande aussi une certaine adaptation par les équipes et nécessite un certain accompagnement dans la conduite au changement de votre structure.

La sécurités de vos données sont en périls 😱.

 

fuyer pauvre fou

⚠️Attention spoiler⚠️

 

Non, vos données ne vont pas tomber automatiquement dans de mauvaises mains, avec une soi-disante « protection des données quasi-inexistante ».

Vos documents seront certes stockés sur des serveurs externes ou dans un cloud, cela n’empêche pas que vos données seront sécurisées… Néanmoins pour nuancer :

  • Dans un objectif de maximisation de la sécurité de vos données, il faudra tout de même pensez à se protéger des virus et des intrusions en investissant dans des antivirus puissants.
  • Pour les personnes ne faisant pas totalement confiance à une solution 100 % dématérialisée, la solution supplémentaire, (non obligatoire) serait de s’assurer d’archiver des sauvegardes externes régulières, ce qui peut prendre du temps en fonction de la volumétrie des données à exporter…
  • Je voulais évoquer cette « possibilité » de sauvegarde externe, mais entre nous cette méthode est purement complémentaire, compte tenu qu’à l’heure actuelle vos données sont ultra sécurisées entre plusieurs serveurs et comme dit plus haut, la sauvegarde de données externe prend du temps, c’est donc un parti pris à prendre.

N’hésitez pas à aller voir nos articles, pour en apprendre plus sur l’archivage des factures dématérialisées et voir plus en profondeur le fonctionnement de la dématérialisation des factures fournisseurs ou des factures clients.

Chose à savoir, pour gérer vos documents électroniques via une solution en GED (gestion électronique des documents) ou une solution en SaaS(solution logicielle applicative hébergée dans le cloud), vous aurez sûrement be soin de personnes pour vous aider dans la gestion de cette dernière. Ce qui est loin d’être un point négatif, car cela vous permettra de vous dégager du temps et donc de vous centrer sur votre cœur de métier.

Ces points, qui peuvent paraître comme des inconvénients sont en réalité essentiellement des points positifs pour votre structure et vos équipes. 👌

Pour en apprendre plus sur ces investissements, sur les notions de gestion d’un logiciel GED, n’hésitez pas à nous contacter.

 

En savoir plus

Un investissement conséquent

Même si vous devenez millionnaire (je vous le promets) grâce à toutes les économies que vous allez pouvoir faire via la dématérialisation des factures, cela demande en premier lieu un certain investissement.

La dématérialisation de vos documents demandera un ticket d’entrée tout de même important, prix qui pourra augmenter ou être revu à la baisse en fonction de la taille des entreprises.

D’autant plus que sur le marché de la GED/SaaS, les entreprises qui souscrivent à ce type de service, pourront le faire évoluer en fonction de leur croissance (augmentation de factures, worflow qui évolue)

Bien entendu, qui dit solution évolutive, dit prestation supplémentaire donc forcément des coûts qui vont s’ajouter, mais qui seront vite rentabilisés, vous le verrez…

Pour donner un ordre d’idées, en prenant l’exemple que vous ayez souscrit à une formule de 2500 factures par an, avec un coût de 95 euros par mois, soit 1140 euros par an.

L’année suivante, votre entreprise poursuit son petit bonhomme de chemin et vous vous retrouvez à un volume de 7500 documents, vous devez donc implémenter de nouveaux modules. Pour cet exemple, l’augmentation de forfait vous coûtera un prix moyen de 159 euros par mois, soit 1908 euros par an. Ce qui est intéressant sachant que votre volumétrie documentaire à triplée. 😉

Vous comprenez donc que malgré ces coûts relativement importants, en reprenant tous les avantages cités plus haut, cet investissement est loin d’être vain.

 

ordinateur graphique

 

Nécessite une certaine adaptation par vos équipes

La conduite au changement est quelque chose à ne pas prendre à la légère, surtout par votre service comptable qui sera au cœur de ce changement.

Le premier risque est de manquer de communication à propos du nouveau service qui sera implémenté au sein de votre structure. Si vous n’informez pas vos équipes avec un communiqué interne, cela peut conduire à une non-utilisation du nouveau logiciel ou bien d’un boycott de ce dit logiciel par vos équipes.

Combien de fois des entreprises qui avaient souscrit pour une solution GRC, en dépensant des milliers d’euros, des milliers d’euros partant à la poubelle, car il n’y aura pas eu assez de communication sur la solution. Avec pour conséquence final, que cette solution ne soit pas acceptée par les équipes internes et donc non utilisée.

Un premier argument à donner à vos équipes en amont de tout changement, est de parler de l’obligation légale de dématérialisation des factures. D’autant plus, qu’on en a fait un article complet que vous pourrez montrer à l’ensemble de votre personnel.

 

Par ici

Nécessite d’être accompagné dans la conduite au changement

Cela me permet de rebondir sur un autre point qui est à prendre en amont de toute démarche, c’est la préparation de conduite au changement. Et oui cher monsieur/madame qui lit ce superbe article, cette conduite au changement passe par la prise de température auprès de vos équipes, de leurs attentes, de leurs besoins, de leurs objections face à une future nouvelle solution…

Vous vous voyez débarqué comme si de rien n’était auprès de vos équipes et de leur dire que vous avez changé les processus de gestion, en optant pour une solution électronique ? Non, cela ne se fait pas !

  • Premièrement, vos équipes ne se sentiront pas considérées et deuxièmement une équipe qui a déjà un mode de fonctionnement automatisé qui ne veut pas changer ses habitudes et bien vous l’aurez deviné, votre équipe risque de voir d’un mauvais œil ce changement…
  • Il faut donc (oui je me répète) préparer cette conduite au changement, en communiquant, en prenant en considération la parole de vos équipes et en apportant des formations sur le nouveau logiciel.

Un autre petit conseil, lorsque vous opterez pour une solution de facture dématérialisée, optez pour un ou plusieurs référents en interne qui pourront s’occuper de cette solution et qui seront formés à 100 % sur cette solution.

L’avantage de cela, me diriez-vous ? Et bien de façon simpliste, avoir un personnel en interne qui est un expert sur cette solution sera plus apprécié, car vos autres membres d’équipe pourront se tourner vers lui en cas de problème (vers le prestataire externe aussi, bien évidemment). Cela représente un gain de temps et un gage de confiance pour chaque partie.

Si vous souhaitez obtenir d’autres conseils ou visualiser d’autres articles de ce type n’hésitez pas à parcourir le site de Deltic ou à nous contacter.

A très vite pour un nouvel article ou bien une future collaboration, qui sait ? 🙃

Liens utiles :

https://www.economie.gouv.fr/generalisation-facturation-electronique-entreprises
https://www.impots.gouv.fr/portail/je-passe-la-facturation-electronique

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