Retour d’expérience Verifimmo

« Avec du recul, nous ne retournerions plus jamais en arrière. La dématérialisation représente beaucoup trop d’avantages comparé au papier. »

Le projet : pourquoi se lancer ?

Quelles étaient vos problématiques avant la dématérialisation ?

« Les dossiers que nous recevions étaient principalement numérisés. Pour débuter nos analyses, il était nécessaire d’imprimer tous les documents reçus, pour former des dossiers. À la fin de notre étude, le dossier était de nouveau numérisé pour être mis à disposition de nos partenaires bancaires. Cela générait énormément de papier — plusieurs centaines de milliers de pages par an ! »

Et quelle était la seconde problématique ?

« Trouver une solution pour sécuriser nos données, améliorer la traçabilité des documents et s’assurer un archivage fiable. Soucieux de notre empreinte carbone et des coûts que le papier représentait dans notre activité, il est devenu primordial pour Verifimmo de trouver une alternative au papier. »

Le déclic

« Plusieurs centaines de milliers de pages par an : il est devenu primordial de trouver une alternative au papier. »

Le déploiement : comment ça s’est passé ?

Comment avez-vous initié le projet de dématérialisation ?

« Au tout début, nous avons réalisé un cahier des charges pour lancer un appel d’offre. Deltic a répondu en nous proposant des solutions de dématérialisation. Nous avons rapidement retenu Deltic car ils répondaient à l’intégralité de notre cahier des charges. Au-delà de la solution technique, nous avons eu un réel feeling avec la société Deltic, et avons apprécié l’intérêt porté à notre projet. »

Quelles ont été les étapes clés de la mise en place ?

« Nous avons commencé par un audit de nos processus avec Arnaud, du pôle client. Il est physiquement venu dans nos locaux et a étudié pendant plusieurs jours notre façon de travailler. Lors d’ateliers de travail, nous avons déroulé tous les processus de Verifimmo et les avons analysés en détail. Le gros + a été l’implication d’Arnaud et son accompagnement : il a porté notre projet et s’est investi comme si c’était sa propre entreprise. »

Comment vos collaborateurs ont-ils accueilli ce changement ?

« C’est une solution qui était très attendue par tous et qui n’a pas été décevante lors de sa mise en place. Forcément, certains ont été plus longs à prendre la solution en main, mais il a fallu maximum un mois pour que tout le monde travaille exclusivement avec le logiciel Deltic. À aucun moment, nous ne nous sommes retrouvés seuls face à une solution qu’on ne maîtrisait pas. »

L’accompagnement

« Arnaud a porté notre projet et s’est investi comme si c’était sa propre entreprise. »

Les bénéfices : qu’est-ce qui a changé ?

À quels logiciels avez-vous couplé votre solution de dématérialisation ?

« Grâce à des API développées par Deltic et par les prestataires de nos autres solutions, nous avons connecté notre extranet et notre CRM à notre logiciel de dématérialisation. Les 3 logiciels sont interconnectés, ce qui facilite énormément le traitement de l’information. »

Quelles améliorations avez-vous observées ?

« Nous avons sécurisé les données, désormais toutes stockées sur nos serveurs internes et indexées : nous pouvons retrouver très facilement un dossier ou document précis. Les processus et la communication entre collaborateurs se sont homogénéisés. L’un des gros avantages est aussi la fiabilité et traçabilité des documents — nous savons exactement quand a été reçu un document et pouvons tracer l’intégralité des échanges. »

Et concernant la facturation électronique obligatoire ?

« Actuellement, nous avons dématérialisé tous nos processus internes mais n’avons pas encore mis en place la facturation électronique. Ce sujet ne nous inquiète pas : nous savons qu’en temps voulu, le logiciel Deltic répondra à notre besoin et s’adaptera à notre structure comme cela a été fait dans le passé. »

L’impact RSE

« L’un des intérêts majeurs de la dématérialisation, c’est l’opportunité que cela représente pour réduire notre empreinte carbone. »

Pourquoi recommander Deltic ?

Que diriez-vous aux entreprises qui n’ont pas encore franchi le cap ?

« La dématérialisation permet une plus grande réactivité et rapidité d’exécution. C’était un projet ambitieux pour Verifimmo car nous sommes uniques dans notre fonctionnement, et ça n’a pas empêché Deltic de trouver et de moduler une solution qui répond parfaitement à nos problématiques. Nous avons été impressionnés et ravis de l’investissement de Deltic, et plus particulièrement d’Arnaud, pour installer et suivre notre projet. »

Le mot de la fin

« Avec du recul, nous ne retournerions plus jamais en arrière. »