Retour d’expérience Saint Dominique

« Depuis que la solution a été implémentée, nous sommes vraiment très satisfaits. Elle centralise l’information et nos process ont gagné en fluidité et rapidité. »

Le projet : pourquoi se lancer ?

Pourquoi êtes-vous passés à la dématérialisation ?

« Le premier problème constaté résidait dans le flux des factures : elles se perdaient dans l’établissement et n’arrivaient pas systématiquement dans nos services, ou alors des mois plus tard. Ce n’était pas opérationnel, générait beaucoup de perte de temps et de frustration et posait de vrais problèmes pour payer nos fournisseurs à J+30 à date de réception de la facture. On ne pouvait plus continuer à gérer par à-coups. »

Y avait-il des craintes ou des réfractaires en interne ?

« Pour moi non, car j’adore aller de l’avant et mettre en place de nouveaux process. Néanmoins, il y a eu des réticences et des freins en interne car le changement génère toujours du stress. Pour y remédier, nous avons fait des réunions d’explication avec beaucoup de pédagogie. Une fois la mise en place faite, les gens ont finalement été très satisfaits. »

Et la future obligation de facturation électronique ?

« J’avais en tête le sujet de l’obligation de facturation électronique, mais ce n’était pas la raison prioritaire de notre dématérialisation. C’est un sujet moins urgent pour nous, les échéances de la mise en place étant lointaines pour une petite structure comme la nôtre. »

Le projet : pourquoi se lancer ?

Pourquoi êtes-vous passés à la dématérialisation ?

« Le premier problème constaté résidait dans le flux des factures : elles se perdaient dans l’établissement et n’arrivaient pas systématiquement dans nos services, ou alors des mois plus tard. Ce n’était pas opérationnel, générait beaucoup de perte de temps et de frustration et posait de vrais problèmes pour payer nos fournisseurs à J+30 à date de réception de la facture. On ne pouvait plus continuer à gérer par à-coups. »

Y avait-il des craintes ou des réfractaires en interne ?

« Pour moi non, car j’adore aller de l’avant et mettre en place de nouveaux process. Néanmoins, il y a eu des réticences et des freins en interne car le changement génère toujours du stress. Pour y remédier, nous avons fait des réunions d’explication avec beaucoup de pédagogie. Une fois la mise en place faite, les gens ont finalement été très satisfaits. »

Et la future obligation de facturation électronique ?

« J’avais en tête le sujet de l’obligation de facturation électronique, mais ce n’était pas la raison prioritaire de notre dématérialisation. C’est un sujet moins urgent pour nous, les échéances de la mise en place étant lointaines pour une petite structure comme la nôtre. »

« 95% des personnes trouvent ce système performant et facile d’utilisation. »

Le déploiement : comment ça s’est passé ?

Comment le logiciel s’est-il intégré à votre environnement ?

« Nous utilisons Charlemagne comme ERP. Nous avons choisi le logiciel via Deltic précisément parce qu’il avait déjà l’expérience du lien avec Charlemagne. Cela a été déterminant dans le choix de notre logiciel de dématérialisation. »

Comment s’est passée la prise en main de l’outil ?

« La prise en main s’est faite petit à petit. Elle a été beaucoup plus simple et accélérée quand Steven est arrivé car il performe en informatique, notamment sur Charlemagne. On a lié les 2 logiciels et cela fonctionne très bien. »

Qui utilise le logiciel au sein de votre école ?

« Une vingtaine de personnes l’utilise : du directeur au responsable des voyages, à tous les responsables de niveaux, aux services généraux, au service informatique, au responsable événementiel jusqu’à la pastorale. Globalement tous les services supports internes à l’établissement. »

Les bénéfices : qu’est-ce qui a changé ?

Quels sont les avantages notables de la solution ?

« Elle centralise l’information et nos process ont gagné en fluidité et rapidité. Le changement est notable avec la disparition complète des factures papier. La faculté d’archivage est aussi très agréable étant adepte du zéro papier, l’archivage électronique va également au-devant de notre politique RSE. Le moteur de recherche permet de retrouver les factures d’un simple clic. Le fait de pouvoir donner accès à notre expert-comptable et au commissaire aux comptes est également un vrai plus. »

Observez-vous des inconvénients ou des améliorations possibles ?

« Au niveau des libellés, on ne peut pas écrire un libellé spécifique pour chaque compte comptable, ce qui est problématique quand la facture est imputable sur 2 exercices. Par ailleurs, lorsqu’il y a des maintenances sur le logiciel, avoir systématiquement un message en amont pour nous en avertir serait également très appréciable. »

« Gain de temps, gain de place, archivage facile d’accès, fluidité des process, uniformisation et facilité d’usage. »

Pourquoi avoir choisi Deltic ?

Comment votre choix s’est-il porté sur Deltic ?

« Lors d’une réunion Urogec entre DAF, un confrère a présenté son projet de dématérialisation. Cela faisait longtemps que je cherchais à installer ce type de solution mais je n’avais jamais vraiment trouvé le bon outil. Lorsqu’il a exposé votre logiciel, je me suis dit « Banco », il faut y aller — et nous avons été le second établissement à le mettre en place. Depuis, j’en parle souvent autour de moi. »

Comment se passe le suivi de votre projet ?

« Le service clients chez Deltic est très réactif et répond rapidement à nos sollicitations. Les points de suivi à 6 mois et 1 an avec notre chargé de projet dédié, Antonin, ont été très appréciables. Cela permet de faire un retour d’expérience important. À maintenir forcément. »

« Je suis convaincue que c’est le bon produit, d’autant qu’il existe ce lien déjà établi avec Charlemagne. »