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Combien vous coûte le traitement d’une facture client et fournisseur ?

Coût d'un traitement d'une facture client et fournisseur

En tant que directeur financier, CEO, comptable, etc. Vous savez que la gestion des coûts des factures est une partie qui vous prend du temps. Ce que vous ne savez peut-être pas, c’est combien vous coûte le traitement d’une facture client et d’une facture fournisseur. À la fois en fonction de l‘argent dépensé pour les émettre, mais aussi lorsque vous les recevez.

C’est une question qui nous revient très souvent, il est donc important de vous y apporter une réponse simple pour vous tenir au courant !

Car ce qui se cache très souvent derrière cette question, c’est, si “oui ou “non”, il y a une possibilité de faire des économies à travers la facturation papier.

Justement venons-y : papier, encre, enveloppe, timbre, traitement documentaire…Voici quelques pistes et points que nous allons détailler dans cet article, points qui vous l’aurez compris, coûtent de l’argent au sein de votre structure.

Petit aparté, c’est bien pour cela qu’il existe des spécialistes de la dématérialisation , comme par exemple pour n’en citer qu’un seul, nous-même 🙃.

Spécialistes qui vous expliqueront, quels sont les points de votre process documentaire, qui vous coûtent de l’argent et donc in fine les points sur lesquels vous allez pouvoir faire des économies.

Quels sont les différents types de factures ?

“Mes factures doivent me coûter quelques euros tout au plus, cela ne représente rien pour ma trésorerie” et bien détrompez vous, des coûts il y en a, et même beaucoup à la vue d’une simple facture.

Ces coûts de facturation restent tout de même variables d’une entreprise à une autre et varient en fonction de la taille de l’entreprise, du secteur d’activité etc…

Mais avant de parler de montant et de rentrer dans le vif du sujet, il faut tout d’abord que vous dissociez deux grandes familles de solution de facture.

*Question du présentateur : “ces deux grandes familles qui sont, qui sont ?!”*
*Réponse du participant : “les factures entrantes et les factures sortantes ?“

2 types de factures

– Ah oui oui oui !!! Très bien joué ! –

      • Les factures sortantes correspondent aux facturations envoyées à vos clients, donc aux “factures clients” ou “factures de vente” si vous préférez.
      • Les factures entrantes correspondent aux factures que vous recevez de vos fournisseurs, donc ce sont des “factures fournisseurs”, appelées aussi “factures d’achat”.

Parmi ces deux catégories, les différentes dépenses allouées ne seront pas les mêmes, c’est pour cela qu’il est important de dissocier ces deux parties. Même si la finalité dans le deux cas, est la saisie dans votre logiciel comptable des différentes factures que vous recevez et que vous émettez.

Rien de bien compliqué à suivre et à comprendre n’est ce pas ? Comme dit notre adage rendre “simple le complexe”.

Quel est le processus de traitement des factures et comment expliquer leurs coûts ?

En effet, le traitement des factures constitue le fer de lance de tout service de comptabilité au sein d’une société.

Et si vous ne faites pas attention, tout cela peut finir par vous coûter beaucoup d’argent – argent qui pourrait être mieux dépensé ailleurs…

Vous vous doutez bien du nombre d’heures passées par vous comptable, DAF ou autre, passant des matinées entières à vérifier la correspondance entre la réception de la facture et du bon de commande (qui de par cette vérification humaine peut engendrer des erreurs)

Il faut savoir que le traitement des factures n’est pas aussi simple que juste le fait de l’envoyer par courrier pour ensuite la réceptionner, ce processus que l’on appelle plus communément “workflow”, regroupe plusieurs étapes intermédiaires.

Pour chaque métier comptable, le workflow lié au traitement documentaire prend souvent en compte des étapes récurrentes, quel que soit votre type d’entreprise.

Voici une liste des étapes que l’on retrouve de façon récurrente :

      • La création de documents par l’un de vos collaborateurs.
      • L’édition des documents pour les archives.
      • L’expédition, mise sous pli, affranchissement ou bien dans le sens inverse la réception des documents, cela mobilise du temps et des ressources pour soumettre ces procédés.
      • La démarche d’aller jusqu’à la poste pour justement poster les documents

Je pourrais continuer comme ça longtemps, mais vous l’aurez deviné, toutes ces étapes coûtent de l’argent, cela s’explique principalement par les nombreux intervenants, workflows et circuits de validation qu’elles mobilisent.

Même si vous connaissiez déjà dans les grandes lignes une grande partie des points abordés, cela était néanmoins toujours bon d’en faire un rappel.

De plus, lorsqu’on vous explique dans un article concernant les factures fournisseurs, que vous pouvez non seulement faire des économies sur votre traitement documentaire, mais aussi simplifier les étapes de son circuit de validation qui ont été vus plus haut, et bien moi je vous conseille d’y jeter un coup d’œil, parce que ça vaut le détour 😉.

Maintenant que tout cela a été évoqué, nous allons donc pouvoir rentrer dans le cœur du sujet.

 

Combien coûte le traitement d’une facture fournisseur ?

Vous l’aurez compris via les explications fournies plus haut, il y a des factures fournisseurs/sortantes qui, en plus de générer un circuit de flux complexe, vous coûtent de l’argent.

De façon simpliste, lorsque l’un de vos partenaires vous envoie une de ses factures, son acheminement et son passage dans les différents services, peut faire varier le prix de 14 à 20 euros.

Ce montant prend en compte le traitement manuel d’une seule et UNIQUE FACTURE; Etonné ? Imaginez donc la possibilité d’économies à faire…😏

Nous reviendrons plus tard sur les moyens qui nous sont proposés pour faire des économies sur ce sujet, malgré tout si vous voulez déjà en savoir plus à ce propos et bien ….

 

Cliquer ici

 

Mais qu’est ce qui peut coûter aussi cher pour arriver à des prix oscillant entre 14 et 20 euros, me direz-vous ?

Nous y venons, nous y venons…

Zoom sur les coûts et le processus d’une facture fournisseur

Pour expliquer ces chiffres, c’est très simple, ou pas me diriez-vous… En réalité c’est bien plus simple que ce que vous pouvez penser : les coûts sont calculés en fonction du temps passé, des ressources allouées, notamment avec le workflow (flux de travail) demandé via les tâches humaines, composées de tâches répétitives, longues.

Mais partons du début, de la genèse, du big bang, bref du commencement de la facture.

La source des chiffres qui vont être annoncés, proviennent des “Echos” et les “Factures : le choix de l’économie

Étape du “traitement du courrier” coûtant environ 90 centimes :

      • En premier lieu, le moment où votre partenaire vous envoie sa facture papier par courrier, cette étape comporte des dépenses pour l’impression, l’envoi, l’achat du timbre et l’affranchissement.
      • Ce qui se passe par la suite, c’est l’entrée du document dans le bon service, pour le stocker et l’agrafer dans des bannettes.
      • Bien entendu, le service qui a réceptionné la facture vérifie sa validité par rapport au bon de commande.

Étape de “saisie dans le logiciel comptable” coûtant environ 1,4 euros :

      • Transmission de la pièce au service comptable.
      • Le service comptable la saisit donc à la main dans le logiciel de gestion.

Étape de “Validation de la facture en accord avec le devis” coûtant environ 5,4 euros :

      • Le service comptable traite donc la facture en la classant.
      • Cette partie génère des dépenses importantes, du fait de potentielles erreurs constatées sur le document et qui, peuvent entraîner l’annulation pure et simple de la facture et donc un retour à la case départ.

Étape de “Retard de Paiement” coûtant environ 2,8 euros :

      • Le paiement de la facture est effectué, le fournisseur est payé, cela ne vous coûte rien en règle générale.
      • Néanmoins, un retard potentiel de paiement, quant à lui est directement imputé sur la trésorerie, en général plus le retard est long, plus l’impact financier est conséquent.

Étape d’ “Archivage et gestion des litiges” coûtant environ 3,9 euros :

      • Dernière étape, l’étape de “l’archivage”, vous savez, ces énormes salles qui ne sont justement monopolisées que par des archives papiers. Plutôt contre-productif n’est-ce pas ?
      • La gestion des potentiels litiges est aussi une phase qui coûte de l’argent aux entreprises, c’est donc un autre point non négligeable qui rajoute des frais supplémentaires.

Et bien sûr tout ça ne se fait pas d’un claquement de doigt, il faut tout de même plusieurs jours avant que tout ce circuit de validation soit réalisé.

Comme j’essaye de penser à tout le monde au vu de ma très grande sympathie, vous pourrez trouver juste en dessous le schéma des coûts et processus de la facture fournisseur :

 

Schéma processus factures fournisseurs

 

Combien coûte le traitement d’une facture client

 

Maintenant faites place à la – facture client -, workflow et circuit de validation complexe, mais encore une fois largement compréhensible. Le principe est sensiblement le même à un petit détail près, cette fois c’est vous le créancier.

Lorsque l’un de vos clients reçoit votre facture si gentiment envoyée par voie postale. Lors de tout cet acheminement, comprenant le traitement, l’attente du paiement, cela vous coûte….

Entre 5 et 10 euros pour une facture client, donc moins coûteux que son homologue, mais représente tout de même une certaine somme.

Surtout dans le contexte où vous êtes une entreprise de service dans laquelle vous émettez plus de facture client que de facture fournisseur, dans cet exemple le potentiel d’économie à faire est important.

Le principal point qui fait que cette partie est moins onéreuse, est la réduction du nombre de relances et litiges du fait de la facilité à retrouver sa documentation dans ce genre de cas.

Un retour sur investissement, des économies, du gain de temps, on en a parlé dans l’un de nos webinars.

 

Notre superbe webinar

 

 

Le détail du coût et du processus d’une facture client

Encore une fois rebelote, de façon simplifiée, je vais vous expliquer point par point les étapes et les ressources allouées du workflow de cette solution.

Dans ce contexte, toute la gestion et les circuits de validation qu’il y a tout autour prennent plus de temps: que ce soit le transfert de la facture au service production, service achat, la confirmation par la direction, tout un procédé que vous ne devez connaître que trop bien et qui prend énormément de temps.

Pour reprendre le même principe vu plus haut :

Étape du “Circuit de validation + facturation” qui coûte environ 1,5 euros :

      • En amont de toute démarche, il y a bien entendu la préparation de la facture en la créant, qui prend du temps et nécessite des ressources humaines.
      • Le circuit décisionnel est à prendre en compte, avec la vérification de l’accord entre le bon de commande et la facture à envoyer si les informations sont bien les mêmes, cela est bien entendu spécifique à chaque entreprise.
      • Emission de facturation auprès du client pour obtenir une valeur probatoire du document, cela prouve l’achat de votre bien/prestation.

Étape de “Paiement (bon à payer)” coûtant environ 1 euro :

      • Une fois le “bon à payer” émis, à vous la richesse ! 🤑
      • C’est à ce moment que votre client autorise le règlement d’une facture.

Étape de “Relance client et archivage” coûtant environ 1,6 euros :

      • C’est la partie qui est la phobie de toute entreprise, la fameuse phase de “relance”, pour des clients qui sont en retard de paiement (ouh les vilains).
      • Une fois fait, c’est le moment d’arriver à l’archivage sauf si…

Étape de “Gestion des litiges” coûtant environ 2,4 euros :

      • Et oui, la gestion des litiges est un élément à prendre en compte d’autant plus dans le cadre du marché professionnel à particulier (BtoC), qui a pu voir une explosion des procédures juridiques. Cette partie-là est donc, on ne peut plus importante.

Étape de “coût de trésorerie” coûtant environ 2 euros :

      • Dernière étape, qui concerne les coûts de trésorerie à cause d’impayés, de litiges etc…

Voilà donc une liste plutôt exhaustive des coûts et du processus des factures clients, que vous pouvez toujours retrouver sous forme de schéma, juste en dessous.

 

 

Schéma processus factures clients

Comment améliorer le traitement des factures tout en diminuant ses coûts ?

 

L’humain étant ce qu’il est, c’est-à-dire aussi beau qu’imparfait, vouloir tout vérifier manuellement, même en centralisant l’information sera toujours source de potentielles erreurs.

C’est pour cela que de mon côté et chez Deltic, nous prônons la dématérialisation des factures. Les entreprises du secteur et leurs clients vous évoqueront toujours les multiples bénéfices qu’apporte la dématérialisation, notamment celui d’éviter la perte documentaire.

Il se trouve que cette perte documentaire arrive plus souvent que l’on ne le pense au sein d’une société, d’autant plus qu’en cas de perte les risques sont plutôt élevés.

En effet, cela peut, in fine rendre caduc votre bilan comptable, gonfler vos chiffres, notamment votre bénéfice imposable, vous pouvez avoir des problèmes avec l’URSSAF en ayant comme petit cadeau un redressement fiscal, chose que je ne vous souhaite pas.

En bref, plein de choses qui vous font perdre de l’argent et donc augmenter vos coûts. En sommes, des choses qu’on essaye d’éviter d’avoir.

Pour plus de précisions concernant les défauts de facturation :

 

Par ici

 

Le traitement facture amélioré grâce à la dématérialisation des factures

Vous n’avez pas fini d’en prendre plein les yeux, car là on rentre dans le dur, votre traitement documentaire grâce à la dématérialisation des factures en sera grandement amélioré et par conséquent des coûts de traitements diminués. Pour être plus précis, cela passera par :

Un gain de temps, la suppression des tâches à faible valeur ajoutée, la centralisation des factures au sein d’une même interface, celle de Deltic (pour ne prendre en exemple que cette superbe entreprise), qui permettra d’en finir avec la perte documentaire.

Toutes ces phases qui en apparence ont un apport de “gain de productivité” vous permettent aussi de diminuer vos coûts de traitement.

Vous pourrez vous et votre comptable par exemple, suivre en temps réel tout changement, avec un historique de la manipulation des documents et changement de ces derniers, cela permet pour ne pas me répéter de traquer les erreurs humaines de saisies comptables, qui coûtent de l’argent pour permettre facilement les rectifier.

Avec la future obligation de facturation électronique, mettre en place une piste d’audit fiable va devenir également obligatoire ! Son objectif réside notamment dans le fait de tracer la facturation, d’assurer son intégrité et la lisibilité des factures. C’est un document qui identifiera et décrira l’ensemble des processus commerciaux de votre entreprise. Cela permettra de prendre du recul sur les différentes phases de traitement de facturation et de pouvoir en optimiser les coûts et le temps.

Surtout, on ne va pas se mentir, si on peut à la fois éviter une forme de stress et déléguer ces tâches à un logiciel qui automatise ces procédés, de mon côté en tout cas je ne dis pas non. 🧐

La diminution des coûts grâce à la dématérialisation de facture

Nos équipes de Deltic seraient ravies de répondre (on a bien le droit de se faire un peu de promotion sur notre propre site de temps en temps 🤓)

Pour déterminer une potentielle baisse des coûts via la dématérialisation des factures, posez-vous tout d’abord les questions suivantes :

      • Le nombre de factures reçues et envoyées, on y retrouve du coup les factures fournisseurs et les factures clients.
      • Votre circuit de validation, la longueur de ce dernier, bon à payer, le nombre de mobilisation des acteurs dans ce flux.
      • Le nombre de fournisseurs avec la profondeur/longueur de gamme produit : plus vous en avez, plus le coût lié à la facturation est important, logique me direz-vous.
      • Ce que mobilise l’archivage de vos factures. Une pièce entière ? deux pièces ? Voir même trois pièces ?
      • Comment est traitée votre facture dans votre logiciel d’ERP
      • La façon de gérer vos achats et envois de facture

Tout un tas de questions que vous, vous, vous devez de vous poser avant toute démarche, dans le but de cibler au mieux votre besoin.

Bien entendu dans les faits, quand on passe à la dématérialisation documentaire, les économies se font ressentir au niveau des coûts directs ou indirects et on estime qu’une entreprise peut économiser environ 30% sur ses coûts de traitement. (source association-apeca)

En espérant que cet article ait permis de répondre à vos questions et interrogations.

Bien entendu, si vous voulez en discuter plus en détail, par exemple dans le but d’avoir un audit du calcul de vos coûts de facturation, n’hésitez pas à nous contacter.

A très vite !

Liens utiles :

http://association-apeca.org/apeca/r/?id=1272

https://www.freddelacompta.com/ressources/defaut-de-facturation-omission-ou-inexactitude-quels-risques/

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