Mettre en place une procédure de contrôle des factures efficace

Factures par si, factures par là. Quelle que soit votre activité, vous en traitez au quotidien au sein de votre entreprise. Mais alors que faire lorsqu’une facture vous arrive ? Comment mettre une procédure de contrôle des factures efficace ? C’est ce qu’on va vous expliquer à travers cet article pour que l’ensemble de vos factures soient traitées dans les meilleures conditions. 📄✅

Qu’est-ce qu’une procédure de contrôle des factures ? Définition

Lorsque l’on parle de procédure de contrôle des factures, on parle notamment des factures fournisseurs. En effet, ce sont les factures entrantes de votre société qui nécessitent un traitement particulier. En quoi consiste-t-elle ? C’est la vérification de l’exactitude de tous les détails d’une facture par rapport au bon de commande initial.📝 Cela concerne par exemple la description de la commande, la quantité, le tarif ou encore le montant global.

Également, cela comprend l’action de contrôler que la facture n’a été émise qu’une seule fois avant de la transférer à l’équipe qui s’occupe de son paiement.

Vous l’avez compris, la procédure de contrôle est effective dès lors que vous réceptionnez votre facture fournisseur. Pour la contrôler, vous bénéficiez d’éléments communs entre le bon de commande et la facture comme le numéro, le montant ou encore la date d’émission.

Deux issues une fois le contrôle effectué :

• ✅Les éléments de la facture et du bon de commande sont identiques. Alors, la facture est validée pour être mise en paiement.
• ❌Dans le cas inverse, il faut trouver l’incohérence entre les deux documents. Un contrôle plus approfondi est donc souvent nécessaire. Cela peut concerner un mauvais montant facturé, une mauvaise quantité, la réception de deux fois la même facture etc. Dans la plupart des cas, il convient de se rapprocher de son fournisseur.

A quoi ressemble un processus de contrôle des factures ?

De la réception de votre facture à sa vérification, il y a plusieurs étapes.

La récupération de la facture

Il y a plusieurs moyens de récupération. Ils vont varier notamment en fonction de si votre processus est automatisé ou non : récupération de vos factures via votre boîte mail, sur les sites de vos fournisseurs, par courrier ou encore sur votre logiciel de dématérialisation.💻 A noter que, bientôt, l’ensemble des entreprises françaises BtoB auront l’obligation de réceptionner électroniquement toutes les factures.

Le contrôle et la validation des données de votre facture

Une fois réceptionnée, il est important de vérifier l’exactitude des informations de cette dernière : nom du fournisseur, date de facture, caractéristiques et détails des produits ou services livrés, montants etc. Un quelconque problème repéré doit être rectifié. En complément, la facture est comparée au bon de commande initial pour s’assurer que la réception est conforme aux accords établis lors de la commande.

L’approbation de la facture

Vient alors l’étape d’approbation de la facture. Une fois que cette dernière a été vérifiée, elle doit être validée par la/les personne/s concernée/s grâce à un système de validation. Selon le montant, le processus de validation peut changer. Il peut y avoir une ou plusieurs personnes responsable/s de cette validation.

L’enregistrement en comptabilité

Lorsqu’elle est approuvée, les données doivent ensuite être mises et enregistrées en comptabilité : attribution des codes de compte en fonction des différents éléments de la facture.

Le paiement

La dernière étape du processus de contrôle d’une facture concerne son paiement. Et oui, il faut bien mettre la main au portefeuille 👝. Le montant dû doit être réglé selon les modalités déterminées au préalable avec le fournisseur. Plusieurs moyens de paiement existent : chèque, virement, prélèvement automatique etc. Souvent, les sociétés décident de regrouper plusieurs règlements de plusieurs factures pour faciliter le process. En général, les délais de paiement sont de 30 jours après réception.

Le classement et l’archivage

Lorsque la facture a été traitée et payée, il vous reste une dernière action à réaliser : le classement, la conservation et l’archivage de la facture pour respecter les obligations légales (conservation pendant 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable). Selon si vos process sont automatisés ou pas, le classement peut être manuel dans des classeurs ou au sein d’une salle d’archivage 🗂️ ou encore automatique grâce à un logiciel.

La procédure de contrôle à la facturation est une étape cruciale pour votre entreprise puisqu’une erreur non corrigée peut fausser la comptabilité. Elle est signe d’une gestion sérieuse et donne confiance à vos fournisseurs pour travailler avec vous 🤗.

Qui contrôle les factures ?

Selon la taille de votre organisation, la mission de contrôle des factures peut être assurée par plusieurs personnes. Généralement, ce sont les fonctions comptable ou achat qui s’en chargent : comptable, responsable des factures, responsable des achats, chargé de facturation etc. Dans les petites structures, cela peut être directement le chef d’entreprise ou son cabinet comptable.

Comment améliorer le processus de contrôle des factures ?

Vous le savez comme moi, les processus en entreprise peuvent toujours être challengés pour être améliorés et vous faire gagner du temps.⏲️ La procédure de contrôle de facturation n’échappe pas à la règle. Beaucoup de sociétés le font encore manuellement et perdent énormément de temps ou pire encore peuvent y laisser échapper des erreurs. Ne vous inquiétez pas, il existe des solutions pour y remédier.

Les désavantages d’une procédure de contrôle manuelle

On oppose très souvent les actions manuelles à celles qui sont automatisées. Et ce pour de bonnes raisons. Les actions manuelles présentent de nombreux désavantages.😓

Premièrement, la perte de temps est une des caractéristiques majeures d’un processus manuel. Chaque mission demande du temps humain qui ne sera pas utilisé pour d’autres tâches plus intéressantes et à plus forte valeur ajoutée.

De plus, le risque d’erreur est beaucoup plus important lors d’une procédure manuelle : un oubli,  une erreur de saisie… Vous pouvez rapidement vous retrouver avec des factures non payées ou encore des erreurs en comptabilité.🤨

On peut également noter la perte d’argent. Elle est évidemment liée au premier désavantage : la perte de temps. Si vos équipes sont occupées à réaliser des tâches chronophages, elles ont moins de temps et sont moins productives sur des tâches à valeur ajoutée, stratégiques qui pourraient faire gagner davantage d’argent à l’entreprise. Des missions à faible valeur qui coûtent cher à l’entreprise.

Enfin un autre désavantage majeur concerne les relations avec vos fournisseurs. Le délai de traitement des factures est long : il faut souvent courir après les factures, relancer les valideurs, saisir les mêmes données à plusieurs endroits etc… Ces actions répétitives et chronophages provoquent des retards de paiement, moins de temps à passer sur les erreurs ou encore à entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs.

Vous allez vite vous rendre compte que l’automatisation du processus de contrôle de factures répond à ces désavantages pour les transformer en bénéfices. Magique non ? 🪄

Les avantages d’un process de contrôle automatisé

En contradiction avec le paragraphe précédent, un process automatisé vous confère plusieurs avantages notables. Veuillez noter, que cette automatisation est possible grâce notamment à logiciel de dématérialisation.

Hausse de la fiabilité

La fiabilité est l’avantage numéro 1 de la dématérialisation. L’erreur est humaine, et personne n’est à l’abri de commettre une erreur au moment du traitement des factures. Digitaliser la récupération, le classement, les workflows de validation, les relances, les paiements etc. de vos factures, vous permet de réduire considérablement les risques d’erreur. Vos paiements sont faits en temps et en heure, votre comptabilité et votre trésorerie sont saines. Lors d’un audit de votre gestion financière, tout est parfaitement en règle, conforme et fiable.✅ Votre outil de dématérialisation, au-delà d’un traitement automatisé, vous permet de repérer automatiquement les erreurs et les doublons de vos factures et autres documents.

Un métier à valeur ajoutée et plus de productivité

Un métier à plus forte valeur ajoutée et plus productif sont les gros plus d’un procédé électronique. Vos services ne passent plus un temps considérable sur les tâches chronophages de traitement des factures fournisseurs. Avec l’automatisation, vos tâches s’enchaînent et traitent vos factures de A à Z avec très peu d’intervention humaine. Votre métier change et ne se résume pas qu’à des tâches répétitives. Vous pouvez réallouer votre temps sur des tâches de gestion financière, d’analyse et de stratégie, prendre le temps d’entretenir vos relations fournisseurs et de gérer les litiges.

De meilleures relations

L’amélioration de vos relations au travail interne et externe. Dans votre quotidien, vous échangez de manière quotidienne avec vos collaborateurs et vos fournisseurs. Vous avez besoin de vos collaborateurs pour traiter l’entièreté de vos factures. La solution d’automatisation permet de ne plus se soucier de l’étape à laquelle se trouve votre facture. Fini la relance à votre collègue tête en l’air.🥱 Vous pouvez tracer en temps réel le parcours de votre facture et vos collaborateurs sont notifiés lorsque c’est à leur tour de rentrer en piste. Vos relations entre collègues n’en sont que meilleures puisque vous n’avez plus besoin d’aller à la pêche aux informations.

Vis à vis de vos fournisseurs c’est la même chose. Avec un processus beaucoup plus fluide et rapide, vous les payez en temps et en heure, vous les appelez rapidement lorsque vous détectez une anomalie et prenez davantage de temps pour échanger.

Des économies d’argent

Grâce à la dématérialisation, le papier c’est de l’histoire ancienne. Si vous ne le saviez pas, un traitement numérique vous permet de réaliser entre 50 et 70% d’économies par rapport à un traitement papier.💰 En effet, nous considérons que le traitement d’une facture fournisseur papier est entre 5 et 10 euros contre des dizaines de centimes en le dématérialisant.

Également, en se remobilisant vers d’autres tâches, vos équipes peuvent vous faire faire de sacrées économies. Par manque de temps, souvent, les équipes ne s’occupent pas des anomalies ou des litiges rencontrés sur les factures. C’est une erreur ! Corriger les erreurs de montant, demander des avoirs permet aux entreprises de gagner de l’argent. Également, vos collaborateurs passent davantage de temps à faire de l’analyse et de l’optimisation. Des postes qui permettent de prendre des décisions et d’économiser des coûts.

La facturation électronique obligatoire : quels changements pour les contrôles d’une facture fournisseur ?

La future obligation va être mise en place pour l’ensemble des entreprises dans les années à venir. Les dates ont plusieurs fois été décalées pour normalement prendre effet en 2026/2027.📆 Cette mesure, mise en place par l’administration publique et qui a pour but de lutter contre la fraude à la TVA, va obliger les entreprises à émettre et recevoir les factures de manière électronique. C’est le premier pas vers l’automatisation des processus de contrôle des entreprises. En effet, si vous gérez un flux important de factures, vous utiliserez un logiciel de dématérialisation pour la gestion électronique de vos factures. Ces logiciels qui sont d’ores et déjà dans le quotidien d’un grand nombre de sociétés offrent bien plus de fonctionnalités que le simple fait d’envoyer et de recevoir des factures électroniques. C’est pourquoi, en goûtant à la dématérialisation, un grand nombre d’organisations vont aller plus loin et vont automatiser l’ensemble du traitement des factures, de la réception à son contrôle.🤩 Mieux vaut donc se préparer à cette législation dès maintenant en intégrant des processus dématérialisés. Surtout que comme vous l’avez compris, les avantages sont multiples.

Pour finir, la procédure de contrôle des factures représente un enjeu stratégique pour votre entreprise. Au-delà d’un service qui est en charge de son traitement, c’est toute la société qui est concernée par la bonne gestion de la facturation. En effet, cela peut rapidement générer de la  productivité, des économies lorsque ce poste est bien géré. L’automatisation et la dématérialisation sont les clés d’un processus de contrôle optimisé.🔑