RGPD et dématérialisation : Comment Zeendoc assure votre conformité

RGPD, ce terme qui angoisse et qui rassure à la fois ! 😬

Et pour cause, la mise en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est devenue une priorité incontournable pour toute entreprise qui passe à la dématérialisation, et quelle que soit sa taille.
Entré en vigueur en mai 2018, le RGPD vise à protéger les données personnelles des individus au sein de l’Union Européenne, imposant des obligations strictes aux organisations quant à la collecte, au traitement et à la conservation de ces informations. 🔒

Dans ce contexte, la dématérialisation de documents représente un enjeu majeur, car elle facilite non seulement la gestion des flux documentaires mais aussi le respect des exigences réglementaires. ⚖️

C’est ici qu’intervient Zeendoc, solution de gestion électronique de documents (GED) que l’on ne présente plus, et particulièrement adaptée pour répondre aux besoins de conformité RGPD.
En mettant un point d’honneur à ses techniques de protection des données, Zeendoc permet aux entreprises de se conformer efficacement aux obligations légales tout en optimisant leurs processus documentaires.
Dans cet article, nous allons explorer en détail la manière dont Zeendoc assure la conformité RGPD grâce à ses fonctionnalités avancées. 🔎

Comprendre les exigences du RGPD

Qu’est-ce que le RGPD ?

Un peu de théorie… 🧑‍🏫
Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une réglementation européenne qui a pour objectif de renforcer et d’harmoniser la protection des données personnelles au sein de l’Union Européenne. 🔒
Il s’applique à toutes les entreprises qui collectent, traitent et stockent des données personnelles de résidents de l’UE, qu’elles soient basées dans l’UE ou non.

Lorsqu’on parle de données personnelles, voici les informations concernées par le RGPD :

• les données à caractère personnel : c’est à dire, permettant l’identification d’un individu
• les données dites sensibles, pouvant révéler les opinions politiques, l’origine raciale ou ethnique, les données génétiques ou encore les convictions religieuses.

Principales exigences du RGPD pour les entreprises

Pour se conformer au RGPD, une entreprise doit respecter plusieurs exigences spécifiques :

✅ Obtenir le consentement explicite des individus et leur permettre d’exercer leurs droits (droit d’accès, de rectification ou encore droit à l’oubli).

🔏 Assurer la sécurité des données et prévenir les risques.

📄 Tenir un registre des activités de traitement des données et se tenir prêtes à démontrer leur conformité lors d’audits.

En respectant ces principes, les entreprises peuvent réduire les risques de non-conformité et les potentielles sanctions qui peuvent en découler. 👌

Zeendoc, avec ses fonctionnalités avancées, joue un rôle crucial en aidant les organisations à respecter ces exigences de manière efficace et sécurisée.

Zeendoc : Un outil complet pour la conformité RGPD

Pour rappel, même si je sais que vous êtes tous incollables sur le sujet 😎 : le logiciel Zeendoc est une solution de gestion électronique de documents (GED) conçue pour simplifier la gestion et la dématérialisation des documents (factures, contrats, commandes etc. au format électronique).

Grâce à ses fonctionnalités avancées, la ged Zeendoc permet aux entreprises de se conformer au Règlement Général sur la Protection des Données en plus d’automatiser leurs processus documentaires.
Voici comment : ⬇️

• Gestion des consentements ✅
  L’une des exigences clés du RGPD est l’obtention et la gestion des consentements des individus pour le traitement de leurs données à caractère personnel.
  Zeendoc permet de gérer les consentements de manière efficace et conforme.

• Suivi et enregistrement des consentements 🔎
  Avec Zeendoc, chaque consentement est documenté, horodaté et associé à des preuves, facilitant ainsi la gestion et la vérification en cas de besoin.

• Gestion des demandes d’accès et de suppression des données 🙋
  Zeendoc automatise la gestion des demandes des individus souhaitant exercer leurs droits d’accès, de rectification ou de suppression de leurs données.

• Sécurisation et chiffrement des données 🔏
  Toutes les données stockées dans Zeendoc sont chiffrées, garantissant ainsi leur confidentialité et leur protection contre les accès non autorisés.
• Contrôle d’accès et gestion des permissions ❌
  Zeendoc offre un système de contrôle d’accès granulaire, permettant de définir des permissions spécifiques pour chaque utilisateur. Seules les personnes autorisées peuvent accéder à certaines informations, réduisant ainsi les risques de fuites de données.
• Audit de traçabilité 🔎
  Le RGPD impose aux entreprises de pouvoir démontrer leur conformité à travers des audits réguliers. Zeendoc facilite cette tâche grâce à la traçabilité et le reporting.
• Suivi des actions sur les documents 🖱️
  Zeendoc enregistre toutes les actions effectuées sur les documents, telles que la consultation, la modification ou la suppression. Ce suivi détaillé permet de tracer l’historique des documents et d’identifier les utilisateurs impliqués dans chaque action.

• Archivage et conservation des données 🗃️
  La gestion de la durée de conservation des données est une autre exigence du RGPD. Zeendoc permet de définir des politiques de conservation basées sur les exigences réglementaires et les besoins de l’entreprise.
  Avec le coffre-fort numérique Zeendoc par exemple, les salariés bénéficient d’un accès à leur propre espace, où leurs bulletins de paie sont conservés selon les obligations légales.

En conclusion, l’utilisation de Zeendoc pour assurer sa conformité RGPD est plus qu’une valeur sûre.
C’est notamment la raison pour laquelle Zeendoc et la santé vont de paire : grâce à sa certification HDS, le logiciel ged est reconnu pour sa capacité à protéger les données à caractère médical.

En d’autre termes, c’est un outil de dématérialisation incontournable pour tout service financier : archivage sécurisé, factures dématérialisées, processus automatisés… Zeendoc et son API permettent même la connexion avec d’autres outils métiers pour une gestion optimale !

Alors, qu’attendez-vous pour protéger votre entreprise avec Zeendoc ? 😉