Zeendoc, l’allié de votre dématérialisation de factures

On ne le présente plus, Zeendoc est un expert en dématérialisation de factures, et pas que ! Pionnier dans le domaine, il s’agit d’un logiciel dédié à la dématérialisation de tous les documents d’entreprise : fournisseurs, clients, RH… Tout peut y être intégré et archivé de manière sécurisée.

À l’approche de la facturation électronique obligatoire, Zeendoc se place comme un choix évident pour les entreprises qui souhaitent miser sur leur productivité tout en se mettant en conformité.

Dans cet article, nous aborderons la gestion des factures électroniques avec Zeendoc ainsi que les enjeux liés à la facturation électronique obligatoire. PPF, OD, PDP, ces termes n’auront plus de secret pour vous ! 😉

La gestion des factures électroniques avec Zeendoc

Bon nombre d’entreprises n’ont pas attendu l’arrivée de la loi pour envisager la facture électronique, et pour cause, leur but premier n’est pas d’être conforme, mais d’être efficace.

Le traitement papier, la saisie, le classement et l’envoi manuel font perdre un temps considérable, sans compter les risques d’erreurs humaines qu’ils comportent.

La raison première du passage à la dématérialisation, c’est le besoin d’en finir avec ces tâches chronophages et de les automatiser au maximum.

Mais alors, la facture électronique, comment ça marche ? 🔎

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

La première chose à savoir, c’est que la facture électronique n’est pas seulement la version numérique d’une facture papier; c’est un peu plus complexe que ça.

En effet, une facture numérique peut s’apparenter à un simple scan ou une photo.
La facture électronique, elle, est éditée directement depuis un logiciel et s’inscrit dans un cadre légal qui la rend officielle pour son destinataire.

Aujourd’hui, le format PDF est encore considéré comme valide à condition d’avoir une piste d’audit fiable qui puisse lier la facturation à une prestation ou une livraison effectuée.

En revanche, ce format ne sera plus recevable au lancement de la réforme de la facturation électronique obligatoire. ⚠️

Pour connaître les formats acceptés par la DGFIP,  poursuivez votre lecture, je vous en parle un peu plus bas… ⬇️

La dématérialisation des factures fournisseurs avec Zeendoc

De nombreux enjeux reposent sur un bon traitement des factures fournisseurs : parmi eux, les bonnes relations avec ces derniers, ou encore la communication interne.
Je m’explique : 🧐

Entre sa réception et son paiement, la facture fournisseur passe par de nombreuses étapes parfois chronophages, disons-le…

C’est là que Zeendoc intervient ! De l’intégration de la facture jusqu’au règlement, il va permettre l’automatisation de l’intégralité du cycle procure to pay.

Parlons d’abord de l’intégration de votre facture : il existe plusieurs options, en fonction de l’origine du document.

➡️ Facture papier : le logiciel est compatible avec les scanners et copieurs

➡️ Facture numérique : provenant directement de votre boîte mail ou poste de travail

➡️ Collecteur de facture : certaines factures ne sont disponibles que sur les espaces clients des sites de vos fournisseurs. Vous pouvez automatiser leur collecte en connectant le logiciel à vos espaces clients.

➡️ Factur-X : Zeendoc récupère les informations du fichier XML lors du dépôt de la facture

Ainsi, quelle que soit son origine, l’outil est capable de collecter, lire et archiver vos documents.

Nous parlons ici de factures, mais évidemment, tout type de document peut-être déposé et lu par le logiciel. 💡

En parlant de lecture et de classement, voici comment procède Zeendoc :

🔐 sauvegarde sécurisée : dès son intégration, votre document est horodaté, crypté et archivé pour garantir son intégrité.

🔎 lecture et classement automatiques : les informations importantes telles que le fournisseur, la date, la référence ou les montants sont lues automatiquement et votre document se classera selon les critères déterminés.

Une fois votre facture intégrée, Zeendoc automatise toutes les actions liées à votre processus achat :

✅Demande d’achat et envoi des commandes

✅Contrôle des factures, rapprochement et comparaison des montants

✅Workflow de validation

✅Passerelle comptable (export des données en comptabilité)

✅Virement SEPA

✅Gestion des écarts

✅Reporting et analyse

En bref, de quoi vous faire gagner un temps précieux et diminuer drastiquement vos tâches à faible valeur et risques d’erreurs !

Ainsi, en accélérant et fluidifiant vos processus, vous assurez une bonne communication à la fois en interne, mais aussi avec vos fournisseurs !

Et ce n’est pas tout, votre dossier client est aussi concerné 😉

La dématérialisation des factures clients grâce à Zeendoc

Pour vos documents clients, c’est le même combat ⚔️ : l’outil les capture, en automatise le classement puis les sauvegarde de manière sécurisée.

Pour les retrouver, il suffit d’effectuer une recherche selon les critères indexés (type de document, nom du client, numéro de facture, date, montant etc…).

Et pour aller plus loin, la recherche expert vous permet de taper un mot clé présent dans le document, et Zeendoc retrouvera tous ceux dans lesquels le mot apparaît !
Fini les longues recherches dans les archives, maintenant, 1 clic suffit ! 😉

En ce qui concerne vos factures, rien de plus simple.

Après leur intégration, la solution Zeendoc permet leur diffusion instantanée, en associant si besoin les documents qui y sont liés.

Selon le mode d’envoi associé à chaque client, l’adresse du destinataire est automatiquement renseignée, qu’il s’agisse d’un mail ou d’une adresse postale.

Et s’il s’agit d’une facture à destination d’un organisme public, Zeendoc se connecte à la plateforme Chorus pour la déposer automatiquement.

Pratique, n’est-ce pas ? ✨

Ainsi, vous garantissez l’existence d’une piste d’audit fiable, qui assure la valeur légale de votre facture aux yeux de la loi.

Petit +, vous pouvez également opter pour la signature électronique de vos factures, contrats commerciaux etc… pour assurer la conformité de vos documents ou simplement accélérer votre business.

Mais qu’en sera-t-il des factures avec la réforme de la facturation électronique obligatoire ?

Les enjeux liés à la facturation électronique obligatoire

Nous avons déjà abordé le sujet dans plusieurs de nos articles, alors promis, on ne va pas s’étaler mais seulement faire une petite piqûre de rappel… 😉

À partir de 2026, les entreprises françaises devront être en mesure d’envoyer et de recevoir des factures dématérialisées.

Concernant les étapes du déploiement, en voici le détail :

• 🗓️ 1er Septembre 2026 : Obligation de réception des factures électroniques pour les entreprises assujetties à la TVA
• 🗓️ 1er Septembre 2026 : Obligation e-invoicing et e-reporting pour les ETI et grandes entreprises
• 🗓️ 1er Septembre 2027 : Obligation d’émission et e-reporting pour les PME et TPE.

Cette obligation concerne les échanges de factures BtoB, dont les données devront être communiquées à la plateforme de l’État : le PPF (portail public de facturation).

Le but principal de cette réforme est d’éviter la fraude à la TVA et d’avoir une vision instantanée de la facturation en France.

Pour répondre aux exigences en matière de transmission de ces données, de nouveaux statuts voient le jour.

Mais la question qui nous intéresse vraiment est la suivante : qu’en sera-t-il de Zeendoc ?

En tant qu’expert en dématérialisation de factures, il est évident que Zeendoc ne sera pas étranger à cette nouvelle réforme.

Pour faire court et concis, voici ce que vous devez savoir :

• Zeendoc est un OD (opérateur de dématérialisation) : c’est-à-dire qu’il permet aux entreprises la dématérialisation et l’intégration de factures électroniques aux formats exigés par la loi (Factur-X, EDI…) mais n’est pas en mesure de les transmettre en direct au PPF.
  En réalité, en tant que solution experte en gestion électronique de documents, Zeendoc n’a pas attendu la loi pour avoir ce rôle d’OD, et il continuera d’accompagner les entreprises dans leurs échanges BtoB.
• Zeendoc est un partenaire privilégié PDP : il ne sera pas lui-même Plateforme de Dématérialisation Partenaire, ce qui signifie qu’il ne sera pas directement connecté au portail de l’État (PPF), mais il s’est étroitement associé avec une plateforme pour pouvoir continuer de répondre aux besoins et d’assurer un service optimal pour ses clients.
  En réalité, pour les utilisateurs, ça ne change absolument rien : les documents et factures continueront d’être déposés, et Zeendoc se chargera de leur transmission automatique 🚀

En résumé, Zeendoc répondra totalement aux exigences de la réforme sur la facturation électronique obligatoire et ça, c’est plutôt rassurant. 🤗

En tant que solution de dématérialisation, le logiciel répondait déjà aux principaux enjeux de cette loi, tels que l’authenticité des factures électroniques, l’intégrité des informations contenues, et la lisibilité (quel que soit le format).

Afin de compléter son offre, il était tout naturel de s’associer à une PDP pour pouvoir assurer pleinement les services attendus, et accompagner les entreprises dans cette nouvelle transformation.

En conclusion, il va sans dire que Zeendoc reste un choix évident pour les entreprises qui souhaitent être bien accompagnées dans la gestion de leurs factures électroniques.

En effet, il s’agit d’un outil complet qui permet à la fois de gérer l’archivage de l’intégralité de ses documents numériques, d’automatiser ses processus et enfin, d’assurer sa conformité avec la réforme.

What else ?! 😎