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Pour vos signatures électroniques, découvrez la proposition Zeendoc !

27 mars 2024 | Dématérialisation / GED

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
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Avec l’essor du marché de la dématérialisation, la solution de signature électronique Zeendoc se positionne comme le choix idéal pour répondre aux besoins des professionnels en matière d’e-signature.

Aujourd’hui, 85% des professionnels interrogés estiment que la signature électronique possède une valeur équivalente à celle d’une signature manuscrite.

Cette méthode innovante a permis de doubler la productivité des entreprises dans leurs tâches administratives et de gestion;  en réduisant le processus de création et d’envoi de signatures à seulement 3 minutes !

🧐 Découvrez dès à présent tout ce qu’il y a à connaître !

Zeendoc LA solution de signature électronique

A travers son logiciel, Zeendoc propose des services fiables et adaptés à cette nouvelle méthode de signature.

L’entreprise vous offre la possibilité d’envoyer facilement tous vos documents (facture, contrat, document juridique) par mail et de les faire signer électroniquement par vos clients depuis n’importe quel outil numérique, sans besoin d’une installation préalable.

Les avantages de Zeendoc pour l’automatisation de la signature

Zeendoc a intégré à sa solution GED un processus garantissant sa validité juridique au même titre que la signature manuscrite.

De plus en plus d’entreprises adoptent la signature électronique, reconnaissant son efficacité et sa praticité comme outil de travail. En voici les principaux avantages  :

  • Dématérialisation : La mise en place d’une e-signature est généralement intégrée dans une stratégie de dématérialisation.
  • Réduction des coûts et gain de productivité : grâce à la suppression des tâches manuelles et chronophages de votre quotidien (impression, numérisation et manipulation des documents papier, classement et archivage) ainsi qu’à l’élimination de vos frais postaux et de vos coûts liés aux consommables d’impression.
  • Fiabilité et sûreté renforcées : En plus de faciliter l’identification de toutes les parties prenantes, les données stockées sont chiffrées à l’aide d’une clé spécifique attribuée à chaque client. Cette clé étant, elle-même, cryptée avec le mot de passe de l’utilisateur.
  • Centralisation de l’archivage : Toutes vos pièces peuvent être sauvegardées, archivées et sécurisées à un seul et même endroit. Vous réduisez ainsi les risques de perte de documents, d’erreurs ou encore de doublons tout en permettant une meilleure gestion !

Le fonctionnement de la signature électronique avec le logiciel Zeendoc

Demander une signature

Mais alors, concrètement, comment ça fonctionne sur Zeendoc ?
Ne vous en faites pas, rien de très compliqué !

Créé pour faciliter votre quotidien, le processus de demande de signature ne requiert que 4 étapes ! ✅

Étape 1 – Accès à votre document
Une fois sur le logiciel Zeendoc, vous pouvez accéder à la signature à partir de votre document à l’aide du bouton “signer en bas à droite”.

Étape 2 – Renseignement des informations obligatoires
Indiquez ensuite les renseignements obligatoires de votre récepteur : adresse e-mail, prénom, nom, numéro de téléphone portable.
Le numéro de portable vous servira à authentifier votre signataire : un code d’accès sera envoyé par SMS à ce numéro pour validation avant signature.

Étape 3 – Soumission à la signature
Définissez une zone de signature et validez pour soumettre à la signature.

Étape 4 – Suivi du statut
Une fois l’envoi effectué, vous pourrez accéder au statut :

  • ‘’En attente’’ : Lorsqu’une demande est réalisée.
  • ‘’Refusé’’ : Lorsqu’elle a été refusée par un tiers.
  • ‘’En erreur’’ : Erreur de signature.
  • ‘’Partiel’’ : Lorsque le document a été signé par un seul signataire.
  • ‘’Signé’’ : Lorsque le document a été signé par tout le monde.
  • ‘’Obsolète’’ : La demande date de plus de 30 jours.

Étape 5 – Réception du certificat d’achèvement
Une fois le document signé par tous, vous recevrez un certificat d’achèvement en guise de preuve légale. Ce certificat fournit les détails des informations de chaque signataire.

Interface Zeendoc By Deltic

 

D E M O

Découvrez la signature électronique avec Zeendoc

Réserver

Recevoir une signature

Tout comme la demande, le processus de  réception d’une signature électronique est un jeu d’enfant !🎳

Étape 1 – Recevoir votre demande
Vous recevez votre demande de signature par mail. Cliquez sur le lien pour pouvoir la consulter.

Etape 2 – Consultation du document
Vous pouvez consulter votre document et sa date de validité. Une fois la vérification effectuée, vous n’avez plus qu’à cliquer sur la case “continuer”.

Etape 3 – Vérification de votre identité
Vérifiez vos données personnelles (nom, prénom, numéro de téléphone) renseignées par votre émetteur. Dans un deuxième temps, cochez la case “Je reconnais avoir lu et accepté les CGS”.

Etape 4 – Double vérification
Vous recevez ensuite un code de vérification par SMS que vous devez inscrire dans l’encart.

Etape 5 – Validation de la signature
Pour conclure, vous recevez une confirmation que votre document a bien été signé !

signature-electronique

La signature électronique, tout comprendre !

Si vous avez manqué l’explication sur la signature électronique, pas de panique ! Cette deuxième partie est là pour vous rappeler tout ce que vous devez retenir 😉.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

La signature numérique est un procédé qui assure l’intégrité des documents numériques et l’identification de son auteur. Elle garantit ainsi que les actes ne puissent être contestés (ce qu’on appelle la non-répudiation), tout comme une signature manuscrite sur papier.

Depuis 2000, la France a officiellement reconnu les signatures électroniques grâce à la loi n°2000-230. Cette reconnaissance a été renforcée par la réglementation eIDAS, qui vise à faciliter son adoption en établissant des normes légales claires et standardisées pour cette technologie.

Les types de documents pouvant être signés.

En principe, tous les actes juridiques peuvent être conclus par voie électronique et, par conséquent, peuvent faire l’objet d’une signature électronique.

En bref, la plupart des documents peuvent être signés électroniquement à partir du moment où ils peuvent être dématérialisée :

  • Contrats de travail ;
  • Contrats commerciaux ;
  • Devis, factures et bons de commande ;
  • Mandats et compromis de vente ;
  • Documents bancaires ;
  • Documents relatifs au statut légal ;
  • Documents de ressources humaines ;

Cependant, si la plupart des documents peuvent être signés électroniquement, tous ne requièrent pas le même niveau de certification.

Le règlement européen eIDAS distingue trois niveaux de sécurité : la signature électronique dite de niveau simple, celle de niveau avancé et la dernière dite de niveau qualifié.

✒️ Signature de niveau 1

La signature électronique de niveau simple (ou signature numérique manuscrite) repose sur le niveau de sûreté le plus faible.

Sa valeur juridique est limitée, car elle ne garantit ni l’intégrité des données signées ni l’identité du signataire. Toutefois, elle peut constituer un début de preuve par écrit. Son principal objectif est de simplifier la gestion d’une entreprise en facilitant les processus internes. Un gain  de temps assuré !

✒️ Signature de niveaux 2 et 3

La signature électronique avancée (niveau 2) est la plus utilisée par les entreprises. Grâce à l’utilisation d’une clé privée, elle permet :

  • d’identifier le signataire ;
  • d’associer la signature à son auteur ;
  • de garantir l’intégrité de l’acte signé.

En comparaison, le niveau 3 assure une identification plus précise du signataire tout en conservant un processus similaire.

Elle repose sur l’utilisation d’un certificat de signature électronique qualifié conforme aux exigences du règlement eIDAS.

✒️ Signature de niveau 4

Cette signature possède le niveau de sécurité le plus important grâce à ses critères avancés.

Elle nécessite l’acquisition en amont d’un certificat de signature électronique (même principe que pour le niveau 3).
Elle requiert également une clé de signature certifiée par l’ANSSI ou par une autre autorité européenne de sécurité et de défense des systèmes de données.

Plus complexe à mettre en œuvre, cette méthode est réservée à des documents où l’authentification est fondamentale comme des actes authentiques ou des actes d’avocats.

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Ainsi, le choix du mode de signature électronique doit se faire en fonction de l’usage prévu et du niveau de sécurité requis. Le type de signature ne sera pas le même pour des factures ou pour un acte d’avocat.

Pour en savoir plus, consultez notre article sur le lien entre la signature électronique et la facturation électronique.
Pour plus de détails sur la partie légale, consultez également notre article sur le Certificat RGS.

Ça y est, grâce à cet article, vous êtes désormais expert en matière de signature électronique  et incollable sur la solution GED avec Zeendoc !

Arnaud Delastre
Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

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