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Comment faire de la signature électronique ?

26 juin 2023 | Dématérialisation / GED

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
Signature électronique Deltic

Toujours sur le thème de la dématérialisation, -oui, parce que c’est notre cœur de métier- 😉 aujourd’hui nous allons parler de signature électronique. ✒️

La signature électronique a fait ses débuts dans les années 2000 et s’est étendue à l’échelle européenne grâce à la réglementation eIDAS, dans le but de favoriser les documents numériques de type pdf. Devenue incontournable au sein des entreprises, elle a largement remplacé la signature manuscrite qui présentait beaucoup trop de contraintes logistiques et de temps. ⌛

Aujourd’hui, nous allons nous intéresser à l’envers du décor : qu’est-ce qu’une signature électronique aux yeux de la loi ? Quels sont les outils en ligne qui proposent cette fonctionnalité ? On vous dit tout ! ⬇️

Qu’est-ce qu’une signature électronique certifiée ?

La signature électronique est un procédé qui consiste à déposer sa signature numérique sur un document électronique afin d’apporter son consentement, garantir l’intégrité du document et sa validation. En quelque sorte, cela permet de ne plus avoir recours à une signature sur papier. Pratique, non ?
Mais attention, il ne s’agit pas de griffonner ses initiales sur une tablette ou de coller une image de sa signature manuscrite ! Une signature scannée ou dessinée via une tablette n’a aucune valeur légale.

Pour être valable juridiquement, une signature numérique doit respecter 3 critères :

🔏 Assurer la non-modification du document, c’est ce qu’on appelle l’intégrité
🙋 Établir l’identité du signataire
🏅 Utiliser un certificat numérique associé au signataire

Vous l’aurez compris, pour pouvoir signer un document word ou pdf par exemple, vous devrez utiliser un outil adapté, capable d’assurer la validité de la signature.

Ainsi, cette dernière pourra même servir comme preuve juridique en cas de litige.💡

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Quelles sont les méthodes pour signer électroniquement ?

Largement démocratisée au sein des entreprises, la signature électronique est aujourd’hui possible depuis de nombreux outils et logiciels en ligne.

Pour faire simple, deux options s’offrent à vous :

  • passer par un outil dédié à la signature électronique
  • intégrer la signature électronique à sa gestion documentaire, via un logiciel de dématérialisation

Quels sont les logiciels qui proposent la signature électronique ?
Quelles différences y a-t-il entre ces deux méthodes ?
On vous explique tout ⬇️

 

Critères Outils dédiés à la Signature Électronique Logiciels de Dématérialisation avec Signature Électronique
Fonction principale Focalisés uniquement sur la signature de documents. Intègrent la signature électronique dans un ensemble plus large de fonctionnalités de gestion documentaire (GED).
Exemples de logiciels DocuSign, Adobe Sign, Yousign, HelloSign, PandaDoc… Zeendoc, OpenBee, M-Files, DocuWare…
Utilisation Dépôt du document à signer, préparation et suivi de l’envoi, récupération du fichier signé et certifié.
=> Simplifie la signature de documents pour les utilisateurs sans nécessiter d’autres fonctionnalités de gestion documentaire.
Document déjà archivé et classé sur la GED, possibilité de l’intégrer à des workflows et automatismes, signature et récupération du document certifié directement depuis le logiciel de dématérialisation : aucun besoin de déplacer le fichier.
=> Permet une intégration de la signature dans le flux de travail de GED, optimisant ainsi les processus d’affaires.
Avantages Facilité d’utilisation – Spécialisés dans les normes de signature électronique et sécurités associées – Intégrations courantes avec d’autres plateformes (e-mail, CRM, etc.) Solution tout-en-un pour la gestion et la signature de documents – Réduction des coûts opérationnels en centralisant les fonctionnalités – Meilleure intégration avec les processus d’affaires existants
Inconvénients Moins de fonctionnalités pour la gestion globale des documents – Peut nécessiter une intégration avec d’autres systèmes pour une gestion complète du cycle de vie des documents Peut être plus complexe à mettre en place initialement – Coût potentiellement plus élevé dû aux fonctionnalités supplémentaires
Sécurité Souvent dotés de normes de sécurité élevées spécifiques à la signature électronique. Varie selon le logiciel; certains peuvent ne pas offrir le même niveau de spécialisation en sécurité de signature que les outils dédiés.
Idéal pour Entreprises de toutes tailles nécessitant une solution rapide et efficace pour signer des documents sans gestion documentaire avancée. Entreprises cherchant à intégrer pleinement la signature électronique dans leur système de gestion documentaire et à automatiser les processus.

 

En résumé, voici comment se déroule la signature numérique, en fonction de l’outil choisi :

  • Avec le logiciel dédié à la signature électronique, en quelques clics seulement, vous faites signer votre document électroniquement. Vous le sélectionnez pour l’insérer dans l’outil, vous renseignez les coordonnées du ou des destinataire(s), vous déterminez la ou les zones de signature, vous préparez le corps de votre mail puis cliquez sur l’envoi. Vous n’avez ensuite qu’à suivre la procédure, gérer vos relances si besoin et récupérer le document une fois signé électroniquement.
  • Avec un logiciel de dématérialisation, c’est également très simple puisque le document à signer est déjà intégré à la solution GED. Vous le sélectionnez et remplissez les informations liées au destinataire, déterminez la zone de signature et cliquez sur valider pour soumettre la signature.
    Globalement le processus est le même, la seule différence est qu’avec un logiciel GED, vous n’avez pas à déplacer le document : il est déjà sur la plateforme et le restera, pendant et après la procédure de signature électronique.
    Cette étape fait partie intégrante de la vie du document, le logiciel est complet et gère l’intégralité des processus liés aux documents. Chez certains logiciels comme Zeendoc, il est ensuite possible d’envoyer vos documents à un centre éditique pour qu’ils soient transmis par courrier à vos destinataires, ou tout simplement par mail, directement via l’interface.

Dans les deux cas, les signataires sont authentifiés grâce à un code confidentiel reçu généralement par SMS, et les signatures électroniques sont certifiées et conformes aux règlementations en vigueur.

En conclusion, il existe aujourd’hui de nombreuses manières de faire signer vos documents électroniquement tout en respectant la législation. Il sera nécessaire, avant toute chose, de bien définir vos besoins pour savoir vers quel type de solution vous orienter. Simple besoin ponctuel de signature ou nécessité de dématérialiser l’intégralité de votre processus documentaire ? C’est à vous d’en juger. 😉

Cela dit, si vous avez besoin de conseils, n’hésitez pas à contacter la team Deltic, qui se fera un plaisir de vous accompagner et de vous expliquer comment faire vos signatures électroniques sur ordinateur.  🤝

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Arnaud Delastre
Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

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