Comment envoyer vos documents dématérialisés à un centre éditique ?

Vous le savez, ici on parle beaucoup de dématérialisation de documents et de suppression du papier. 👋
Aujourd’hui pourtant, nous allons nous concentrer sur la possibilité d’envoyer vos documents dématérialisés…….. par courrier ! ✉️ Je vous l’accorde, ça peut paraître un peu contradictoire dans l’ère de la démat’ et pourtant, il existe encore quelques exceptions qu’il est important de ne pas négliger !

Il est possible en effet que certains de vos clients ne puissent pas recevoir de documents par voie électronique, ou que certains documents à caractère juridique par exemple, nécessitent un traitement papier. Quoi qu’il en soit, ne vous inquiétez pas, ça aussi on peut le simplifier !

Et oui, avec Deltic même la paperasse devient moins pénible !💡 D’ailleurs, saviez-vous que notre devise était “rendre simple le complexe” ? Vous allez voir, on respecte notre crédo !
Envoyer vos factures dématérialisées à un centre éditique, c’est un jeu d’enfant !

Qu’est-ce qu’un centre éditique ?

Si vous nous lisez régulièrement, alors vous êtes certainement des experts de la dématérialisation de documents et de la facturation électronique !
Pour ceux qui auraient encore besoin de précisions sur le sujet, vous pouvez toujours consulter nos articles sur la facturation électronique et la GED pour être à la pointe de l’information 😉

Petit rappel concernant la gestion électronique de vos documents clients avec Deltic : vous avez la possibilité de gérer leur envoi en 1 clic, et de 3 manières différentes :
📧 par mail
📩 sur la plateforme Chorus
✉️ par courrier via un centre éditique

Oui, car comme je vous le disais plus haut, des exceptions subsistent encore et certains documents nécessitent un traitement papier.
Alors, commençons par le commencement en abordant la définition et le rôle d’un centre éditique  🔎

L’éditique existe depuis les années 70 et à l’époque, il s’agissait des premières automatisations de processus ! 🚀
Ce terme rassemble toutes les étapes de gestion d’un document d’entreprise, de sa production à sa diffusion personnalisée.

Il s’agit tout simplement d’un centre d’impression et de mise sous pli, qui va se charger d’imprimer, de mettre sous enveloppe et d’affranchir vos documents pour ensuite les faire parvenir à vos destinataires par voie postale, selon vos critères et préférences.

Très bien me direz-vous, mais comment ce centre éditique récupère-t-il nos documents à envoyer ?
Je vous explique tout ⬇️

Comment transmettre vos documents au centre éditique ?

En réalité, c’est très simple : Deltic est connecté à son centre éditique. Ce qui signifie que, pour l’utilisateur, un envoi courrier ne nécessite pas plus de manipulations qu’un envoi par mail ! Quand je vous disais “en 1 clic”, je n’exagérais rien 😉

En clair, après avoir déposé vos documents sur Deltic, ceux-ci vont se classer automatiquement, selon les critères que vous aurez définis.
Les documents pour lesquels vous n’aurez pas renseigné d’adresse mail seront reconnus par l’outil et classés dans une bannette numérique, prêts à être envoyés par courrier.

Vous n’aurez qu’à choisir le type d’impression (couleur ou noir & blanc), le type d’envoi (classique, recommandé) et cliquer sur “envoyer” : c’est tout !

Plus besoin d’imprimer et de courir à la poste, le centre éditique s’en charge pour vous !

Et pour ne pas rester dans l’inconnu, vous pourrez suivre les étapes de l’envoi pour chaque document. 📨

Voilà, c’est aussi simple que ça !
Gérer du papier de manière dématérialisée, la classe non ? 😎

Quel est le fonctionnement d’un centre éditique ?

Vous l’aurez compris, le centre éditique récupère vos documents à imprimer via Deltic.

Une fois reçus et avant leur envoi, plusieurs étapes s’imposent :

• préparation des documents à l’impression : calibrage, conversion, mise en page…
• impression selon les critères choisis par le client : recto/verso, couleur ou noir et blanc…
• mise sous pli : pliage ou non en fonction du nombre de page, petite ou grande enveloppe…
• affranchissement selon le choix : envoi classique, prioritaire, recommandé…
• expédition du courrier : partenariat avec des services postaux ou partenaires pour assurer des envois sécurisés et rapides

Pour chacune de ces étapes, le suivi de votre courrier est mis à jour sur Deltic, ce qui signifie que vous pouvez être informé en temps réel de l’avancée de l’envoi et en informer le destinataire si besoin.

À noter que les centres éditiques sont soumis à de hautes exigences en termes de confidentialité, et que les données qui y sont traitées sont strictement protégées.
Des protocoles de sécurité sont déployés, tant du côté des employés qu’à l’intérieur même des systèmes informatiques.

Voilà, vous savez TOUT ! En bref, vos données sont entre de bonnes mains du début à la fin, et c’est aussi important pour vous que pour nous ! 😉

Quels sont les avantages de l’éditique ?

On ne l’a pas évoqué et je suis sûre que vous vous posez la question : pourquoi faire appel à un centre éditique alors que vous pouvez imprimer et poster votre courrier vous-même ?

Et bien c’est très simple, la réponse est fondamentalement la même que pour tout autre processus automatisable : le TEMPS !

Lorsqu’on est une société et que l’on produit du courrier en masse, le temps passé à gérer l’impression, la mise sous enveloppe et le déplacement jusqu’à la poste est considérable !

Et ce temps là, vous pourriez le passer sur des missions un peu plus stimulantes qu’un pliage “tryptique” ! 😂

Au delà du temps gagné, voici quelques avantages que vous pourriez tirer en passant par un centre éditique :

💰Le coût : un centre éditique bénéficie de tarifs avantageux auprès des services postaux, grâce au volume de production !

💎 La qualité : les équipements d’impression et de mise sous pli des centres éditiques vous assurent un rendu professionnel et donc, une bonne image auprès de vos clients

🔎 Le suivi : le lien entre le centre éditique et Deltic vous permet de tenir informé le destinataire en temps réel et donc contribuer à maintenir une bonne relation client.

🔒La confidentialité : la protection des données fait partie intégrante des obligations d’un centre éditique. Dormez sur vos deux oreilles, votre courrier est entre de bonnes mains 🤗

🚀 L’adaptabilité : à l’inverse d’un salarié seul, un centre éditique est capable de gérer du volume en un minimum de temps. Quelle que soit la taille ou la quantité d’envois, le centre éditique est équipé pour traiter en masse, évitant ainsi le rallongement des délais.

Vous l’aurez compris, un centre éditique est, au même titre que la dématérialisation de document, une façon d’optimiser le temps humain et automatisant certaines tâches chronophages. 👍

Aujourd’hui nous avons évoqué vos documents clients, mais Deltic s’occupe aussi de la gestion de vos factures fournisseurs, documents RH, et peut même vous aider à gagner encore plus de temps en faisant signer électroniquement vos documents😉

Vous pouvez également utiliser notre GED dans l’immobilier pour traiter vos documents électroniquement.🏢

Autant de process du quotidien qui peuvent s’avérer complexes et parfois même chronophages que Deltic peut vous aider à automatiser !

Alors, si vous aussi vous voulez rendre simple le complexe, c’est juste ici ! ⬇️

Réservez votre démo pour voir comment envoyer vos documents à un centre éditique avec Deltic ! ⬇️