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Passer le cap de la GED : une stratégie payante pour les métiers de l’immobilier.

27 juillet 2023 | Actualités

Par Audrine Bodin
Content Manager - Pôle Business
Webinaire promoteurs immobiliers digitalisez vos situations de travaux

Dans un précédent webinaire, on parlait de la dématérialisation dans l’éducation. Aujourd’hui, on s’attaque au domaine de l’immobilier !

Vous êtes un acteur de l’immobilier et vous souhaitez améliorer le pilotage de vos projets immobiliers ? Nous avons la solution pour vous !

La GED pour l’immobilier est devenue un élément clé de la réussite. Elle permet de gérer efficacement les situations de travaux et d’optimiser les processus de construction, tout en réduisant les coûts et les délais. 📉

C’est ce qu’explique Alexandre lors de notre webinaire « Digitalisation des situations de travaux : une stratégie payante pour les promoteurs immobiliers performants » ! Pour le voir ou le revoir ⬇️

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La GED pour l’immobilier by Deltic.

Si nous nous intéressons aux métiers de l’immobilier, c’est parce que ce sont des structures que l’on connaît bien.

Grâce à nos 10 ans d’expériences dans l’installation de solution de GED, nous avons été confrontés de nombreuses fois aux problématiques de l’immobilier.

Les problématiques liées au papier dans l’immobilier

Voici, les problématiques majeurs que nous avons relevés dans les services administratifs et financiers, encore adeptes du papier, dans le secteur de l’immobilier :

  • La gestion chronophage des documents.
  • L’ archivage laborieux des documents.
  • Des coûts élevés d’impression, envoi, stockage, etc.
  • Le risque accru de perte des documents.
  • Le partage d’information est de plus en plus lent entre les parties prenantes.
  • Le stockage des données n’est pas forcément conforme.
  • L’impact carbone est conséquent.

Ces problématiques sont nombreuses, mais nous pouvons y remédier grâce à une seule solution : la GED.

Grâce à une bonne utilisation de la GED, le secteur de l’immobilier peut réduire sa dépendance en papier, améliorer son efficacité opérationnelle, sécuriser ses données, mais aussi rentrer dans une démarche plus responsable.

Vous êtes sceptique ?

Dubois promotion, Bâtisseurs d’avenir, GpM Immobilier, Promogim, Verifimmo… nous font confiance et ne regrettent pas leurs choix !

Chaque jour, nous œuvrons à améliorer leurs processus grâce à au logiciel GED pour l’immobilier, et les résultats sont bien présents.

Pour vous illustrer nos propos, découvrez nos chiffres clés :

  • 7 entreprises dans l’immobilier sur 10, expriment des difficultés dans la gestion des situations de travaux.
  • 97% des promotions immobilières utilisant la GED Deltic, ont affirmé gagner du temps et de l’argent.
    dématérialisation-métiers-immobiliers

Qu’est-ce que la GED dans l’immobilier ?

Avant de rentrer dans le vif du sujet, faisons un rapide débrief. De quoi parlons nous exactement lorsque nous parlons de GED pour l’immobilier ?

Pour faire simple, la GED dans le secteur immobilier, c’est l’outil qui va parfaitement s’intégrer à vos logiciels métiers et comptables déjà en place.

Que ce soit Primpromo, Salvia, Astena, Koban, Sage, EBP… Notre équipe va pouvoir lier la GED à tout votre écosystème déjà existant. Notamment aux outils plus spécifiques dans le secteur de l’immobilier.

L’avantage de ce couplage, est que la GED, vient pallier tous les manques présents dans vos outils comptables ou métiers.

Donc lorsqu’on vous dit GED pour l’immobilier, il faut penser à l’archivage, la saisie automatique, les circuits de validation digitalisés…

Ce qui va particulièrement différencier la GED immobilière à celle plus classique, c’est que notre outil va venir traiter vos situations de travaux, un document bien spécifique à votre secteur.

Pour vous illustrer de manière concrète, ces explications, comparons ensemble un processus de traitement de facturation fournisseur sans GED, puis le même processus, équipé d’une GED pour les métiers de l’immobilier.

Je regarde le replay

La facturation fournisseurs sans GED.

La première étape que nous rencontrons toujours dans les métiers de l’immobilier, est la réception des documents.

Vous allez les recevoir par mail, par courrier, sur vos espaces fournisseurs… Le but ici sera de tout scanner, télécharger pour centraliser ses documents, pour effectuer un tri.

Une fois ce tri fait, ce que l’on voit souvent dans le secteur de l’immobilier, c’est que les factures de frais généraux vont être réparties dans les services adéquats.

Dès cette première étape, les pertes sont conséquentes : perte de place, de temps ou de document. De plus, vous devez vérifier chaque donnée pour ne pas laisser les erreurs se glisser dans vos processus.

Ensuite, la saisie manuelle des factures métiers, frais généraux, situations de travaux est une des étapes les plus primordiales.

Cette étape est souvent longue et fastidieuse, surtout lorsque vous devez faire une double saisie, l’une dans le logiciel métier, la seconde dans le logiciel de comptabilité, si vous n’avez pas d’export comptable.

Vous le savez, l’erreur est humaine ! Lors de la saisie manuelle, vous vous exposez à d’éventuelles erreurs de saisie dans les logiciels. Il serait dommage de devoir tout vérifier ou recommencer pour une petite erreur de frappe. 🥴

Une fois la saisie finie, c’est le début de l’interminable circuit de validation

Entre les relances presque quotidiennes et les documents qui ne reviendront jamais, vous perdez votre temps et vous fatiguez à courir après les responsables.

Eurêka, les factures ont été validées !

Vous pouvez maintenant les payer. Sur cette étape, encore une fois, vous perdez du temps à effectuer chaque virement bancaire à la main.

Vous l’avez compris, ces tâches n’ont aucune valeur ajoutée. Les circuits sont longs et peuvent engendrer des retards auprès de vos fournisseurs. Non seulement, c’est le bazar dans vos processus internes, mais en plus les relations avec les parties externes (et même internes) vont se détériorer.

La facturation fournisseurs avec la GED pour l’immobilier.

Grâce à notre solution de dématérialisation des factures fournisseurs, tout le circuit que nous venons de voir sera simplifié, pour votre plus grand bonheur ! 😍

Ainsi, votre rôle sera recentré sur votre 💙 de métier : le contrôle et l’analyse.

Revenons au début du processus, avec la centralisation des documents.

Soufflez, vous n’aurez plus à chercher partout les factures, car elles seront centralisées automatiquement. La GED immobilière permet de se connecter aux mails, aux portails fournisseurs pour que toutes les factures soient directement dans l’interface.

Une fois centralisées, les factures sont automatiquement lues par l’outil de GED et envoyées dans les services compétents pour être traitées.

Précédemment, on parlait de la saisie manuelle, et bien, c’est désormais du passé ! Dotée d’une reconnaissance optique de caractère, la saisie devient donc automatique dans les outils de GED pour l’immobilier.

Cela signifie aussi que vous n’aurez plus de double saisie à faire. En effet, la GED se connecte à vos outils métiers et comptables, l’information et les données remontent donc en temps réel dans ces logiciels.

Pour la validation, nous paramétrons ensemble un processus de validation, passant par différents valideurs, avec la possibilité d’ajouter des notes tel que validé, litiges, refus, à vérifier, etc. Les relances de validation sont elles aussi automatisées.

Le (gros) + : Si certains valideurs ne sont pas dans vos locaux, il suffit d’avoir une connexion internet pour valider les documents depuis son smartphone.

Qu’on se le dise, les circuits de validation sont très nettement améliorés, fluidifiés et accélérés. La collaboration inter-service et entre les parties prenantes internes et externes devient alors un jeu d’enfant. Tout ça sans vous fatiguer en plus. 😉

Lorsque vient le paiement, en 2 clics, tout sera réglé… La GED pour l’immobilier offre la possibilité d’exporter les ordres de virement, fichiers SEPA, ou de se lier avec un logiciel de paiement. (Oui, la GED pour l’immobilier se connecte à tout.)

J’allais oublier de vous le mentionner, mais bien sûr que oui, la GED pour les métiers de l’immobilier possède un stockage en ligne 100 % sécurisé, à valeur probante. Donc que ce soit un litige client (touchons de la peau de singe 🙈) ou un contrôle fiscal, vous serez en règle et pourrez retrouvez tous les documents en quelques secondes.

Le webinaire sur la GED pour l’immobilier.

Est ce que ces explications vous mettent l’eau à la bouche ? Car ce n’est que le début ! Si vous souhaitez en voir plus de vos propres yeux, je vous invite à consulter le webinaire sur la GED pour l’immobilier. Vous découvrirez en moins de 30 min, la démonstration de notre logiciel et tout le champ des possibilités.

Je regarde le replay

D’ailleurs, voici quelques questions posées lors du live auquel on répond dans la vidéo :

  • Le logiciel est-il compatible avec Sage ? CEGID ? Primpromo ?
  • Est-il possible d’intégrer des tiers dans le circuit de transmission et validation ? (entreprise – MOE – MOA)
  • Pouvons-nous avoir plusieurs valideurs successifs ?
  • Pouvons-nous effectuer des virements depuis le logiciel ?
  • Comment l’outil gère-t-il les erreurs ? Par exemple un sous-traitant saisi en TTC alors qu’il est soumis à de la TVA.
  • Les situations de travaux sont-elles générées en fonction des factures fournisseurs saisies ?
  • Combien de temps prend le paramétrage de la solution ?
  • Quel est le coût journalier HT de paramétrage ?

Si vous aussi avez des questions ou souhaitez tout simplement découvrir notre outil, n’hésitez pas à nous contacter. 😉

Par ailleurs, on a un article sur la ged pour la négoce, si vous êtes intéressé.

Réservez votre démo pour voir comment dématérialiser votre processus immobilier avec Deltic ! ⬇️

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    Audrine Bodin
    Par Audrine BodinContent Manager - Pôle Business

    Experte en stratégie de contenus web, j’accompagne Deltic dans la création de contenus sur les différents sujets autour de la dématérialisation en décryptant chaque spécificité. Depuis très jeune, ma plume est mon moyen d'expression préféré. A la rencontre du marketing et du SEO il y a maintenant 7 ans, la rédaction d'articles est devenue une de mes disciplines favorites. Vous noterez quelques petites touches d'humour par-ci par-là dans mes articles.

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