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Pourquoi rédiger un cahier des charges pour votre projet de dématérialisation ?

16 mars 2023 | Actualités

Par Audrine Bodin
Content Manager - Pôle Business
Visuel cahier des charges

Un projet de dématérialisation de documents est un projet de transformation au sein d’une entreprise et notamment au sein des services administratifs et financiers. Il engendre des modifications des processus fournisseurs et clients dans la gestion des documents. Ce n’est pas un projet à prendre à la légère.🍃 Plus il est préparé, mieux il permet à vos équipes et collaborateurs de bien l’appréhender.

Pour ce faire, un cahier des charges dématérialisation est un document qui vous suivra tout au long de votre réflexion et qui vous permettra de structurer votre projet.

Dans cet article, nous allons voir comment le rédiger et ce que votre organisation va y gagner. Prenez des notes, cet article va être riche en informations 🙂

Rédiger un cahier des charges, un casse-tête vous diriez ? 😶‍🌫️ Pas si vous avez la bonne méthode et que l’on vous donne la trame idéale pour n’oublier aucune étape.

Nous avons pensé à vous et on vous met à disposition un cahier des charges qui ne demande qu’à être rempli ⬇️

Télécharger gratuitement

Qu’est ce qu’un cahier des charges de dématérialisation ?

Pour commencer, on va rappeler ce qu’est un projet de dématérialisation des processus de gestion des documents. On ne sait jamais, vous vous êtes peut être retrouvé/e sur notre site par hasard sans avoir lu nos nombreux autres contenus sur le sujet ! 📖

Un projet de dématérialisation consiste à supprimer les documents papiers (factures, bons de livraison, de commande etc.) ainsi que les actions manuelles et chronophages réalisées pour gérer ces mêmes documents. La dématérialisation consiste donc à digitaliser et rendre électroniques les documents et processus fournisseurs et clients ainsi qu’RH. On parle de dématérialisation des factures, de GED pour le BTP, de dématérialisation RH… La dématérialisation traite, stocke et échange les documents de manière électronique. Ce qui rend les processus plus rapides, efficaces et moins coûteux.

Un cahier des charges de GED est donc un document qui a pour but de définir les exigences et les attentes de votre entreprise pour la mise en place d’un système de dématérialisation de documents. Il couvre un nombre important d’items et d’aspects allant de la présentation de votre entreprise, à la description de la gestion de vos processus actuels, à la définition des fonctionnalités souhaitées etc.

Il permet de balayer toutes les spécificités attendues pour être ensuite envoyé à des prestataires de logiciels de dématérialisation. Comme par exemple la gestion des fournisseurs.

En résumé, c’est votre meilleur allié pour planifier et réussir votre projet de gestion électronique des documents.🤝

On a aussi mis en place un cahier des charges ged si cela vous intéresse.

Par qui est-il rédigé ?

Le cahier des charges pour un projet de dématérialisation est rédigé par le/s porteur/s du projet de dématérialisation. L’équipe peut être constituée de collaborateurs de services différents qui sont concernés et qui utiliseront le logiciel de dématérialisation pour améliorer leur quotidien. Cela peut concerner les services achats, comptables, administratifs, financiers, les services de conseil professionels etc. 🧾

A qui est-il envoyé ?

Le cahier des charges est ensuite envoyé par ces mêmes porteurs de projet aux entreprises prestataires de solutions de dématérialisation qu’ils auront préalablement sélectionnées. Il permet aux prestataires de dématérialisation de pouvoir répondre ou non au projet et aux besoins de l’entreprise. Grâce à ce document, le prestataire peut ainsi proposer une solution logicielle de dématérialisation adaptée.

Pourquoi faire un cahier des charges de dématérialisation et quels sont les avantages ?

Le cahier des charges est le point de départ de tout projet bien structuré. Il est très important, notamment, pour un projet qui va changer et améliorer le quotidien de certains services de votre entreprise.

Pour commencer, il permet de cadrer le projet et d’en définir les objectifs, les besoins mais aussi les limites et contraintes. Il permet de clarifier vos attentes sur la solution de dématérialisation. Il définit précisément vos besoins en termes de dématérialisation de documents en mettant en lumière vos processus actuels.

De plus, ce document permet d’établir les rôles, responsabilités des parties prenantes du projet, ainsi que les délais et les étapes clés du projet. Cela permet de rester dans le scop du projet et d’en respecter les contours. Cela évite les erreurs et les retards et à terme permet de gagner énormément de temps dans le suivi et la gestion du projet.

Le cahier des charges vous permet de faire le bon choix de votre prestataire. La dématérialisation de processus au sein de votre entreprise est un projet important et impactant. Le choix du bon prestataire et du bon logiciel est donc crucial pour le réussir.

Avec toutes les précisions qu’il apporte, ce cahier des charges facilite la comparaison des offres des différents prestataires. Ce document vous suit de la recherche du bon prestataire jusqu’à l’implémentation du logiciel de dématérialisation.

Votre nouveau prestataire sera votre allié pendant de nombreuses années, autant bien le choisir dès le départ 😉!

Du côté des prestataires, ce cahier des charges va leur donner une vision très précise de votre projet et va leur permettre de proposer la solution la plus adaptée. Il permet de limiter les risques d’incompréhension et sert de point de repère à toutes les parties prenantes.

En résumé, il y a de multiples raisons de réaliser un cahier des charges. C’est un outil indispensable pour la réussite de votre projet de dématérialisation des factures, des documents

Il va clarifier vos besoins, objectifs et vos attentes, évaluer la faisabilité de votre projet et s’assurer de sa cohérence, planifier les ressources nécessaires pour le mener à bien…

Quelles sont les informations essentielles que l’on doit retrouver dans votre cahier des charges ?

Maintenant que vous avez compris l’intérêt de rédiger un cahier des charges de dématérialisation, concrètement, qu’est ce qu’on doit retrouver à l’intérieur de celui-ci ? 🤔

Et comme chez Deltic, on a le cœur sur la main 💗, on vous a préparé un modèle de cahier des charges pour votre projet. Vous n’avez plus qu’à le compléter 🙂

Télécharger gratuitement

Voici les informations essentielles que l’on doit retrouver au sein de votre cahier des charges :

  • le contexte et l’origine du projet : cela permet de comprendre quels constats, quelles problématiques vous poussent à la mise en place d’un logiciel de GED.
  • le cadrage et le périmètre du projet : cela permet de cadrer et de délimiter le périmètre de votre projet de démat.
  • les rendus attendus et la méthodologie : l’objectif est de savoir quels sont les livrables que vous attendez de la part des répondants ainsi que la méthodologie de travail attendue.
  • les critères de prise de décision : le but est de connaître vos critères ainsi que leur niveau de priorité sur lesquels porteront votre choix de prestataire.
  • la présentation de votre entreprise : cela permet d’indiquer tous les éléments importants relatifs à votre activité, organisation, environnement de travail pour bien comprendre votre cadre de travail.
  • la gestion et le traitement actuels de vos documents : l’objectif est de comprendre votre processus de traitement et de gestion de vos documents, les parties prenantes concernées, les difficultés rencontrées, les besoins de dématérialisation
  • les caractéristiques attendues de votre futur logiciel de dématérialisation : cette partie va permettre d’apporter des précisions sur ce que vous attendez de votre futur logiciel : fonctionnalités, pré requis techniques, fonctionnels etc.
  • les prestations attendues de votre futur partenaire : le but est de décrire ce que vous attendez de votre partenaire de dématérialisation et de son niveau d’accompagnement.

Toutes autres informations que vous jugez également intéressantes seront bien évidemment les bienvenues. 😊

Les avantages d’un logiciel GED sont nombreux, mais il est important de noter qu’il peut y avoir quelques désavantages d’un logiciel ged qui peuvent être convertis en forces.

Quels sont les risques à ne pas rédiger de cahier des charges pour votre projet de dématérialisation ?

Négliger l’étape de cadrage et de réalisation d’un cahier des charges pour votre projet de dématérialisation peut vous exposer à quelques risques.

Premièrement, des objectifs flous et mal définis en interne au sein de votre entreprise : cela pourrait conduire par la suite à des erreurs, des retards, une perte de temps, une perte d’argent ainsi qu’à un non engagement de la part des utilisateurs.

Egalement, une mauvaise estimation des coûts : si le projet n’est pas défini, et que les objectifs, besoins ne sont pas clairs, le budget peut être rapidement sous-évalué. Le budget prévu peut être dépassé et le projet mis en péril.

Troisième point, un risque de mauvaise communication : un projet GED concerne souvent plusieurs parties prenantes. Sans un cahier des charges qui délimite tous les aspects et les rôles de chacun, la communication risque d’être difficile et entraîner des malentendus.

Il existe beaucoup de risques à ne pas rédiger un cahier des charges pour votre projet de dématérialisation. Pour votre organisation et la bonne conduite de votre projet, il est préférable de passer quelques heures à réfléchir au sujet pour gagner du temps par la suite. Surtout quand nous mettons à votre disposition un cahier des charges prêt à être complété.

Pour finir, on ne vous présente plus les bénéfices de la GED pour votre entreprise grâce au cahier des charges de cadrage pour votre projet de dématérialisation. De ce fait, nous vous conseillons fortement de prendre du temps pour réaliser ce document. C’est un temps investi qui va vous en faire gagner à plus long terme.⏱️

 

Structurez votre projet de dématérialisation en téléchargeant le cahier des charges ⬇️

    Par Audrine BodinContent Manager - Pôle Business

    Experte en stratégie de contenus web, j’accompagne Deltic dans la création de contenus sur les différents sujets autour de la dématérialisation en décryptant chaque spécificité. Depuis très jeune, ma plume est mon moyen d'expression préféré. A la rencontre du marketing et du SEO il y a maintenant 7 ans, la rédaction d'articles est devenue une de mes disciplines favorites. Vous noterez quelques petites touches d'humour par-ci par-là dans mes articles.

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