Comment réussir l’intégration d’une solution GED au sein de son entreprise ?

Dans un objectif de compétitivité et de gains de productivité, les entreprises recherchent des outils et des services et des outils performants. La GED fait partie de ces outils. Mais qu’est-ce que la GED ? Un logiciel de GED ou gestion électronique des documents permet d’organiser, de gérer, de partager et de stocker tous types de fichiers au sein d’une entreprise. L’utilisation d’une GED entraîne la dématérialisation des documents et a des conséquences notables sur les processus de travail. Ainsi, réussir l’intégration d’une solution GED revêt autant un aspect technique, que méthodologique et managérial.

Faire le choix d’une solution technique adaptée aux besoins de l’entreprise

Le diagnostic de l’existant

Les entreprises qui déploient une solution de GED, doivent anticiper et comprendre leurs besoins. Cette phase amont peut prendre la forme d’un audit documentaire.

Cet audit prend la forme d’un livrable dressant l’état des lieux du système documentaire de l’entreprise et la typologie des documents utilisés (contrats de travail, devis, facture fournisseurs, courriers entrants et sortants, etc.). Il permet aussi de mettre en évidence certaines lacunes de l’organisation et faire des préconisations pour y remédier. L’audit facilite ainsi la rédaction du cahier des charges ged et la mise en œuvre d’un plan d’action.

La rédaction du cahier des charges

Fil conducteur du projet, sa rédaction est impérative pour formaliser clairement les attentes de l’entreprise. Ce document de référence s’attachera en particulier à définir :

• les fonctionnalités indispensables de l’outil ;
• le choix du plan de classement des documents basé sur les processus métiers ;
• la politique des droits d’accès ;
• les métadonnées (c’est-à-dire les informations qui permettront de réaliser des recherches) ;
• les calendriers de conservation.

Le choix d’un prestataire et d’une solution technologique

Il est possible de développer un logiciel de GED en interne si l’entreprise possède les compétences adéquates. Toutefois, la plupart des organisations choisissent de recourir à un prestataire externe pour optimiser la mise en place de la solution. Son expertise technique permet à cet égard un gain de temps précieux au niveau du déploiement d’une GED conforme aux attentes. C’est aussi un avantage par rapport aux logiciels open source qui ne proposent qu’un support limité.

Il existe de nombreux logiciels de GED sur le marché. L’important dans cette phase est de choisir celui qui présente le meilleur rapport coûts/avantages. Des fournisseurs offrent des démonstrations ou des versions d’essai, ce qui peut aider à faire le choix d’une solution GED pour les entreprises.

Par ailleurs, certains éditeurs proposent des logiciels spécifiquement développés pour certains types d’activité. Cela permet d’obtenir des fonctionnalités adaptées aux processus métiers. Cependant, dans de nombreux cas, des adaptations de la solution aux besoins de l’entreprise seront nécessaires.

Par ailleurs, il convient d’opter pour l’une des deux principales solutions de stockage :

• Les solutions sur site (On-premise) qui permettent de garder le contrôle des données en interne. Les mises à jour et les sauvegardes restent du ressort de l’entreprise, ce qui peut présenter des fragilités. De plus, il est nécessaire de posséder un équipement performant.
• Les logiciels cloud, aussi dénommés SaaS (Software as a Service) qui permettent notamment un accès aux données via une connexion internet. De plus, les mises à jour et les sauvegardes sont assurées par l’éditeur.

Les points de vigilance relatifs à l’intégration d’une solution de gestion électronique des documents

L’interopérabilité du logiciel de GED avec les autres outils informatiques

La GED est le réceptacle central des données. À ce titre, celles-ci proviennent de différentes sources (courriels, applicatifs métiers…) qui n’ont pas été conçues pour communiquer avec un logiciel de GED. Cette dernière doit donc être en mesure de se synchroniser avec les autres outils pour créer un répertoire numérique unique.

L’interopérabilité est rendue possible par plusieurs technologies comme les connecteurs sur-mesure et les API (Applicative Programming Interfaces ou interfaces de programmation applicative). L’utilisation des API présente plusieurs avantages :

• Leur coût, moins élevé que celui des connecteurs sur-mesure.
• La flexibilité. La seule contrainte est que tous les logiciels concernés disposent d’une API pour permettre l’échange de données de façon réciproque.
• Les gains de temps et la réduction des coûts de développement. Les API peuvent être opérationnelles rapidement grâce à leur langage de programmation générique.

La stratégie de déploiement et la conduite du changement

L’implémentation d’une GED en entreprise requiert une phase de tests du logiciel pour en connaître les points forts et les limites. Il est conseillé de le tester sur une partie des activités ou sur certains types de documents. Il sera aussi possible de procéder à des ajustements en vue d’un déploiement à l’échelle de l’entreprise.

Après la validation des tests, la mise en œuvre de la GED à l’ensemble de l’entreprise peut avoir lieu. Toutefois, le déploiement doit être assuré de façon cadrée.  En particulier, le pilotage du projet doit être confié à un référent comme un chef de projet GED qui assurera la coordination entre les services internes et les acteurs externes. De plus, il est possible de constituer un comité d’observation pour évaluer le niveau de satisfaction des utilisateurs et suivre le bon déroulement du projet.

Par ailleurs, la GED entraîne un changement des méthodes de travail. Son correct fonctionnement dépend de pratiques comme l’ajout des bonnes références et le dépôt adéquat des documents. Ceci requiert une conduite du changement efficace des équipes :

• associer les collaborateurs à chaque étape clé du projet ;
• les accompagner par le biais de formations et la mise à disposition d’une documentation opérationnelle ;
• définir et suivre l’application de règles claires relatives à la nomenclature, les workflows et les critères de classification.

Le respect des règles de sécurité

La politique des accès a été définie dès la rédaction du cahier des charges. Cette politique est essentielle pour assurer la protection des données d’entreprise. Il est par ailleurs nécessaire de s’assurer de la robustesse du dispositif sur les points suivants :

• respecter la réglementation relative aux données personnelles (dont le RGPD) ;
• connaître la politique de sécurité de l’hébergeur (sauvegardes, protection contre les cyberattaques, contre les sinistres, etc.) ;
• disposer d’un système d’archivage électronique (SAE) en complément de la GED pour respecter les durées légales d’archivage.

Réussir l’intégration d’une solution de gestion électronique des documents au sein de son entreprise repose sur une méthode ordonnée qui doit couvrir les différents aspects du projet. Il s’agit de faire le meilleur choix technologique qui répond aux besoins de l’entreprise. Il convient aussi de veiller à l’interopérabilité de la solution, d’assurer une conduite du changement efficace et de garantir la sécurité du dispositif.