Comment mettre en place une GED au sein de son entreprise ?

Qu’est-ce que la gestion électronique des documents ? La GED est un système permettant de gérer tout document, quelle que soit son origine. Les données au format numérique font l’objet d’une centralisation sur une plateforme unique. Les documents dématérialisés sont dès lors accessibles facilement par les collaborateurs habilités. La GED représente donc une économie de temps considérable et garantit la traçabilité des flux. Pour autant, la mise en place d’une GED ne s’improvise pas. Passer du mode papier au mode numérique a un fort impact sur les processus de travail. Cette évolution doit donc être préparée avec soin au risque de connaître un échec au moment de la mise en œuvre.

La mise en place d’une GED au sein de son entreprise : évaluer son impact sur les processus de travail

Anticiper les besoins

L’entreprise doit au préalable faire un important travail de préparation qui comprendra en particulier :

• la cartographie des flux de documents concernés ;
• la nature et le volume des documents numériques gérés ;
• le cas échéant, la reconfiguration des postes de travail pour les équipes qui travailleront désormais sans papier.

Il est possible à cette étape de demander un audit documentaire qui mettra évidence les forces et faiblesses de la gestion des flux de documents. Cela permet également d’anticiper la mise en place de nouvelles fonctionnalités et de concevoir un système de GED adapté aux besoins. Ce type de prestation est proposé par les éditeurs de logiciels.

La conduite du changement et la gouvernance du projet

Il est nécessaire d’associer les équipes à chaque étape clé du projet. La participation des agents opérationnels à ces travaux permettra de révéler les éventuelles difficultés techniques de mise en œuvre. Ce sera aussi l’occasion pour les collaborateurs de formuler leurs réticences, mais aussi de prendre conscience des avantages du nouvel outil.

Il conviendra également d’assurer la formation des équipes et de tenir à leur disposition une documentation à jour.

En termes de gouvernance, mettre en place un logiciel GED pour les entreprises doit se concevoir comme un véritable projet informatique avec la nomination d’un chargé de projet et la constitution d’un comité de suivi.

La rédaction du cahier des charges

Rédiger le cahier des charges pour un projet de dématérialisation est une étape cruciale qui définit les spécificités de l’entreprise et oriente le choix du prestataire. Il doit contenir plusieurs rubriques.

Le plan de classement des documents

Le classement dans un dispositif de GED doit éviter la perte de documents, les doublons et les difficultés de recherche. L’entreprise peut structurer sa GED de trois façons :

• une organisation par dossiers et sous–dossiers qui rappelle l’architecture d’un disque dur ;
• une organisation à partir de métadonnées indexées (nature du document, auteur, date, etc.) qui permet d’atteindre les documents grâce à un moteur de recherche ;
• une organisation hybride qui allie un classement simplifié par dossiers et sous-dossiers avec une recherche par métadonnées.

La meilleure option sera choisie en fonction des besoins métiers.

Les modules de traitement automatisés

La GED permet de traiter de façon automatisée plusieurs opérations. Il s’agit notamment de l’acquisition des données à partir des documents papier. Par ailleurs, la GED fonctionne avec des workflows, des circuits de validation des documents.

La politique des droits d’accès

Ce point est très important pour assurer la sécurité du dispositif. La GED permet un paramétrage fin des droits d’accès en fonction des services, des personnes habilitées, de la nature des documents, des opérations autorisées, etc.

Les calendriers de conservation

Il s’agit de définir le processus de récupération de documents électroniques. Ces derniers sont sauvegardés dans la GED et conservés en fonction des besoins d’utilisation. Toutefois, la GED n’est pas une solution d’archivage légal. Elle devra être complétée par un système d’archivage électronique (SAE) voire d’un coffre-fort électronique pour les documents sensibles.

Le choix de la solution informatique

L’offre en matière de logiciels de GED est abondante. L’entreprise pourra faire son choix en fonction de plusieurs critères.

Le prix

Il est conseillé d’être prudent sur ce point. La solution la moins chère n’est pas forcément la plus adaptée. Il existe par exemple des logiciels open source qui sont parfois des versions simplifiées d’un logiciel payant. Leur utilisation peut s’avérer complexe et l’assistance proposée limitée.

L’interopérabilité des outils

Comment réussir l’intégration de la GED dans le système d’information de l’entreprise ? L’objectif est ici de permettre la synchronisation de la GED avec les autres applications de l’entreprise (ERP, CRM, messagerie…) dans le but de créer un seul répertoire numérique. Il existe à ce titre deux principaux outils : les connecteurs et les API (interfaces de programmation applicative). Les API sont en général moins chers que les connecteurs, plus flexibles et rapidement opérationnels.

Les caractéristiques fonctionnelles de l’outil de GED et la qualité de l’assistance

Pour être accepté facilement, l’outil doit être intuitif et facile à utiliser. Il est possible de profiter des périodes d’essai ou des versions gratuites offertes par certains éditeurs pour connaître les caractéristiques du produit. Il sera dès lors plus facile de programmer le calendrier de déploiement qui peut être :

• progressif (par service ou processus de travail) ;
• ou généralisé à l’ensemble de l’entreprise dès le démarrage.

Concernant l’assistance, il est judicieux de comparer les solutions proposées par les éditeurs : les modalités de consultation (email, chat, téléphone…), la disponibilité du service d’assistance, le temps de réponse, etc.

La solution d’hébergement et la sécurité des données

La majorité des entreprises réalisent leur hébergement sur site (On-Premise) en utilisant leurs propres serveurs. Cette solution n’est pourtant pas exempte de risques :

• elle est tributaire de la qualité du service informatique qui est chargé des sauvegardes et des mises à jour ;
• elle implique de posséder des serveurs suffisamment puissants en fonction de la volumétrie des données gérées ;
• elle n’est pas à l’abri de destructions de données (incendie, cyberattaque, inondation…).

L’autre solution est le mode SaaS (Software as a Service) avec un hébergement dans le Cloud. Les sauvegardes et mises à jour sont assurées par l’éditeur. L’entreprise n’a eu outre pas les contraires du mode On-Premise concernant la puissance des serveurs.

S’agissant de la sécurité des données, l’entreprise doit s’assurer de la qualité de son dispositif sur :

• la politique de sécurité de l’hébergeur pour la solution SaaS (protection contre les sinistres, sauvegardes, etc.) ;
• la conformité réglementaire de la solution, en particulier au regard du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Ainsi, la mise en place d’une GED au sein de son entreprise requiert la prise en compte des aspects managériaux, fonctionnels et techniques du projet. Cette approche globale doit permettre l’adoption d’une solution adaptée à l’entreprise, une condition à remplir pour tirer le meilleur parti du nouvel outil.