Mettre en place une GED : comment faire en 2026 ? Méthodologie en 8 étapes + modèle gratuit

Comment mettre en place une GED dans votre entreprise ? Qu’il s’agisse de dématérialiser vos factures, de centraliser vos contrats ou d’automatiser vos circuits de validation, un projet GED bien structuré transforme durablement votre gestion documentaire. Mais passer d’une organisation papier ou d’un stockage éclaté entre serveurs, emails et classeurs à une GED opérationnelle ne s’improvise pas. Sans méthodologie de projet GED claire, les risques sont concrets : outil mal dimensionné, adoption faible par les équipes, budget dépassé.

C’est pourquoi nous avons formalisé une méthodologie en 8 étapes, issue de nos accompagnements terrain auprès de PME et ETI. De l’audit documentaire initial au suivi post-déploiement, chaque étape est conçue pour sécuriser votre mise en place GED et garantir l’adhésion de vos collaborateurs.

Dans ce guide, vous trouverez : notre méthodologie détaillée, les erreurs à éviter à chaque phase, et un modèle de cahier des charges GED gratuit à télécharger pour cadrer votre projet.

Pourquoi mettre en place une GED ?

Mettre en place une GED permet de centraliser vos documents et de les retrouver en quelques secondes. Vous réduisez les erreurs, les pertes et les tâches manuelles grâce à l’automatisation, tout en sécurisant les accès et la conformité.

Comment mettre en place une GED : Méthodologie en 8 étapes ?

Mettre en place une GED consiste à digitaliser, centraliser et automatiser la gestion de vos documents internes (factures, bons de livraison, documents RH…). Pour réussir, il faut analyser vos besoins, choisir la solution adaptée, impliquer vos équipes et organiser l’intégration technique de la GED à vos outils existants.

1. Définir le périmètre du projet et auditer les besoins documentaires

L’entreprise doit au préalable faire un important travail de préparation qui comprendra en particulier :

– la cartographie des flux de documents concernés
– la nature et le volume des documents numériques gérés
– le cas échéant, la reconfiguration des postes de travail pour les équipes qui travailleront désormais sans papier.

Il est possible à cette étape de demander un audit documentaire qui mettra en évidence les forces et faiblesses de la gestion des flux de documents. Cela permet également d’anticiper la mise en place de nouvelles fonctionnalités et de concevoir un système de GED adapté aux besoins. Ce type de prestation est proposé par les éditeurs de logiciels.

2. Constituer une équipe projet

En termes de gouvernance, un projet GED doit se concevoir comme un véritable projet informatique avec la nomination d’un chargé de projet et la constitution d’un comité de suivi.

Il est nécessaire d’associer les équipes à chaque étape clé du projet. La participation des agents opérationnels à ces travaux permettra de révéler les éventuelles difficultés techniques de mise en œuvre. Ce sera aussi l’occasion pour les collaborateurs de formuler leurs réticences, mais aussi de prendre conscience des avantages du nouvel outil.

3. Déterminer les critères de sélection d’une GED

Avant de consulter les éditeurs, définissez les paramètres essentiels que devra couvrir votre future solution :

Le plan de classement des documents

Le classement dans un dispositif de GED doit éviter la perte de documents, les doublons et les difficultés de recherche. L’entreprise peut structurer sa GED de trois façons :

– une organisation par dossiers et sous–dossiers qui rappelle l’architecture d’un disque dur
– une organisation à partir de métadonnées indexées (nature du document, auteur, date, etc.) qui permet d’atteindre les documents grâce à un moteur de recherche
– une organisation hybride qui allie un classement simplifié par dossiers et sous-dossiers avec une recherche par métadonnées.

La meilleure option sera choisie en fonction des besoins métiers.

Les modules de traitement automatisés

La GED permet de traiter de façon automatisée plusieurs opérations. Il s’agit notamment de l’acquisition des données à partir des documents papier. Par ailleurs, la GED fonctionne avec des workflows, des circuits de validation des documents.

La politique des droits d’accès

Ce point est très important pour assurer la sécurité du dispositif. La GED permet un paramétrage fin des droits d’accès en fonction des services, des personnes habilitées, de la nature des documents, des opérations autorisées, etc.

Les calendriers de conservation

Il s’agit de définir le processus de récupération de documents électroniques. Ces derniers sont sauvegardés dans la GED et conservés en fonction des besoins d’utilisation. Toutefois, la GED n’est pas une solution d’archivage légal. Elle devra être complétée par un système d’archivage électronique (SAE) voire d’un coffre-fort électronique pour les documents sensibles.

4. Rédiger un cahier des charges pour la mise en place d’une GED

Rédiger le cahier des charges pour un projet de dématérialisation est la pierre angulaire de tout projet de mise en GED. Il structure les attentes de l’entreprise, précise les contraintes techniques, fonctionnelles et réglementaires, et sert de base de dialogue avec les éditeurs/intégrateurs. Pour être efficace, ce document doit être co-construit avec les services concernés (DAF, RH, IT, juridique…) et contenir des cas d’usage concrets (ex. : validation d’une facture avec plusieurs entités, accès à un contrat RH depuis une application mobile, recherche d’un bon de livraison via un numéro client). Il doit aussi mentionner les volumes de documents, les workflows attendus, le type d’intégration aux outils existants (ERP, paie, messagerie…), et les exigences en matière de sécurité et conformité RGPD.

5. Identifier et contacter plusieurs prestataires de logiciel GED

L’offre en matière de logiciels de GED est abondante. L’entreprise pourra faire son choix en fonction de plusieurs critères.

Il est conseillé d’être prudent sur le prix. La solution la moins chère n’est pas forcément la plus adaptée. Il existe par exemple des logiciels open source qui sont parfois des versions simplifiées d’un logiciel payant. Leur utilisation peut s’avérer complexe et l’assistance proposée limitée.

6. Sélectionner la bonne solution et le bon partenaire

L’interopérabilité des outils

Comment réussir l’intégration de la GED dans le système d’information de l’entreprise ? L’objectif est ici de permettre la synchronisation de la GED avec les autres applications de l’entreprise (ERP, CRM, messagerie…) dans le but de créer un seul répertoire numérique. Il existe à ce titre deux principaux outils : les connecteurs et les API (interfaces de programmation applicative). Les API sont en général moins chers que les connecteurs, plus flexibles et rapidement opérationnels.

Les caractéristiques fonctionnelles et la qualité de l’assistance

Pour être accepté facilement, l’outil doit être intuitif et facile à utiliser. Il est possible de profiter des périodes d’essai ou des versions gratuites offertes par certains éditeurs pour connaître les caractéristiques du produit.

Concernant l’assistance, il est judicieux de comparer les solutions proposées par les éditeurs : les modalités de consultation (email, chat, téléphone…), la disponibilité du service d’assistance, le temps de réponse, etc.

La solution d’hébergement et la sécurité des données

La majorité des entreprises réalisent leur hébergement sur site (On-Premise) en utilisant leurs propres serveurs. Cette solution n’est pourtant pas exempte de risques :

– elle est tributaire de la qualité du service informatique qui est chargé des sauvegardes et des mises à jour
– elle implique de posséder des serveurs suffisamment puissants en fonction de la volumétrie des données gérées
– elle n’est pas à l’abri de destructions de données (incendie, cyberattaque, inondation…)

L’autre solution est le mode SaaS (Software as a Service) avec un hébergement dans le Cloud. Les sauvegardes et mises à jour sont assurées par l’éditeur. L’entreprise n’a en outre pas les contraintes du mode On-Premise concernant la puissance des serveurs.

S’agissant de la sécurité des données, l’entreprise doit s’assurer de la qualité de son dispositif sur :

– la politique de sécurité de l’hébergeur pour la solution SaaS (protection contre les sinistres, sauvegardes, etc.)
– la conformité réglementaire de la solution, en particulier au regard du règlement général sur la protection des données (RGPD)

7. Déployer le logiciel en interne

Le calendrier de déploiement peut être :

– progressif (par service ou processus de travail) : c’est l’approche recommandée, car elle permet de tester et d’ajuster avant de généraliser
– ou généralisé à l’ensemble de l’entreprise dès le démarrage

Le déploiement comprend également la reprise de l’existant : migration des documents papier et numériques vers la GED (numérisation, import, indexation), le paramétrage de l’outil (arborescence, droits d’accès, workflows, connecteurs) et une phase de tests pour vérifier que chaque cas d’usage fonctionne avant la mise en production.

Il conviendra aussi d’assurer la formation des équipes et de tenir à leur disposition une documentation à jour.

8. Suivre et accompagner le changement

La mise en place d’une GED ne s’arrête pas au déploiement. Les premières semaines sont déterminantes pour ancrer les nouvelles habitudes.

Prévoyez des points de suivi réguliers avec le comité projet pour identifier les blocages, mesurez l’adoption (nombre de documents intégrés, taux d’utilisation par service) et planifiez des sessions de formation complémentaires après quelques mois d’utilisation.

L’accompagnement dans la durée est ce qui distingue un projet GED réussi d’un outil sous-utilisé.

Qu’est-ce qu’une mise en place d’une GED réussie ? Les conseils de Deltic !

Une mise en place de GED réussie, c’est avant tout un outil adopté par les équipes au quotidien. Voici nos conseils d’intégrateur :

– Impliquer la direction dès le lancement : sans sponsor, le projet perd en priorité et les arbitrages traînent.
– Ne pas négliger le cahier des charges : la majorité des échecs viennent d’un cadrage insuffisant.
– Démarrer par un service pilote avant de généraliser la comptabilité fournisseurs est souvent un bon candidat.
– Former, puis re-former : prévoyez une session de rappel à 3 mois, les questions viennent avec l’usage.
– Choisir un partenaire, pas un vendeur : un intégrateur qui vous accompagne sur le paramétrage, la formation et les évolutions dans la durée.

Quels sont les principaux défis et avantages lors de la mise en place d’une GED ?

Lors de la mise en place d’une GED, les principaux défis sont l’accompagnement du changement et l’adaptation des équipes aux nouveaux processus numériques. Une préparation rigoureuse du projet GED, associée à une formation claire et progressive des utilisateurs, garantit une adoption rapide et durable de la solution.

Les avantages concrets

– Gain de temps : la recherche documentaire passe de plusieurs minutes à quelques secondes
– Réduction des coûts : moins de papier, moins d’impression, moins de stockage physique
– Traçabilité complète : chaque action sur un document est historisée (qui a modifié quoi, quand)
– Sécurité renforcée : droits d’accès paramétrables, sauvegarde automatique, piste d’audit
– Conformité facilitée : conservation réglementaire, RGPD, archivage légal
– Collaboration améliorée : accès simultané aux documents, commentaires, circuits de validation dématérialisés
– Télétravail facilité : les documents sont accessibles depuis n’importe quel poste, y compris en mobilité