GESTION ÉLECTRONIQUE DE DOCUMENTS
Logiciel GED pour PME : solution de gestion électronique des documents pour les entreprises
Au quotidien, une entreprise traite de nombreux documents. Avec le développement du numérique, ils sont désormais de tous types (PDF, courrier postal, vidéo, photo…) et proviennent de multiples sources (formulaire en ligne, messagerie électronique…). Autant dire que la gestion documentaire est devenue un véritable défi pour les entreprises, petites ou grandes. D’autant plus dans un contexte où le législateur impose régulièrement de nouvelles règles en matière de conservation des documents, de protection des données, de dématérialisation, etc.
Désormais, il est possible de maîtriser toutes les étapes du cycle de vie d’un document grâce à un logiciel de Gestion Electronique des Documents. Celui-ci permet non seulement d’intégrer et de traiter des documents, mais aussi d’améliorer la productivité des équipes grâce à une rationalisation des process de travail et à l’automatisation des tâches répétitives. Une telle solution de dématérialisation permet par ailleurs de réduire la consommation de papier et de faire des économies.
Nous vous proposons d’en savoir plus sur les enjeux de la GED et sur les avantages des solutions dédiées à la gestion documentaire. Retrouvez également des conseils qui vous aideront à mettre en place un projet GED.
Qu’est-ce que la GED ?
L’acronyme GED signifie Gestion Electronique des Documents. Il recouvre toutes les pratiques visant à créer, traiter, organiser, stocker, diffuser et gérer l’ensemble des documents d’une entreprise. Le terme GED désigne également les solutions informatisées qui permettent de faciliter la gestion documentaire. En anglais, on parle aussi de DMS (Document Management System) ou d’EDM (Electronic Document Management).
La GED n’en est pas à ses débuts, bien que les entreprises n’aient pas encore toutes intégré une telle solution dans leur organisation. Ainsi, les premiers projets de GED sont apparus dans les années 40. En France, le logiciel documentaire Taurus a vu le jour en 1995. Il a notamment servi à dématérialiser la totalité des documents que comptaient les registres de l’état civil de la ville de Bordeaux.
Désormais, il existe de nombreux logiciels de GED sur le marché, adaptés aux besoins des entreprises, quelles que soient leur taille et la nature de leur activité. Ces solutions informatisées peuvent être :
- En mode SaaS (Softare as a Service) ou cloud: l’interface est accessible en ligne
- En mode On-Premise (sur site) : le logiciel est installé au sein de l’entreprise
- En version téléchargeable en ligne : la solution est ensuite installée en interne
Logiciels open source ou propriétaires sont disponibles. Proposées clés en main ou personnalisables, ces solutions de GED permettent de répondre aux besoins spécifiques de votre activité.
Les enjeux de la GED pour les entreprises
La gestion des documents représente des enjeux de taille pour les entreprises. En effet, à l’ère du tout numérique, une société doit pouvoir garder le contrôle sur ses documents et ses données. Qui plus est, le volume d’informations et la multiplication des sources de données compliquent encore la gestion documentaire. Ce contexte est encore amplifié dans la mesure où les habitudes de travail évoluent. Les collaborateurs effectuent de plus en plus leurs tâches à distance et ont besoin d’accéder à une base documentaire à jour, fonctionnelle et autorisant le travail collaboratif.
Un autre enjeu tient dans la généralisation de la dématérialisation. Elle s’applique désormais au sein des entreprises françaises et ce, selon des normes et des règlements toujours plus drastiques. Par exemple, à partir de 2023/2025, toutes les entreprises devront obligatoirement émettre des factures fournisseurs au format électronique. Le respect des lois s’impose également en matière de protection des données personnelles, d’émission et de conservation des bulletins de paie, des contrats de travail…
Pour finir, la dématérialisation des documents joue également à plein dans la préservation de l’environnement. Ainsi, un projet GED s’inscrit dans la démarche écologique d’une entreprise qui vise le « zéro papier ».
Les secteurs d’activité concernés
Un logiciel de GED s’adresse à tous les secteurs d’activité : bancassurance, industrie, commerce, santé, construction… En effet, une telle solution informatique s’adapte aux besoins de chaque métier présent dans l’entreprise, entre autres :
- Comptabilité et facturation: capture des factures fournisseurs, contrôle et affectation, validation, saisie comptable et paiement, archivage…
- Ressources humaines: registre du personnel, gestion des emplois et des carrières, gestion des données et procédures HSQE, gestion des documents (contrat, bulletins de paie…) et de leur délai de conservation, signature numérique, coffre-fort…
- Gestion commerciale et marketing: gestion des documents (plaquette, catalogue, devis…), gestion des contacts prospects/clients et de l’historique des événements, gestion des dossiers clients…
- Gestion juridique: gestion des contrats, des locations et des baux, des entités juridiques, des renouvellements, signature électronique…
- Gestion des documents administratifs et financiers: garantie de standardisation et de pérennité de l’archivage des documents, signature numérique des documents nécessitant un archivage à valeur probatoire…
Pourquoi mettre en place une solution de GED dans son entreprise ?
Une solution de digitalisation des documents telle que Deltic offre de nombreux avantages :
- Vous et vos équipes gagnez du temps: grâce à un logiciel de GED, de nombreuses tâches répétitives et chronophages sont automatisées. Le traitement et la recherche documentaires sont accélérés et le travail collaboratif est amélioré. Vos équipes gagnent en productivité et peuvent se consacrer sur leur cœur de métier.
- Vous faites des économies: la réduction du papier et des temps de traitement des documents diminue les coûts de gestion de votre entreprise.
- Vous contrôlez et facilitez l’accès aux documents de votre entreprise : les échanges d’informations sont fluidifiés et vos données sont protégées selon les modalités que vous avez définies (accès en lecture seule ou modification, autorisations d’accès, etc.).
- Vous contrôlez les données de votre entreprise : tous les documents relatifs à votre entreprise, quels que soient leur type ou leur provenance, sont centralisés sur un même système.
- Vous respectez la législation en vigueur : un logiciel de GED vous aide à maîtriser la gestion documentaire selon la norme ISO 9001 (modalités de conservation, de codification, de diffusion, de gestion des versions…) et dans le respect des démarches Qualité, Sécurité et Environnement. Dématérialisation des factures entrantes, protection des données personnelles (RGPD)… : une telle solution vous aide à respecter les lois en vigueur.
- Vous vous inscrivez dans une démarche écologique: en réduisant votre consommation de papier et les espaces physiques de stockage, votre entreprise joue la carte de l’écoresponsabilité.
- Vous bénéficiez d’un accompagnement sur mesure: les experts de Deltic vous conseillent tout au long de votre projet de digitalisation documentaire.
Vous pouvez d’ores et déjà en apprendre plus et avoir un complément d’information sur le logiciel GED de Deltic.
Les fonctionnalités d’un logiciel GED
Un logiciel de GED est doté de toutes les fonctionnalités permettant de gérer chaque étape du cycle de vie d’un document, de sa création à son archivage. Cet outil permet ainsi de :
- Numériser ou intégrer des documents et les stocker au format numérique
- Indexer, classifier et organiser les documents selon une nomenclature prédéfinie. L’indexation peut également être automatique grâce à l’extraction des données et à leur lecture par des technologies de reconnaissance de caractères.
- Rechercher et trouver des documents à partir d’un mot clé, d’un nom de fichier…
- Créer des documents, les annoter, les partager, les fusionner, les mettre à jour…
- Consulter les informations contenues dans la base documentaire et échanger des documents entre collaborateurs, mais aussi avec les tiers de l’entreprise
- Gérer la sécurité des données en paramétrant les droits d’accès
- Archiver électroniquement les documents durant un délai de conservation prédéfini
Par ailleurs, un tel outil embarque des fonctionnalités telles que :
- L’automatisation des processus métier: en définissant des workflows, des actions se déclenchent automatiquement, ce qui permet de réduire les frais administratifs et les délais de traitement.
- L’accessibilité en mobilité: depuis une plateforme accessible en ligne ou une application mobile, vos documents sont consultables partout et tout le temps.
L’intégration avec les autres outils de votre système d’information : un logiciel de GED peut être connecté à votre CRM, votre ERP, etc.
Comment fonctionne la GED ?
La gestion électronique des documents repose sur 4 grands piliers :
- L’acquisition des documents: dans un premier temps, les documents existants doivent être intégrés à la solution. Pour cela, il est possible de numériser les documents papier ou d’intégrer des documents électroniques déjà existants. Ces derniers peuvent également être produits à partir de la solution ou provenir d’autres sources, par exemple dans le cadre de l’échange des données informatiques (EDI).
- Le traitement des documents: une fois intégrés, les documents doivent être indexés. L’indexation documentaire permet de rationaliser l’organisation et de faciliter la recherche. Concrètement, cela consiste à décrire la forme et le contenu du document : type (PDF, mail, image, vidéo, photo…), auteur, date, sujet, source, mots clés, concept… Grâce aux technologies de reconnaissance des caractères (OCR), l’indexation peut être automatisée.
- Le stockage des documents électroniques : le support de stockage doit être dimensionné pour répondre aux exigences de volume documentaire de votre entreprise, mais aussi à la fréquence d’utilisation du système et au degré de confidentialité des données. Le stockage peut également prendre en compte des durées de conservation propres à chaque type de documents et des périodes d’épuration destinées à alléger la structure et faciliter son exploitation. L’archivage est généralement assumé par un autre outil : le SAE (Système d’Archivage Electronique).
La diffusion des documents : les documents sont accessibles depuis une plateforme munie d’une interface ergonomique. Ils répondent à des règles et des droits d’accès : lecture seule, modification, en écriture…
Comment mettre en place un projet GED ?
La mise en place d’une solution GED est un projet ambitieux pour une entreprise. Il suppose en effet que l’ensemble des collaborateurs soient impliqués dans cette démarche et que les procédures de travail soient correctement rationalisées. Par ailleurs, le choix du logiciel dépend de vos besoins spécifiques. C’est pourquoi, dans un premier temps, il est essentiel de rédiger un cahier des charges complet. Celui-ci comprend notamment :
- Un point sur vos besoins: quel est le volume mensuel de documents papier et numériques à traiter, quelle est leur nature, leur provenance… ? Qui doit avoir accès à quels types de documents et dans quel objectif ? Consultez vos équipes pour connaitre précisément vos besoins.
- La définition de vos objectifs: gagner du temps sur le traitement des factures, améliorer la productivité de votre service comptable ou commercial, gérer efficacement tous les documents juridiques de l’entreprise, faciliter la diffusion de l’information en interne et en externe…
- L’analyse de vos process: les procédures de travail, de validation des documents, d’indexation… peuvent faire l’objet de scénarios préétablis. Vous normalisez ainsi la gestion documentaire et automatisez de nombreuses tâches chronophages et répétitives.
- Votre système d’information: avec quels outils de votre SI le logiciel de GED doit-il être connecté ? Est-il compatible ?
Une fois vos besoins et vos objectifs cernés, vous pourrez choisir un logiciel adapté à votre problématique et à votre budget. Son déploiement consiste ensuite en son installation et son paramétrage. Mais un projet GED comporte d’autres étapes :
- La constitution d’une équipe dédiée au pilotage du projet
- Le recensement des ressources documentaires et leur identification
- L’acquisition des documents et leur traitement
- La structuration du stockage des documents et des moyens de trouver les informations grâce à un système d’indexation ad-hoc
- La rédaction des procédures pour mettre en place des workflows : circuit du document, étapes de traitement, personnes autorisées à utiliser/consulter/modifier/valider les documents…
- La formation des utilisateurs à l’outil
Pour qu’un projet GED rime avec succès, l’organisation est primordiale. Des experts peuvent vous conseiller et vous accompagner de A à Z dans l’intégration d’un logiciel GED.
Quel est le prix d’une solution de GED ?
Le prix d’un logiciel de GED ne se résume pas qu’au coût de la licence. Votre budget doit comprendre :
- L’installation de la solution sur vos serveurs (pour une solution On-Premise)
- L’intégration au système d’information : des connecteurs permettent d’interfacer la solution de GED avec d’autres outils tels qu’un CRM, un ERP, etc.
- La formation de vos collaborateurs à l’utilisation de l’outil
Pour estimer le prix de votre solution, il convient par ailleurs d’analyser son possible retour sur investissement. La gestion électronique de documents permet aux entreprises de réaliser des économies. En effet, la dématérialisation réduit naturellement les frais liés à la gestion traditionnelle documents : impression, espace d’archivage, achat de papier… Par ailleurs, parce qu’elle contribue à minimiser les temps de traitement et de recherche documentaires, la GED améliore la productivité de vos équipes. Celles-ci travaillent de façon collaborative autour d’un système documentaire harmonisé et sécurisé, ce qui évite les erreurs, les oublis, les pertes de documents, etc.
Si vous souhaitez profiter des avantages d’une solution de dématérialisation documentaire adaptée aux besoins de votre PME, contactez-nous.
