Logiciel GED pour les entreprises : solution de gestion électronique des documents

Optimisez votre gestion documentaire avec un logiciel GED performant

Au quotidien, une entreprise doit faire face à la gestion d’un grand nombre de documents. Avec le développement du numérique, ils sont désormais de tous types (PDF, courrier postal, vidéo, photo…) et proviennent de multiples sources (formulaire en ligne, messagerie électronique…). Autant dire que la gestion documentaire est devenue un véritable défi pour les entreprises, petites ou grandes. D’autant plus dans un contexte où la législation impose régulièrement de nouvelles règles en matière de conservation des documents, de protection des données, de dématérialisation des factures, etc.

Désormais, il est possible de maîtriser toutes les étapes du cycle de vie d’un document grâce à un logiciel de Gestion Electronique des Documents. Celui-ci permet non seulement d’intégrer et de traiter des documents, mais aussi d’améliorer la productivité des équipes grâce à des processus de travail optimisés et à l’automatisation des tâches répétitives. Une telle solution de dématérialisation permet par ailleurs de réduire la consommation de papier et donc de faire des économies.

Nous vous proposons d’en savoir plus sur les enjeux de la GED et sur les avantages des logiciels dédiés à l’automatisation de la gestion documentaire. Également, nous vous conseillons sur la mise en place d’un projet GED avec les fonctionnalités adaptées à votre organisation, votre métier, vos contraintes etc.

Qu’est-ce que la GED ?

L’acronyme GED signifie Gestion Electronique des Documents. Il recouvre toutes les pratiques visant à créer, traiter, organiser, stocker, diffuser et gérer l’ensemble des documents de manière électronique d’une entreprise. Le terme GED désigne également les solutions informatisées qui permettent de faciliter la gestion documentaire. En anglais, on parle aussi de DMS (Document Management System) ou d’EDM (Electronic Document Management).

La GED n’en est pas à ses débuts, bien que les entreprises n’aient pas encore toutes intégré une telle solution dans leur organisation. Ainsi, les premiers projets de GED sont apparus dans les années 40. En France, le logiciel documentaire Taurus a vu le jour en 1995. Il a notamment servi à dématérialiser la totalité des documents que comptaient les registres de l’état civil de la ville de Bordeaux.

Désormais, il existe de nombreux logiciels de GED d’entreprises sur le marché, adaptés à vos besoins, quelles que soient votre taille et la nature de votre activité. Ces solutions informatisées peuvent être :

• En mode SaaS (Softare as a Service) ou cloud : l’interface est accessible en ligne via un navigateur internet
• En mode On-Premise (sur site) : le logiciel est installé au sein de l’environnement informatique de l’entreprise.

Également, des logiciels GED open source ou propriétaires sont disponibles. Proposées clés en main ou personnalisables, ces solutions permettent de répondre aux besoins spécifiques de votre activité. Le comparatif GED et dématérialisation permet de mieux comprendre les avantages et inconvénients de chacune de ces solutions.

Les enjeux de la GED pour les entreprises

La gestion des documents représente des enjeux de taille, aussi bien pour les grandes entreprises que pour les PME et TPE.

En effet, à l’ère du tout numérique, une société doit pouvoir garder le contrôle sur ses documents et ses données. Qui plus est, le volume d’informations et la multiplication des sources de données compliquent encore la gestion documentaire.

Ce contexte est encore amplifié dans la mesure où les habitudes de travail évoluent. Les collaborateurs effectuent de plus en plus leurs tâches à distance et ont besoin d’accéder à une base documentaire à jour, fonctionnelle et autorisant le travail collaboratif.

La recherche permanente de compétitivité et d’optimisation au sein des entreprises vous amène également à être constamment en quête de gain de temps. Les tâches chronophages liées à la gestion documentaire peuvent être rapidement éliminées.

C’est pourquoi la mise en place d’un logiciel GED adapté aux besoins des PME, des TPE et tous types d’entreprises devient essentielle pour gérer efficacement les documents et les données de l’entreprise.

Un autre enjeu tient dans la généralisation de la dématérialisation. Elle s’applique désormais au sein des entreprises françaises, et ce, selon des normes et des réglementations. A noter qu’à compter de 2024, toutes les entreprises devront être en capacité de recevoir des factures fournisseurs au format électronique. Cette obligation entre dans le cadre de la loi de finances, et s’étendra ensuite pour l’émission de factures entre 2024 et 2026 en fonction de la taille de votre entreprise. Le respect des lois s’impose également en matière de protection des données personnelles, d’émission et de conservation des bulletins de paie, des contrats de travail…

Pour finir, la dématérialisation des documents joue également à plein dans la préservation de l’environnement. Ainsi, un projet GED s’inscrit dans une démarche écologique qui vise le « zéro papier ».

Les secteurs d’activité et métiers concernés

Un logiciel de GED s’adresse à tous les secteurs d’activité : bancassurance, industrie, commerce, santé, construction, services… En effet, une telle solution informatique s’adapte aux besoins de chaque métier, chaque processus présent dans l’entreprise. Tous les services et activités gèrent et traitent des documents :

• Comptabilité et facturation : capture des factures fournisseurs, contrôle et affectation, validation, saisie comptable et paiement, archivage…
• Ressources humaines : registre du personnel, gestion des emplois et des carrières, gestion des données et procédures HSQE, gestion des documents (contrat, bulletins de paie…) et de leur délai de conservation, signature numérique, coffre-fort…
• Gestion commerciale et marketing : gestion des documents (plaquette, catalogue, devis…), gestion des contacts prospects/clients et de l’historique des événements, gestion des dossiers clients…
• Gestion juridique : gestion des contrats, des locations et des baux, des entités juridiques, des renouvellements, signature électronique…
• Gestion des documents administratifs et financiers : garantie de standardisation et de pérennité de l’archivage des documents, signature numérique des documents nécessitant un archivage à valeur probatoire…

Pourquoi mettre en place une solution de GED dans son entreprise ?

Une solution de digitalisation des documents telle que Deltic offre de nombreux avantages :

• Vous et vos équipes gagnez du temps : grâce à un logiciel de GED, de nombreuses tâches répétitives et chronophages sont automatisées. Le traitement et la recherche documentaires sont accélérés et le travail collaboratif est amélioré. Vos équipes gagnent en productivité et peuvent se consacrer sur leur cœur de métier et sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• Vous faites des économies: la réduction du papier et des temps de traitement des documents diminue les coûts de gestion de votre entreprise. Un retour sur investissement rapide et efficace.
• Vous contrôlez et facilitez l’accès aux documents de votre entreprise : les échanges d’informations sont fluidifiés et vos données sont protégées selon les modalités que vous avez définies (accès en lecture seule ou modification, autorisations d’accès, etc.).
• Vous contrôlez et centralisez les données de votre entreprise : tous les documents relatifs à votre entreprise, quels que soient leur type ou leur provenance, sont centralisés sur un même système.
• Vous respectez la législation en vigueur : un logiciel de GED vous aide à maîtriser la gestion documentaire selon la norme ISO 9001 (modalités de conservation, de codification, de diffusion, de gestion des versions…) et dans le respect des démarches Qualité, Sécurité et Environnement. Dématérialisation des factures entrantes, protection des données personnelles (RGPD)… Respect de l’obligation de facturation électronique 2024: une telle solution vous aide à respecter les lois en vigueur.
• Vous vous inscrivez dans une démarche écologique: en réduisant votre consommation de papier et les espaces physiques de stockage, votre entreprise joue la carte de l’écoresponsabilité.
• Vous bénéficiez d’un accompagnement sur mesure: les experts en GED de Deltic vous conseillent tout au long de votre projet de digitalisation documentaire.

Il existe un très grand nombre d’avantages grâce à la mise en place d’un logiciel GED. Le mieux étant de voir en live comment cela fonctionne.

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Les fonctionnalités d’un logiciel GED

Un logiciel de GED est doté de toutes les fonctionnalités permettant de gérer chaque étape du cycle de vie d’un document, de sa création à son archivage. Cet outil permet ainsi de :

• Numériser ou intégrer des documents et les stocker au format numérique
• Indexer, classifier et organiser les documents selon une nomenclature prédéfinie. L’indexation peut également être automatique grâce à l’extraction des données et à leur lecture par des technologies de reconnaissance de caractères.
• Rechercher et trouver des documents à partir d’un mot clé, d’un nom de fichier…
• Créer des documents, les annoter, les partager, les fusionner, les mettre à jour…
• Consulter les informations contenues dans la base documentaire et échanger des documents entre collaborateurs, mais aussi avec les tiers de l’entreprise
• Gérer la sécurité des données en paramétrant les droits d’accès
• Archiver électroniquement les documents durant un délai de conservation prédéfini
• Collaborer sur les mêmes documents avec plusieurs logiciels métiers (ERP, logiciels comptables, de paie etc.) de votre système d’information en les connectant avec le logiciel GED
• Automatiser des processus métier:

Autant de fonctionnalités qui rendent vos documents accessibles et consultables partout à chaque instant : depuis une plateforme en ligne ou une application tablette, mobile… Vos frais administratifs et vos délais de traitement sont réduits !

Comment fonctionne la GED ?

La gestion électronique des documents repose sur 4 grands piliers :

• L’acquisition des documents : dans un premier temps, les documents existants doivent être intégrés à la solution. Pour cela, il est possible de numériser les documents papiers ou d’intégrer des documents électroniques déjà existants. Ces derniers peuvent également être produits à partir de la solution ou provenir d’autres sources, par exemple dans le cadre de l’échange des données informatiques (EDI) ou par mail.
• Le traitement des documents : une fois intégrés, les documents doivent être indexés. L’indexation documentaire permet de rationaliser l’organisation et de faciliter la recherche. Le logiciel, va lire, analyser et identifier un certain nombre de critères des documents. Concrètement, cela consiste à décrire la forme et le contenu du document : type (PDF, mail, image, vidéo, photo…), auteur, date, mots clés,numéro, montant… Grâce aux technologies de reconnaissance des caractères (OCR), l’indexation et le classement peuvent être automatisés.
• La diffusionet la collaboration des documents : les documents sont accessibles depuis une plateforme munie d’une interface ergonomique. L’outil répond à des règles et des droits d’accès : lecture seule, modification, en écriture… Il permet également de diffuser automatiquement l’information en interne, avec des fournisseurs, clients etc.
• Le stockage des documents électroniques : le support de stockage doit être dimensionné pour répondre aux exigences de volume documentaire de votre entreprise, mais aussi à la fréquence d’utilisation du système et au degré de confidentialité des données. Le stockage peut également prendre en compte des durées de conservation propres à chaque type de documents et des périodes d’épuration destinées à alléger la structure et faciliter son exploitation.

Comment mettre en place un projet GED ?

La mise en place d’une solution GED est un gros projet pour une entreprise. Il suppose en effet que l’ensemble des collaborateurs soient impliqués dans cette démarche et que les procédures de travail soient correctement rationalisées. Par ailleurs, le choix du logiciel dépend de vos besoins spécifiques. C’est pourquoi, dans un premier temps, il est essentiel de préparer ce projet. Pour ce faire, rédiger un cahier des charges aide à y voir plus clair.

Celui-ci comprend notamment :

• Un point sur vos besoins : quel est le volume mensuel de documents papier et numérique à traiter, quelle est leur nature, leur provenance… ? Qui doit avoir accès à quels types de documents et dans quel objectif ? Consultez vos équipes pour connaître précisément tous les besoins.
• La définition de vos objectifs : gagner du temps sur le traitement des factures, améliorer la productivité de votre service comptable ou commercial, gérer efficacement tous les documents juridiques de l’entreprise, faciliter la diffusion de l’information en interne et en externe…
• L’analyse de vos process et de votre organisation actuels : les procédures de travail, de validation des documents, de traitement, de classement… doivent être décrits, schématisés. Vous avez ainsi la vision de votre gestion documentaire et pouvez identifier l’ensemble des automatisations possibles de vos tâches chronophages et répétitives.
• L’étude de votre système d’information : quel est votre environnement logiciel actuel, avec quels outils de votre SI le logiciel de GED doit-il être connecté ? Est-il compatible ?

Une fois vos besoins et vos objectifs cernés, vous pourrez choisir un logiciel GED adapté à votre problématique, à votre budget et surtout décider par quel prestataire vous souhaitez être accompagné sur votre projet. Son déploiement consiste ensuite en son installation et son paramétrage. Mais un projet GED comporte d’autres étapes :

• La constitution d’une équipe dédiée au pilotage du projet
• Le recensement des ressources documentaires et leur identification
• L’acquisition des documents et leur traitement
• La structuration du stockage des documents et des moyens de trouver les informations grâce à un système d’indexation ad-hoc
• La rédaction des procédures pour mettre en place des workflows : circuit du document, étapes de traitement, personnes autorisées à utiliser/consulter/modifier/valider les documents…
• La formation des utilisateurs à l’outil

Pour qu’un projet GED rime avec succès, l’organisation est primordiale. Des experts peuvent vous conseiller et vous accompagner de A à Z dans l’intégration d’un logiciel GED.

Quel est le prix d’une solution de GED ?

Le prix d’un projet de GED ne se résume pas qu’au coût du logiciel et de son installation. D’autres paramètres rentrent en compte comme le nombre de documents traités, les fonctionnalités souhaitées, la formation de l’ensemble des collaborateurs à l’outil, la connexion avec l’ensemble de vos autres outils etc. Un logiciel GED doit répondre à l’ensemble de vos besoins en s’appuyant sur vos processus, vos contraintes métiers etc.

Le plus important pour estimer le prix de votre outil GED, est d’analyser le retour sur investissement du projet. La dématérialisation réduit naturellement les frais liés à la gestion traditionnelle de documents : impression, espace d’archivage, achat de papier… Cela vous permet de réaliser des économies. Par ailleurs, parce qu’elle contribue à minimiser les temps de traitement et de recherche documentaires, la GED améliore la productivité de vos équipes et vous fait gagner un temps précieux. On sait tous que le temps c’est de l’argent. Celles-ci travaillent de façon collaborative autour d’un système documentaire harmonisé et sécurisé, ce qui évite les erreurs, les oublis, les pertes de documents, etc.

Le coût du traitement de chaque document a été estimé à 14 € en moyenne. Avec la dématérialisation et l’automatisation de la gestion de ces documents, l’économie est de 25 à 50 % de ce prix unitaire. Qui plus est, le temps de ce processus global de traitement est fortement diminué. C’est une réduction du temps passé à réaliser ces tâches et donc de fortes économies.

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