Quelle est la différence entre un logiciel de GED et un logiciel de dématérialisation ?

Il est à présent courant pour les organisations de dématérialiser leurs documents comptables (relevés bancaires, factures clients et fournisseurs), commerciaux (bons de commande, devis) ou leurs documents de ressources humaines (contrats de travail, bulletins de paie). Cette dématérialisation permet une gestion optimisée des flux de travail. Il existe de nombreux produits assurant la production et le traitement des données numériques. Parmi ceux-ci, les entreprises utilisent des logiciels de dématérialisation et/ou de gestion électronique des documents (GED). Le principal constat est que ces outils sont complémentaires voire possèdent les mêmes fonctionnalités.

Un logiciel de dématérialisation permet de traiter les flux entrants et sortants

La dématérialisation des flux entrants

La réception par les entreprises de flux entrants nativement dématérialisés est en voie généralisation. C’est en particulier le cas des factures fournisseurs qui devront être émises sous format dématérialisé entre 2024 et 2026. Pour autant, de nombreux documents papier sont encore reçus par les entreprises.

Celles qui se sont engagées dans la voie de la dématérialisation de leurs processus de travail peuvent utiliser la technologie de la lecture automatique de documents (LAD). Cette dernière permet la numérisation des documents, mais aussi de lire et de récupérer les informations qu’ils contiennent. La LAD est indissociable de trois autres solutions :

• la RAD (ou LAD RAD) ;
• l’OCR (reconnaissance optique de caractères) ;
• l’IRC (reconnaissance intelligente de caractères).

La LAD RAD permet de reconnaître le type de document scanné en fonction de certains critères : caractères numériques ou alphanumériques, emplacement d’une image, codes-barres, etc. Le système identifiera la nature des documents numérisés (comme les devis, les commandes, les factures…). Ceci en permettra le classement.

L’OCR, quant à elle, va rendre les documents numérisés éditables. Le document est converti en un format texte. L’OCR analyse les informations au regard de formes déjà connues du système (factures, documents légaux, chèques, etc.).

L’ICR ou Intelligent Character Recognition prend en charge la reconnaissance des informations manuscrites.

La dématérialisation des flux sortants

Il s’agit en particulier de la facturation électronique prévue notamment par l’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique dans les transactions entre assujettis à la taxe sur la valeur ajoutée et à la transmission des données de transaction.

Le recours à un logiciel de dématérialisation des factures est par conséquent devenu une nécessité. Il en existe de nombreux sur le marché. Les entreprises doivent toutefois s’assurer de la conformité du logiciel à la réglementation. Une solution adaptée doit permettre :

• le contrôle de la cohérence des données ;
• l’émission des factures dans un des formats agréés ;
• la garantie de la lisibilité et de l’intégrité des données ;
• le contrôle de l’authenticité de l’émetteur.

L’outil de dématérialisation doit donc être sécurisé. Trois solutions sont possibles :

• le respect des critères de la piste d’audit fiable (PAF) ;
• la génération d’un signature électronique ;
• l’échange de données informatisé (EDI).

La signature électronique donne sa valeur juridique au document et est produite à partir d’une série de caractères cryptés. Il en existe trois catégories : la signature non qualifiée simple, la signature non qualifiée avancée et la signature qualifiée. Si vous souhaitez adopter un logiciel de signature électronique, assurez-vous que les signatures produites bénéficient d’un certificat électronique.

De plus, il est fortement recommandé d’opter pour un logiciel interfacé avec vos outils métier pour éviter les doubles saisies.

Logiciels de dématérialisation et de GED : des outils complémentaires ou présentant des fonctionnalités communes

La définition de la gestion électronique des documents, c’est-à-dire un système d’organisation, de stockage et de partage des fichiers numériques, présente peu de différence avec celle d’un logiciel de dématérialisation.

De l’entrée à la sortie des données dans le système d’information

La LAD et ses technologies sont en règle générale associées à la GED. Les premières traitent les flux entrants (rôle de « portes d’entrée ») qui viennent alimenter la seconde. À ce stade, les informations sont stockées par la GED et mises à disposition des utilisateurs.

Avec la GED, il est possible de classer les documents entrants grâce à la reconnaissance de la catégorie de documents (bon de livraison, facture fournisseur…). Ces documents seront versés dans une arborescence pour en donner l’accès aux utilisateurs.

La GED permet ensuite d’indexer les documents à partir des informations produites par l’OCR. Cette opération facilitera l’accès aux documents par les utilisateurs par des méthodes de récupération GED. Il s’agit notamment de l’auteur, de la date de création, de la référence, du contenu du texte, etc.

Les données sont ensuite stockées et sauvegardées, ce qui assure leur intégrité en cas d’incident. À partir de ce moment, les documents sont accessibles par les collaborateurs en fonction de leur niveau et leurs modalités d’accès. Ces fonctionnalités assurent la sécurité GED des documents confidentiels.

Comme les logiciels de dématérialisation, un logiciel GED doit s’intégrer facilement au système d’information existant (ERP, SIRH, etc.).

GED et logiciels de dématérialisation : des fonctionnalités parfois communes

Il existe une grande variété de logiciels de dématérialisation et de GED sur le marché. Certains comportent des fonctionnalités comparables. Il s’agit notamment de :

• La dématérialisation des documents papier. Certains logiciels de GED utilisent les outils de LAD pour rendre les documents éditables.
• L’horodatage des documents peut être assuré par les deux technologies.
• La mise en place de circuits de validation (workflow). Les logiciels de dématérialisation traitent les différents formats de factures qui sont indexées dans une bibliothèque.
• Le suivi des documents numériques. Les deux outils peuvent comporter des instruments de pilotage comme des tableaux de bord. De plus, les factures clients sont affectées aux utilisateurs en charge de leur suivi. Ces derniers peuvent être alertés en cas de retard de paiement ou de litige pour réaliser des relances.
• La facturation électronique peut être assurée par certains logiciels de GED.

Il reste difficile d’opposer les logiciels de dématérialisation et les logiciels de GED. Leurs fonctionnalités sont complémentaires. Certains outils présentent même des fonctionnalités similaires. Avant d’opter pour une solution, il est nécessaire d’évaluer précisément ses besoins et de se faire accompagner pour réaliser le bon choix. Vous pouvez par exemple élaborer un cahier des charges ged pour préparer votre projet.