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Pourquoi rédiger un cahier des charges pour votre projet de gestion électronique de documents ?

26 avril 2023 | Actualités

Par Audrine Bodin
Content Manager - Pôle Business
Visuel cahier des charges

La gestion électronique de documents est un vaste sujet au sein d’une société. Elle permet de digitaliser et dématérialiser la gestion documentaire et de supprimer le papier…📜 Mais pas que ! Elle va plus loin en dématérialisant également les processus métiers qui y sont liés. 💻

C’est un changement d’organisation qui touche donc tous les services de l’entreprise : administratif, financier, achat etc.

Vous l’aurez compris, c’est donc un projet qui se prépare minutieusement pour être abordé sereinement. S’il est parfaitement anticipé, il permettra à vos collaborateurs de bien l’appréhender.🤓

Vous souhaitez intégrer la GED en entreprise mais vous vous demandez par où commencer ? Votre meilleur atout : compléter un cahier des charges ged. Il est votre allié tout au long de votre projet de gestion électronique des documents et vous permet de structurer votre réflexion et définir vos besoins.

Pour vous faciliter la tâche, nous avons au préalable rédigé la trame de ce cahier des charges ged. Vous n’avez plus qu’à le compléter et nous l’envoyer pour que l’on vous accompagne au mieux sur le sujet. 😊

Sans attendre, on vous donne toutes les billes pour comprendre l’intérêt de ce document et pour apprendre à le compléter.⬇️

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Qu’est-ce qu’un cahier des charges GED ?

Reprenons les bases !👊 Pour commencer, qu’est ce que la gestion électronique de documents ?

Un projet de gestion électronique de documents permet d’avoir un système de gestion des documents numérique et de dématérialiser les processus qui transitent autour de cette gestion documentaire. En résumé, cela concerne l’ensemble des étapes du cycle de vie d’un document numérique : de la création, à l’indexation, à la recherche, au stockage et à l’archivage électronique… Fini le papier, les actions manuelles, les tâches chronophages… ❌

Vous l’aurez compris, la GED vous permettra d’avoir des processus efficaces, rapides et moins coûteux qu’une gestion manuelle. Le rêve de toute entreprise non ?🌈

Un cahier des charges ged reprend donc dans un seul et même document l’ensemble de vos attentes et de vos prérequis concernant le passage à un système de gestion électronique de vos documents. Il couvre un grand nombre de critères allant du général au spécifique. L’objectif est d’y indiquer tous les tenants et aboutissants de votre projet pour pouvoir être envoyé à des prestataires de logiciels ged. Ce document est donc le modèle et la base pour sélectionner votre future solution.

Par ailleurs, nous avons aussi un cahier des charges pour la dématérialisation si vous êtes intéressés !

Qui est concerné par le cahier des charges gestion électronique des documents ?

Deux choix se prêtent à vous pour rédiger votre cahier des charges ged :

  • votre équipe en interne : l’équipe qui s’occupe du projet gestion électronique des documents peut directement le compléter. Cela nécessite une bonne réflexion en amont sur le projet et une définition précise de vos besoins. Votre équipe en interne peut être composée de plusieurs corps de métier dans le but de pouvoir balayer les tâches de toutes les fonctions et de dématérialiser un maximum de processus.
  • un prestataire de logiciel ged (et encore mieux, le prestataire qui a réalisé la trame du cahier des charges, comme nous par exemple 😇). Si vous avez du mal à structurer votre projet de dématérialisation en interne, pas d’inquiétude ! Nous sommes là pour vous accompagner étape par étape. Nous pouvons analyser avec vous votre processus de gestion documentaire actuel, repérer l’ensemble des étapes que vous pouvez digitaliser et où vous pouvez gagner du temps afin de vous présenter à quoi pourrait ressembler votre gestion documentaire avec de la dématérialisation.

Vous l’aurez compris ce cahier des charges ged est ensuite envoyé à un ou des prestataires de logiciels ged que vous aurez préalablement sélectionnés.📑 En le lisant, ces derniers seront en capacité de savoir s’ils peuvent vous accompagner ou non sur votre projet et pourront vous proposer un logiciel adapté à vos besoins. 💗

Quels sont les avantages d’un cahier des charges GED ?

Un projet ged est un sujet d’envergure ! Il va améliorer le quotidien de vos équipes. Comme tout projet qui implique de grands changements, la préparation est une étape cruciale. Alors quels sont les avantages de la rédaction d’un cahier des charges ?

cahier-des-charges-ged

  • Premièrement, ce document vous permet de cadrer votre projet et de ne pas vous éloigner des besoins et attentes initiales. En définissant vos objectifs, attentes, contraintes sur ce cahier des charges, cela vous permet de cibler le bon logiciel ged.
  • Au sein d’un cahier des charges, les étapes et jalons à respecter sont la plupart du temps spécifiés. Cela vous permet de cadrer votre projet dans le temps et de ne pas vous éloigner de la deadline programmée initialement. La finalité : c’est un logiciel prêt et opérationnel dans les temps.
  • Ce document vous aide également à faire le bon choix de votre prestataire. Le logiciel ged ne fera pas tout… Le prestataire sélectionné y sera pour beaucoup dans la réussite et l’adoption de votre outil de dématérialisation. Mieux vaut miser sur le bon cheval dès le début ! 🐎
  • Pour les prestataires qui reçoivent et étudient votre cahier des charges ged, cela va leur simplifier la tâche pour savoir si leur solution peut répondre à vos besoins. Le document leur donne une idée précise de votre projet et évite les mauvaises interprétations. Pour vous, c’est la garantie d’avoir le bon outil pour votre projet.

On pourrait continuer la liste des avantages sur plusieurs pages encore. Je pense qu’il n’est plus nécessaire de vous convaincre sur l’intérêt de rédiger un cahier des charges ged. Vous l’avez compris, cela conditionnera la bonne réussite de votre projet de gestion électronique des documents 🙂!

Quelles sont les informations à ne pas oublier dans votre cahier des charges GED ?

Maintenant que vous êtes prêt à passer à l’action, qu’est ce que l’on doit retrouver dans votre cahier des charges ?

Chez Deltic, on fait les choses bien : on a préparé une trame de cahier des charges qui ne demande plus qu’à être complétée par vos soins.💗

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Pour résumer, voici les items à retrouver au sein de votre cahier des charges :

  • l’origine et le contexte du projet : qu’est ce qui vous motive à mettre en place un logiciel de GED ?
  • le périmètre et le cadrage du projet : quel est le périmètre de votre projet de ged ?
  • la méthodologie et les livrables attendus : qu’est ce que vous attendez de la part des prestataires qui répondent à votre projet ?
  • les items de prise de décision : quels sont les critères qui impactent votre choix ?
  • la présentation de votre entreprise : quels sont les éléments importants pour comprendre votre environnement de travail ?
  • votre gestion documentaire actuelle : aujourd’hui, comment gérez-vous vos documents et les processus liés ?
  • vos attentes concernant votre futur logiciel de ged : qu’est ce que vous souhaitez de votre futur logiciel ?
  • les prestations attendues de la part de votre futur partenaire : qu’est ce que vous attendez de votre prestataire ?

Quand rédiger votre cahier des charges pour votre projet GED ?

Le timing est toujours important ! Il est conseillé de remplir votre cahier des charges dès que vous avez identifié vos besoins documentaires. Il est impératif de le faire avant d’entamer la recherche d’outils et de prestataires. Cela vous permet de ne pas vous tromper et ne pas perdre de temps puisque chaque besoin, chaque objectif est parfaitement identifié. Votre recherche est donc en adéquation avec ce que vous avez noté dans le document. Un des points essentiel est surtout de prendre le temps nécessaire pour le remplir correctement.⌚

Négliger l’étape de rédaction et de cadrage d’un cahier des charges peut vous exposer à quelques risques et à une mauvaise conduite de votre projet… Et quelques sueurs froides ! 😥

Il est donc préférable de prendre du temps pour rédiger un cahier des charges ged pour que votre prestataire vous accompagne au mieux.

Le temps passé au début de votre  projet va vous en faire gagner à plus long terme et vous permettre d’avoir le meilleur logiciel de ged ! 🙂

 

Téléchargez notre exemple de cahier des charges ⬇️

    Par Audrine BodinContent Manager - Pôle Business

    Experte en stratégie de contenus web, j’accompagne Deltic dans la création de contenus sur les différents sujets autour de la dématérialisation en décryptant chaque spécificité. Depuis très jeune, ma plume est mon moyen d'expression préféré. A la rencontre du marketing et du SEO il y a maintenant 7 ans, la rédaction d'articles est devenue une de mes disciplines favorites. Vous noterez quelques petites touches d'humour par-ci par-là dans mes articles.

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