Rédigez votre Cahier des charges GED grâce à notre Plan à copier ou Modèle à télécharger (mis à jour 2025)

Modèle gratuit de cahier des charges PDF à télécharger (2025)

Vous préparez un projet de gestion électronique des documents et souhaitez partir sur des bases solides pour mettre en place une GED ? Pour vous accompagner, nous mettons à votre disposition un modèle gratuit de cahier des charges GED, à télécharger et personnaliser selon les besoins de votre entreprise :

Un bon cahier des charges est essentiel pour :

• Clarifier vos objectifs et vos priorités,
• Formaliser vos besoins fonctionnels et techniques,
• Encadrer la collaboration avec un prestataire ou intégrateur GED,
• Et structurer toutes les étapes de votre projet.

Notre modèle est conçu pour vous faire gagner du temps dans la mise en place de votre GED tout en posant les bonnes questions. Il vous guide dans l’analyse de vos flux documentaires, la description de vos processus, l’identification des contraintes (sécurité, classement, indexation, archivage…), et la préparation d’un cadre de travail clair et partagé.

Exemple de plan simplifié pour rédiger votre cahier des charges de projet GED

Un cahier des charges GED est un document rédigé qui formalise vos besoins, attentes et contraintes pour le choix d’un logiciel de dématérialisation de vos documents et processus. Il sert de référence tout au long du projet et facilite la communication avec les prestataires GED. Il couvre des aspects variés : organisation interne, fonctionnalités attendues, compatibilité technique, exigences de sécurité et de conformité, niveau de support, budget et critères de sélection des fournisseurs.

Voici un plan simple, adaptable à chaque entreprise :
(pour une version détaillée, téléchargez notre Modèle complet de cahier des charges)

1. Présentation de l’entreprise

• Description de l’organisation, de son secteur d’activité, de sa taille et de ses spécificités.
• Contexte général du projet GED : objectifs stratégiques et défis à relever.

2. Périmètre fonctionnel

• Services ou départements concernés.
• Documents et processus concernés par service.

3. Analyse de l’existant

• Volume estimé et types de documents.
• Outils utilisés (SharePoint, Outlook, etc.).
• Méthodes de recherche et de classement actuelles.
• Solutions techniques et logiciels existants.
• Risques et points de friction identifiés .

4. Attentes et objectifs

• Objectifs métier
• Objectifs opérationnels.
• Fonctionnalités recherchées.
• Résultats mesurables.

5. Critères de sélection de la solution et de l’intégrateur

• Expertise, expérience et références dans le secteur.
• Intégration avec les systèmes existants (ERP, CRM).
• Coûts, support et accompagnement proposés.

6. Livrables attendus et jalons

• Cahier des spécifications détaillées.
• Planning de déploiement avec jalons.
• Tests fonctionnels et validation.
• Formation des utilisateurs finaux.

7. Exigences techniques

• Interopérabilité avec vos outils existants : quels outils pour quels processus.
• Type d’hébergement : cloud/on-premise & capacité de stockage.
• Sécurité & conformité : chiffrement des données, exigences RGPD, normes sectorielles, durées de conservation légales.

8. Budget et planning

• Estimation budgétaire globale (déploiement, licences, formation).
• Planning prévisionnel avec date cible de mise en production.

Pour une version détaillée, téléchargez notre Modèle complet de cahier des charges :

Télécharger le modèle gratuit

Avez-vous besoin d’un cahier des charges ?

Vous vous demandez pourquoi rédiger un cahier des charges avant la lise en place de votre projet de gestion électronique des documents ? Le cahier des charges n’est pas une formalité administrative : c’est un document structurant qui vous aide à cadrer, piloter et réussir votre projet. Voici dans quels cas il devient indispensable :

1. Si vous avez besoin de clarifier vos objectifs et vos besoins

Le cahier des charges vous permet de :

• Identifier les problèmes concrets à résoudre (manque de centralisation, lenteur des recherches, non-conformité RGPD, etc.).
• Définir les fonctionnalités clés nécessaires à votre activité.
• Fixer les budgets et délais réalistes dès le départ.

C’est un outil précieux pour aligner toutes les parties prenantes sur une vision commune.

2. Si vous voulez poser un cadre clair et un planning réaliste

Sans structuration, un projet GED peut vite déraper. Grâce au cahier des charges, vous pouvez :

• Distinguer les grandes étapes (analyse, sélection, implémentation, formation…).
• Planifier les jalons et livrables de chaque phase.
• Anticiper les contraintes techniques et organisationnelles.

C’est un levier pour piloter efficacement et éviter les mauvaises surprises.

3. Si vous devez comparer et choisir un prestataire

Le marché des logiciels de dématérialisation et gestion documentaire offre de nombreuses solutions. Un cahier des charges bien rédigé :

• Permet aux prestataires de comprendre vos besoins spécifiques.
• Facilite la comparaison des offres sur des critères objectifs (fonctionnalités, accompagnement, budget…).
• Réduit les risques de réponses standardisées et mal adaptées.

C’est aussi un point d’appui pour instaurer un dialogue constructif avec les prestataires potentiels.

4. Si vous voulez sécuriser la réussite de votre projet

Le cahier des charges joue un rôle de référentiel tout au long du projet :

• Il structure les échanges entre vos équipes internes, les utilisateurs et les prestataires.
• Il permet de vérifier que les livrables correspondent aux attentes initiales.

Sans lui, les incompréhensions et les écarts entre besoin et réalisation sont plus fréquents.

5. Si vous souhaitez maîtriser vos coûts et optimiser votre retour sur investissement

En structurant le projet en amont, vous pouvez :

• Éviter les surcoûts liés à des choix mal anticipés.
• Gagner en efficacité grâce à une organisation claire.
• Accélérer le ROI en choisissant une solution vraiment adaptée à vos priorités.

Comment bien rédiger votre cahier des charges ? Nos conseils d’intégrateur professionnel

1. Attribuer les bons rôles aux personnes de l’entreprise avec la matrice RACI

Rôle Responsable (R) : le chef de projet GED en binôme avec votre intégrateur GED.

Leurs rôles sont : analyser les processus documentaires actuels et collecter les besoins de chaque département, s’assurer que les enjeux métiers et techniques sont alignés et identifier les axes d’optimisation des processus métiers et documentaires, structurer les informations collectées, rédiger le cahier des charges et définir le planning et le cadre du projet et enfin comparer les solutions logicielles et choisir la GED.

Le chef de projet GED peut-être n’importe quelle personne dans votre entreprise, qui sera le pilote du projet. La personne peut être un futur utilisateur clé, le Directeur Financier, le Directeur informatique ou encore le PDG de votre PME.

L’intégrateur GED peut vous également être choisi après la rédaction du cahier des charges. Que vous l’ayez choisi avant ou après l’étape du cahier des charges, il utilisera ce document pour rédiger les spécifications fonctionnelles et techniques du projet.

Rôle Approbateur (A) : Direction général et Direction Administrative et Financière.

Leurs rôles sont : valider le document final et les choix structurants, valider le budget et le planning du projet, valider l’alignement des workflows avec les besoins des utilisateurs.

Rôle Consulté (C) & Informé (I) : DSI et utilisateurs finaux.

Les rôles de la DSI (Direction Informatique) sont : confirmer l’interopérabilité avec vos logiciels actuels (ERP, logiciels comptables, etc.), confirmer la réponse aux exigences en cybersécurité et conformité RGPD, confirmer la connexion aux API et les contraintes d’hébergement (cloud ou local).

Les rôles des utilisateurs finaux sont : identifier les besoins concrets comme l’ergonomie, les workflows ou les processus métiers spécifiques, s’assurer que la solution retenue simplifie réellement leur quotidien, favoriser une adoption fluide de la solution, en réduisant les résistances au changement.

2. Quand rédiger son cahier des charges GED ?

Le cahier des charges et la première étape d’un projet de dématérialisation ou de digitalisation de processus ou de documents. Vous devez donc rédiger votre cahier des charges dès que vous avez identifié vos besoins en automatisation de processus ou de numérisation de vos documents ainsi que vos principales contraintes, avant de chercher un logiciel ou un prestataire.

Vous pouvez également le rédiger après le choix de votre prestataire, qui participera à sa rédaction.

3. Organiser la collecte des besoins des utilisateurs

Le chef de projet ou référent GED recueille les besoins en rencontrant toutes les parties prenantes (utilisateurs, managers, responsables métiers, fonctions support). Il identifie précisément les types de documents, les volumes, les flux existants et les points de friction, puis recense les attentes de chaque service : classement, indexation, automatisation, gestion des accès, archivage et signature électronique.

4. Hiérarchiser les besoins en dématérialisation

Classez vos besoins en fonctionnalités indispensables, importantes et optionnelles. Cette distinction permet de cibler les priorités, de comparer efficacement les offres et d’orienter le budget sur l’essentiel. Vous facilitez ainsi la sélection d’une solution adaptée et la planification des développements futurs.

5. Rédiger de manière concise et précise son CDC

Rédigez chaque exigence de façon claire et structurée, en utilisant des phrases courtes et des listes à puces. Évitez les formulations vagues : détaillez précisément les besoins, fonctionnalités et contraintes. Illustrez si besoin par des exemples concrets et relisez pour supprimer toute ambiguïté ou redondance. Cette méthode facilite la compréhension et l’efficacité du cahier des charges.

Une fois le cahier des charges rédigé : les étapes d’un projet GED

Rédiger un cahier des charges structuré est une étape cruciale, mais ce n’est que le début de votre projet GED. Une fois ce document finalisé et validé, le projet entre dans une phase opérationnelle, composée de plusieurs étapes clés :

1. Phase de cadrage et conception fonctionnelle incluant des ateliers de travail pour affiner les besoins, rédiger les spécifications détaillées et établir un plan de mise en œuvre.
2. Déploiement technique et paramétrage de la solution, intégration avec les systèmes existants, configuration des workflows et des droits d’accès.
3. Tests, recette et formation des équipes incluant la vérification de la conformité de la solution avec les besoins exprimés, formation des utilisateurs clés et ajustements éventuels.
4. Mise en production et accompagnement au changement incluant un support réactif dans la journée et une assistance aux utilisateurs.

Chacune de ces étapes s’appuie sur le cahier des charges pour assurer la cohérence, éviter les oublis et garantir une mise en œuvre fluide. Ce document reste la boussole de votre projet GED, de sa planification jusqu’à son adoption complète par vos équipes.

Les avis de nos clients sur l’accompagnement Deltic

Client PME qui a adopté Zeendoc :

« J’ai fait appel à Deltic pour m’aider sur mes process après un départ dans mes équipes et ils m’ont sauvé la mise. Alexandre m’a conseillé Zeendoc et après 6 mois d’utilisation, je m’en passe plus et surtout j’ai gagné du temps. Mention spéciale à Mickaël qui a été adorable sur l’accompagnement car j’étais pas la cliente la plus simple de base. »

Client PME qui est passé du papier au numérique :

« Depuis que la solution a été implémentée, nous sommes vraiment très satisfaits. Elle centralise l’information et nos process ont gagné en fluidité et rapidité. Le changement est notable avec la disparition complète des factures papiers. »

Client PME qui a optimisé ses processus :

« Nous perdions énormément de temps à traiter nos envois postaux de factures clients. Grâce à Deltic, nous avons supprimé les tâches répétitives. Résultat, une économie en moyenne de 2000 euros par mois, et du temps, que nous pouvons consacrer à des tâches plus importantes. »