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Cahier des charges GED : structurez votre projet – guide + modèle gratuit

26 avril 2023 | Actualités

Par Audrine Bodin
Content Manager - Pôle Business
Visuel cahier des charges

Un cahier des charges GED est une étape cruciale pour la mise en place de votre projet de gestion électronique de documents.

La GED digitalise vos processus métiers, supprime le papier…📜

C’est un changement d’organisation qui touche tous les services de l’entreprise : administratif, financier, achat etc. C’est donc un projet qui se prépare minutieusement pour être abordé sereinement. 🤓

Vous souhaitez intégrer la GED en entreprise mais vous vous demandez par où commencer ?

Votre meilleur atout : complétez notre modèle gratuit de cahier des charges ged et suivez le guide étape par étape.

Modèle de cahier des charges GED PDF ou Word gratuit à télécharger !

Cachier des charges visuel

CAHIER DES CHARGES GED GRATUIT

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Notre modèle de cahier des charges de dématérialisation est prêt à être utilisé en toute autonomie. Nous pouvons également vous aider à le compléter en échangeant sur vos processus de gestion documentaire, votre organisation, vos objectifs etc.

Qu’est-ce qu’un cahier des charges GED ?

Un cahier des charges ged est un document stratégique qui reprend l’ensemble de vos attentes, besoins et de vos prérequis concernant le passage à un logiciel de gestion électronique de vos documents au sein de votre entreprise. Il sert de guide de référence tout au long de votre projet pour le choix de votre futur outil et est indispensable pour communiquer avec les prestataires de logiciels GED.

Il couvre un grand nombre de critères allant du général au spécifique : votre organisation, les fonctionnalités souhaitées, le niveau de support attendu, les spécifications pour la compatibilité avec vos systèmes existants, vos prérequis en termes de sécurité, de législation, votre budget, vos conditions pour la sélection des fournisseurs de dématérialisation etc.

Pourquoi rédiger un cahier des charges pour votre projet de gestion électronique documentaire ? Les avantages !

Un projet de Gestion Électronique de Documents (GED) impacte directement les processus, l’organisation, et les outils de votre entreprise. La rédaction d’un cahier des charges GED n’est pas seulement une formalité : c’est une étape clé pour structurer votre projet, garantir son succès, et minimiser les risques. C’est votre fil conducteur pour vous assurer du bon déroulé de votre projet. Voici pourquoi ce document est indispensable :

1. Clarifier vos objectifs et besoins

Un cahier des charges est avant tout un outil pour structurer vos attentes et buts :

  • Quels sont les problèmes actuels à résoudre ? (manque de centralisation, lenteur des recherches, non-conformité RGPD, etc.)
  • Quelles sont les fonctionnalités indispensables pour répondre à vos besoins métiers ?
  • Quels sont les délais et budgets alloués ?

En posant ces éléments dès le départ, vous vous assurez que toutes les parties prenantes partagent une vision claire et commune du projet.

2. Définir un cadre et un planning réalistes

La gestion d’un projet GED sans planning clair peut vite conduire à des dépassements de délais ou de coûts. Un cahier des charges :

  • Cadre les étapes clés (analyse des besoins, choix des prestataires, implémentation, formation).
  • Définit les jalons et livrables attendus pour chaque phase.
  • Permet d’identifier les éventuelles contraintes techniques ou organisationnelles à anticiper.

Avec un planning solide, vous pouvez piloter votre projet efficacement et éviter les retards.

3. Faciliter le choix des prestataires

Le marché de la GED est vaste, et les solutions disponibles sont nombreuses. Un cahier des charges bien conçu :

  • Aide les prestataires à mieux comprendre vos besoins spécifiques.
  • Simplifie la comparaison des offres grâce à des critères (fonctionnalités, support, expérience, coûts, etc.).
  • Réduit le risque de recevoir des propositions inadaptées ou standardisées.

C’est également un outil pour engager un dialogue constructif avec les prestataires, afin d’identifier rapidement celui qui saura répondre au mieux à vos attentes.

4. Garantir la réussite du projet

Un cahier des charges GED est un outil de gestion de projet qui accompagne toutes les étapes. Il agit comme :

  • Un outil de pilotage pour aligner toutes les parties prenantes (équipe interne, prestataire, utilisateurs finaux).
  • Un référentiel de suivi pour s’assurer que les fonctionnalités livrées correspondent aux besoins exprimés.

Sans ce document, le risque de malentendus, d’incompréhensions ou de dérives budgétaires augmente considérablement.

5. Réduire les coûts et maximiser le ROI

En posant les bases d’un projet structuré, le cahier des charges vous aide à :

  • Éviter les surcoûts liés aux imprévus ou à des solutions mal adaptées.
  • Optimiser le temps investi grâce à une communication fluide et des étapes bien définies.
  • Assurer un retour sur investissement (ROI) rapide en choisissant une solution GED alignée sur vos priorités stratégiques.

Rédiger un cahier des charges pour votre projet GED est une étape incontournable pour réussir votre transformation digital.

Qui est concerné par le cahier des charges gestion électronique des documents ?

La rédaction d’un cahier des charges GED concernent plusieurs parties prenantes. Voici les principaux acteurs et leur rôle.

Qui rédige le cahier des charges ?

Le chef de projet GED : le maître d’œuvre

Responsable de la coordination du projet, le chef de projet est souvent le premier contributeur du cahier des charges. Son rôle est de :

  • Structurer les informations collectées auprès des différents départements.
  • S’assurer que les enjeux métiers et techniques sont alignés.
  • Définir un cadre clair pour garantir le bon déroulement du projet.

Il agit comme un chef d’orchestre, veillant à ce que chaque besoin soit correctement pris en compte.

La DSI : garante de la faisabilité technique

La Direction des Systèmes d’Information (DSI) joue un rôle clé pour assurer que la solution GED s’intègre parfaitement dans votre environnement existant. Elle intervient sur des aspects techniques tels que :

  • L’interopérabilité avec vos outils actuels (ERP, logiciels comptables, etc.).
  • Les exigences en cybersécurité et conformité RGPD.
  • La gestion des API et des contraintes d’hébergement (cloud ou local).

La DSI apporte une expertise indispensable pour éviter les risques techniques et garantir une solution pérenne.

Les utilisateurs finaux : les experts métiers

Souvent oubliés, les utilisateurs finaux sont pourtant les premiers concernés par la solution GED. Leur contribution est essentielle pour :

  • Identifier les besoins pratiques comme l’ergonomie, les workflows ou les processus métiers spécifiques.
  • S’assurer que la solution retenue simplifie réellement leur quotidien.
  • Favoriser une adoption fluide de la solution, en réduisant les résistances au changement.

La direction : un soutien stratégique

Bien que la direction générale ne participe pas directement à la rédaction du cahier des charges, son implication est cruciale :

  • Pour valider les enjeux stratégiques du projet.
  • Pour garantir que les investissements nécessaires soient accordés.
  • Pour aligner le projet avec la vision globale de l’entreprise.

Un projet soutenu par la direction a plus de chances d’être adopté rapidement et efficacement par l’ensemble des équipes.

Un prestataire externe : un accompagnement expert

Si vous manquez de temps ou de ressources en interne, faire appel à un prestataire de logiciel GED peut être une solution judicieuse. Ce dernier peut :

  • Analyser vos processus documentaires actuels et identifier les axes d’amélioration et de gain de temps.
  • Structurer un cahier des charges complet et personnalisé.
  • Vous guider dans le choix d’une solution adaptée à vos besoins.

Nous serions ravis de vous accompagnez pour vous faire gagner en efficacité et en sérénité.

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DISCUTONS DE VOTRE PROJET GED

Notre équipe vous aide à compléter votre document

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Pour rédiger un cahier des charges complet, il est essentiel de constituer une équipe projet qui regroupe différents profils. Cet aspect collaboratif garantit que chaque département bénéficie pleinement des avantages de la future solution GED.

A qui s’adresse le cahier des charges ?

Vous l’aurez compris ce cahier des charges ged est ensuite envoyé à un ou des prestataires de logiciels ged que vous aurez préalablement sélectionnés.📑 Cela peut être des éditeurs d’une solution de dématérialisation ou des intégrateurs de plusieurs outils GED. En le lisant, ces derniers seront en capacité de savoir s’ils peuvent vous accompagner ou non sur votre projet et pourront vous proposer un logiciel adapté à vos besoins. 💗

Quand rédiger votre cahier des charges pour votre projet GED ?

Le timing est un facteur déterminant pour garantir la réussite de votre projet GED. La rédaction de votre cahier des charges GED doit intervenir à un moment stratégique du processus, afin de poser des bases solides et de maximiser vos chances de succès.

Il est conseillé de remplir votre cahier des charges dès que vous avez identifié vos limites et besoins documentaires. Il est impératif de le faire avant d’entamer la recherche d’outils et de prestataires.

Afin d’identifier vos besoins, il est essentiel de bien comprendre les enjeux documentaires de votre entreprise :

  • Quels sont vos points de douleur actuels ? (difficulté d’accès aux documents, manque de traçabilité, etc.)
  • Quelles fonctionnalités sont indispensables ? (archivage sécurisé, workflows automatisés, etc.)
  • Quels sont vos objectifs à moyen et long terme ?

Un cahier des charges bien pensé ne se limite pas qu’à vos besoins actuels. Il doit également tenir compte de :

  • L’évolution de vos volumes de documents : votre entreprise va grandir, et vos besoins avec.
  • Les changements réglementaires : un système GED conforme aux normes actuelles et futures.
  • L’intégration avec de nouveaux otils : votre GED devra peut-être se connecter à d’autres solutions (ERP, CRM, etc.).

Anticiper ces éléments dès la rédaction vous évite de devoir repenser votre système à court terme.

Négliger l’étape de rédaction et de cadrage d’un cahier des charges peut vous exposer à quelques risques et à une mauvaise conduite de votre projet… Et quelques sueurs froides ! 😥

Un cahier des charges rédigé dans la précipitation peut entraîner :

  • Une mauvaise compréhension de vos besoins par les prestataires.
  • Des retards dans le projet, dus à des ajustements imprévus.
  • Un choix de solution inadéquat, pouvant conduire à des coûts supplémentaires.

Prendre le temps nécessaire pour formaliser vos besoins vous fera gagner un temps précieux dans les phases suivantes. Comme on dit souvent : « Un projet bien préparé est un projet à moitié réussi. » 🕒

Quelles sont les informations à ne pas oublier dans votre cahier des charges GED ?

Maintenant que vous êtes prêt à passer à l’action, qu’est ce que l’on doit retrouver dans votre cahier des charges ?

Chez Deltic, on fait les choses bien : on a préparé un exemple de cahier des charges qui ne demande plus qu’à être complétée par vos soins.💗

Cachier des charges visuel

CAHIER DES CHARGES GED GRATUIT

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Pour résumer, voici les items à retrouver au sein de votre document pour mettre en place un logiciel de GED.

CatégorieInformations à inclure
Présentation de l’entreprise
  • Activité principale, taille, et structure organisationnelle.
  • Objectifs stratégiques liés au projet GED.
  • Défis et motivations pour le déploiement.
Périmètre et cadre du projet
  • Services ou départements concernés.
  • Types de documents à intégrer (factures, contrats, dossiers RH, etc.).
  • Processus documentaires à automatiser.
Gestion documentaire actuelle
  • Volume et formats de documents (papier, numérique, etc.).
  • Outils en place (SharePoint, Outlook, etc.).
  • Méthodes de recherche et de classement actuelles.
Attentes et objectifs
  • Fonctionnalités recherchées : workflows, gestion des droits, recherche avancée, etc.
  • Objectifs métiers (gain de temps, conformité, etc.).
  • Résultats mesurables.
Critères de sélection des prestataires
  • Expertise et expérience dans le secteur.
  • Intégration avec vos systèmes existants (ERP, CRM).
  • Coûts, support et accompagnement proposés.
Livrables attendus
  • Cahier des spécifications détaillées.
  • Planning de déploiement avec jalons.
  • Tests fonctionnels et validation.
  • Formation des utilisateurs finaux.
Exigences techniques et sécurité
  • Hébergement (cloud, local, hybride).
  • Compatibilité avec outils actuels.
  • Normes de sécurité (RGPD, ISO 27001).
Budget et planning
  • Estimation budgétaire globale (déploiement, licences, formation).
  • Planning prévisionnel avec date cible de mise en production.

Nos conseils d’intégrateur pour bien remplir votre cahier des charges GED

Un cahier des charges bien rédigé est la clé d’un projet GED réussi. En tant qu’intégrateurs spécialisés, voici nos conseils pour vous guider dans cette étape cruciale :

1. Impliquez les bonnes parties prenantes

Associez les personnes concernées dès le début : responsables métiers, utilisateurs finaux, DSI, et direction. Chacun apportera une vision complémentaire pour identifier les besoins et priorités.

2. Soyez précis, mais concis

Évitez les descriptions trop générales. Préférez des formulations claires et spécifiques.

3. Hiérarchisez vos besoins

Distinguez les fonctionnalités indispensables, importantes, et optionnelles. Cela facilite la comparaison des offres et aide à prioriser les développements.

4. Intégrez une vision à long terme

Pensez à vos besoins futurs : volume de documents croissant, évolutions réglementaires, ou intégration avec d’autres outils. Une GED évolutive évitera de devoir réinvestir dans peu de temps.

5. Soyez réalistes sur le budget et les délais

Anticipez un budget adapté à la complexité de votre projet et laissez suffisamment de temps pour chaque phase : cadrage, déploiement, formation, et validation.

💡 Astuce de pro : Faites relire votre cahier des charges par un expert GED ou un prestataire potentiel pour vérifier sa clarté et sa faisabilité.

Audrine Bodin
Par Audrine BodinContent Manager - Pôle Business

Experte en stratégie de contenus web, j’accompagne Deltic dans la création de contenus sur les différents sujets autour de la dématérialisation en décryptant chaque spécificité. Depuis très jeune, ma plume est mon moyen d'expression préféré. A la rencontre du marketing et du SEO il y a maintenant 7 ans, la rédaction d'articles est devenue une de mes disciplines favorites. Vous noterez quelques petites touches d'humour par-ci par-là dans mes articles.

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