Gestion électronique du courrier (GEC) : comment ça fonctionne ? Le guide !
⭐⭐⭐⭐⭐ 60+ avis Google
La GED Courrier automatise la gestion des courriers entrants et sortants. Avec l’ indexation automatique et l’archivage numérique, chaque document papier devient un fichier structuré, facilement retrouvable.
Adaptée aux collectivités, administrations et entreprises, elle facilite la validation, la distribution et le suivi pour un usage quotidien plus fluide.
Notre comparatif GED les a aidés à mettre en place leur projet avec succès !
Les étapes clés pour gérer vos courriers avec une GED !
👉 La GED et la GEC répondent aux mêmes besoins pour le traitement efficace des courriers : automatisation, centralisation, sécurité, et traçabilité.
La principale différence réside dans leur portée : alors que la GEC est exclusivement dédiée à la gestion des courriers, la GED offre une solution plus complète pour traiter toutes catégories de documents (contrats, factures, rapports, etc.). Cela permet de simplifier vos processus documentaires et de centraliser l’ensemble de votre organisation.
Avec une GED, vous pouvez améliorer l’efficacité du traitement des courriers, tout en intégrant leur gestion à une stratégie plus globale pour vos documents. Si vos besoins dépassent le cadre des courriers, la GED devient un véritable atout pour structurer et optimiser vos flux documentaires.
Étape
Description
Numérisation
Transformez vos courriers papier en documents numériques en un clin d’œil avec un scanner ou l’OCR. 📄
Classement automatisé
Laissez la GED trier vos courriers par type (factures, contrats) et ajouter automatiquement des métadonnées utiles.🗂️
Diffusion simplifiée
Envoyez vos courriers aux bonnes personnes grâce à des workflows prédéfinis, sans effort !📤
Archivage sécurisé
Stockez tout dans un coffre-fort numérique conforme aux réglementations, et accédez-y en un clic.🔒
Quels types de courriers peut-on traiter avec une GEC ?
✅ Courriers administratifs : Contrats, notifications officielles, lettres juridiques.
✅ Documents financiers : Factures simples, bons de commande, bons de livraison etc..
✅ Communications externes : Lettres aux partenaires, relances client.
✅ Courriers sensibles : La GEC peut gérer des informations sensibles comme les résultats d’audit ou rapports d’incident avec des restrictions d’accès et des options de sécurisation, mais ses capacités restent limitées par rapport à une GED.
❌ Correspondances complexes : Emails administratifs ou communications nécessitant un suivi multi-support (non gérés efficacement par une GEC trop complexe).
❌ Gestion avancée de projets : Rapports, comptes-rendus ou correspondances impliquant plusieurs versions ou approbations successives.
❌ Publicités ou courriers non sollicités : Exclus, car considérés comme sans valeur stratégique ou opérationnelle.
Avantage
Description
Exemple concret
🎯 Gain de temps
Tri et diffusion automatisés réduisant les tâches manuelles.
Une facture est envoyée directement au service comptabilité en quelques clics.
🛡️ Sécurité renforcée
Accès restreint pour les documents sensibles et archivage conforme au RGPD.
Les courriers confidentiels sont protégés et consultables uniquement par les responsables autorisés.
📂 Centralisation
Tous les courriers sont regroupés dans une plateforme unique, accessible à tous les services concernés.
Les courriers liés à une information commune sont à portée en temps réel par toutes les équipes impliquées.
👁️ Traçabilité complète
Suivi précis des actions effectuées sur chaque courrier (consultation, modification, diffusion).
Identification de la personne ayant traité une relance ou consulté un document spécifique.
💸 Réduction des coûts
Moins de frais liés à l’impression, au stockage physique, et aux pertes de courriers.
Suppression des archives papier grâce à un conservation numérique conforme.
🤝 Collaboration facilitée
Les courriers sont accessibles à tous les membres autorisés, améliorant la communication entre services.
Une correspondance client est partagée en temps réel entre les équipes commerciales et SAV.
La GEC : pour quels secteurs d’activités ?
- 🏭 Industrie :
Simplifiez la gestion des commandes, factures et correspondances avec vos fournisseurs et clients grâce à des flux automatisés et une traçabilité accrue. - 🚧 BTP :
Gérez efficacement les appels d’offres, contrats et factures pour garantir des échanges rapides et sécurisés sur tous vos chantiers.
- 💰 Secteur financier :
Assurez le traitement sécurisé de vos documents sensibles comme les relevés bancaires ou les contrats, tout en respectant les exigences réglementaires. - 🎓 Écoles et établissements éducatifs :
Optimisez la gestion des dossiers administratifs et améliorez vos communications avec les parents et les partenaires institutionnels.
Guide GED GEC 2025 : Optimisez la gestion de vos courriers
✓ Optimisez votre gestion de courriers
✓ Automatisez et sécurisez vos flux
✓ Comparez les meilleures solutions GED GEC
Listing des outils de Gestion Électronique de Courrier (GEC)
Zeendoc
La GED partenaire numéro 1 de Deltic
Les + de Zeendoc
✔️ Outils collaboratifs pour un suivi rigoureux des révisions, des validations, et des processus
✔️Sécurité, traçabilité et conformité des documents techniques aux normes en vigueur
✔️Centralisation et structuration des informations
✔️Contrôle total sur le cycle de vie des documents
✔️ Solution intuitive pour organiser et traiter les courriers dans vos workflows métiers.
✔️ Compatible avec les processus de gestion documentaire.
Qu’est ce que Zeendoc
Spécialement conçue pour répondre aux besoins des TPE, PME et collectivités locales. Depuis sa création en 2011, elle a séduit plus de 7 000 utilisateurs grâce à une interface intuitive et une capacité d’évolution continue.
Zeendoc se distingue par son expertise dans la gestion des documents techniques complexes, tels que les plans, les spécifications ou les fiches techniques, indispensables à de nombreux secteurs d’activité.
Avec sa technologie de reconnaissance OCR performante et son moteur de recherche avancé, cette solution facilite l’accès rapide et précis aux informations spécifiques, même dans des environnements documentaires denses.
Docuware
La GED sécurisée et intelligente
Les + de Docuware
✔️Automatisation des workflows de révisions et de validations
✔️Outils de recherche avancée
✔️Centralisation des fichiers critiques dans un environnement numérique structuré et sécurisé
✔️ Outil GED proposant des fonctionnalités avancées pour gérer les courriers.
✔️ Centralisation et traçabilité garanties.
Qu’est ce que Docuware ?
DocuWare est une solution de gestion électronique des documents (GED) et d’automatisation des processus, conçue pour répondre aux besoins des entreprises de toutes tailles.
Elle permet de numériser, archiver et sécuriser les documents tout en facilitant leur gestion et leur partage. Cette plateforme est particulièrement adaptée à la gestion des documents techniques, offrant des outils performants pour digitaliser des plans, des spécifications ou des manuels grâce à une reconnaissance optique de caractères (OCR) avancée.
Les fonctionnalités de recherche intuitive et de gestion des versions permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement et efficacement aux informations essentielles.
Business Document (Inetum)
Solution de gestion des courriers et documents
Les + de Inetum
✔️ Gestion centralisée : Regroupe les courriers entrants et sortants dans un système unique.
✔️ Automatisation avancée : Réduit les tâches manuelles et optimise les flux documentaires.
✔️ Collaboration et traçabilité : Facilite le partage et le suivi des documents.
Qu’est ce que Inetum ?
Business Document est une solution GED et GEC, développée par Inetum, permettant une gestion optimisée des courriers et des contenus documentaires.
Son moteur de recherche performant et ses outils d’ indexation facilitent l’ archivage et la consultation des documents.
Paramétrable, la solution s’intègre aux outils métiers pour améliorer la productivité et la traçabilité.
Numen
Solution pour la dématérialisation des courriers
Les + de Numen
✔️ Dématérialisation avancée : Convertit les courriers papier en documents numériques consultables en ligne.
✔️ Optimisation des flux documentaires : Gère les courriers entrants et sortants avec une automatisation intelligente.
✔️ Archivage sécurisé et traçabilité : Assure un suivi précis et un stockage conforme aux réglementations.
Qu’est ce que Numen ?
Numen est une solution complète de gestion du courrier, idéale pour les entreprises et administrations souhaitant dématérialiser et structurer leurs processus documentaires.
Grâce à son automatisation des processus, elle permet d’ optimiser les délais de traitement et d’ améliorer la productivité des équipes. Elle intègre également des outils d’indexation automatique et une gestion avancée des flux documentaires complexes.
Éfalia
Une suite logicielle pour centraliser les courriers
Les + de Efalia
✔️ Automatisation intelligente : Accélère le traitement des courriers avec des flux de validation.
✔️ Centralisation et classement optimisés : Facilite la gestion des processus administratifs.
✔️ Interopérabilité avec les logiciels métiers : S’intègre avec d’autres solutions GED et ERP.
Qu’est ce que Efalia ?
Efalia est une solution GED et GEC polyvalente, utilisée par les entreprises et administrations pour structurer leurs courriers.
Son moteur de recherche et ses tableaux de bord facilitent la gestion et la traçabilité des documents.
Paramétrable, elle s’adapte aux besoins de chaque organisation.
Soyez plus efficace que jamais
Confiez-nous votre GED et optimisez vos ressources dès maintenant.
La GEC s’intègre avec vos outils métiers !
Deltic se connecte facilement aux logiciels essentiels des entreprises, incluant ceux dédiés à la gestion comptable, aux ressources humaines, et à la collaboration.
MATCH : GED vs La GEC
GED (Gestion Électronique de Documents)
GEC (Gestion Électronique des Courriers)
Organiser
Gérer une grande variété de fichiers numériques dans une plateforme unique.
Centraliser les courriers entrants et sortants dans un outil spécialisé.
Automatiser
Intégrer des workflows avancés pour tous types de flux documentaires.
Automatiser les tâches liées uniquement aux courriers.
Sécuriser
Offrir un haut niveau de protection et des options avancées d’accès.
Protéger les courriers grâce à des contrôles simples.
S’adapter
Répondre à divers cas d’usage dans de nombreux contextes métiers.
Répondre spécifiquement aux flux dédiés aux courriers, mais ne gère pas des besoins plus complexes.
Intégrer
Connecter facilement ERP, CRM et autres outils métiers.
Proposer des connexions ciblées pour des outils spécifiques liés aux courriers.
🚀 Maintenant que la différence entre la GED et la GEC est claire, découvrons ensemble si vous devez opter pour une GED ou une GEC en fonction de vos besoins spécifiques !
Opter pour une GED ou une GEC ?
✨ Une GED est idéale si :
- Vos attentes dépassent les courriers : Vous gérez plusieurs types de documents, comme des contrats, factures, rapports, ou dossiers RH, et souhaitez une solution qui centralise tout pour améliorer l’efficacité de leur gestion.
- Vous recherchez une gestion globale : Elle permet d’intégrer la gestion des courriers dans un système documentaire plus large, avec des fonctionnalités comme les workflows ou l’indexation multi-critères.
- Vous traitez des volumes importants de documents diversifiés : Une GED est conçue pour structurer, automatiser, et gérer de manière efficace des processus documentaires complexes, au-delà des simples courriers.
- Vous souhaitez une conformité étendue : La GED garantit une gestion conforme aux normes pour l’archivage probatoire.
- Vous avez des attentes d’évolutivité: Une GED peut évoluer avec votre entreprise, en s’adaptant à l’augmentation des volumes ou des utilisateurs, tout en optimisant vos processus.
- Vous cherchez des intégrations complexes : Elle s’intègre avec une variété d’outils métiers (ERP, CRM, plateformes collaboratives) pour une gestion globale et fluide.
💡 Une GEC est recommandée si :
- Votre priorité est le courrier : Vous traitez un grand volume de courriers entrants et sortants quotidiennement, qu’il s’agisse de lettres administratives, factures, ou correspondances internes.
- Vos besoins sont simples et spécialisés : Vous souhaitez une solution dédiée exclusivement aux flux de courriers, sans fonctionnalités supplémentaires non nécessaires.
- Vous recherchez une solution rapide à déployer : Les GEC sont souvent plus rapides à déployer, mais des configurations spécifiques peuvent allonger ce délai.
- Vous avez des contraintes budgétaires : Généralement elle est moins coûteuse qu’une GED, car elle cible des besoins spécifiques et évite des fonctionnalités étendues.
- Vous voulez automatiser vos courriers sans gérer d’autres documents : Avec une GEC, vous bénéficiez de l’automatisation des circulations de courriers sans ajouter de complexité inutile.
Choisir entre polyvalence et spécialisation dépend de vos priorités. Optez pour l’approche qui soutiendra le mieux vos objectifs et simplifiera votre organisation. 🌟
