GED et comptabilité : Le duo gagnant pour une gestion efficace en entreprise !
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La Gestion Électronique des Documents (GED) permet d’automatiser le traitement des factures, d’accélérer les validations et de garantir un archivage comptable conforme aux obligations légales.
Connectée aux logiciels comptables (Sage, Cegid, EBP…), elle optimise la saisie des écritures et améliore la traçabilité financière.
Deltic les a aidés à mettre en place leur projet avec succès !
Quels sont les avantages d’une GED pour le service comptable ?
Fini la saisie manuelle : un gain de temps considérable
Grâce à la reconnaissance automatique des factures et relevés, les données essentielles (montants, numéros de facture, TVA, fournisseurs) sont extraites avec fiabilité et envoyées directement dans le logiciel comptable. L’automatisation du traitement des documents supprime les tâches répétitives et chronophages, réduisant ainsi la charge de travail et limitant les erreurs humaines.
Validation express des factures et suivi en temps réel
La GED permet d’automatiser les circuits de validation des factures, garantissant un suivi en temps réel à chaque étape du processus. L’imputation comptable est conforme aux règles définies, et le passage au bon à payer est accéléré. Résultat : des délais raccourcis et une meilleure maîtrise de la trésorerie.
Classement structuré et accès instantané aux documents
Toutes les pièces comptables – factures, justificatifs, relevés bancaires, bilans – sont centralisées dans un espace sécurisé et indexé. Grâce à une recherche avancée par critères (date, fournisseur, montant…), l’accès aux documents est instantané, même en déplacement ou lors d’un contrôle fiscal.
Archivage légal et conformité assurée
La GED garantit une conservation des documents conforme aux obligations réglementaires (valeur probante, PAF, normes fiscales). L’intégrité et la traçabilité des données sont assurées, et les documents archivés restent inviolables, répondant ainsi aux exigences des contrôles comptables et fiscaux.
Une intégration fluide avec vos logiciels comptables
La GED s’intègre facilement aux principaux logiciels comptables du marché (Sage, Cegid, EBP, Quadratus, etc.), via des passerelles compatibles ou des formats d’échange standardisés (CSV, XML, TXT). Cette interconnexion permet une synchronisation automatique des écritures et évite toute ressaisie manuelle.
Un suivi comptable amélioré pour une gestion optimisée
La mise en place d’une GED permet une meilleure visibilité des flux financiers et un accès simplifié aux informations comptables. En cas de contrôle ou d’audit, les documents nécessaires sont immédiatement disponibles, facilitant la transmission des justificatifs et garantissant une transparence totale.
Quels documents comptables peut-on gérer avec une GED ?
La GED facilite la gestion de l’ensemble des documents comptables, de leur réception à leur archivage sécurisé, en passant par leur validation et leur intégration dans votre logiciel comptable. Voici les grandes catégories de documents comptables qu’il est possible de centraliser et d’automatiser avec une solution GED.
Factures fournisseurs et clients
Bons de commande et de livraison
Relevés bancaires, notes de frais, bulletins de paie
Déclarations fiscales et sociales
Les factures représentent le cœur de la comptabilité. Grâce à la gestion électronique des documents, elles sont automatiquement classées, reconnues, et injectées dans vos systèmes comptables.
Vous pouvez :
- Automatiser le circuit de validation (workflow) pour accélérer les paiements
- Éviter les doublons et erreurs de saisie
- Suivre en temps réel leur statut (en attente, validée, payée, refusée…)
- Gérer les factures papier et électroniques dans un seul et même outil
- Anticiper la réforme de la facturation électronique avec un module PDP conforme
Ces documents commerciaux sont essentiels au bon suivi des opérations. La GED vous permet :
- De lier automatiquement un bon de commande à sa facture associée
- De rapprocher les montants et les données (montant, date, fournisseur…)
- De retrouver facilement tous les échanges en cas de litige
- De fluidifier les échanges entre les services achat, logistique et comptabilité
Ces pièces sont souvent nombreuses et sensibles. La GED vous aide à :
- Automatiser la saisie des écritures liées aux notes de frais ou relevés bancaires
- Gérer la validation et le remboursement rapide des frais professionnels
- Archiver en toute sécurité les bulletins de paie, avec accès restreint
- Garantir la confidentialité des données et la traçabilité des accès
Vos déclarations doivent être conservées légalement pendant plusieurs années. La GED vous assure :
- Un archivage sécurisé et conforme (TVA, CVAE, CFE, URSSAF…)
- Un accès rapide en cas de contrôle
- Une conservation à valeur probante, dans le respect des durées réglementaires
- La centralisation de l’ensemble des documents fiscaux de l’entreprise
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Quelles fonctionnalités clés pour la comptabilité ?
Une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) dédiée à la comptabilité permet d’automatiser et d’optimiser la gestion documentaire des services financiers. En centralisant et en sécurisant l’ensemble des pièces comptables, elle améliore l’efficacité des processus et assure la conformité réglementaire.
Traitement automatisé des factures
La GED permet de capturer automatiquement les factures papier et électroniques, d’extraire les données comptables grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) et de les indexer intelligemment. Les documents sont classés et réconciliés avec les bons de commande correspondants, facilitant ainsi leur validation et leur intégration dans le logiciel comptable.
Classement automatique des documents
Grâce à l’intelligence artificielle et aux technologies LAD/RAD (Lecture et Reconnaissance Automatique de Documents), une GED performante catégorise automatiquement les documents selon des critères prédéfinis : type (facture, bon de commande, relevé bancaire), fournisseur, date, montant, etc. Cette automatisation réduit le risque d’erreurs et optimise la recherche d’informations.
Workflows de validation des factures
L’automatisation des processus comptables passe par des circuits de validation des factures impliquant les différents acteurs concernés (service comptabilité, direction financière, responsable achat, etc.). La GED garantit une gestion fluide des étapes de réception, approbation, contrôle et enregistrement des factures, améliorant la traçabilité et le respect des délais de paiement.
Export et intégration vers logiciel métiers
L’intégration native avec les principaux logiciels comptables (Sage, Cegid, SAP, Microsoft Dynamics, etc.) permet d’automatiser le transfert des données, évitant ainsi la saisie manuelle et réduisant le risque d’erreurs. Les documents validés peuvent être directement exploités par l’ERP, garantissant une fluidité optimale des processus financiers.
Démat' et archivage à valeur probante
Tous les documents comptables (factures, relevés bancaires, bulletins de paie, justificatifs de dépenses, etc.) sont stockés de manière sécurisée dans une base conforme aux réglementations en vigueur (RGPD, NF Z42-013). L’archivage à valeur probante garantit l’intégrité, l’authenticité et la pérennité des documents, assurant ainsi leur validité en cas de contrôle fiscal ou d’audit.
Suivi et gestion des paiements/relances
Une GED comptable permet de suivre en temps réel les échéances de paiement, les montants dus et les encaissements. Des alertes automatiques peuvent être mises en place pour anticiper les paiements fournisseurs et gérer les relances clients de manière proactive.
OCR, LAD/RAD et piste d’audit fiable
L’OCR et les technologies LAD/RAD permettent d’extraire et structurer automatiquement les données des documents numérisés, facilitant la saisie comptable et l’indexation des pièces justificatives. En parallèle, la piste d’audit fiable assure une correspondance systématique entre factures, bons de commande et paiements, garantissant la traçabilité et la conformité des transactions financières aux exigences fiscales.
Gestion des notes de frais
Les employés peuvent scanner et soumettre leurs notes de frais directement via une application mobile. La GED classe, valide et intègre automatiquement ces documents dans le logiciel comptable, accélérant ainsi le remboursement et limitant les risques d’erreurs ou de fraude.
Tableaux de bord et reporting financier
Les solutions GED intègrent des tableaux de bord interactifs permettant de suivre en temps réel des indicateurs financiers clés : suivi de la trésorerie, encours fournisseurs et clients, évolution du DSO (Days Sales Outstanding), écarts de paiement, etc. Ces analyses facilitent le pilotage financier et la prise de décision stratégique.
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Intégration d’une GED avec un logiciel comptable : un processus fluide et automatisé
L’intégration d’une Gestion Électronique des Documents (GED) avec un logiciel comptable permet d’optimiser le traitement des documents financiers et d’automatiser la saisie comptable. Cette interconnexion repose sur la mise en place d’une passerelle comptable, qui facilite l’échange d’informations entre les différents outils utilisés par l’entreprise.
Comment une GED se connecte-t-elle à un logiciel comptable ?
L’intégration entre une GED et un logiciel de comptabilité repose sur plusieurs étapes clés :
- Dépôt des documents : Les factures et autres pièces comptables peuvent être numérisées, importées ou reçues sous format numérique (PDF, facture électronique, etc.). Elles sont ensuite classées et indexées dans la GED.
- Lecture et extraction des données : Grâce à des technologies de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR) et de Lecture Automatique de Documents (LAD), les informations essentielles (montants, numéros de factures, TVA, fournisseurs, comptes comptables) sont extraites automatiquement.
- Imputation comptable et vérification : La GED propose une imputation comptable basée sur des règles prédéfinies (plans comptables, analytique, centres de coûts) et assure un contrôle de l’équilibrage crédit/débit avant l’export des écritures.
- Génération et exportation des écritures comptables : Une fois validées, les écritures comptables sont générées sous un format compatible avec le logiciel de comptabilité (CSV, XML, TXT, etc.). Elles sont ensuite importées directement dans le logiciel comptable, évitant ainsi la saisie manuelle et réduisant les risques d’erreur.
Une passerelle comptable adaptable aux logiciels de comptabilité
La plupart des solutions GED sont conçues pour s’intégrer avec les principaux logiciels comptables du marché tels que Sage, EBP, Cegid, Quadratus, Ciel, entre autres. L’interconnexion repose sur des formats d’échange standardisés et, selon les outils, une API peut être utilisée pour permettre une synchronisation en temps réel.
Deux modes d’intégration sont généralement possibles :
- Intégration manuelle (asynchrone) : les fichiers comptables sont exportés périodiquement depuis la GED et importés manuellement dans le logiciel comptable.
- Intégration automatique (synchrone) : une synchronisation en temps réel est mise en place entre les outils, garantissant une mise à jour continue des données comptables.
Quelles solutions GED choisir pour la comptabilité ?
Zeendoc
La GED intuitive et puissante pour la comptabilité
✅ Les + de Zeendoc pour la compta :
- Indexation automatique des factures et documents comptables
- Recherche intelligente et accès rapide aux pièces justificatives
- Workflow de validation personnalisable
- Export comptable vers Sage, EBP, Cegid…
- Connexion avec les outils métiers et plan comptable
- Hébergement sécurisé en France (conforme RGPD & normes archivage)
✅ Qu’est ce que Zeendoc ?
Zeendoc est une solution de gestion électronique des documents 100 % cloud, développée en France, qui s’adresse particulièrement aux entreprises souhaitant automatiser la gestion de leurs documents comptables (factures, notes de frais, contrats…).
💡 Deltic est intégrateur premium Zeendoc, avec des modules complémentaires développés sur-mesure.
Welyb
La GED pensée pour les cabinets d’expertise comptable
✅ Les + de Welyb pour la compta :
- Portail client simple pour la collecte des pièces comptables
Centralisation automatique des factures, relevés, bulletins… - Intégration avec les logiciels comptables du marché
- Possibilité de créer des dossiers clients organisés et à jour
- Interface conviviale pensée pour les cabinets d’experts-comptables
✅ Qu’est ce que Welyb ?
Welyb est une plateforme collaborative conçue pour fluidifier les échanges documentaires entre les cabinets comptables et leurs clients. Elle centralise les documents, facilite la collecte de pièces, et automatise certaines tâches comptables.
💡 Idéale pour les professionnels du chiffre qui souhaitent mieux collaborer avec leurs clients.
Docuware
Une GED robuste pour les environnements exigeants
✅ Les + de DocuWare pour la compta :
- Workflows avancés de validation de factures fournisseurs
- Signature électronique intégrée
- Intégration avec ERP et logiciels comptables (SAP, Oracle, etc.)
- Stockage sécurisé certifié
- Gestion fine des droits utilisateurs
✅Qu’est ce que Docuware ?
DocuWare est une solution de GED internationale, connue pour sa robustesse, sa sécurité et sa capacité à s’intégrer à des environnements IT complexes. Elle convient bien aux grandes structures ou aux besoins multi-départements, y compris la comptabilité.
💡 Intégré par Deltic, elle convient aux ETI ou grands groupes avec des process formalisés.
GED Expert
Une solution GED française pour TPE/PME
✅ Les + de GED Expert pour la compta :
- Classement automatique des documents comptables
- Indexation et recherche simple
- Interface épurée, prise en main rapide
- Tarification accessible pour les petites structures
- Hébergement en France et conformité RGPD
✅ Qu’est ce que GED Expert ?
GED Expert est un logiciel français de gestion documentaire, particulièrement adapté aux TPE/PME souhaitant structurer leurs flux documentaires sans complexité. Il couvre les besoins standards de la GED, y compris pour la comptabilité.
💡 Une GED simple et efficace pour les entreprises à la recherche d’un premier outil structurant.
