GED Contrats : Optimisez la gestion électronique des documents et sécurisez vos contrats
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La GED optimise la gestion des contrats en automatisant les processus, centralisant les documents et garantissant leur sécurité.
Elle facilite le suivi, renforce la collaboration, assure la conformité réglementaire et permet un contrôle complet du cycle de vie contractuel grâce à l’indexation, la signature électronique et l’archivage sécurisé.
GED Contrats : Comment améliorer la gestion des documents contractuels ?
La gestion manuelle des contrats est un frein majeur dans les processus administratifs des entreprises. Entre la saisie manuelle, la perte de documents papier, la complexité des validations et les oublis d’échéances, les risques contractuels sont nombreux.
Avec une solution GED dédiée, les entreprises bénéficient de plusieurs avantages clés :
✔ Automatisation des tâches 📑 : Classement intelligent, gestion des droits d’accès et génération automatique des documents.
✔ Sécurité et conformité 🔐 : Archivage à valeur probante, traçabilité des modifications et conformité aux normes RGPD et fiscales.
✔ Optimisation du workflow ⚡ : Gestion numérisée et fluide des flux de travail, de la création d’un contrat jusqu’à sa signature électronique.
✔ Recherche instantanée et suivi efficace 🔎 : Indexation et reconnaissance optique des caractères (OCR) pour retrouver rapidement un contrat.
✔ Collaboration optimisée 🤝 : Partage des documents en temps réel avec accès sécurisé pour les différents départements (RH, juridique, achats…).
Les avantages concrets d’une GED Contrats
Une GED spécialisée dans la gestion des contrats permet d’ automatiser les processus , de réduire les risques de perte et d’ optimiser le suivi documentaire . Elle facilite la collaboration interne , sécurise les documents contractuels et garantit leur conformité réglementaire .
Gain de temps et réduction des erreurs
📌 Suppression du papier et automatisation : Plus besoin de classer manuellement des contrats ou de rechercher des documents archivés dans des classeurs physiques.
📌 Mise à jour et suivi des documents : Un contrat est automatiquement archivé, mis à jour et accessible à tout moment pour consultation ou modification.
📌 Gestion optimisée des échéances contractuelles : Alertes et rappels pour éviter les renouvellements automatiques non souhaités.
Sécurisation et conformité des contrats
📌 Archivage numérique sécurisé : Stockage des contrats en format électronique dans un système de gestion électronique des documents avec une durée de conservation conforme aux obligations légales.
📌 Protection contre la perte d’informations : La GED garantit un historique total, sécurise les données sensibles et assure un accès sécurisé basé sur les rôles des utilisateurs.
📌 Gestion des droits d’accès : La GED permet de centraliser et contrôler qui peut voir, modifier ou signer un contrat au sein de l’entreprise.
Guide GED Contrats 2025 : Maîtrisez vos contrats !
✓ Optimisez la gestion de vos contrats
✓ Automatisez le suivi et l’archivage
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GED Contrats : Fournisseurs, commerciaux, RH… Quels types de contrats gérer ?
Une GED pour la gestion des contrats permet de stocker et d’organiser différents types de documents contractuels :
📌 Contrats fournisseurs et commerciaux : Suivi des engagements contractuels, anticipation des renouvellements, gestion des factures associées et contrôle des échéances.
📌 Contrats de travail : Gestion des embauches, avenants, suivis des salariés, avec un accès sécurisé aux documents RH.
📌 Avenants, accords et partenariats : Centralisation des informations contractuelles et traçabilité des modifications.
Grâce à la dématérialisation des processus, ces documents sont stockés numériquement, accessibles partout et à tout moment, tout en étant sécurisés.
Déployer une GED Contrats : les étapes clés
Structurer et définir les besoins
📌 Analyse des besoins : Identifier les types de contrats (fournisseurs, commerciaux, RH…) et définir les attentes en matière de gestion électronique documentaire .
📌 Organisation et indexation : Structurer les documents selon un système informatique puissant, avec une catégorisation optimisée et l’ajout de métadonnées pour faciliter la recherche et l’organisation.
📌 Gestion des accès et rôles : Déterminer qui peut gérer, modifier ou signer un contrat , avec un contrôle des accès par service (juridique, RH, finance, direction).
Intégration et automatisation du workflow
📌 Connexion avec les logiciels existants : Assurer l’ intégration avec les ERP, CRM et solutions comptables pour une mise à jour automatique des contrats et une gestion fluide des documents.
📌 Automatisation des processus : Déploiement d’un workflow intelligent pour simplifier les approbations et fluidifier le cycle de durée des contrats .
📌 Suivi des échéances et notifications : Paramétrage d’ alertes automatiques pour anticiper les renouvellements et éviter les oublis.
Accompagnement et adoption par les équipes
📌 Formation des utilisateurs : Explication des fonctionnalités essentielles : recherche avancée, suivi des contrats, validation électronique et collaboration en temps réel .
📌 Sensibilisation aux enjeux : Mise en avant des bénéfices de la GED pour réduire les tâches chronophages, sécuriser les documents et améliorer la productivité .
📌 Support et assistance continue : Mise à disposition de guides pratiques, formations et accompagnement pour garantir une adoption rapide et efficace.
💡 Deltic accompagne ses clients à chaque étape de la mise en place de leurs GED , en assurant l’installation, la formation et un suivi personnalisé pour une transition fluide et une adoption réussie.
Quels outils de GED sont disponibles pour les entreprises ?
Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins en matière de gestion des contrats. Il existe plusieurs solutions GED qui permettent de dématérialiser, organiser et sécuriser les documents contractuels.
Zeendoc
La GED partenaire numéro 1 de Deltic
Les + de Zeendoc
✔️ Archivage à valeur probante : garantit l’intégrité et la conservation légale des contrats.
✔️OCR performant : recherche instantanée des documents grâce à l’indexation automatique.
✔️Signature électronique intégrée : validation rapide et sécurisée des contrats.
✔️Connexion ERP & comptabilité : compatibilité avec Sage, Cegid, EBP…
Qu’est ce que Zeendoc
Spécialement conçue pour répondre aux besoins des TPE, PME et collectivités locales. Depuis sa création en 2011, elle a séduit plus de 7 000 utilisateurs grâce à une interface intuitive et une capacité d’évolution continue.
Zeendoc se distingue par son expertise dans la gestion des documents techniques complexes, tels que les plans, les spécifications ou les fiches techniques, indispensables à de nombreux secteurs d’activité.
Avec sa technologie de reconnaissance OCR performante et son moteur de recherche avancé, cette solution facilite l’accès rapide et précis aux informations spécifiques, même dans des environnements documentaires denses.
Docuware
La GED sécurisée et intelligente
Les + de Docuware
✔️ Gestion intelligente des workflows : fluidifie le cycle de vie des contrats.
✔️OCR et indexation avancée : facilite la gestion et la recherche documentaire.
✔️Signature électronique certifiée : accélère l’approbation et la conformité.
✔️Intégration aux logiciels métier : compatible avec SAP, Sage, Microsoft…
Qu’est ce que Docuware ?
DocuWare est une solution de gestion électronique des documents (GED) et d’automatisation des processus, conçue pour répondre aux besoins des entreprises de toutes tailles.
Elle permet de numériser, archiver et sécuriser les documents tout en facilitant leur gestion et leur partage. Cette plateforme est particulièrement adaptée à la gestion des documents techniques, offrant des outils performants pour digitaliser des plans, des spécifications ou des manuels grâce à une reconnaissance optique de caractères (OCR) avancée.
Les fonctionnalités de recherche intuitive et de gestion des versions permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement et efficacement aux informations essentielles.
Yooz
Une GED spécialisée
✔️ Dématérialisation des contrats et factures : centraliser les documents.
✔️ OCR et extraction de données : automatisez une partie du traitement.
✔️ Validation des documents : intègre un système de validation.
Docoon
Une GED flexible avec intégration ERP
✔️ Automatisation des flux documentaires : aide à organiser les contrats.
✔️ Connexion aux ERP et logiciels métier : permet un lien avec certains outils existants.
✔️ Archivage et suivi des documents : propose une certaine traçabilité.
Open Bee
Une GED simplifiée
✔️ Interface accessible : utilisation relativement intuitive.
✔️ Archivage et partage de documents : permet une gestion centralisée.
✔️ Gestion des droits d’accès : propose des options de sécurisation.
🚀 Deltic : Votre allié pour une gestion simplifiée et performante !
Adopter une approche innovante pour organiser et structurer vos dossiers, c’est s’assurer d’une meilleure organisation et d’un fonctionnement plus fluide. Fini les recherches interminables et les informations éparpillées : tout est centralisé, clair et facilement exploitable.
💛 Accès rapide et simplifié : Recherche intuitive et classement optimisé.
🔒Fiabilité et respect des normes : Conservation des données avec toutes les garanties requises.
⚡Processus fluides et connectés : Transmission et validation sans perte d’information.
🚀 Chez Deltic, nous sommes avant tout une équipe proche de vous, à l’écoute de vos besoins.
Notre objectif ? Vous faire gagner du temps et vous accompagner avec une approche personnalisée. De la configuration initiale à la prise en main, nous sommes là pour vous guider et vous aider à adopter les meilleures pratiques.
