GED Facture : comment mieux gérer vos factures au quotidien ?
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Avec une solution de GED dédiée à la gestion des factures, vous automatisez les flux, centralisez les pièces, suivez les statuts en temps réel et simplifiez la validation. Résultat : moins de ressaisies, moins d’erreurs, plus de visibilité, plus de conformité (TVA, délais de paiement, audit).
Une gestion des factures pensée pour la comptabilité 🚀
Gérer les factures manuellement, un vrai frein à l’efficacité
🔄 Trop de canaux, pas de visibilité
Les factures arrivent de partout : courrier, email, fax, portail fournisseur… Résultat : il faut surveiller plusieurs sources, tous les jours.
Certaines passent inaperçues : email non lu, courrier oublié sur un bureau… Rien n’est centralisé, tout est éparpillé.
🖊️ Une saisie manuelle source d’erreurs et de lenteur
La saisie des données (montants, dates, TVA, références…) dans le logiciel comptable se fait souvent à la main.
Ce processus est chronophage, répétitif, et expose à des erreurs : mauvaise TVA, doublons, informations incomplètes.
En période de clôture, cette charge devient particulièrement contraignante pour les équipes comptables.
🕒Des validations longues et peu structurées
Sans processus formalisés, les factures peuvent rester en attente d’une signature papier ou d’un transfert entre services.
Ce manque de visibilité retarde les paiements, peut entraîner des pénalités, et nuit à la relation fournisseur. En interne, ces délais génèrent souvent des tensions entre les équipes concernées.
🗄️Un classement et un archivage contraignants
Le traitement papier impose d’imprimer, d’agencer et de classer chaque facture manuellement, dans le bon dossier.
Le moindre oubli complique les recherches.
L’archivage physique occupe de l’espace, limite l’accès à distance et présente des risques de perte ou de détérioration.
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La GED facture, c’est quoi exactement ?
🎯Ses objectifs principaux :
- Automatiser les tâches répétitive : saisie, classement, relances, intégration comptable
- Simplifier la validation : notifications automatiques, suivi en temps réel
- Sécuriser les documents : droit d’accès, traçabilité, archivage
- Fiabiliser le traitement : moins d’erreurs, de pertes ou de doublons
📄Pour tous types de factures :
- Fournisseurs : validation, rapprochement, intégration comptable
- Clients : archivage, traçabilité, réponse rapide en cas de litige
- Avoirs et pièces jointes : tous les documents liés sont connectés
🔗Compatible avec votre environnement :
La GED facture peut être utilisée en complément de vos outils existants (ERP, comptabilité, CRM), ou comme solution principale si vous souhaitez centraliser tout votre traitement documentaire. Elle s’adapte à vos besoins, sans imposer de changement radical.
Type de facture
Utilisation
Factures fournisseurs
Réception automatique, lecture OCR, validation, intégration comptable, archivage
Factures clients
Centralisation, classement, archivage sécurisé, accès rapide
Avoirs fournisseurs
Traitement comme une facture classique, gestion des montants négatifs
Factures internes
Suivi analytique, refacturation interne, partage entre services
Factures en devises
Lecture multi-devises, conversion et intégration comptable
Factures multi-pages / lots
Séparation et traitement automatique de documents multiples
Factures au format Factur-X
Lecture directe des données structurées (sans OCR), compatibilité avec ERP
Comment fonctionne une GED facture ?
Traitement des factures clients :
1️⃣Centralisation automatique
- Les factures sont intégrées depuis votre ERP ou outil de facturation (Sage, EBP, etc.).
- Possibilité d’importer les PDF émis ou de les récupérer automatiquement.
Résultat : Toutes vos factures clients sont centralisées sans manipulation
2️⃣Classement intelligent
- Tri automatique par client, période, affaire, numéro de facture…
- Association possible avec les documents liés (devis, bon de livraison).
Résultat : Chaque dossier client est complet et structuré.
3️⃣Archivage sécurisé et probant
- Factures scellées électroniquement, horodatées, archivées à valeur probante si besoin.
- Conforme aux exigences fiscales et utiles en cas de litige.
Résultat : vos documents sont fiables, conservés dans le temps.
4️⃣Recherche rapide et service client réactif
- Retrouvez une facture en 2 secondes par nom client, numéro ou montant.
- En cas de réclamation ou relance, vous avez tout sous la main.
Résultat : Service client plus fluide, moins de perte de temps.
Traitement des factures fournisseurs :
1️⃣Réception automatique
- Factures reçues par email, scan, portail fournisseur ou import ERP
- Une facture envoyée à factures@entreprise.fr est automatiquement récupérée
Résultat : Plus de tri manuel, tout est centralisé dès l’arrivée
2️⃣ Lecture et extraction des données
- OCR et LAD lisent automatiquement : numéro, date, fournisseur, montants, TVA, IBAN…
Résultat : Pas de ressaisie, moins d’erreurs
3️⃣Classement intelligent
- Tri automatique par fournisseur, période, projet…
- Liens possibles entre les documents (devis, commande, BL, facture)
Résultat : Organisation claire, plus de perte de temps
4️⃣Validation rapide
- Envoi automatique au bon valideur
- Relance automatiques, historique complet
Résultat : Suivi fluide, plus de blocage ou de retard
5️⃣Intégration comptable
- Export vers Sage, EBP, Divalto, Cegid, etc.
- Transmission des données sans double saisie (API, CSV, FEC…)
Résultat : Comptabilité à jour, plus fiable
6️⃣Archivage sécurisé
- Chiffrement, horodatage, accès sécurisé
- Archivage conforme
Résultat : Conservation longue durée, consultation rapide
7️⃣Recherche et suivi
- Recherche par mot-clé, date, montant, fournisseur…
- Tableaux de bord : factures en attente, délais moyens, montant par période
Résultat : Vision claire, pilotage facilité
Les bénéfices concrets pour votre entreprise
⏱️Un gestion plus rapide et plus fluide
Le traitement d’une facture ne prend plus que quelques clics.
Les équipes gagnent un temps précieux, surtout en période de clôture.
✅Moins de stress, moins de litiges
Les erreurs sont rares, les doublons détectés, les incohérences signalées.
Les échanges avec les fournisseurs sont plus sereins.
🔐 Des documents fiables et toujours disponibles
Chaque facture traitée est conforme, sécurisée, prête à être retrouvée à tout moment.
En cas de contrôle, vous êtes prêt !
🤝 Une meilleure coordination interne
Tous les services voient le même document, au même moment.
Plus besoin de relancer ou de transférer des fichiers : les validations avancent d’elles-mêmes.
🌍 Un fonctionnement adapté à la réalité d’aujourd’hui
Que vous soyez sur plusieurs sites ou en télétravail, la GED facture s’adapte.
Accès en ligne, validation à distance, interface simple : l’outil s’adapte au rythme de votre entreprise.
Ce que nous faisons pour vous accompagner
🔎Audit de votre organisation actuelle
Nous commençons par analyser vos flux de factures et vos outils existants (ERP, comptabilité, Excel, papier…).
Objectif : identifier les sources de perte de temps, les doublons, les risques, et adapter la solution à votre mode de fonctionnement.
C’est la solution qui s’adapte à votre entreprise, pas l’inverse.
🧠Conseil sur le choix du bon outil
Nous ne vous vendons pas un logiciel, nous vous conseillons sur la solution la plus efficace.
Nous recommandons Zeendoc /Docuware, des solutions spécialisées dans la facture pour les PME et grandes entreprises.
Modules adaptés à vos besoins : capture, OCR, validation, archivage légal, connecteurs comptables, etc.
👤Un chef de projet dédié et un support réactif
Un interlocuteur unique vous convient tout au long du projet :
- Coordination avec vos équipes internes
- Planification et validation des étapes
- Suivi post-installation
⚙️Installation, paramétrage et formation
Nous configurons entièrement la solution selon vos besoins :
- Circuits de validation
- Droits d’accès
- Indexation automatique
- Tableaux de bord et alertes personnalisés
Une formation sur mesure est dispensée à vos équipes!
🔗Connexion à vos outils existants
Nous contrôlons l’intégration de Zeendoc / Docuware avec votre environnement :
- ERP (Sage, Divalto, SAP…)
- Comptabilité (Cegid, EBP, Sage 100…)
- Autres logiciels métiers
Les factures validées sont automatiquement transmises avec les données déjà extraites, sans ressaisie.
Une fois la GED en place, vous bénéficiez d’un support technique, de mises à jour évolutives et de bilans réguliers pour mesurer les résultats. La GED facture vous aide à gagner du temps, à réduire les erreurs et à mieux piloter vos documents.
Chez Deltic , nous vous accompagnons à chaque étape : audit, intégration, formation et support dédié. Avec une solution comme Zeendoc ou Docuware, tout est pensé pour s’adapter à votre organisation.
