GED Ressources Humaines : la solution incontournable pour simplifier vos processus
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La GED optimise les processus RH en centralisant les informations, notamment les contrats de travail, les fiches de paie ou les demandes de congés. Elle améliore la productivité des équipes RH tout en réduisant l’utilisation du papier, contribuant à une gestion plus éco-responsable et efficace.
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La gestion des documents RH avec GED : un atout pour l’archivage et l’accessibilité
Quels documents RH peuvent être gérés dans une GED ?
Les ressources humaines gèrent une grande quantité de documents qu’il est essentiel de conserver pour des raisons légales, administratives et opérationnelles. Une gestion efficace et sécurisée de ces documents est primordiale pour assurer la conformité aux réglementations en vigueur et faciliter les processus internes. Grâce à la gestion électronique des documents RH (GED) et aux coffres-forts numériques RH, ces fichiers sont centralisés, sécurisés et accessibles aux bonnes personnes selon des droits définis garantisssant une gestion optimale et un gain de temps considérable pour les équipes RH comme pour les employés.
Les principales catégories de documents RH incluent :
✅ Les documents obligatoires
Ils sont indispensables à la gestion du personnel et soumis à des obligations légales :
- Contrats de travail et leurs avenants,
- Adhésion à la mutuelle et aux organismes sociaux,
- Registre du personnel, document obligatoire mentionnant toutes les embauches,
- Avis de visite médicale pour assurer le suivi de la santé des employés.
📂 Le dossier du collaborateur
Il varie selon l’entreprise et doit être soigneusement structuré pour garantir un suivi précis :
- Pièce d’identité et titre de séjour le cas échéant,
- Attestation sociale, justificatifs de domicile,
- Relevé d’Identité Bancaire (RIB) pour les paiements et remboursements.
- Compte individuel de l’employé, regroupant ses évolutions salariales et contractuelles.
📖 Les documents accessibles aux employés
Ils facilitent l’intégration et l’engagement des employés dans l’entreprise :
- Règlement intérieur, détaillant les règles de vie au sein de la société,
- Charte de l’entreprise, précisant les valeurs et bonnes pratiques à respecter,
- Livret d’accueil, regroupant les informations clés pour accompagner les nouveaux arrivants.
Comment la gestion électronique de documents facilite la gestion des documents RH ?
La Gestion Électronique des Documents RH (GED) optimise les processus RH en facilitant la gestion, la sécurisation et l’accessibilité des documents tout au long du cycle de vie des employés. Voici un découpage détaillé des principales étapes RH et des bénéfices concrets apportés par la GED pour les ressources humaines.
Centralisation des documents candidats et collaborateurs
Automatisation du tri et du suivi des candidatures
Transmission rapide et sécurisée des documents d'embauche
Classement automatique des documents RH par salarié
Accès et signature sécurisé des documents (avenants, bulletins de salaire...) via un coffre-fort numérique
Automatisation du processus RH de demande et validation,
Mise à jour automatique du planning des équipes
Centralisation des comptes-rendus
Rappels automatiques pour les évaluations
Gestion des plans de formation via la GED
Archivage automatique des documents obligatoires
Sécuriation des documents de fin de contrat
Suivi des délais de conservation légaux
Les fonctionnalités clés d’une GED RH
Fonctionnalité
Description
📂 Centralisation et gestion des documents RH
- Centralisation de tous les documents RH d’un employé dans un dossier numérique unique, accessible aux personnes autorisées.
- Gestion simplifiée des contrats, fiches de paie, certificats, évaluations, mutuelles, attestations sociales et autres documents obligatoires.
- Suppression des archives papier et accès rapide aux fichiers via une interface intuitive.
⚙️ Automatisation des processus RH
Gestion fluide des processus RH grâce à des workflows automatisés, incluant :
- Recrutement : tri des CV, suivi des candidatures et transmission automatique des documents aux managers.
- Intégration et départ des employés : génération automatique des documents d’embauche, transmission des accès logiciels, archivage sécurisé des documents de sortie et suppression des accès en fin de contrat.
- Gestion des congés et absences : demandes et validations centralisées, mise à jour automatique des plannings, envoi de notifications aux managers.
- Traitement des notes de frais : soumission simplifiée via l’application mobile, reconnaissance automatique des justificatifs et intégration en comptabilité.
🔒 Sécurisation, conformité et confidentialité
- Protection avancée des données RH grâce à des droits d’accès personnalisés, un chiffrement des documents et un coffre-fort numérique garantissant l’intégrité des fichiers sensibles.
- Conformité avec les réglementations en vigueur (RGPD, Loi El Khomri, Code du travail) et respect des délais légaux de conservation des documents.
- Suivi des accès et modifications grâce à un journal d’audit sécurisé.
🔗 Intégration avec les outils RH et comptables
Connexion avec les logiciels RH existants (SIRH, ERP, gestion de la paie, gestion du temps, comptabilité). Des connecteurs intelligents permettent d’accéder aux documents directement depuis ces plateformes, évitant la double saisie et assurant une mise à jour automatique des informations.
🔍 Recherche avancée et accès rapide
- Moteur de recherche puissant permettant de retrouver un document en quelques secondes grâce à des mots-clés, métadonnées et critères avancés (date, auteur, type de document).
- Indexation automatique des documents et reconnaissance intelligente des informations pour une navigation fluide et efficace.
🌐 Accessibilité et flexibilité (Cloud & Mobile)
- Accès sécurisé aux documents à tout moment et depuis n’importe où via un espace personnel en ligne. Facilitation du télétravail et gestion des documents RH sur smartphone, tablette ou ordinateur.
- Application mobile intégrée pour déposer des justificatifs de notes de frais ou consulter ses documents en déplacement.
📝 Signature électronique et validation des documents
Intégration de la signature électronique pour signer contrats, avenants, fiches de poste et autres documents RH à distance. Gain de temps pour les employeurs et les salariés, avec suivi des signatures et relances automatiques.
📊 Tableaux de bord et reporting RH
Outils d’analyse et de reporting pour suivre l’évolution des documents RH en temps réel. Statistiques et indicateurs clés sur la gestion des candidatures, le suivi des absences, la conformité documentaire et l’engagement des salariés.
Ils ont transformés leur gestion des ressources humaines :
ZEENDOC
ZEENDOCDOCUWARE
DOCUWAREOPENBEE
OPENBEEEVERIAL
EVERIALFonctionnalités RH clés
• Centralisation des documents RH,
• recherche par mots-clés,
automatisation des processus comme la signature électronique et la gestion des bulletins de salaire électroniques.
- Dématérialisation des processus RH,
- gestion des dossiers du personnel,
- intégration avec des workflows numériques dédiés.
• Dématérialisation des bulletins de paie,
• gestion des dossiers salariés,
• automatisation des processus RH,
formulaires électroniques pour diverses procédures (recrutement, évaluations, demandes de congés).
• Centralisation des documents RH,
• automatisation des tâches RH (recrutement, onboarding, paie, absence, offboarding),
gestion des dossiers collaborateurs.
Sécurité et conformité RGPD
Conforme aux réglementations, avec des fonctionnalités de sécurité pour la gestion des documents.
Assure la protection des données et la conformité aux normes de sécurité.
Conforme au RGPD, offre un coffre-fort électronique certifié AFNOR NF Logiciel, avec des procédures et moyens techniques pour la sécurité des données.
Assure la gestion des documents dans le respect des contraintes réglementaires.
Intégrations avec SIRH et outils RH
S’intègre avec divers systèmes, permettant une gestion fluide des documents RH.
Intégration flexible avec plus de 500 applications, y compris les SIRH, ERP et CRM.
Fournit des API pour l’intégration avec des ERP, CRM, SIRH et autres applications métiers.
Peut être intégré avec des outils tels que le SIRH pour faciliter la circulation des documents.
Ergonomie & Expérience utilisateur
Interface intuitive avec des fonctionnalités telles que le tchat documentaire et des circuits de validation pour faciliter les échanges.
Conçu pour une utilisation conviviale, avec des intégrations qui facilitent l’accès aux documents depuis diverses applications.
Offre une interface utilisateur adaptée aux besoins des professionnels RH, avec des fonctionnalités facilitant la gestion documentaire.
Vise à simplifier le travail quotidien des équipes RH grâce à une gestion documentaire plus fluide.
Support et accompagnement
Offre un accompagnement pour la mise en place et l’utilisation de la solution.
Fournit des ressources telles que des webinaires, livres blancs et un support pour l’intégration avec d’autres systèmes.
Propose un kit de développement et un support pour l’intégration avec d’autres applications métiers.
Apporte conseil et expertise pour la gestion documentaire et la destruction d’archives.
Réputation & retours clients
Reconnue pour sa capacité à simplifier la gestion documentaire des TPE et PME.
Utilisé par diverses entreprises, avec des témoignages soulignant le gain de temps et l’efficacité apportés.
Apprécié pour sa capacité à sécuriser les échanges d’informations et à améliorer l’efficacité des processus RH.
Reconnu pour son expertise en gestion documentaire et en optimisation des processus RH.
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Les avantages de la GED pour les Ressources Humaines
Centralisation et accessibilité des données
La gestion électronique des documents RH transforme la gestion des informations RH en regroupant tous les documents essentiels au sein d’une plateforme unique. Contrats de travail, fiches de paie, évaluations, demandes de congés et certificats de formation sont ainsi stockés de manière centralisée.
Grâce à cette organisation, les professionnels RH accèdent instantanément aux documents dont ils ont besoin, sans avoir à parcourir des classeurs physiques ou différents systèmes numériques. Cette centralisation améliore la productivité et permet aux équipes de se concentrer sur des tâches stratégiques🔍.
Sécurité et conformité des données
La protection des données sensibles est un enjeu majeur pour les services RH. La gestion électronique de documents (GED) garantit un haut niveau de sécurité 🔒 grâce à des contrôles d’accès précis et des permissions définies pour chaque utilisateur. Seules les personnes autorisées peuvent consulter ou modifier certains documents, réduisant ainsi les risques de fuite d’informations.
Pour renforcer cette sécurité, l’utilisation d’un coffre-fort numérique RH permet d’archiver de manière sécurisée et conforme aux réglementations en vigueur, comme le RGPD et la loi El Khomri. Par exemple, les bulletins de salaire peuvent être conservés pendant 50 ans dans un coffre-fort électronique sécurisé, garantissant leur intégrité et leur accessibilité aux salariés en un clic 🖱️.
Au-delà des fiches de paie, ces coffres-forts numériques facilitent la gestion complète des dossiers RH : contrats, avenants, demandes de congés, notes de frais et autres documents administratifs y sont centralisés et accessibles via des solutions dématérialisées. Grâce à l’automatisation et à la reconnaissance intelligente des documents, les entreprises optimisent la gestion de leurs ressources humaines tout en assurant une protection optimale des données personnelles de leurs employés.
Automatisation et simplification des processus RH
La GED RH joue un rôle clé dans l’automatisation des tâches administratives répétitives, réduisant le temps passé sur la gestion documentaire. Elle permet, par exemple :
- La génération et signature électronique des contrats de travail,✍️
- La gestion automatisée des demandes de congés et absences,
- L’archivage automatique des bulletins de paie,
- La transmission sécurisée des documents aux organismes sociaux.
Les employés peuvent soumettre leurs demandes et documents directement via la plateforme, réduisant ainsi le recours aux courriels et aux documents papier. Cette automatisation limite les erreurs humaines et fluidifie les processus, contribuant à une meilleure organisation des tâches RH.
Gain de temps et amélioration de la productivité
En supprimant les recherches manuelles et en facilitant l’accès aux informations, la GED permet aux équipes RH de gagner un temps précieux⏰. Au lieu de passer des heures à classer et retrouver des documents, elles peuvent se concentrer sur le recrutement, le développement des talents et l’amélioration de l’expérience collaborateur.
Selon une étude, une solution de GED bien implémentée permet de réduire jusqu’à 40 % le temps consacré à la gestion documentaire. Cette optimisation favorise également une meilleure prise de décision grâce à des outils de reporting et d’analyse📊.
Un atout écologique et économique
En réduisant l’usage du papier, la gestion électronique de documents s’inscrit dans une démarche éco responsable🌱 et limite les coûts liés aux impressions et archives physiques. Elle permet aussi d’éviter la perte ou la détérioration des documents papier et de simplifier leur gestion à long terme.
Vos questions :
Quels sont les avantages concrets par rapport à un SIRH ?
Un SIRH gère principalement les processus RH (paie, gestion des temps, suivi des absences), tandis qu’une GED RH se concentre sur la centralisation, l’archivage sécurisé et l’accessibilité des documents RH. La GED est souvent complémentaire au SIRH et permet de connecter l’ensemble des documents RH à vos outils existants pour éviter les silos.
Les salariés ont-ils un accès à leurs documents ?
Oui, chaque collaborateur dispose d’un espace personnel sécurisé accessible via le web ou mobile. Ils peuvent y consulter leurs bulletins de paie, contrats, demandes de congés, etc., selon les droits qui leur sont attribués.
Combien de temps les documents RH sont-ils conservés dans la GED ?
La GED respecte les durées légales de conservation :
- 50 ans pour les bulletins de paie,
- 5 ans pour les contrats de travail après départ du salarié,
- et d’autres durées selon les types de documents.
La gestion automatique des délais évite les oublis et garantit la conformité.
Combien de temps faut-il pour mettre en place une GED RH ?
La mise en place dépend du nombre d’utilisateurs, du volume documentaire et des outils à connecter. En moyenne, il faut entre 4 à 8 semaines pour un déploiement complet. Une phase pilote est souvent proposée pour valider les processus.
Quel est le niveau d’accompagnement proposé ?
Deltic propose un accompagnement complet : cadrage du projet, paramétrage personnalisé, formation des équipes, assistance post-démarrage. Chaque client est suivi par un chargé de projet dédié, garantissant une adoption sereine et efficace.
