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Qu’est-ce que l’archivage à valeur probante ?

28 août 2023 | Dématérialisation / GED

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
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L’archivage traditionnel est en général synonyme de piles de papier entassées sur des étagères. Avec la digitalisation des processus, la notion d’archivage a été revisitée, grâce notamment à une nouvelle règlementation. On désigne comme archivage à valeur probante les mesures organisationnelles et techniques qui permettent d’enregistrer, de stocker et de restituer des documents ou des données électroniques. Ces mesures doivent assurer la bonne conservation et l’intégrité des données tout au long de leur cycle de vie. Qu’implique la notion d’archivage à valeur probante et comment mettre en place une solution sécurisée ?

L’archivage à valeur probante : cadre légal et critères principaux

Un cadre légal à présent établi

La règlementation qui régit la valeur probante d’un document numérique impose la conservation des documents pendant des durées variables. Par exemple, les documents comptables doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, 6 ans concernant les documents fiscaux.

Par ailleurs, le développement de la dématérialisation a soulevé des difficultés dans un premier temps. Contrairement aux documents papier, des documents numériques sont faciles à modifier. Dès lors, comment s’assurer qu’un document n’est pas un faux ou que la comptabilité est bien en conformité avec les pièces d’origine ? L’une des solutions est l’utilisation d’un logiciel de GED.

Plusieurs textes juridiques ont été adoptés tant en France qu’à l’échelle européenne :

Les critères de l’archivage à valeur probante

L’objectif principal de l’archivage à valeur probante consiste à garantir la pérennité de l’information et sa restitution, en particulier en cas de contrôle, d’audit comptable et de procédure devant les tribunaux. Dès lors, l’archivage à valeur probante repose sur trois grands principes :

  • L’authenticité du document. Il s’agit de justifier son identité et ses attributs. Cela implique de connaître son auteur, sa date de création et son contenu. L’authenticité du document sera obtenue au moyen de l’horodatage et du scellement du document avant son archivage. Il pourra aussi, sur option, être signé électroniquement.

 

  • L’intégrité du document. Il s’agit de garantir qu’il n’a pas été altéré, modifié ou dénaturé depuis sa création et son entrée dans le système d’information. Cela implique un archivage qui :
    • stocke des données figées, scellées ou signées électroniquement (notamment le fichier des écritures comptables et les comptabilités clôturées) :
    • utilise des technologies de stockage non réinscriptibles (grâce en particulier au chaînage) ;
    • assure la confidentialité grâce à une gestion des accès permettant une authentification forte ;
    • assure la traçabilité de toutes les actions réalisées sur le document et permet de déterminer une piste d’audit fiable (PAF).

 

  • L’intelligibilité du document. Ce critère requiert la garantie de la lecture du document sur le long terme. L’intelligibilité repose sur des formats standards comme le TIFF ou le PDF/A. Par exemple, un document en format Word devra être converti. Une signature électronique devra être apposée après conversion. De même, le document archivé ne doit pas pouvoir être modifié pour conserver son caractère probatoire.

À lire également : Qu’est-ce que la valeur probante d’une facture ?

Archivage à valeur probante : notions connexes et mise en œuvre d’un système d’archivage électronique

Distinguer l’archivage à valeur probante de notions qui lui sont proches

Ces notions et termes peuvent prêter à confusion. Il s’agit en premier lieu de la distinction entre archivage électronique et archivage légal. Ce dernier constitue l’application de contraintes voulues par le législateur, mais ne donne pas son caractère probant à l’archivage.

En outre, la gestion électronique des documents (GED) ne permet pas un archivage à valeur probante. Les fonctionnalités et notamment l’organisation des fichiers GED ont pour but d’optimiser les processus de travail relatifs à des documents produits ou reçus. Il s’agit d’acquérir des informations dématérialisées, de les classer et de les exploiter.

Un logiciel de GED ne constitue pas une solution d’archivage. Les informations peuvent notamment être modifiées à tout moment par un utilisateur habilité. Plusieurs versions d’un même document peuvent donc coexister.

Par ailleurs, une sauvegarde duplique les informations à un moment donné. Elle permet de les retrouver en cas d’incident survenu sur les infrastructures logicielles ou matérielles. Les sauvegardes doivent être réalisées régulièrement et leur durée de vie ne dépasse pas un an en général. A contrario, l’archivage préserve les données dormantes ou anciennes sur la longue durée (plus d’un an).

En outre, la sauvegarde ne permet pas de garantir l’intelligibilité des documents, ce qui ne leur donne donc pas une valeur probante.

Mettre en place un système d’archivage électronique (SAE)

La mise en place d’un SAE assure le regroupement et le référencement des flux documentaires dans un seul outil. Pour donner une valeur probatoire aux documents archivés dans un SAE, il doit répondre à la norme NF Z42-013 (ISO 14641-1).

D’un point de vue opérationnel, il est recommandé d’assurer l’interopérabilité du SAE avec les autres outils de gestion documentaire comme la GED. Cela assurera la complémentarité des solutions.

Pour déployer un système d’archivage électronique, l’entreprise pourra suivre les étapes suivantes :

  • La définition des besoins. Un audit peut être réalisé pour dresser le bilan des dispositifs existants dans l’entreprise. Il s’agira aussi de recenser les catégories de documents gérés en interne et en externe. Ils ne nécessitent pas tous un archivage à valeur probante. Aussi, pour définir le niveau de conformité requis, l’aide d’archivistes peut être une bonne option.
  • Le choix de la solution. L’entreprise a le choix entre un dispositif sur site (On-Premise) ou externalisé (SaaS). Choisir un prestataire externe permet de limiter les coûts et de gagner en productivité. Il faut toutefois s’assurer qu’il bénéficie d’un agrément du Cofrac. Cet organisme contrôle le respect de la norme NF Z42-013. De plus, il faut vérifier la localisation des données archivées. Par exemple, certains documents fiscaux doivent être stockés en France ou dans un pays de l’Union européenne.
  • La sécurisation des données archivées. Cela passe par l’assurance que le prestataire dispose de solutions robustes en termes de sécurité. En interne, il est conseillé de formaliser les procédures de gestion documentaire et d’archivage en identifiant clairement le rôle de chacun.

L’archivage à valeur probante est une thématique vaste et relativement complexe. La mise en place d’un dispositif performant nécessite une réflexion.

Arnaud Delastre
Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

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