L’archivage à valeur probante et la GED : comment ça fonctionne ?

La GED à valeur probante a remplacé l’archivage traditionnel (en général synonyme de piles de documents entassées sur des étagères.🗄️)! Avec la digitalisation des processus, la notion d’archivage a en effet été revisitée, grâce notamment à une nouvelle réglementation. On parle d’archivage à valeur probante ! Il doit assurer la bonne conservation et l’intégrité des documents et données électroniques tout au long de leur cycle de vie.🤗 Qu’implique cette notion et comment mettre en place une solution GED à valeur probante sécurisée ?

L’archivage à valeur probante : cadre légal et critères principaux

Définition de l’archivage à valeur probante

Il a pour objectif d’assurer la conservation dans le temps de vos informations, documents et de certifier leur inaltérabilité. Grâce à la valeur probante, votre document électronique a la même valeur légale que le document papier original.📜 En cas de demande de justificatif ou de contrôle, ce document électronique fait office de preuve. C’est pourquoi, il doit respecter des principes.

Un cadre légal à présent établi

La réglementation qui régit la valeur probante d’un document numérique impose la conservation pendant des durées variables. Par exemple, les documents comptables doivent être conservés 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. C’est 6 ans concernant les documents fiscaux.📆

Au début de son développement, la dématérialisation a soulevé quelques difficultés. En effet, contrairement au papier, les documents numériques sont faciles à modifier. Dès lors, comment s’assurer qu’un document n’est pas erroné ou que la comptabilité est bien en conformité avec les pièces d’origine ? Et c’est là que le logiciel de GED entre en jeu.🎲

Plusieurs textes juridiques ont été adoptés tant en France qu’à l’échelle européenne :

• la valeur probante de la signature électronique a été établie par la loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 ;
• l’archivage numérique a été autorisé par l’arrêté du 22 mars 2017 fixant les modalités de numérisation des factures papier ;
• l’article 88 de la loi de finances pour 2016 a fixé les critères de conformité des logiciels comptables, de gestion et de caisse au regard des obligations fiscales des entreprises.

Les critères de l’archivage à valeur probante

L’objectif principal consiste à affirmer la pérennité de l’information et sa restitution, en particulier en cas de contrôle, d’audit comptable et de procédure devant les tribunaux. Il repose sur trois grands principes :

• L’authenticité du document. Il s’agit de justifier son identité et ses attributs. Cela implique de connaître son auteur, sa date de création et son contenu. L’authenticité du document sera obtenue au moyen de l’horodatage et du scellement du document avant son archivage. Il pourra aussi, sur option, être signé électroniquement.🖋️
• L’intégrité du document. Il s’agit d’assurer qu’il n’a pas été altéré, modifié ou dénaturé depuis sa création et son entrée dans le système d’information. Cela implique un archivage qui :
  • Stocke des données figées, scellées ou signées électroniquement (notamment le fichier des écritures comptables et les comptabilités clôturées) :
  • Utilise des technologies de stockage non réinscriptibles (grâce en particulier au chaînage) ;
  • Assure la confidentialité grâce à une gestion des accès permettant une authentification forte ;
  • Assure la traçabilité de toutes les actions réalisées sur le document et permet de déterminer une piste d’audit fiable (PAF).

• L’intelligibilité du document. Ce critère requiert la garantie de la lecture du document sur le long terme. L’intelligibilité repose sur des formats standards comme le TIFF ou le PDF/A. Par exemple, un document en format Word devra être converti. Une signature électronique devra être apposée après conversion. De même, le document archivé ne doit pas pouvoir être modifié pour conserver son caractère probatoire.

L’intégration de la valeur probante d’une facture souligne l’importance de cette dernière dans le cadre légal et financier, en assurant que chaque document conservé puisse servir de preuve irréfutable dans le cadre d’opérations commerciales et fiscales.

Le rôle de la GED dans l’archivage à valeur probante

La GED est un outil pour vous aider à gérer vos documents de manière à vous faire gagner du temps et à améliorer vos processus. Cela comprend donc des fonctionnalités d’acquisition, classement, validation, envoi, stockage etc.

Elle permet la collaboration, la modification, la consultation de vos données et informations. C’est votre partenaire idéal 😍.

La GED n’a donc pas automatiquement un système d’archivage à valeur probante.

Distinguer les notions d’archivage

Il faut distinguer les notions d’archivage à valeur probante et archivage légal. Ce dernier constitue l’application de contraintes voulues par le législateur, mais ne donne pas son caractère probant à l’archivage.

En outre, la GED ne permet pas toujours un archivage à valeur probante.❌ Les fonctionnalités et notamment l’organisation des fichiers GED ont pour but d’optimiser les processus de travail relatifs à des documents produits ou reçus. Il s’agit d’acquérir des informations dématérialisées, de les classer et de les exploiter afin de gagner du temps dans votre quotidien.⏲️

Au sein d’une GED, les informations peuvent notamment être modifiées à tout moment par un utilisateur habilité. Plusieurs versions d’un même document peuvent donc coexister.

Par ailleurs, quand on parle d’archivage légal classique cela signifie que vos documents et données sont stockés et conservés dans un espace. Vous pouvez ainsi retrouver vos informations à tout moment mais cela ne leur donne pas une valeur probante.🪧

Mettre en place un système d’archivage électronique (SAE)

La mise en place d’un SAE lié à une GED assure le regroupement et le référencement des flux documentaires dans un seul outil. Pour donner une valeur probante aux documents archivés dans un SAE, il doit répondre à la norme NF Z42-013 (ISO 14641-1).⚖️

Pour déployer un système d’archivage électronique, l’entreprise pourra suivre les étapes suivantes :

• ✅La définition des besoins. Un audit peut être réalisé pour dresser le bilan des dispositifs existants dans l’entreprise. Il s’agira aussi de recenser les catégories de documents gérés en interne et en externe.
• ✅Le choix de la solution. L’entreprise a le choix entre un dispositif sur site (On-Premise) ou externalisé (SaaS). Choisir un prestataire externe permet de limiter les coûts et de gagner en productivité. Il faut toutefois s’assurer qu’il bénéficie d’un agrément du Cofrac. Cet organisme contrôle le respect de la norme NF Z42-013. De plus, il faut vérifier la localisation des données archivées. Par exemple, certains documents fiscaux doivent être stockés en France ou dans un pays de l’Union européenne.
• ✅La sécurisation des données archivées. Cela passe par l’assurance que le prestataire dispose de solutions robustes en termes de sécurité. En interne, il est conseillé de formaliser les procédures de gestion documentaire et d’archivage en identifiant clairement le rôle de chacun.

Comparatif d’un logiciel GED à valeur probante et d’un logiciel GED à archivage classique

Quand il s’agit de faire un choix, il est crucial de comprendre les différences entre une GED à archivage à valeur probante et une GED à archivage légal classique.

Voici un tableau comparatif pour vous aider à faire votre choix.

L’archivage à valeur probante est une thématique vaste et relativement complexe. La mise en place d’un dispositif performant nécessite une réflexion.