Valeur juridique des factures : tout comprendre sur le rôle de la facture, ses obligations, sanctions dans les transactions BtoB !
- Qu’est ce qu’une facture et quel est son rôle ?
- Qu’est ce que la valeur juridique d’une facture ?
- Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?
- Quelles sont les sanctions en cas de non-respect / manquement des règles de facturation ?
- Quel est le délai de conservation d’une facture ?
- Quels sont les modes d’échange d'une facture ?
- Quels sont les différents types de factures ?
- Peut-on refuser une facture en BtoB ?
La facture est un document central dans les transactions B2B utile à la fois pour la comptabilité et servant de valeur juridique. Elle formalise les échanges de vente et d’achat de services et de produits entre deux entités. C’est un peu le document de référence.🤗 La facture est obligatoire. Comme ça, il n’y a pas de débat !!😉 Dans cet article, on va étudier ce qu’est une facture, sa valeur juridique, ses mentions obligatoires, son temps de conservation, les sanctions en cas de manquement… Tout ce qu’il faut savoir sur la valeur juridique d’une facture.
Qu’est ce qu’une facture et quel est son rôle ?
Une facture est un document comptable concernant les transactions commerciales. Elle est émise par un vendeur ou un prestataire de services et adressée à l’acheteur ou au client. Elle sert de demande de paiement pour les biens livrés ou les services rendus.
La facture liste les produits vendus ou les services fournis, accompagnés de détails comme les quantités et les prix. Elle doit comporter plusieurs mentions obligatoires pour être conforme aux réglementations. Patience, nous allons les lister un peu plus loin dans cet article😉.
Légalement, elle est bien plus qu’un papier commercial et joue un rôle essentiel pour les deux parties impliquées dans la transaction. C’est en effet la preuve d’une opération de vente de biens et services et c’est le lien contractuel entre un fournisseur et son client. En cas de litige ou contrôle fiscal, elle est donc le document référent incontestable.
Concernant votre gestion commerciale, la facture permet un suivi précis des ventes et des flux de trésorerie vous permettant d’avoir une comptabilité irréprochable.✅
Qu’est ce que la valeur juridique d’une facture ?
La facture agit comme une preuve commerciale et juridique, validant l’échange de services et de biens entre le fournisseur et l’acheteur. Selon le Code civil et le Code de commerce, elle confirme les obligations légales et le règlement des parties impliquées. Elle devient un document légal qui confirme non seulement que des biens ou services sont échangés mais aussi que les deux parties ont convenu des termes de cet échange. Chaque facture, munie d’un numéro d’identification unique, est reconnue dans toute juridiction comme preuve en cas de litige et non respect des engagements contractuels (non paiement par exemple).
La facture est également indispensable sur le plan fiscal permettant aux autorités fiscales de vérifier que les entreprises à l’initiative des échanges respectent les législations en vigueur concernant la TVA et les taxes applicables.
Avec le développement de la facturation électronique, la valeur juridique d’une facture prend une nouvelle dimension. Les factures électroniques doivent garantir authenticité et intégrité, renforçant ainsi leur preuve légale.
Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture ?
Le Code de commerce stipule qu’une facture doit inclure des mentions obligatoires. Voici la liste :
- Date de l’émission de la facture
- Date de la transaction
- Date ou délai de paiement
- Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni
- Désignation et description du produit ou service et la quantité
- Identité des deux parties : acheteur et vendeur/prestataire : nom complet ou raison sociale, adresse complète, numéros de SIREN/SIRET, numéro de TVA
- Modalités de paiement
- Pénalités de retard
- Numérotation de la facture
- Numéro du bon de commande
- Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA (auto-liquidation)
- Prix unitaire et total (Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC))
- Réductions ou remises
- Majoration éventuelle de prix
- Taux de TVA légalement applicable
- Montant total de la TVA correspondant
- Taux des pénalités de retard
Ces éléments sont essentiels pour que la facture serve de document légal et comptable.
La facture étant un élément central dans les échanges commerciaux, c’est évidemment un document réglementé et encadré par l’Etat. Voici quelques prérequis :
- la facture doit être réalisée en 2 exemplaires : pour le client et le fournisseur.
- elle doit être écrite en français sauf si la transaction est réalisée entre une entreprise française et une société étrangère (néanmoins l’Etat peut exiger d’accéder à une traduction certifiée).
- elle doit posséder les mentions obligatoires citées ci-dessus.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect / manquement des règles de facturation ?
En cas de défaut de facturation, des sanctions peuvent être appliquées. L’Etat a prévu des sanctions pénales pouvant concerner à la fois le dirigeant (à hauteur de 75000€) et l’entreprise (jusqu’à 375 000€). Autant dire, qu’il ne faut pas jouer avec le feu.🔥
L’administration fiscale peut délivrer une amende pour chaque facture non émise ou qui ne respecte pas les exigences légales. Le montant de ces amendes peut atteindre 15 euros par omission ou erreur, jusqu’à un plafond de 25% du montant de la transaction concernée.
Quel est le délai de conservation d’une facture ?
La loi requiert que les factures soient conservées pour une durée minimale de dix ans, pour garantir qu’elles soient disponibles en cas de litiges commerciaux ou contrôle fiscal. La facture, étant un document comptable, doit être conservée dans son format original : papier ou électronique afin de respecter les exigences des audits et contrôles fiscaux.
Pour les factures au format numérique, elle doit être conservée sous ce format pendant 6 ans. Avant ce délai, toute impression de la facture est considérée comme étant une copie et non l’originale.
Quant aux factures au format papier, vous pouvez choisir de les garder dans leur format original ou de les numériser pour les conserver au format électronique.
A retenir que le plus important est de garantir leur accessibilité et leur intégrité pendant les 10 ans de conservation légale.
Avec l’émergence des factures électroniques, il faut vous assurer que les systèmes utilisés pour la conservation des factures électroniques garantissent l’intégrité, l’authenticité et l’inaltérabilité des documents pour toute la durée requise. En d’autres termes s’assurer que votre système de GED prend en compte l’archivage à valeur probante. Si ce n’est pas le cas, il faut conserver ces documents électroniques en version papier en cas de contrôle ou d’audit. Pas très pratique 🙄.
On a préparé pour vous un comparatif des logiciels GED et de leur spécificités ⬇️
Quels sont les modes d’échange d’une facture ?
La transmission et la réception des factures est un élément essentiel de votre processus de gestion commerciale et comptable. Elle peut se faire de plusieurs manières. Chaque méthode ayant ses avantages et exigences réglementaires. Voici un aperçu des modes les plus courants pour les échanges de vos factures.
Les factures papiers
Historiquement, les factures étaient toutes transmises sous format papier. C’est la méthode la plus ancienne.🧐 Cela implique l’envoi d’une facture imprimée par courrier postal au client.
- Avantages : familiarité et habitudes pour beaucoup d’entreprises et de clients, tangibilité du document qui peut être facilement archivé.
- Inconvénients : coûts d’impression et postaux, risque de perte ou de retard, impact environnemental plus élevé.
Les factures électroniques
La facturation électronique est de plus en plus plébiscitée, grâce à l’amélioration des processus et au gain de temps qu’elle engendre. Elle le sera de plus en plus avec la future obligation de facturation électronique à venir en 2026. Les factures électroniques peuvent être échangées de plusieurs manières.
- Avantages : Réduction significative des coûts, rapidité de transmission, gain de temps, facilité de stockage et de gestion, favorable pour l’environnement.
- Inconvénients : Nécessité d’avoir des systèmes informatiques spécifiques de gestion électronique, exigences réglementaires strictes pour assurer l’authenticité et l’intégrité des factures
Les factures par email
Envoyer des factures par email est une forme de facturation électronique qui combine facilité d’utilisation et efficacité. Le PDF est souvent le format utilisé aujourd’hui pour transmettre une facture par email. Néanmoins, il faut noter que ce format ne sera pas considéré comme une facture électronique lorsque la réforme sera en vigueur. D’autres formats seront obligatoires.
- Avantages : Transmission instantanée, coût très faible, archivage facile et rapide.
- Inconvénients : avec la réforme, des formats de factures seront obligatoires et d’autres ne seront plus acceptés. Il va donc falloir que chaque entreprise s’adapte à la réforme. Un inconvénient qui se transformera en avantage lorsque la société aura fait le changement : rapidité, gain de temps, sécurité, archivage des factures électroniques etc.
Les factures via des plateformes de facturation / dématérialisation
Les plateformes de facturation et dématérialisation proposent des solutions pour la création, l’envoi et la gestion des factures. Elles permettent d’avoir un processus de gestion des factures électroniques. Avec la réforme, ces outils de GED seront fortement conseillés. Une plateforme de l’Etat sera obligatoire et centralisera tous les échanges de factures.
- Avantages : Processus automatisé, réduction des erreurs manuelles, facilités de paiement intégrées, suivi en temps réel de l’état des paiements.
- Inconvénients : Dépendance à une plateforme et un prestataire, coûts.
Les factures via EDI (Échange de Données Informatisé)
L’EDI est une méthode d’échanges de factures utilisée principalement pour les transactions entre grandes entreprises ou avec des entités gouvernementales, impliquant le transfert de données d’un ordinateur à un autre sans intervention humaine. Ces données sont échangées en respectant certaines normes et sous un format structuré permettant aux entités de parler le même langage. L’objectif est que tous les systèmes puissent les comprendre.
- Avantages : Très efficace pour le traitement de volumes élevés de transactions, réduction des délais de traitement, précision accrue.
- Inconvénients : Coûts d’installation et de maintenance élevés, complexité de mise en œuvre, nécessité de conformité stricte aux standards EDI.
Quels sont les différents types de factures ?
Il existe différents types de factures, chacune répondant à des besoins spécifiques. Voici un listing des principaux types de factures :
La facture classique
La facture classique est le type de facture le plus courant. Elle est émise par un professionnel à la suite de la vente de biens ou des prestations de services. Selon l’article L441-9 du code de commerce, cette facture doit inclure des mentions obligatoires telles que vu précédemment. Le non-respect de ces exigences peut entraîner des sanctions fiscales, soulignant l’importance de la rigueur dans la facturation.
La facture électronique
On peut considérer que c’est l’évolution de la facture classique.🤗 Avec l’avancée du numérique, la facture électronique gagne en popularité. Conformément à l’article 91 de la loi de finances pour 2024, elle doit être adoptée par toutes les entreprises à partir du 1er septembre 2026 ou 2027. Ce type de facture est généré, envoyé et conservé en format numérique, souvent via des plateformes sécurisées qui garantissent l’intégrité des données. Les avantages incluent une réduction significative des coûts, une meilleure efficacité opérationnelle et un impact environnemental réduit.
La facture Pro Forma
La facture proforma joue un rôle préliminaire dans les transactions commerciales. Elle n’a pas de valeur légale contraignante mais elle est utilisée pour donner un aperçu des coûts et des détails de la transaction avant l’émission de la facture définitive. Elle est notamment utile dans le commerce international pour les estimations douanières et peut aider les acheteurs à obtenir des financements préalables.
La facture d’avoir
La facture d’avoir, ou aussi appelée note de crédit, est émise pour annuler ou corriger une facture précédemment émise. Elle est réalisée en cas d’erreurs, de retours de marchandises, ou de ristournes post-vente. Cette facture doit clairement indiquer qu’il s’agit d’une correction, référencer la facture originale et spécifier le montant déduit ou remboursé. Elle est essentielle pour maintenir l’exactitude des registres comptables et fiscaux.
La facture acquittée
La facture acquittée confirme le paiement intégral d’une transaction. Elle est marquée comme « payée » ou « acquittée » et sert de preuve définitive que l’acheteur a rempli ses obligations financières. Ce type de facture est crucial pour la clôture des comptes recevables et peut être particulièrement utile pour prouver la solvabilité et la bonne gestion financière lors des audits.
Peut-on refuser une facture en BtoB ?
Le refus de payer une facture peut intervenir pour plusieurs raisons, mais il est encadré par des règles pour protéger les deux parties de la transaction. Voici comment une entreprise peut gérer le refus d’une facture ❌ :
Validité et contestation de la facture
Une facture doit respecter certaines règles pour être valide. Elle doit notamment inclure le numéro de facture, les informations détaillées du fournisseur et de l’acheteur, ainsi que le descriptif précis des biens ou services concernés par la transaction avec leur prix. Si une facture est inexacte ou incomplète, le client a le droit de la contester. Les deux cas les plus courants sont :
- La contestation des erreurs : si le client détecte des erreurs ou des incohérences dans la facture, il peut demander une rectification. Cela concerne des erreurs dans la quantité, le prix, ou encore les termes de livraison des produits ou services.
- Non-satisfaction des services ou produits : Si les produits ou services fournis ne sont pas conformes aux conditions établies dans le contrat ou le bon de commande, le client peut refuser de payer la facture jusqu’à ce que le problème soit résolu.
Procédures en cas de refus de paiement
- Dialogue et médiation : La première étape face à un refus de paiement doit impliquer des discussions pour comprendre les raisons du refus et chercher des solutions acceptables pour les deux parties.
- Relance et mise en demeure : Si les discussions n’aboutissent pas à un accord, l’entreprise peut procéder par des relances formelles. Si cela ne fonctionne pas, une mise en demeure peut être envoyée, rappelant au client ses obligations de paiement sous peine de poursuites judiciaires.
- Pénalités de retard : L’utilisation de pénalités de retard selon les termes contractuels ou les conditions générales de vente peut être un moyen de pression légal pour inciter l’acheteur à régler sa facture.
- Recours judiciaires : si toutes les tentatives de règlement à l’amiable échouent, l’entreprise peut entamer une procédure judiciaire pour récupérer les montants.
Cette dernière se traduit soit par :- une injonction de payer : c’est une procédure rapide pour les créances non contestées où le tribunal peut ordonner au débiteur de régler sa dette.
- une action en justice : pour les cas plus complexes et où les montants sont plus élevés, porter l’affaire devant le tribunal compétent peut être nécessaire.
Vous l’avez compris, il est préférable de respecter les engagements liés à la facture.🙄
Prévention des factures impayées
Pour prévenir des situations de refus de paiement, les entreprises peuvent mettre en place des actions :
- Définir clairement les termes contractuels : il faut s’assurer que tous les termes du contrat, y compris les conditions de paiement, sont clairs et acceptés par toutes les parties avant le début des échanges.
- Suivi précis des créances : avoir un système de gestion et de suivi des factures pour détecter rapidement les retards de paiement et agir plus rapidement.
- Assurances crédit : Souscrire à une assurance de crédit peut protéger les entreprises contre les pertes financières générées par les impayés.
En conclusion, la facture n’est pas seulement le document central des transactions BtoB. Elle permet d’asseoir la légalité et la conformité commerciale. Elle atteste des obligations et des accords entre parties et joue un rôle crucial en sécurisant les transactions et en servant de référence en cas de litige. Il est donc impératif pour toute entreprise de comprendre non seulement les obligations et les sanctions liées à la facturation, mais aussi les meilleures pratiques pour la gestion, l’échange et la conservation des factures. Un logiciel de dématérialisation pour les entreprises de conseils, du BTP, transport, commerce etc. est la meilleure solution. Avec l’adoption croissante de la facturation électronique, c’est encore plus important.✅Alors convaincus par la valeur juridique d’une facture ? 😍
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