Guide pratique de l’archivage des factures électroniques

Archivage facture électronique : ce n’est pas seulement une formalité après l’émission d’une facture, c’est une véritable obligation légale. Pour être valide, chaque document doit respecter les règles d’archivage électronique : durée de conservation, formats autorisés, authenticité et intégrité.

Dans ce guide, découvrez les bonnes pratiques pour archiver vos factures électroniques en toute conformité, tout en gagnant du temps grâce à des solutions simples qui facilitent leur recherche et leur gestion au quotidien.

Les conditions pour archiver une facture dématérialisée valable

Avant même de parler de durée ou de support, il est essentiel de rappeler qu’une facture électronique n’a de valeur que si elle respecte 3 critères fondamentaux :

1. L’authenticité de l’origine : Prouver que l’émetteur de la facture est bien celui qu’il prétend être (SIRET, TVA intracommunautaire, signature électronique, piste d’audit fiable, etc.).
2. L’intégrité du contenu : Garantir que la facture n’a pas été modifiée après émission. Elle doit rester identique dans le temps, avec toutes les mentions obligatoires présentes.
3. La lisibilité du document : Permettre la lecture par n’importe quel utilisateur ou logiciel, sans risque de perte d’information.

Formats acceptés : PDF, Factur-X, fichiers EDI… Ces formats garantissent la compatibilité avec les plateformes de l’État et facilitent l’archivage électronique facture dans une GED ou un SAE.

Astuce pratique : associer votre processus d’archivage à une piste d’audit fiable (PAF). Cela consiste à conserver tous les justificatifs (bons de commande, bons de livraison, preuves de paiement) liés à la facture. En cas de contrôle, cela prouve son authenticité et son intégrité.

Les mentions obligatoires

Comme les factures classiques, vos factures électroniques doivent faire figurer des mentions obligatoires, les voici :

1. Le numéro de facture et sa date d’émission.
2. L’identité du professionnel ( Dénomination sociale, adresse, SIRET ) ET du client.
3. La dénomination du produit ou de la prestation.
4. Le prix unitaire hors TVA
5. La quantité
6. Le montant HT
7. Les éventuelles réductions de prix (remise, ristourne, réduction…)
8. Le montant total à payer (HT et TTC)
9. Le taux de TVA et son montant total.
10. La date à laquelle le paiement doit prendre effet.
11. Le moyen de paiement.
12. Le taux de pénalité.
13. Le montant de l’indemnité forfaitaire.

⚠️ En cas de mention manquante, l’amende fiscale est de 15 € par mention, plafonnée au ¼ du montant de la facture. Elle peut atteindre 75 000 € pour une personne physique et 375 000 € pour une personne morale.

Comment archiver une facture électronique ?

Avec une solution d’archivage électronique facture comme la GED Deltic, vous avez une double garantie :

Archiver toutes vos factures

• Chaque facture déposée est automatiquement classée selon vos critères (fournisseur, type de document, date, montant, etc.).
• Elle est conservée en toute sécurité, dans le respect des règles légales de durée et de conformité.

En pratique, l’archivage se fait en 3 étapes simples :

1. Déposer la facture dans votre GED,
2. Laisser le système l’indexer automatiquement (date, montant, fournisseur…),
3. Retrouver instantanément grâce à un moteur de recherche.

Retrouver une facture en quelques clics

• Grâce aux filtres de recherche (fournisseur, référence, date, montant…), vous localisez instantanément le document dont vous avez besoin.
• Plus besoin de passer du temps à fouiller dans des classeurs : toutes vos factures sont accessibles immédiatement, même plusieurs années après leur émission.

En pratique, la recherche s’effectue en 3 étapes simples :

1. Saisir un mot-clé ou un filtre (fournisseur, montant, date…),
2. Laisser la GED afficher automatiquement les résultats correspondants,
3. Accéder directement à la facture voulue, prête à être consultée, partagée ou exportée.

📸 Exemple : la capture d’écran ci-dessous illustre comment retrouver une facture en entrant une ou plusieurs informations dans le panneau de gauche. La liste centrale affiche ensuite toutes les factures correspondantes.

L’archivage des factures dématérialisées n’est pas qu’une obligation légale : c’est aussi un levier de productivité et de sérénité pour votre entreprise. En respectant les règles de conservation et en vous appuyant sur une solution de GED fiable, vous gagnez du temps, sécurisez vos données et facilitez vos contrôles.