Les 5 règles d’or à respecter pour vos factures électroniques !
Que vous soyez un jeune entrepreneur ou un fervent comptable, tout le monde se questionne sur les modalités de la facturation électronique : mentions, tva, conservation etc.
Chez Deltic on vous explique simplement les 5 points importants à respecter pour être un as de la facture électronique !
Valeur probante d’une e-facture : Ce qu’il faut savoir !
Vous souhaitez dématérialiser vos factures mais avez un doute sur les critères à respecter pour conserver la même valeur qu’une facture papier ? Découvrez comment y arriver !
#1 Comment rendre valable une facture électronique ?
Pour faire simple, lorsque l’on dématérialise une facture, vous devez être en mesure d’assurer 3 grands critères pour conserver sa valeur :
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L’authenticité : En prouvant l’identité de l’émetteur.
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L’ intégrité : La facture ne peut pas être modifiable.
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La lisibilité : Le document doit être lisible par tous.
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La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des outils mis en place par Deltic pour remplir ces critères tels que la signature électronique, l’échange de données informatisées ou encore la mise en place d’une piste d’audit fiable.
#2 Les mentions obligatoires
Comme les factures classiques, vos factures électroniques doivent faire figurer des mentions, les voici :
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Le numéro de facture et sa date d’émission.
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L’identité du professionnel ( Dénomination sociale, adresse, SIRET ) ET du client.
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La dénomination du produit ou de la prestation.
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Le prix unitaire hors TVA
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La quantité
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Le montant HT
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Les éventuelles réductions de prix (remise, ristourne, réduction…)
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Le montant total à payer (HT et TTC)
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Le taux de TVA et son montant total.
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La date à laquelle le paiement doit prendre effet.
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Le moyen de paiement.
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Le taux de pénalité.
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Le montant de l’indemnité forfaitaire.
#3 Les délais de paiement
Concernant les ventes de biens, le paiement est souvent effectué lors de la réception ou de la livraison du produit.
Pour les services, la transaction s’effectue lorsque la prestation a été remplie.
#4 La conservation des factures électroniques
Combien de temps dois-je conserver cette facture ? Une fois le bilan comptable clos, puis-je me débarrasser d’une facture ? Est-il vraiment utile de garder ce document que je ne consulterai plus jamais ? Ces questions font souvent surface. Pas de panique ! Sachez que la durée de conservation des factures électroniques est encadrée par la loi.
Concernant les factures émises entre vous et des professionnels, elles doivent être conservées au minimum 10 ans depuis la dernière opération comptable.
Si ce sont des factures découlant de ventes ou d’achats effectués par l’entreprise, la durée légale de conservation est de 6 ans à compter de leur date d’émission.
Quelques précisions sur l’archivage électronique de vos factures !
Les factures dématérialisées doivent être archivées sur des supports informatiques situés en France ou dans l’Union Européenne.
Les factures électroniques doivent impérativement être conservées pendant 3 ans sur le même support informatique.
Les documents ayant bénéficié d’une signature électronique doivent être conservés dans leur format original 6 ans.
#5 La dématérialisation des factures obligatoire dès 2024
Le projet de loi de finance 2020 exige des entreprises privées qu’elles dématérialisent leurs factures entre professionnels. Dans ce cadre là, les sociétés devront procéder à l’e-invoicing et à l’e-reporting dans le but de transmettre à l’administration fiscale leurs factures électroniques et leurs données des transactions (facture électronique reporting).
Les dates que vous devez anticiper !
Pour les accompagner et qu’elles anticipent ce changement, un calendrier a été fixé par l’état en fonction de la taille et activité de chacune d’elles :
Vous pourrez passer par un opérateur de dématérialisation dans le cadre de dépôts de vos factures électroniques, il jouera le rôle d’intermédiaire entre les entreprises et les plateformes de dématérialisation.
