Les 5 règles d’or à respecter pour vos factures électroniques !

Que vous soyez un jeune entrepreneur, un fervent comptable ou un directeur administratif et financier, tout le monde se questionne sur les modalités de la facturation électronique : Quelles sont les mentions obligatoires ? Comment gérer la TVA ?  Quelles sont les exigences en matière de conservation des documents ?

Vous souhaitez dématérialiser vos factures mais avez un doute sur les critères à respecter pour conserver la même valeur qu’une facture papier ?

Chez Deltic on vous explique simplement les 5 points importants à respecter pour être un as de la facture électronique !🤩

Comment rendre valable une facture électronique ?

Vous souhaitez dématérialiser vos factures mais avez un doute sur les critères à respecter pour conserver la même valeur qu’une facture papier ? Découvrez comment y arriver !

Pour faire simple, lorsque l’on dématérialise une facture, vous devez être en mesure d’assurer 3 grands critères pour conserver sa valeur :

• L’authenticité : En prouvant l’identité de l’émetteur.
• L’ intégrité : La facture ne peut pas être modifiable.
• La lisibilité : Le document doit être lisible par tous.

Une facture peut prendre plusieurs formats spécifiques qui sont le PDF, facture X, un fichier EDI qui permettent le dépôt sur la plateforme de l’état.📄
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des outils mis en place par Deltic pour automatiser ces documents mais également pour remplir d’autres critères tels que la signature électronique, l’échange de données informatisées ou encore la mise en place d’une piste d’audit fiable.

Les mentions obligatoires

Comme les factures classiques, vos factures électroniques doivent faire figurer des mentions obligatoires, les voici :

1. Le numéro de facture et sa date d’émission.
2. L’identité du professionnel ( Dénomination sociale, adresse, SIRET ) ET du client.
3. La dénomination du produit ou de la prestation.
4. Le prix unitaire hors TVA
5. La quantité
6. Le montant HT
7. Les éventuelles réductions de prix (remise, ristourne, réduction…)
8. Le montant total à payer (HT et TTC)
9. Le taux de TVA et son montant total.
10. La date à laquelle le paiement doit prendre effet.
11. Le moyen de paiement.
12. Le taux de pénalité.
13. Le montant de l’indemnité forfaitaire.

Attention, en cas de mention manquante pour chaque facture, l’amende fiscale sera de 15€ plafonnée au ¼ de son montant. L’amende peut monter jusqu’à 75 000€ pour une personne physique et 375 000€ pour une personne morale.

Les délais de paiement

Concernant les ventes de biens, le paiement est souvent effectué lors de la réception ou de la livraison du produit.

Pour les services, la transaction s’effectue lorsque la prestation a été remplie.

Le délai de paiement d’une facture est par défaut de 30 jours lorsque la prestation est réalisée ou que les marchandises sont reçues. Il est tout à fait possible d’allonger ce délai jusqu’à 60 jours par un accord entre les 2 parties. 🙂

La conservation des factures électroniques

Combien de temps dois-je conserver cette facture ? Une fois le bilan comptable clos, puis-je me débarrasser d’une facture ? Est-il vraiment utile de garder ce document que je ne consulterai plus jamais ? Ces questions font souvent surface. Pas de panique ! Sachez que la durée de conservation des factures électroniques est encadrée par la loi.

Concernant les factures émises entre vous et des professionnels, elles doivent être conservées au minimum 10 ans depuis la dernière opération comptable.

Si ce sont des factures découlant de ventes ou d’achats effectués par l’entreprise, la durée légale de conservation est de 6 ans à compter de leur date d’émission.

Quelques précisions sur l’archivage électronique de vos factures !

Les factures dématérialisées doivent être archivées sur des supports informatiques situés en France ou dans l’Union Européenne.

Les factures électroniques doivent impérativement être conservées pendant 3 ans sur le même support informatique.

Les documents ayant bénéficié d’une signature électronique doivent être conservés dans leur format original 6 ans.

La dématérialisation des factures obligatoire dès 2026

Le projet de loi de finance 2020 exige des entreprises privées qu’elles dématérialisent leurs factures entre professionnels. Dans ce cadre là, les sociétés devront procéder à l’e-invoicing et à l’e-reporting dans le but de transmettre à l’administration fiscale leurs factures électroniques et leurs données des transactions (facture électronique reporting). Une plateforme de l’état intitulé Chorus Pro a été mis en place afin de répondre à cette obligation de facturation électronique.✅

Les nouvelles dates que vous devez anticiper !

Alors qu’on pensait que la facturation électronique obligatoire devrait commencer en 2024, elle a finalement été reportée ! 📆
Les raisons ? Laisser plus de temps aux structures pour la réussite de cette réforme etc.

Les nouvelles dates sont :
–Obligation de réception pour toutes les entreprises en septembre 2026

–Obligation d’émission pour les grandes entreprises et ETI en septembre 2026

–Obligation d’émission pour les PME et TPE en septembre 2027

Dans le cadre des changements à venir, chaque entreprise pourra passer par un opérateur de dématérialisation dans le cadre des dépôts de factures électroniques. L’OD joue le rôle d’intermédiaire entre les entreprises et les plateformes de dématérialisation des factures.

La facturation électronique est un sujet complexe sur certaines règles à connaître. On a fait plein d’articles sur chaque sujet pour répondre à chaque interrogation.😉

Chez Deltic, nous nous efforçons de simplifier votre quotidien en automatisant les processus tout en étant conforme afin d’anticiper 2026. Alors qu’attendez vous pour prendre contact et discuter de votre projet de dématérialisation ?🚀