Comment se préparer à la mise en place de Chorus Pro

Depuis le 1^er janvier 2020, les entreprises sont tenues de mettre en place la facturation électronique dans le cadre de leurs transactions avec les entités du secteur public. Pour permettre ces échanges, le gouvernement a mis en place au 1^er janvier 2017 un portail dont le rôle est de permettre la transmission des factures dématérialisées et de suivre leur traitement. Il s’agit de Chorus Pro. Dans l’idée d’inciter les entreprises à se mettre à la dématérialisation des factures, l’État va imposer entre 2024 et 2026 la généralisation de la facture électronique pour toutes les entreprises. Si Chorus Pro n’est pas la seule plateforme autorisée à intervenir dans ces transactions, le portail est appelé à se développer. Quelles sont les obligations des entreprises et quels sont les principes de fonctionnement de Chorus Pro ? Quelles sont les dimensions techniques et métier à prendre en compte dans sa mise en place ?

Chorus Pro : obligations des entreprises et principes de fonctionnement

Le calendrier

L’ordonnance du 15 septembre 2021 a fixé le cadre juridique relatif à la facturation électronique. La loi de finances pour 2020, confirmée par la loi de finances rectificative pour 2022, a donné des détails sur le calendrier de mise en œuvre de la réforme. Le déploiement est fixé en fonction de la taille des entreprises :

• Au 1^erjuillet 2024, toutes les entreprises seront tenues d’accepter des factures dématérialisées ;
• Au 1^erjuillet 2024, les grandes entreprises devront émettre des factures dématérialisées dans leurs échanges avec leurs clients ;
• Au 1^erjanvier 2025, l’obligation concernera les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
• Au 1^erjanvier 2026, l’obligation sera généralisée à toutes les entreprises.

Les entreprises auront le choix entre deux options pour émettre, transmettre et traiter les factures électroniques :

• Le recours à Chorus Pro, facturation portail public et gratuit ;
• Le recours à une autre plateforme reconnue par l’État.

Le portail Chorus Pro

Le portail Chorus Pro pour les entreprises a été développé par l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’État) dans le but de simplifier les échanges. Le portail est déjà utilisé pour l’envoi et la consultation des factures, le téléchargement des justificatifs et des documents relatifs aux paiements. Le portail permet aussi de suivre en temps réel les opérations de traitement. Chorus Pro est actuellement la solution mutualisée qui aide à centraliser les factures émanant des fournisseurs des entités publiques pour les attribuer aux bons destinataires.

Le portail assure la sécurité des échanges de documents. Il accepte en outre la signature électronique adossée à un certificat d’authentification serveur RGS fourni par un tiers de confiance.

Chorus Pro : se préparer aux aspects techniques

Modes d’utilisation

Avec Chorus Pro, trois modes d’utilisation sont autorisés :

• Le mode Portail qui permet de déposer ou de saisir les informations relatives à une facture directement sur la plateforme ;
• Le mode EDI (échange de données informatisées) pour adresser des flux de données depuis un système d’information ;
• Le mode Service qui permet l’intégration des fonctionnalités de Chorus Pro à son propre système d’information.

Types de factures

Différents types de factures peuvent être adressées à Chorus-Pro. Il s’agit en premier lieu des factures dématérialisées au format structuré qui suivent les normes EDI. Le format reste toutefois complexe à mettre en œuvre en raison de l’existence de plusieurs formats (EDIFACT, TRADACOMS, ANSI, etc.) comportant chacun des versions différentes.

Il existe aussi des factures dématérialisées au format mixte. Il s’agit de factures au format PDF complétées par des informations structurées. Elles peuvent être lues et comprises par un ordinateur. Le format permet l’insertion d’une signature électronique qui donne à chaque document PDF une valeur probante. Le format Facture-X par exemple est un standard de facture électronique visible par une personne (format PDF) et lisible par une machine (format XML).

Certaines entreprises seront par ailleurs tentées de remplacer le papier par un document en format PDF. C’est la solution la plus simple en ce qui concerne l’envoi d’une facture sur Chorus Pro, mais elle n’est pas optimale. En effet, l’État souhaite à moyen terme que toutes les entreprises émettent des factures dématérialisées nativement. Ceci implique l’emploi d’un format structuré ou mixte.

Les étapes techniques du projet

Ainsi, la mise en place de Chorus Pro passe par plusieurs étapes :

• L’analyse, qui est la vérification de l’adéquation des factures avec le cahier des charges de Chorus Pro.
• Le raccordement à la plateforme. Cela implique notamment l’achat d’un certificat client reconnu par Chorus Pro.
• La phase de développement : conversion et enrichissement des modèles de factures, notamment au format XML.
• Une phase de tests précédant la mise en production.

Préparer la mise en place de Chorus Pro et bénéficier de ses avantages

La dématérialisation des factures avec l’utilisation d’une plateforme comme Chorus Pro permet en premier lieu à l’État de lutter contre la fraude à la TVA. Pour autant, les entreprises en tirent aussi de nombreux avantages à condition de bien maîtriser les diverses dimensions du projet.

Un process qui génère moins de coûts et moins d’erreurs

En effet, le traitement des factures dématérialisé est avantageux d’un point de vue financier. La gestion des factures papier est coûteuse en temps agent et en argent (élaboration des factures, impression, expédition, archivage). De plus, comme toute intervention humaine, ces traitements ne sont pas exempts d’erreurs. Le temps gagné par l’automatisation du processus de facturation permet de dégager de la ressource pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Pour autant, les agents opérationnels doivent être formés au nouveau mode opératoire et accompagnés dans la montée en gamme de leur travail.

Un meilleur suivi des factures et de la trésorerie

Par ailleurs, la réforme de la facturation, pour en tirer pleinement parti, implique l’instauration de liens avec les logiciels comptables et bancaires. Cela doit permettre notamment une comptabilisation automatisée et un meilleur suivi des factures. De plus, la gestion des flux de trésorerie s’en trouve facilitée : l’utilisation de Chorus Pro supprime les délais d’acheminement, ce qui entraîne une réduction des délais de paiement.

Un geste écologique

La dématérialisation des factures permet en outre de tirer des bénéfices sur le plan environnemental par les économies de papier, d’impression, de transport, de gestion des déchets, etc. Ces progrès méritent d’être valorisés en interne dans le cadre de la démarche de la responsabilité sociétale des entreprises (RSE). L’image de l’entreprise est également susceptible de s’améliorer en externe : image de modernité, réduction des gaz à effet de serre…

Ainsi, la mise en place de Chorus Pro doit être abordée comme un véritable projet, sur le plan technique, mais aussi métier avec des enjeux de conduite du changement et de communication.