Factur-X : nouveau format de facture électronique

La Factur-X s’impose comme un standard incontournable dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. Ce format hybride, qui associe un fichier PDF lisible et un fichier XML structuré, permet de répondre aux exigences fiscales et comptables tout en optimisant les temps de traitement.

À partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront émettre et recevoir des factures électroniques sous un format standardisé, conforme aux normes européennes EN 16931 dont la Factur-X. Elle se distingue par sa flexibilité, en s’adaptant aussi bien aux grandes entreprises qu’aux TPE/PME grâce à ses différents profils. Son adoption ne se limite pas à une simple mise en conformité ; elle offre une véritable opportunité d’optimisation avec la possibilité d’automatiser le traitement des factures via un logiciel de facturation ou une plateforme de dématérialisation.

Dans ce guide, nous explorerons en détail tout ce qu’il faut savoir sur la Factur-X. 🚀

La factur-x : qu’est ce que c’est ?

La factur-x est un format de facture électronique. Cela correspond, comme son nom l’indique, à une facture qui est créée, émise, reçue électroniquement.📧

Comme son nom l’indique, c’est un format hybride qui contient 2 caractéristiques de fichiers et qui lie un PDF (Portable Document Format) et des données structurées informatisées pour être lu et exploité par les utilisateurs et les logiciels. L’objectif est de faire le lien entre les personnes qui consultent les factures grâce au format PDF de la factur-x et les “machines” qui exploitent les données structurées XML pour un traitement automatisé. C’est donc une facture lisible (PDF) avec des informations utiles à l’exploitation de la facture (par exemple pour vérifier l’écart de rapprochement entre les commandes ou les réceptions) et des données de facture en fichier structuré pour l’intégration et l’automatisation au sein du système d’information (SI).

Le format de cette facture mixte est un PDF-A/3 composé de deux parties.

Il combine :

• une facture classique en PDF lisible et similaire à une facture en format papier utile au traitement humain.
• un fichier de données structurées XML attaché avec les détails de la facture et des informations comme le numéro, la date, les coordonnées et l’identité de l’acheteur et du fournisseur, les montants HT et TTC. Cette version détaillée est exploitable pour un traitement automatisé par une machine.

Origine et normes de la facture x

C’est un standard franco-allemand de facture électronique mixte qui a été créé par la France et l’Allemagne en 2017.

C’est une implémentation de la norme sémantique européenne EN 16931 (mise en place par le Comité Européen de la Normalisation). Elle est connue aussi sous le nom de ZUGFeRD 2.2, donné par nos voisins allemands.

Le Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques (FNFE-MPE) et son équivalent allemand, le FeRD, sont à l’origine de cette norme.

Cela signifie que les factures x possèdent l’ensemble des informations requises par cette norme avec un modèle qui contient plus de 165 champs de données, et de nombreux calculs et règles.

Il y a des chances que la facture-x soit étendue à tous les pays de l’Union Européenne.

Différents profils de la factur x : minimum, basic WL, etc. (sous format de tableau)

La factur x a plusieurs profils de données dans le but de correspondre aux différentes tailles d’entreprises (ils ont pensé à tout le monde 👥) :

• factur-x Minimum : cela correspond à une extraction de données d’en-tête et pied de factures par océrisation. C’est le minimum demandé par la plateforme Chorus Pro (n°, date, nom et SIRET du vendeur et de l’acheteur, montants HT, TVA et TTC, etc.)
• factur-x Basic WL (without lines) : ce sont les données d’en-tête et pied de factures qui sont souvent demandées et essentielles aux acheteurs pour leurs utilisations (adresses, modalités de paiement, coordonnées bancaires, etc.).
• factur-x Basic : c’est la même chose que le profil précédent Basic WL avec en plus les données essentielles de ligne de facture (article, prix unitaire, quantité, etc.).
• factur-x EN 16931 : ce sont toutes les données prévues au sein de la norme sémantique européenne EN16931 (description des articles, charges ou remises, contacts, etc.)
• factur-x Extended : cela correspond au profil précédent EN 16931, mais avec des processus commerciaux plus complexes

Le format de la factur-x est le plus universel. Il est simple à mettre en place pour l’ensemble des entreprises : une même entité peut permettre à la fois à ses clients de lire et archiver une facture Portable Document Format et à la fois pour les clients disposant d’un ERP d’automatiser l’intégration des données de la facture au sein du SI.

Les composants de la facture-x : PDF et XML

La Factur-X est un format hybride qui associe deux types de fichiers : un fichier PDF et un fichier XML. Cette combinaison unique permet d’assurer une lecture humaine facile tout en garantissant une exploitation automatisée des données par les systèmes de gestion et les logiciels. Regardons quel est le rôle de chaque composant.

Le rôle du fichier PDF dans une Factur-X

Le fichier PDF contenu dans une Factur-X est un document lisible par l’humain, qui permet à toutes les parties prenantes de consulter la facture sans outil spécifique. Il reprend les mentions légales obligatoires telles que :

• Le nom et les coordonnées de l’émetteur et du destinataire
• Le numéro de facture et sa date d’émission
• Les détails des produits et services fournis
• Les montants HT, TVA et TTC
• Les modalités de paiement et de règlement

Ce format garantit une accessibilité immédiate pour les entreprises et assure une continuité dans les habitudes des utilisateurs.

Le rôle du fichier XML dans une Factur-X

Le fichier XML intégré au PDF joue un rôle essentiel dans l’automatisation des processus de facturation. Il contient les mêmes informations que le PDF, mais sous une forme structurée et normalisée, ce qui permet une intégration automatique dans les systèmes comptables et les logiciels de facturation.

Grâce à sa structure normée selon la norme EN 16931, le fichier XML permet :

• Une lecture et un traitement automatique par les logiciels comptables et ERP
• Une réduction des erreurs grâce à des données standardisées et directement exploitables
• Un gain de temps considérable en supprimant la saisie manuelle
• Une meilleure traçabilité des échanges de factures, facilitant les contrôles fiscaux et la conformité réglementaire
• Une interopérabilité entre les entreprises européennes, favorisant les échanges transfrontaliers

Pourquoi un format hybride est-il un atout ?

L’association du PDF et du XML fait de la Factur-X un format universel, adapté à toutes les entreprises, qu’elles soient déjà digitalisées ou en transition vers la facturation électronique. Il permet une adoption de la dématérialisation tout en répondant aux exigences de la future réforme de la facturation électronique dès 2026 en France et en Europe.

Pourquoi mettre en place la factur x ?

L’adoption de la Factur-X est une étape clé et bientôt obligatoire pour les entreprises dans le but de se conformer aux nouvelles obligations fiscales et moderniser leur gestion de facturation.

Se conformer aux obligations légales et fiscales : 2026 – 2027

Avec l’arrivée de la facturation électronique obligatoire à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront émettre et recevoir des factures sous un format dématérialisé standardisé. Le format Factur-X fait partie des formats autorisés et recommandés par l’administration fiscale.

En adoptant Factur-X dès maintenant, vous anticipez les évolutions réglementaires et assurez la conformité de vos factures avec les normes européennes EN 16931, évitant ainsi les risques de non-conformité et de sanctions fiscales.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’obligation de facturation électronique, vous pouvez consulter notre livre blanc. 📖

Quelles sont les obligations de la facture x ?

L’obligation d’utiliser le format Factur-X s’inscrit dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, mise en place pour :

• Dématérialiser l’ensemble des transactions B2B en France
• Assurer une meilleure traçabilité des flux financiers
• Simplifier les échanges entre les entreprises et l’administration fiscale
• Lutter contre la fraude à la TVA grâce à un contrôle renforcé

Toutes les factures émises et reçues devront passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) puis le Portail Public de Facturation (PPF) jouera un rôle de concentrateur de données avant transmission aux autorités fiscales.

Calendrier d’adoption du format facture x

L’adoption du format Factur-X se fera progressivement selon la taille des entreprises et leur activité. Voici le calendrier officiel :

• 1er septembre 2026 :
  • Obligation de réception des factures électroniques pour toutes les entreprises
  • Obligation d’émission des factures électroniques pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
• 1er septembre 2027 :
  • Obligation d’émission pour les petites et moyennes entreprises (PME), les très petites entreprises entreprises (TPE) et micro- entreprises

L’adoption de la Factur-X dès maintenant permet aux entreprises d’anticiper cette transition et de se préparer efficacement aux nouvelles exigences.

Comment vont fonctionner les échanges de la facture x ?

Le processus d’échange des factures format Factur-X passera par :

1. Création de la facture dans un logiciel de facturation compatible
2. Transmission via un logiciel de dématérialisation et/ou une PDP pour validation et contrôle fiscal
3. Réception par le client dans un format structuré et interopérable
4. Archivage des factures selon les exigences légales

Quels sont les autres formats ?

Le format Factur-X fait partie des formats autorisés et recommandés par l’administration fiscale, aux côtés des formats XML UBL et XML CII.

• XML UBL (Universal Business Language) : un format structuré utilisé à l’échelle internationale, largement adopté pour les échanges commerciaux électroniques.
• XML CII (Cross Industry Invoice) : un format basé sur la norme UN/CEFACT, conçu pour garantir une interopérabilité maximale entre les entreprises et les administrations.

Automatiser et optimiser le processus de facturation

La Factur-X permet d’automatiser l’intégration et le traitement des factures grâce à son fichier XML structuré. Cette automatisation réduit considérablement :

• Les tâches administratives chronophages liées à la saisie manuelle
• Les erreurs humaines et les incohérences dans les factures
• Les délais de validation et de paiement, optimisant ainsi la trésorerie des entreprises

Grâce à cette standardisation, les logiciels comptables et ERP peuvent traiter les factures plus efficacement, facilitant ainsi l’intégration dans les flux financiers.

Sécuriser et fiabiliser les échanges de factures

L’émission et la réception de factures électroniques via Factur-X assurent une meilleure traçabilité des transactions. Ce format permet de :

• Sécuriser les données et garantir leur intégrité
• Limiter les fraudes et assurer l’authenticité des factures grâce à la signature électronique
• Faciliter les contrôles fiscaux en assurant une transparence totale des transactions

L’archivage électronique des factures Factur-X permet également de répondre aux obligations de conservation légale des documents tout en simplifiant l’accès aux historiques de facturation.

Améliorer la relation avec vos partenaires commerciaux

En adoptant un format standardisé et interopérable, elle facilite les échanges entre entreprises de différentes tailles et secteurs, que ce soit en France ou en Europe. Ce format permet :

• Une meilleure collaboration avec les fournisseurs et clients
• Une réduction des litiges liés aux erreurs de facturation
• Une accélération des délais de traitement et de paiement

Gagner du temps et réduire les coûts

L’automatisation du processus de facturation avec la Factur-X permet aux entreprises de réduire les coûts de gestion, notamment en supprimant :

• L’impression et l’envoi papier
• Le stockage physique des factures
• Les ressaisies manuelles et les erreurs associées

Anticiper l’avenir et accélérer la transition numérique

La mise en place de la Factur-X s’inscrit dans une démarche globale de transformation numérique. En anticipant cette transition, les entreprises prennent une longueur d’avance en modernisant leurs outils de gestion et en adoptant des solutions évolutives.

Comment créer une facture au format factur x ?

La création d’une factur x, repose sur l’utilisation d’un logiciel de facturation compatible, d’un logiciel de dématérialisation ou d’une plateforme de dématérialisation.  L’objectif est de générer un fichier PDF/A-3 intégrant un fichier XML structuré, conforme à la norme EN 16931.

Vous pouvez simplement éditer vos factures en PDF (avec toutes les mentions nécessaires comme la date d’émission, date de vente, descriptif des produits etc. ou les mentions métiers demandées par le client), puis les transmettre à un intermédiaire : logiciel de dématérialisation ou à une plateforme de dématérialisation pour obtenir le format PDF/A-3 requis.

Voici le processus :

• Saisie des informations de la facture (numéro, date, produits/services, montants HT, TVA, TTC, conditions de paiement, etc.).
• Génération automatique d’un fichier XML conforme aux exigences de Factur-X.
• Association du fichier XML avec un PDF/A-3, rendant la facture lisible par les humains et exploitable par les machines.
• Transmission de la facture au destinataire via un logiciel de dématérialisation / une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).

Est ce qu’un logiciel de dématérialisation gère les formats de facture x ?

La majorité des logiciels de dématérialisation prennent en charge le format Factur-X. Ces solutions permettent de générer, convertir et traiter automatiquement les factures dans ce format hybride combinant PDF et XML.

• Création et conversion : génération directe d’une facture Factur-X ou conversion d’un PDF classique en Factur-X.
• Automatisation du traitement : extraction et intégration des données structurées XML dans un système comptable ou ERP.
• Transmission conforme : envoi des factures via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
• Archivage sécurisé : stockage des factures avec respect des obligations légales de conservation.

Est ce que la PDP gère le format factur x ?

Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) immatriculées par l’État auront la capacité de gérer le format Factur-X.

• Réception et conversion : une PDP pourra recevoir des factures sous différents formats (PDF, XML UBL, XML CII) et les convertir en Factur-X si nécessaire.
• Vérification et conformité : elle s’assurera que la facture respecte la norme EN 16931 et les exigences fiscales avant transmission.
• Transmission sécurisée : la PDP enverra les données nécessaires au Portail Public de Facturation (PPF) et directement aux entreprises concernées.
• Archivage et reporting : elle conservera les factures et assurera la transmission des données fiscales à l’administration.

Est ce que la factur-x est compatible avec Chorus Pro ?

La Factur-X est totalement compatible avec Chorus Pro, plateforme officielle de facturation électronique dédiée aux transactions avec le secteur public en France.

• Transmission facilitée : les factures au format Factur-X peuvent être déposées directement sur Chorus Pro.
• Interopérabilité avec les systèmes publics : la structure XML de Factur-X respecte les exigences de Chorus Pro et permet une intégration fluide.
• Conformité réglementaire : en utilisant la Factur-X pour la facturation au secteur public, les entreprises s’assurent de respecter la réforme de la facturation électronique et les normes imposées par l’administration fiscale.

Convertir une facture PDF en Factur-X

Si votre système de facturation actuel ne supporte pas le format Factur-X, vous pouvez transformer vos factures PDF classiques en Factur-X à l’aide de solutions :

• Utilisation d’une plateforme de dématérialisation qui convertit un PDF en Factur-X en y intégrant les données XML.Ces logiciels de dématérialisation / GED assurent aussi la transmission aux PDP et pour certains sont eux mêmes des PDP.
• Passage par un système d’océrisation (OCR) si votre facture PDF n’est pas déjà structurée. Il peut extraire les informations et les convertir en format XML, qui sera ensuite intégré dans un fichier PDF/A-3.
• Recours au logiciel de facturation : les logiciels de facturation compatibles avec la Factur-X permettent de convertir un PDF existant en générant automatiquement les données XML à partir des informations de la facture.
• Passage par des outils de conversion spécialisés : Il existe des bibliothèques open source et des outils spécifiques en Python, PHP ou Java permettant de générer un fichier Factur-X en ajoutant les métadonnées XML au PDF.

Transmettre une facture Factur-X

Une fois votre facture générée, elle doit être transmise selon les exigences de la réforme de la facturation électronique :

• Via un Opérateur de Dématérialisation (OD), qui facilite l’échange de factures entre entreprises.
• Via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) immatriculée par l’État, qui assurera la transmission des factures aux clients et à l’administration fiscale.
• Via le Portail Public de Facturation (PPF), qui sert de centralisateur et transmet les données des factures aux autorités fiscales.

Vérifier la conformité des factures Factur-X

Avant l’envoi, il est essentiel de vérifier la conformité des factures générées. Certaines plateformes, comme FNFE-MPE, proposent des services permettant de valider la structure XML et s’assurer que la facture respecte les normes en vigueur.

Quels sont les avantages de la facture x ?

Adopter la Factur-X présente de nombreux avantages stratégiques pour les entreprises.

Un format universel et interopérable

• Accessibilité pour toutes les entreprises
• Compatibilité avec les normes européennes
• Possibilité d’ajouter des documents annexes

Automatisation et gain de temps

• Suppression des tâches manuelles
• Réduction des délais de traitement
• Diminution des coûts administratifs

Sécurité et conformité renforcées

• Réduction des erreurs et des litiges
• Traçabilité et archivage sécurisé
• Conformité avec la réforme de la facturation électronique

Un format pérenne et évolutif

• Basé sur un standard européen
• Intégration directe avec Chorus Pro
• Préparation à la transformation numérique

Pourquoi ne pas y avoir pensé plus tôt allez vous me dire ? C’est la solution parfaite !🤩

Quelles sont les limites de la facture x aujourd’hui ?

Le format Factur-X ne comprend pas les lignes articles actuellement (celles-ci sont prévues pour 2028).

Il ne permet donc pas d’intégrer plusieurs numéros de commande dans une facture. Si plusieurs commandes sont concernées, il est conseillé :

• Soit d’envoyer une facture par commande,
• Soit d’utiliser un format étendu permettant d’afficher le numéro de commande sur chaque ligne article.

Les conseils de Deltic pour vous préparer au format Factur-X

L’arrivée de la facturation électronique obligatoire en 2026 impose aux entreprises de se conformer aux nouveaux standards, dont la Factur-X. Mais attendre la dernière minute n’est pas une option ! Plus tôt vous vous préparez, mieux vous pourrez anticiper les changements.

Anticipez pour éviter les blocages

Se préparer à Factur-X dès maintenant permet d’éviter la précipitation lorsque la réforme entrera en vigueur. En mettant en place un outil adapté en amont, vous :

• Sécurisez vos flux de facturation et évitez toute interruption d’activité.
• Facilitez la transition pour vos équipes en leur offrant le temps de se former aux nouveaux process.
• Assurez votre conformité réglementaire bien avant les échéances imposées.

Ne vous limitez pas à la réforme : dématérialisez tout votre processus de facturation

L’obligation de passer à Factur-X est une opportunité pour digitaliser l’ensemble de votre processus de facturation et aller bien plus loin que la simple conformité. Avec un outil de dématérialisation :

• Automatiser la gestion de vos factures fournisseurs et clients, de l’émission à l’archivage.
• Centraliser toutes vos factures au sein d’une plateforme unique, évitant ainsi les pertes et les erreurs.
• Améliorer la traçabilité et la sécurisation des échanges avec un archivage légal et structuré.

Formez vos équipes pour une adoption fluide

Adopter Factur-X ne concerne pas uniquement votre service comptabilité : toutes les équipes impliquées doivent être préparées. Il est important de :

• Sensibiliser vos collaborateurs aux nouveaux formats et aux enjeux de la réforme.
• Mettre en place des formations pour maîtriser l’outil de facturation et ses fonctionnalités.
• Accompagner la transition pour que le passage à la facturation électronique se fasse sans friction.