Factur-X : nouveau format de facture électronique

Dans les prochaines années, nous allons de plus en plus entendre parler de la facturation électronique obligatoire ! Tenez-vous prêts, ça va devenir votre sujet favori à la machine à café ☕!

Avec l’obligation de l’e-invoicing dès 2026, initialement prévue en 2024, en tant qu’entreprise, vous devrez respecter certains formats de facturation📄. Fini les factures Excel, PNG ou simple PDF !​ Vous pensez que ça va changer toute votre organisation ? Pas d’inquiétude, les nouveaux formats sont là pour vous simplifier la vie !👌​

Un des formats qui sera le plus utilisé sera la factur x ! Sa caractéristique principale est d’être à la fois visible par l’humain et lisible par une “machine”.

On va voir ensemble qu’est-ce que la facture x, comment la créer, quels sont les avantages, et tous les autres points à connaître.⬇️

Qu’est ce que la factur x ?

La factur-x est un format de facture électronique. Cela correspond, comme son nom l’indique, à une facture qui est créée, émise, reçue électroniquement.

Dans le cadre de la future obligation de facturation électronique avec l’e-invoicing et l’e-reporting, vos factures et leurs données devront transiter par un portail public de facturation, avant d’être transmises à la direction générale des finances publiques.

Le PPF (on a d’ailleurs rédigé un article complet sur le sujet) ne pourra pas accepter n’importe quel type de format. Seuls 3 formats seront autorisés. On peut citer l’XML UBL, l’XML CII et la Factur-x. C’est ce dernier que nous allons étudier dans cet article !

A noter que si vous décidez de passer par une plateforme de dématérialisation partenaire, vous pourrez utiliser d’autres formats comme l’EDI ou encore Edifact. Vous êtes toujours avec nous ? 🤯​ On a pas l’habitude de vous laisser sans savoir, on prépare un article sur les plateformes de dématérialisation partenaires très bientôt 🕝.

Voici une petite image qui illustre les différents types de factures !

D’où vient la facture-x ?

La facture x, appelée également facture mixte ou encore hybride, est un standard franco-allemand de facture électronique mixte qui a été créé par la France et l’Allemagne en 2017.

C’est une implémentation de la norme sémantique européenne EN 16931 (mise en place par le Comité Européen de la Normalisation). Elle est connue aussi sous le nom de ZUGFeRD 2.2, donné par nos voisins allemands.

Le Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques et son équivalent allemand, le FeRD, sont à l’origine de cette norme.

Cela signifie que les factures x possèdent l’ensemble des informations requises par cette norme avec un modèle qui contient plus de 165 champs de données, et de nombreux calculs et règles.

Il y a des chances que la facture-x soit étendue à tous les pays de l’Union Européenne.

A quoi correspond la facture x ?

Comme son nom l’indique, c’est un format qui contient 2 caractéristiques de fichiers et qui lie un PDF (Portable Document Format) et des données structurées informatisées pour être lu et exploité par les utilisateurs et les logiciels. L’objectif est de faire le lien entre les personnes qui consultent les factures grâce au format PDF de la factur-x et les “machines” qui exploitent les données structurées XML pour un traitement automatisé. C’est donc une facture lisible (PDF) avec des informations utiles à l’exploitation de la facture (par exemple pour vérifier l’écart de rapprochement entre les commandes ou les réceptions) et des données de facture en fichier structuré pour l’intégration et l’automatisation au sein du système d’information (SI).

Le format de cette facture mixte est un PDF-A/3 composé de deux parties.
Il combine :

• une facture classique en PDF lisible et similaire à une facture en format papier utile au traitement humain.
• un fichier de données structurées XML attaché avec les détails de la facture et des informations comme le numéro, la date, les coordonnées et l’identité de l’acheteur et du fournisseur, les montants HT et TTC. Cette version détaillée est exploitable pour un traitement automatisé par une machine.

Quels sont les différents profils de la factur-x ?

La factur x a plusieurs profils de données dans le but de correspondre aux différentes tailles d’entreprises (ils ont pensé à tout le monde 👥​) :

• factur-x Minimum : cela correspond à une extraction de données d’en-tête et pied de factures par océrisation. C’est le minimum demandé par la plateforme Chorus Pro (n°, date, nom et SIRET du vendeur et de l’acheteur, montants HT, TVA et TTC, etc.)
• factur-x Basic WL (without lines) : ce sont les données d’en-tête et pied de factures qui sont souvent demandées et essentielles aux acheteurs pour leurs utilisations (adresses, modalités de paiement, coordonnées bancaires, etc.).
• factur-x Basic : c’est la même chose que le profil précédent Basic WL avec en plus les données essentielles de ligne de facture (article, prix unitaire, quantité, etc.).
• factur-x EN 16931 : ce sont toutes les données prévues au sein de la norme sémantique européenne EN16931 (description des articles, charges ou remises, contacts, etc.)
• factur-x Extended : cela correspond au profil précédent EN 16931, mais avec des processus commerciaux plus complexes

Le format de la factur-x est le plus universel. Il est simple à mettre en place pour l’ensemble des entreprises : une même entité peut permettre à la fois à ses clients de lire et archiver une facture Portable Document Format et à la fois pour les clients disposant d’un ERP d’automatiser l’intégration des données de la facture au sein du SI.

Quels sont les objectifs de la mise en place de la factur-x ?

Le principal objectif de la factur-x est de donner la possibilité aux émetteurs de créer des factures à valeur ajoutée bénéficiant d’un maximum d’informations. Le but est de laisser les récepteurs décider de la manière de les traiter selon leur degré de maturité. Vous pourrez utiliser soit les données par extraction, ou simplement le traitement du Portable Document Format de façon manuelle ou totalement automatisée.

Le but est également d’avoir des données accessibles et lisibles par les systèmes d’information et les solutions pour automatiser l’enregistrement comptable ou encore le reporting vers l’administration fiscale.

Si vous souhaitez en savoir plus sur l’obligation de facturation électronique, vous pouvez consulter notre livre blanc 📖​

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Quels sont les avantages de la factur-x ?

Avec un format uniformisé, les avantages de la facture x sont nombreux (je n’essaie pas de vous convaincre absolument, ce sont des faits réels​✅) :

• tous les fournisseurs et acheteurs de toutes les sociétés peuvent exploiter la facture x (le même fichier est envoyé à tout le monde) quel que soit leur niveau de maturité et de complexité : logiciels mis en place etc.
• possibilité de joindre à la facture x d’autres documents de suivi : bon de commande, bon de livraison, CGV etc.
• automatisation des tâches : plus de tâches manuelles de saisie ou de relecture
• gain de temps et d’argent en automatisant l’envoi et le traitement
• réduction du risque d’erreur et de litige
• davantage de sécurité : grâce à la fonctionnalité d’archivage incluse dans la solution, au mode SaaS, à l’architecture des SI
• conservation des avantages du format Portable Document Format dont les entreprises ont l’habitude
• standard basé sur une norme européenne qui deviendra de plus en plus populaire : peut devenir le format d’avenir
• possibilité de déposer les factures dans Chorus Pro sans sortir de l’environnement de facturation

Pourquoi ne pas y avoir pensé plus tôt allez vous me dire ? C’est la solution parfaite !🤩​

Comment créer une facture x ?

Pour créer une factur x, vous pouvez continuer d’utiliser votre système de facturation. Vous avez plusieurs possibilités pour convertir votre facture d’un PDF à une facture-x grâce à une plateforme de dématérialisation ou via la plateforme publique de facturation, PPF, de l’administration fiscale.

Vous pouvez simplement éditer vos factures en PDF (avec toutes les mentions nécessaires comme la date d’émission, date de vente, descriptif des produits etc. ou les mentions métiers demandées par le client), puis les transmettre à un intermédiaire ou à une plateforme de dématérialisation pour obtenir le format PDF/A-3 requis. En passant par une plateforme de dématérialisation, la facture et ses données seront envoyées au récepteur concerné et transmises au portail public de facturation.

• Si vous êtes capables de les transmettre sous forme de données structurées, celles-ci sont traduites vers le format factur-x.
• Si vous n’avez pas la possibilité de les transmettre en format structuré, vos factures PDF sont traduites par un système d’océrisation (OCR) au format facture x. Ce système-là nécessite une ressaisie manuelle de quelques champs qui pourraient ne pas être lus.

Vous pouvez également passer directement par le portail public de facturation. Dans ce cas, vous pouvez télécharger vos factures PDF une à une et le portail générera une factur-x. Cette solution implique des actions manuelles comme la ressaisie de plusieurs champs.

Pour finir, la factur-x fait partie des formats que vous devrez recevoir et traiter. Avec la future obligation de facturation électronique, elle devrait rapidement devenir incontournable. Utilisable à la fois par l’humain et les logiciels, le format facture x présente de nombreux avantages !

Restez en ligne, d’autres articles sur les autres formats vont bientôt voir leur apparition ! Et si vous avez la moindre question sur la dématérialisation d’une facture et ses obligations légales, on se fera un plaisir de vous répondre ! 🙂