Focus sur la norme Edifact pour la facturation électronique obligatoire

Nous l’avions déjà évoqué : avec l’obligation de facturation électronique, plusieurs formats et normes de factures devront être respectés !

On avait dans un précédent article déjà étudié la facturation électronique avec le format de la factur-x !

Aujourd’hui, on va se concentrer sur la norme Edifact.

Prenez-vous un gros café car il va falloir vous familiariser avec ce sujet un peu technique ! ☕

Qu’est ce que la norme EDI ?

Avant de définir ce qu’est l’Edifact, nous allons contextualiser un peu le sujet en détaillant l’échange de données informatisé.

Dans le but d’échanger des documents commerciaux électroniques avec vos différents partenaires, il faut utiliser la norme EDI (échange de données informatisé). L’EDI est un terme générique qui décrit l’échange électronique de données commerciales entre entreprises.

C’est l’automatisation des échanges de documents (qui peut être une facture par exemple) avec des normes qui garantissent la véracité des flux échangés. Cela permet à deux établissements de parler le même langage et d’échanger des données sous un format structuré.

L’utilisation de ces données standardisées garantit l’interopérabilité des systèmes d’informations. L’objectif est que les données contenues dans les documents soient formatées pour que tous les systèmes puissent les comprendre.

Les échanges sont dématérialisés, automatisés et donc par conséquent plus rapides.

Au sein de la norme EDI, plusieurs types et normes peuvent être utilisés comme l’Edifact.

Qu’est ce que l’Edifact ?

Edifact (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport), lui, est un ensemble de normes et de formats spécifiques pour l’EDI, utilisées notamment dans le commerce international. Edifact est un type d’EDI. Ce langage est aussi utilisé dans la facturation en Union européenne.

C’est est un des formats les plus populaires et les plus utilisés, notamment en Europe dans les échanges de transactions et de documents commerciaux électroniques entre entreprises, notamment pour les échanges internationaux. 📑

Edifact regroupe un ensemble de normes et de formats de communication standardisés pour échanger électroniquement des données commerciales. C’est un langage qui permet à différents systèmes informatiques (indépendamment du système utilisé) de communiquer entre eux de façon standardisée, fiable et efficace. La norme combine plusieurs règles syntaxiques, un protocole d’échange interactif ainsi qu’une gamme de messages standards pour les échanges.

Les normes Edifact possèdent des spécificités sur la structure des messages, les codes de pays, les codes de devise, les codes d’unité de mesure, les données requises pour les transactions commerciales, etc. Le format est utilisé dans de nombreux domaines : la facturation, les commandes, les livraisons, les paiements, etc.

Cela permet aux organisations d’automatiser et de faciliter leurs processus d’échange.

Ces échanges peuvent être liés par exemple aux documents électroniques comme la dématérialisation d’une facture. 🤗

Mis en place par l’ONU, cette norme est utilisée par plus de 20 000 entreprises dans le monde. C’est un format international utilisé dans de nombreux pays. Il est idéal pour les transactions entre plusieurs industries et pays.

Depuis son introduction en France en 1991, l’Edifact est donc un moyen précieux pour les entreprises d’échanger des informations commerciales et industrielles.

Quels sont les exemples de messages Edifact ?

Edifact est composé de plus de 200 messages. Voici quelques exemples :

• DELFOR – Delivery schedule
• DELJIT – Delivery Just In Time
• DESADV – Despatch Advice
• INVOIC – Invoice – Facture
• INVRPT – Inventory Report
• ORDERS – Order
• ORDCHG – Order Change – Modification de commande
• ORDRSP – Order response
• APERAK – Accusé de réception d’application
• HANMOV – Ordre de prestation logistique
• IFCSUM – Ordre de transport multiple
• IFTSTA – Transport Status Message

Tout ça a l’air compliqué, mais c’est transparent pour vous. C’est juste pour que vous puissiez comprendre comment cela se passe concrètement 😉 .

Concrètement, comment générer un format Edifact ?

Il existe plusieurs façons de générer un Edifact en utilisant :

• un logiciel dédié : ils peuvent automatiser le processus de génération de messages Edifact à partir de données existantes.
• des API ou des bibliothèques de développement : les développeurs peuvent utiliser des API ou des bibliothèques pour générer des formats Edifact à partir de leur propre code. Cela nécessite des connaissances en développement et en programmation.
• un service en ligne : Il existe également des services en ligne qui permettent de générer des formats Edifact à partir de données existantes. Ils sont souvent faciles à utiliser et peuvent être une option pratique pour les petites entreprises.

Quel est le lien entre la norme Edifact et la facturation électronique obligatoire ?

Vous vous demandez alors sûrement : quel est son lien avec la facturation électronique ? 🤔

Rappelons le, la mise en place de la facturation électronique sera obligatoire pour toutes les entreprises à partir de 2024. Une mise en place progressive est prévue : 2024 pour les grandes entreprises, 2025 pour les ETI et 2026 pour les TPE/PME. Cette loi permet principalement de lutter contre la fraude à la TVA. Si vous vous demandez qu’est-ce que l’e-invoicing, vous pouvez consulter notre article sur le sujet 🥰 .

Pour la facture électronique, le format Edifact correspond à un ensemble de normes et spécifications qui définissent la structure et le contenu des factures électroniques pour les échanges commerciaux. Ce format vous permet d’envoyer et de recevoir des factures électroniques de façon standardisée et avec des données compréhensibles et utilisables par l’ensemble des parties. Les normes Edifact pour la facture électronique incluent des spécifications sur les données requises, les codes de pays, les codes de devise, les codes d’unité de mesure, etc.

Dans quel cas est-il utilisé ?

La facture au format Edifact est utilisée principalement dans les échanges commerciaux internationaux entre entreprises de différents pays. Il est notamment utilisé pour les transactions complexes ou les échanges réguliers entre les entreprises.

Pour la facture, Edifact est souvent utilisé par les gouvernements, les douanes et les organismes de réglementation pour garantir la conformité aux exigences réglementaires internationales en matière de facturation.

Il est particulièrement adapté aux échanges commerciaux internationaux complexes, car il fournit une structure standardisée pour les données de facture, et gère les différences linguistiques, monétaires et réglementaires entre les pays. Cela facilite leur traitement automatisé par les systèmes informatiques des entreprises impliquées.

Le format Edifact pour les factures électroniques n’est pas limité qu’aux échanges internationaux. Il peut être utilisé pour les échanges de factures électroniques entre sociétés de toutes tailles et industries où qu’elles se trouvent sur le territoire.

Comment cela fonctionne ?

L’Edifact est très efficace car il permet de bénéficier d’une gestion efficace des processus liés aux factures électroniques.

Prenons le cas concret d’une facture électronique : selon la norme Edifact, un message EDI INVOIC est envoyé pour demander le paiement de biens ou services selon les conditions acceptées entre les 2 parties. Ce message possède les mêmes informations que la facture papier.

En d’autres termes, le langage traduit ce qui pourrait se passer physiquement avec une facture papier.

Cela automatise les échanges de factures comme les actions suivantes :

• Extraire les données automatiques du logiciel de facturation de l’émetteur
• Traduire aux normes légales pour avoir des flux conformes et compréhensibles par chaque partie
• Envoyer et déposer automatiquement les données du récepteur

Un autre exemple : pour le cas d’une commande avec paiement grâce à l’Edifact :

• vous recevez un bon de commande -> envoi ORDERS
• vous confirmez réception -> réception via message ORDRSP
• vous envoyez les détails d’expédition et la facture -> DESADV et INVOIC
• votre client confirme réception -> CONTROL
• et vous recevez le paiement -> REMADV

Edifact est très utile dans la mise en place de la facturation électronique 🥳, il permet de :

• Éviter de nombreuses erreurs lors des processus de facturation
• Réduire le temps de production, frais de gestion des factures électroniques
• Faciliter les échanges avec les clients
• Avoir un format reconnu et utilisé par les autorités
• Posséder une très bonne traçabilité

Est ce qu’un logiciel de dématérialisation génère le format Edifact ?

Des logiciels de dématérialisation peuvent générer des formats Edifact pour les factures électroniques. Ces logiciels peuvent prendre en charge plusieurs formats de factures électroniques, y compris Edifact. Ils peuvent générer automatiquement des messages Edifact conformes aux normes à partir de données de facture existantes. Les utilisateurs peuvent aussi configurer le logiciel pour qu’il génère des messages Edifact en fonction de leurs besoins.

Pour conclure, la norme Edifact est utilisée pour assurer les échanges entre fournisseurs et clients.
Cela garantit une meilleure sécurisation des données, une plus grande efficacité.

Mettre en place un format Edifact permet de répondre aux exigences légales en matière de facturation électronique. La génération de formats Edifact pour les factures électroniques peut être une fonctionnalité intégrée aux logiciels de dématérialisation, ce qui peut faciliter le processus pour les entreprises.☺️

Si ces sujets vous intéressent, nous serons ravis d’échanger avec vous 😍 !