Comment est structuré un document EDI ?

Que contient un fichier EDI ?

L’EDI, ou échange de données informatisé, permet la communication de documents dans un format standard entre deux entités. Il s’agit d’un format électronique qui se substitue aux documents papier et qui simplifie l’organisation du service, notamment en étant d’une grande aide pour l’archivage des facturées dématérialisées. L’automatisation des transactions est facteur de gain de temps tout en limitant le risque d’erreurs. Actuellement, de nombreux secteurs d’activité utilisent d’EDI pour partager une multitude de documents : demandes de devis, bons de commande, factures, demandes de prêts, déclarations fiscales, etc. Comment se prépare l’envoi d’un document EDI et comment est-il structuré ?

Les trois étapes préalables à l’envoi de documents EDI

1. Préparer les documents
2. Traduire les documents au format EDI
3. Transmettre les documents EDI au destinataire

La phase de préparation des documents

Il s’agit en premier lieu de recueillir et d’organiser les données. À titre d’exemple, là, où auparavant on imprimait un bon de commande, le système informatique de l’expéditeur crée un fichier électronique. Ce dernier comporte les informations qui vont permettre la création d’un document EDI. Il existe plusieurs sources de données et de méthodes pour générer les documents électroniques :

• Saisie de données par un agent opérationnel via un ordinateur ;
• Exportation de données informatiques (bases de données ou feuilles de calcul) ;
• Amélioration des applications utilisées pour créer de façon automatique des fichiers de sortie traduisibles dans une norme EDI ;
• Investissement dans des logiciels possédant des interfaces intégrées qui permettent de créer des fichiers EDI.

La traduction au format EDI des documents

Les données électroniques peuvent être transférées vers un logiciel de traduction. Il s’agit de convertir le format interne des données de l’entreprise au format EDI standard. On trouve sur le marché des logiciels de traduction EDI qui peuvent être gérés et mis à jour en interne. Il existe de nombreux logiciels de traduction adaptés à la plupart des environnements informatiques et à tous les budgets. Il suffit de choisir un logiciel qui sera à même de traiter la volumétrie de vos transactions et donc d’optimiser le flux EDI.

Des prestataires EDI proposent également ce type de service. Les données de l’entreprise leur sont adressées pour être traduites dans un format EDI.

La transmission des documents EDI au destinataire

Sitôt la traduction des documents au format EDI approprié réalisée, ces derniers peuvent être transmis au partenaire. Il convient dès lors de déterminer le moyen de connexion pour réaliser la transmission. Il en existe plusieurs, en particulier :

• La connexion directe via le protocole AS2 ou un autre protocole internet.
• Le recours à un fournisseur de réseau EDI (ou « fournisseur de réseau VAN »). Ce fournisseur de réseau va se connecter au système informatique du destinataire en utilisant le protocole de communication de ce dernier.
• L’utilisation des deux options selon le partenaire et le volume de transactions à échanger.

Zoom sur les éléments techniques d’un fichier EDI

Les principes

Un fichier EDI comporte des données, des segments et des enveloppes formatés selon les règles d’une norme EDI existante.

Lors de la création d’un fichier EDI, il est nécessaire de respecter exactement les règles de formatage de la norme utilisée. Ces dernières établissent notamment à quel endroit et sous quelle forme une information sera positionnée dans le document. Par exemple, en cas d’envoi d’un bon de commande, le traducteur EDI du destinataire qui va recevoir le document saura instantanément où se trouvent le nom du client, le numéro du bon de commande, les produits commandés, leur prix unitaire, etc.

Par la suite, ces informations seront communiquées au système informatique de traitement des commandes du fournisseur dans le format interne adéquat sans que la commande fasse l’objet d’une quelconque saisie manuelle.

Les normes EDI ont été élaborées de façon à répondre aux besoins de chaque domaine d’activité. Il existe notamment :

• La norme EDIFACT, très usitée en Europe, qui est notamment utilisée pour l’échange de documents commerciaux dans des secteurs comme l’industrie ou le retail.
• Le standard ANSI qui est principalement employé aux États-Unis et au Canada.
• La norme XML qui permet la traduction de messages EDI vers un format XML.

Par ailleurs, les documents transmis par EDI sont appelés « jeux de transaction » ou « messages » composés d’« éléments de données », de « segments » et d’ « enveloppes ».

Les éléments de données

Il s’agit des informations individuelles portées dans le document. Par exemple, pour de nombreux documents commerciaux les éléments de données seront le pays, la ville, la quantité, la référence et le prix.

Tout élément de données dans un jeu de transaction a une définition dans la norme EDI. Ainsi les éléments de données sont définis par :

• Le type de données : date, heure, numérique ou alphanumérique.
• La longueur (avec un minimum et un maximum).
• Les valeurs de codes à respecter pour des types de données spécifiques : par exemple, il convient d’utiliser un code monnaie dans le champ « coût unitaire ».

Les segments

Il s’agit de groupes d’éléments de données similaires. Par exemple, sur un bon de commande papier il existe plusieurs sections : coordonnées du client, date et numéro de commande, détails du prix…

Dans un document EDI, les sections sont décrites par des segments spécifiques. À titre d’illustration, les segments décrivant un bon de commande selon la norme EDIFACT commencent par un code de 3 lettres : BGM pour bon de commande, DTM pour la date et l’heure, LIN pour les spécifications de l’article, etc. La norme prévoit aussi un séparateur d’éléments de données (un « + ») et une terminaison (une apostrophe).

Les segments sont regroupés dans des « enveloppes ».

Les enveloppes EDI

Trois enveloppes sont utilisées lors de la transmission d’un document EDI : l’enveloppe du message, celle du groupe et celle d’interchange :

• Les jeux de transaction auront chacun leur enveloppe ;
• Les groupes de jeux de transaction seront placés dans des enveloppes de groupe (opération facultative dans la norme EDIFACT) ;
• Toutes les enveloppes de groupe adressées à un destinataire par un expéditeur seront rassemblées dans une enveloppe d’interchange.

Une enveloppe comporte deux segments indiquant le début et la fin de la section. Ainsi, dans la norme EDIFACT, les segments UNH et UNT correspondent à l’enveloppe du jeu de transaction, les segments UNG et UNE à une enveloppe de groupe, les segments UNA/UNB et UNZ à une enveloppe d’interchange. Pour chaque enveloppe, un « S » correspond au début (start) et un « E » à la fin (end).

Les différentes étapes de la constitution d’un document EDI traduisent la nécessité d’échanger avec ses partenaires avant de commencer un projet EDI. Il faudra notamment définir les types de messages qui seront échangés (commandes, avis de livraison, factures, etc.), leur format et leur contenu. Le but ultime étant de réussir l’intégration EDI à votre ERP.