Quel est le lien entre les ERP et les EDI ?

Dans un univers concurrentiel, les entreprises doivent être en mesure de réagir rapidement pour se positionner favorablement vis-à-vis des autres acteurs du marché. En particulier, ceci implique d’être en mesure face à la demande d’un client, de communiquer le plus rapidement possible avec les fournisseurs et les sous-traitants. L’EDI, ou échange de données informatisé, joue un rôle primordial dans ce processus par la numérisation des transactions entre les parties prenantes. Son intégration à l’ERP (progiciel de gestion intégrée) donne des avantages de compétitivité et d’efficacité à l’entreprise.

La définition d’un ERP et d’un EDI

L’ERP

Un logiciel ERP est un outil de gestion permettant la centralisation et la gestion de l’ensemble des informations et des actions d’une entreprise. Par exemple, un logiciel ERP dans le commerce offre l’avantage de gérer les stocks, de comptabiliser les encaissements, réaliser le suivi de la production, assurer la centralisation des données CRM, etc. En bref, la solution permet de réunir en seul outil tous les processus opérationnels de l’entité et ses différents services.

Le déploiement d’un ERP rend l’entreprise plus transparente et efficace dans ses processus d’une chaîne de production : approvisionnement, achats, fabrication, gestion des stocks et ventes. Un ERP favorise également le contrôle des coûts de gestion de la relation avec les clients. Il peut être hébergé sur le site de l’entreprise ou dans le cloud (modèle Saas).

L’ERP offre en outre l’avantage de dématérialiser les documents : devis, factures, PV de contrôle, etc. Les informations sont accessibles, stockées, hiérarchisées et triées par une fonction de gestion électronique de documents (GED). Bien choisir son ERP permettra de rendre l’entreprise plus efficace et transparente dans son acitivté.

L’EDI, un levier des échanges

Il s’agit d’un dispositif d’échanges de documents communicant en temps réel d’un ordinateur à un autre. L’objectif est notamment de remplacer les modes d’échanges traditionnels (courriers postaux, email, fax). Ce dispositif rend le traitement de l’information d’une entreprise plus efficace. C’est une très bonne option pour réduire les risques d’erreur et gagner du temps.

Les entreprises, en particulier les PMI, sont caractérisées par un écosystème dense entre les donneurs d’ordre et les sous-traitants. Elles peuvent tour à tour remplir ces rôles simultanément en fonction de leur position dans le processus de travail. Il existe par conséquent une quantité substantielle de flux transactionnels parallèles générant une activité en elle-même.

L’EDI permet donc de connecter le système d’information des donneurs d’ordre et de leurs sous-traitants. Cela entraine la coordination rapide et fiable de la production de chaque acteur.

L’EDI fonctionne grâce à des formats normalisés d’information. Ce dispositif offre donc l’opportunité aux parties prenantes de rendre les informations compatibles grâce aux protocoles structurés, y compris dans des entreprises différentes. Par exemple, le flux EDI permet l’enregistrement immédiat d’une commande reçue, l’émission d’une autre commande à destination du fournisseur, ce qui permet de répondre rapidement à la demande du client. Ce processus donne une fluidité notable à toute la chaîne d’approvisionnement.

Par ailleurs, la GED collecte les informations, enregistre les modifications (plan d’une pièce, statut, composants…) et les restitue à des fins de conformité.

Les différences entre ERP et EDI

Les deux termes ne doivent pas être opposés même si les outils peuvent fonctionner l’un sans l’autre. L’ERP est un logiciel permettant de regrouper les informations et les process. L’EDI est un système à même de transmettre des documents via un format standardisé.

Les liens entre EDI et ERP : des solutions complémentaires pour traiter et transférer les données

L’ERP, une solution d’EDI

L’ERP est donc la meilleure solution de communication qui rassemble les flux numériques et les informations issues des transactions. Les données relatives aux échanges sous-traitants / fournisseurs passent nécessairement par l’ERP qui va les répercuter sur la chaîne de fabrication.

Dès lors, l’EDI fait partie du champ fonctionnel de l’ERP pour traiter les données des fichiers reçus d’autres entreprises. Autrement dit, l’ERP est également une solution d’EDI. L’ERP comptable joue un rôle en amont d’une commande, mais aussi en aval, assure la gestion des informations entrantes et sortantes échangées avec les partenaires de l’entreprise. Toutefois, contrairement à l’EDI, l’ERP dispose de capacités d’analyse et de calcul dans le traitement des données.

Avantages de combiner les fonctionnalités EDI, GED et ERP

En premier lieu, par la suppression de saisies manuelles, l’EDI et l’ERP permettent de libérer les équipes comptables qui pourront dès lors se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Accélérateur de flux de données comme par exemple le flux documentaires des transporteurs, qui permettra ainsi de réduire significativement leur temps de traitement.

De plus, le dispositif d’échange présente des garanties de fiabilité et de sécurité des données assurée par les éditeurs d’ERP avec EDI.

L’EDI intégré à l’ERP est un dispositif remplaçant les éditions papier par la dématérialisation (objectif « zéro papier »). Il en résulte des économies de frais de fonctionnement compatibles avec la démarche de réduction de l’empreinte environnementale de la structure.

En ce qui concerne la GED, l’ERP assure la dématérialisation, le stockage et la traçabilité des informations majeures relatives à la production : procédures d’un processus de production, documents indicés en rapport avec les exigences qualité, PV de contrôles, etc.

Une solution ERP/EDI assure un avantage concurrentiel

Cet avantage concerne plusieurs départements de l’entreprise et de ses partenaires :

• Les services internes. Le progiciel ERP assure la création d’une base de données centrale au sein de l’entreprise. Cette dernière est utilisée par l’EDI pour fournir les informations nécessaires aux clients et fournisseurs. Cette opération est réalisée sans saisie informatique, ce qui réduit le risque d’erreur.
• Les clients souhaitent en général des délais de livraison réduits. L’EDI permet de diminuer les coûts de communication et les délais de livraison.
• Les fournisseurs sont soumis à des exigences de plus en plus grandes de la part des fabricants en termes de délai de livraison. Le transfert fluide des informations permis
• par l’EDI assure une communication plus efficace.

Par exemple, un client effectue une commande à un producteur. L’ERP enregistre cette demande en temps réel puis transmet sans intervention humaine les données aux services production et achat. L’EDI transmet cette commande au point de vente, mais aussi automatiquement au fournisseur. Ces opérations permettent au fournisseur de présenter rapidement le matériel commandé au producteur.

Ainsi, l’ERP et l’EDI sont des solutions complémentaires qui assurent un avantage concurrentiel aux entreprises. Le dispositif est notamment exploité dans les secteurs où la livraison des produits doit être rapide et fiable comme l’industrie automobile et le commerce par exemple.