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Les 5 critères principaux pour choisir son ERP

05 août 2022 | Dématérialisation / GED

Par Arnaud Delastre
Associé et chef de projets clients
Schéma qui montre quel ERP choisir

Le choix d’un ERP (Enterprise Resource Planning) revêt une grande importance. En effet, ce programme de gestion intégré (PGI) sera l’un des principaux moyens d’unité entre les divers secteurs de l’entreprise. Déployer un ERP vise généralement à rendre l’entreprise plus efficace et transparente dans les différents processus d’une chaîne de production. Par ailleurs l’intégration d’un EDI à un ERP sont des très bonnes solutions qui peuvent être complémentaires dans votre entreprise.

Cela comprend en particulier : l’approvisionnement, les achats, la fabrication, la gestion des stocks et la vente. Sont aussi concernés le contrôle des coûts et la gestion de la relation client par exemple. Comme tout logiciel comptable, le choix de l’ERP doit donc être réfléchi. Voici les principaux critères à retenir afin de bien choisir votre ERP.

Comment choisir un ERP pour votre entreprise ?

1, 2, 3, ce ne sera pas toi ! Vous vous demandez dans quel logiciel ERP investir pour votre entreprise ? Ce n’est pas forcément évident de choisir une solution SaaS. Mais Il existe une méthode un peu moins aléatoire pour trouver l’outil qui vous fera gagner du temps et de l’argent : l’analyse de marché ! C’est parti, apprêtez-vous à : auditer, comparer, tester, vous projeter dans le futur de l’entreprise (on se permet de préciser juste au cas où 😉)…

Les 5 critères principaux pour choisir un ERP sont les suivants :

• Les fonctionnalités : gestion de production, gestion commerciale, gestion de comptabilité, gestion des stocks…

• Le type d’entreprise : TPE, PME, groupe international

• Le métier : l’ERP Deltic est adapté aux métiers du transport, BTP, négoce, conseil-service, industrie-fabricant

• Le ROI (Retour sur Investissement)

Pour définir le progiciel de gestion intégré (PGI) adapté à votre entreprise, il faudra :

• Réaliser un bilan de la situation actuelle et définir les attentes de l’entreprise ;

• La détermination du type d’organisation de l’entreprise ;

• Calculer le coût de l’ERP et son ROI sur le long terme ;

• Tenir compte de l’avis les utilisateurs et vous assurer de l’assistance du revendeur ;

• Choisir un bon hébergeur

1. Réaliser un bilan de la situation actuelle et définir les attentes de l’entreprise

Au cours de cette étape, qui peut prendre la forme d’un audit stratégique et organisationnel, il s’agit de mettre en évidence les fonctions essentielles de l’entreprise et ses besoins réels. Au cours de cette première phase du projet, il conviendra de répondre aux questions suivantes :

• Le système actuel connaît-il des failles ? (soyez objectif)

• Ces lacunes ont-elles des conséquences négatives sur vos ventes ?

• Quelles sont les grandes orientations stratégiques de l’entreprise dans les dix années qui viennent ?

• Quels sont les aspects du système d’information actuel qui fonctionnent bien pour éviter un retour en arrière avec la mise en place d’un nouvel ERP ?

Le sens de « travail équipe » n’aura jamais aussi bien porté son nom… car ce travail d’audit entraîne la consultation des acteurs de la chaîne, de l’équipe dirigeante aux travailleurs opérationnels. Il ne peut que vous être conseillé de travailler à partir de questionnaires et de réunir des groupes de travail.

Les constats risquent de « partir dans tous les sens », c’est pourquoi il est essentiel de hiérarchiser les priorités. Cela vous permettra de chercher un ERP qui répondra aux besoins les plus importants.

2. La détermination du type d’organisation de l’entreprise

La personnalité organisationnelle de l’entreprise est-elle d’avant-garde avec une appétence pour les nouvelles technologies ? Avez-vous des projets à l’international ? Est-elle plutôt conservatrice ? Quelles sont la taille des équipes et l’ancienneté des membres du personnel ?

Ces constats vous amèneront à choisir l’ERP qui sera le mieux adapté à votre culture d’entreprise.

Une PME qui se développe autour de la comptabilité n’aura pas les mêmes exigences qu’une entreprise qui cherche à rendre un meilleur service à sa clientèle. Cette dernière aura pour principale caractéristique de conquérir de nouveaux marchés.

Par ailleurs, votre activité peut avoir des caractéristiques particulières. Il convient d’avoir l’assurance que l’ERP est en mesure de s’y adapter. Pour ce faire, pensez à deux astuces :

• Organisez une simulation d’un cycle d’affaires avec l’aide du revendeur du logiciel ;

• N’hésitez pas à faire du benchmarking avec d’autres entreprises similaires qui utilisent cet outil.

De plus, l’ERP doit être en mesure de communiquer avec vos autres outils : CRM, système de paye, etc. L’idée est d’éviter les doubles saisies et les erreurs inhérentes à ce type de contraintes. C’est aussi un élément important de l’acceptabilité du nouvel ERP par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

3. La question du coût de l’ERP et de son ROI sur le long terme

La question de la durée d’amortissement d’un ERP se pose également. Un ERP se conserve en moyenne de 8 à 10 ans. Une projection sur le long terme est toujours difficile à faire, mais reste néanmoins indispensable.

Cela revient donc à s’interroger sur son coût total sur la longue durée en prenant notamment en compte le coût d’implantation, d’acquisition, de formation et de mise à jour. Ceci est à mettre en parallèle avec les économies d’opération réalisées par le nouveau PGI et son impact sur la progression de vos ventes.

4. Les questions de l’appropriation du nouveau PGI par les utilisateurs, du soutien et de l’assistance du revendeur

Lors de la phase d’évaluation de la culture d’entreprise, il vous sera possible d’apprécier l’appétence du personnel pour les changements technologiques ou à l’inverse ses réticences. Cela nécessite dans les deux cas une force de conviction en apportant les preuves des avantages d’un nouvel ERP.

Le volet conduite du changement est ainsi essentiel et nécessitera beaucoup de temps et de formation. La capacité du revendeur de l’ERP à vous accompagner dans cette étape est un critère important du choix que vous avez à faire.

Le point est aussi de savoir si l’ERP est en capacité de s’adapter à court et à moyen terme au développement de l’entreprise. Un ERP doit en effet être en mesure de supporter les différentes étapes de la vie d’une entreprise : nouvelle phase de développement, nouveau produit, perte de clientèle, etc. Pensez donc aux fonctionnalités que vous utilisez aujourd’hui et à celles dont vous pourriez avoir besoin dans quelques années.

On pourra aussi légitimement se poser la question du développement de la solution : est-elle assurée par un seul programmeur ou existe-t-il une équipe polyvalente ? Le revendeur est-il en mesure de répondre aux questions durant les heures ouvrables ? Avez-vous un bon contact avec lui, car votre engagement est sur long terme ?

5. Le choix de l’hébergement du PGI : le Cloud ou votre réseau ?

La réponse à cette question revient à définir les besoins de l’entreprise.

Si vous faites le choix de l’hébergement sur votre réseau, il convient de s’assurer des capacités de vos infrastructures. Pour vous aider dans cette évaluation, n’hésitez pas à demander au revendeur les prérequis techniques de la solution.

Si vous avez opté pour le Cloud, le fournisseur sera chargé d’en assurer l’entretien, la sauvegarde des données et les mises à jour. Il faut à ce stade une assurance sur le lieu où se trouvent les serveurs pour être sûr de leur sécurité. (On en profite pour faire un poke à OVH).

Si d’autres services de l’entreprise sont déjà sur le Cloud, votre CRM par exemple, il est nécessaire d’avoir l’assurance d’être en mesure d’exporter ou d’importer les transactions. L’idée est de pouvoir gérer l’ensemble de vos données avec vos programmes et vos outils.

D’autres points importants sur le Cloud doivent être abordés :

• Le coût relatif à l’ajout d’utilisateurs supplémentaires ;

• Le coût d’une augmentation de l’espace et des services ;

• Le cryptage des données.

Choisir un ERP pour votre entreprise demande donc de la préparation, une vision claire sur la stratégie à moyen et long terme de l’entreprise, un travail d’équipe impliquant toutes les strates du personnel et un budget adapté. Mais une fois le bon outil intégré dans vos process de travail, le gain de temps, la diminution du taux d’erreur et la réduction des coûts sera rapidement visible.

Juste pour info, le logiciel Deltic est conçu pour :

• La dématérialisation de factures clients et fournisseurs ;

• La dématérialisation RH dont les fiches de paie ;

• L’archivage de factures ;

• Le workflow des factures fournisseur ;

• Le workflow de la gestion documentaire.

Mais c’est génial !… Forcément, c’est Deltic.

Arnaud Delastre
Par Arnaud DelastreAssocié et chef de projets clients

Associé et chef de projets clients depuis plusieurs années au sein de Deltic, j’accompagne les clients dans leur projet de dématérialisation. De la configuration, à la personnalisation, à l’installation de votre outil GED, au suivi et à l'évolution de votre projet, nous mettons un point d'honneur à vous satisfaire et vous faire vivre la meilleure expérience client. Les logiciels de dématérialisation et de GED n'ont plus aucun secret pour moi.

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