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Comment choisir une solution SaaS ?

Jeune DAF content car il a choisi une solution SaaS

Le SaaS (Software as a Service ou logiciel en tant que service) permet d’héberger sur le Cloud vos applications. Terminé donc de tout stocker sur vos serveurs internes, au risque de perdre des informations. Toutefois, choisir une solution SaaS n’est pas un simple changement d’hébergement, c’est bien plus que ça. Vous hésitez à franchir le pas ? Voici quelques clés pour vous aider à faire un choix parmi les nombreux fournisseurs qui proposent ce type de services.

Choisir une solution SaaS adaptée aux besoins de votre entreprise

Besoin d’une solution SaaS pour votre entreprise ? Vous allez faire votre choix selon le service à équiper, les fonctionnalités nécessaires pour vos tâches et évidemment votre budget. Certaines solutions SaaS sont plutôt généralistes et couvrent un ensemble de domaines (comptabilité, gestion des achats et des stocks…), d’autres, comme les logiciels Deltic sont plus spécifiques à un besoin précis : dématérialisation RH, dématérialisation des factures fournisseurs, archivage des factures…

De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?

Comment choisir les fonctionnalités de votre future solution SaaS ? L’important est de lister l’ensemble des actions que vous souhaitez réaliser grâce à ce logiciel. Vous serez ainsi en mesure de comparer différentes solutions SaaS entre elles. Certaines ne proposent pas des fonctionnalités importantes pour votre activité ? Désolé, ça ne va pas le faire !

Par exemple, dans votre approche de la relation client de quelles informations avez-vous besoin ? Certains SaaS peuvent vous aider à tirer de meilleures informations de vos funnels de conversion. En effet, les questions du tracking du parcours client et de la gestion de la relation client (CRM) sont des besoins courants des entreprises commerciales. Quel est le niveau d’information que vous souhaitez obtenir ? Avez-vous seulement besoin de connaître les données de base des connexions sur votre plateforme (nombre et fréquence) ? Souhaitez-vous au contraire plus d’informations concernant les données démographiques par exemple ? Avez-vous besoin d’un logiciel EDI intégré à l’ERP. En fonction de votre stratégie marketing et de votre secteur d’activité, les besoins ne sont pas les mêmes. Il conviendra de les comparer avec l’offre des fournisseurs.

Il en est de même avec d’autres domaines comme la gestion de la paie, à l’origine de nombreuses erreurs dans le système traditionnel. Des erreurs qui tendent à disparaître dans les services RH équipés d’une solution de dématérialisation des paies.

C’est également le cas si vous avez à choisir un logiciel comptable. Vous pouvez avoir besoin d’une solution pour gérer vos factures clients et fournisseurs, connectée à votre banque, gérant automatiquement les relances de paiement…

Avec le SaaS, vous bénéficiez notamment de toutes les mises à jour dans le contrat avec la possibilité d’opter pour des modules facultatifs. Ainsi, vous choisissez les fonctionnalités dont vous avez l’utilité aujourd’hui et faites évoluer votre solution avec vos besoins.

Quel budget allouer à un SAAS ?

La concurrence accrue des fournisseurs de SaaS fait que la tendance des prix est à la baisse. Eh oui, visiblement certains produits résistent à l’inflation ! De fait, le retour sur investissement (ROI) est en général favorable. Vous aurez malgré tout à choisir une solution qui combine les fonctionnalités dont vous avez besoin tout en respectant votre budget. Dans l’appréciation de votre ROI, il ne faudra pas oublier les éléments suivants en les comparant avec votre situation actuelle :

• Le coût des mises à jour et de la maintenance de votre système d’information que le SaaS prendra désormais en charge. De plus, le SaaS ne nécessite pas d’installation par les utilisateurs. Il suffit d’ouvrir un compte avec votre adresse e-mail et un mot de passe.

• Le coût des dispositifs de sauvegarde et des dispositifs relatifs à la sécurité.

• Le coût de l’hébergement qui est désormais pris en charge par le SaaS.

• Le coût de la formation de votre personnel. Les interfaces SaaS sont réputées conviviales et faciles d’accès. Cela réduit le besoin en formation.

• Le coût du remplacement de votre matériel par rapport à la location d’une solution Saas. Notez également qu’avec une solution SaaS, il n’est pas indispensable de disposer d’un matériel très perfectionné.

• La fonctionnalité de consultation à distance qui est une caractéristique des SaaS. Cette fonctionnalité ne nécessite qu’une connexion Internet et est en phase avec l’évolution des modes de travail (télétravail par exemple).

• Le coût des différents modules optionnels d’un SaaS en fonction de l’évolution de vos besoins.

Mais c’est logique ! : Une solution SaaS se conserve pendant 8 à 10 ans. Le ROI se fera donc sentir sur le long terme.

Faire une évaluation des fournisseurs SaaS

La protection des données et la sécurité

Les systèmes SaaS garantissent la protection des données. Un niveau de sécurité accru est un rempart contre la fuite des données et le piratage. C’est pour cela que les fournisseurs SaaS sont soumis à une réglementation et à des normes :

    • RGPD : il s’agit du règlement général sur la protection des données ;
    • La norme ISO/EIC 27001 : elle est relative à la maîtrise de la sécurité de l’information.
    • Les certifications de sécurité : certains fournisseurs possèdent des certifications de sécurité spécifiques. Certains pays exigent une protection renforcée, pour utiliser les coordonnées bancaires notamment.

Notre conseil : Demandez la localisation des serveurs. Il faut par exemple savoir que le gouvernement américain a accès aux données des entreprises hébergées sur son territoire sans mandat. Mieux vaut savoir à quoi s’attendre… même si bien sûr, vous n’avez rien à vous reprocher !

S’assurer de la fiabilité du fournisseur

Les fournisseurs SaaS s’engagent à préserver l’accès aux données à la seule entreprise cliente. Certains vont même plus loin en mettant en œuvre des clauses relatives à la sécurité des données dont le non-respect est susceptible d’entraîner des sanctions pénales.

En outre, certains clients souhaitent un niveau de sécurité supplémentaire en demandant d’héberger leurs données dans une base dédiée, une sorte de « Cloud privé ». Il est aussi possible de sauvegarder les données sur des serveurs personnels, mais cela ne relève plus du SaaS. Cela retire d’ailleurs au SaaS l’un de ses intérêts majeurs qui est d’héberger vos données sur le Cloud.

Une autre façon de s’assurer de la fiabilité du fournisseur est de consulter les avis des clients. Une prise de contact avec l’un d’eux est une bonne idée de benchmarking. Il existe aussi des blogs et articles de presse spécialisés qui peuvent donner une idée plus précise sur la qualité du fournisseur.

De plus, l’existence de canaux d’information de type FAQ est un bon point pour le fournisseur. Cela permettra d’orienter plus facilement les utilisateurs en cas de difficulté.

Un critère de fiabilité peut être la confiance des investisseurs lors des levées de fonds par exemple. Il convient aussi de s’intéresser à certains fournisseurs qui ont développé des compétences dans des domaines spécifiques. Leur offre peut correspondre à vos besoins : gestion des ressources humaines, relation client, comptabilité, dématérialisation de factures, etc. Il est aussi possible de recourir à plusieurs fournisseurs différents selon leur expertise dans les domaines choisis.

La réactivité du fournisseur en cas de difficulté

En souscrivant une solution SaaS, les entreprises s’attendent à bénéficier d’un accès permanent à leurs données. Certaines craignent toutefois la survenance de bugs qui empêcheraient l’utilisation de leurs logiciels. Pas de panique ! La perte définitive de données est un risque extrêmement faible.

Ainsi, le choix d’une solution SaaS requiert une analyse des besoins de l’entreprise sur le long terme. Il est également prudent de se renseigner sur la fiabilité du fournisseur quant à sa politique de sécurité et sa réactivité en cas de difficulté.

Mathieu Dumasdelage
Par Mathieu DumasdelageCEO

Fondateur de Deltic en 2013, mon objectif est de développer une entreprise différente où la confiance salarié, la satisfaction client, la rentabilité et la redistribution sont les pilliers.
Deltic c'est un modèle d'entreprise qui lutte contre la perte de temps de ses salariés et de ses clients. Fini les tâches répétitives à faible valeur ajoutée dans la gestion des processus et des documents. Deltic permet de faire gagner un temps précieux aux DAF, RAF, CFO, comptables, des sociétés grâce à la dématérialisation et à la gestion électronique documentaire. Notre mantra ? La quête de sens et de temps.

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