Comment bien choisir son logiciel de comptabilité et gagner du temps ?

Vous êtes actuellement à la recherche d’un logiciel de comptabilité ? Votre

Vous êtes actuellement à la recherche d’un logiciel de comptabilité ? Votre ancien logiciel comptable ne répond plus à vos besoins ?  Vous vous demandez « comment réaliser la facturation de mon entreprise » ? Il vous faut donc choisir une solution parmi l’offre abondante de logiciels comptables sur le marché. Ces derniers doivent garantir la fiabilité des informations comptables, limiter le risque d’erreurs humaines, gagner du temps par l’automatisation des tâches et donner à l’équipe comptable les éléments dont elle a besoin pour réaliser son travail. Nous vous aidons à y voir plus clair.

Un logiciel de comptabilité adapté à la taille de votre entreprise

Un logiciel comptable peut être mieux adapté que d’autre selon la taille de l’entreprise et son activité :

• • Les logiciels comptables pour micro-entrepreneurs : On parle ici des TPE. Les obligations comptables de ces derniers sont très légères (comptabilité de caisse). Un outil comptable pourra servir à établir les devis et les factures. Il servira aussi d’outil de pilotage. Ils sont très répandus sur le marché.
  • Les logiciels comptables pour moyenne entreprises : Il s’agit des PME. Ils facilitent la gestion de la comptabilité en interne. Ils intègrent des fonctionnalités telles que la gestion des déclarations de TVA, gérer la liasse fiscale.
  • Les logiciels comptables pour grandes entreprises : Ces logiciels comportent des fonctionnalités plus nombreuses car ils sont généralement faits à la main. Elaborés de manière personnalisée, ils s’intègrent parfaitement au sein d’une infrastructure informatique complexe. Certains de ces logiciels sont spécialisés dans un métier ou un domaine d’activité

Les fonctionnalités indispensables seront différentes selon les TPE, les PME et les grandes entreprises. Inutile si vous êtes 5 collaborateurs d’opter pour une solution SaaS très complète conçue pour les multinationales. Par ailleurs, si votre entreprise utilise déjà d’autres applications, il faudra prévoir l’intégration du logiciel comptable à ces dernières : logiciel de paie, de devis et de facturation, de notes de frais, parc informatique…

Vous avez des projets ?  Vous allez diversifier votre activité ? Si tel est le cas, il faudra sans doute prévoir d’autres fonctionnalités attachées à votre outil comptable.

Les fonctionnalités d’un logiciel comptable

Un logiciel comptable propose diverses fonctionnalités en fonction des besoins propres à chaque entreprise et selon sa taille.

Il existe des logiciels à choisir comme :

• • Des logiciels qui sont centrés sur les seules fonctionnalités comptables.
  • Des progiciels comme les ERP (« planification des ressources de l’entreprise ») qui sont des PGI (progiciel de gestion intégrée). Ces derniers permettent d’unifier le système d’information en remplacement de plusieurs applications fonctionnant chacune avec leurs règles propres.
  • Des logiciels pour les opérations propres à votre domaine. Par exemple, une société de conseil devra refacturer ses frais à ses différents clients. À l’inverse, un module de gestion des stocks ne lui sera d’aucune utilité.

Bien que chaque entreprise ait des besoins spécifiques, il est possible de dresser une typologie des différentes fonctionnalités.

Un logiciel de comptabilité doit au minimum réaliser plusieurs tâches comme :

• • Assurer la tenue de la comptabilité générale avec la production du bilan et du compte de résultat ;
  • Préparer les déclarations de TVA;
  • Suivre les transactions avec les tiers ;
  • Produire des documents fiscaux et financiers ;
  • Assurer la gestion multidevise;
  • Permettre un reporting de qualité.

Il peut être également nécessaire de disposer d’autres tâches complémentaires :

• • Le suivi de la facturation ;
  • La comptabilisation des notes de frais ;
  • La production de la liasse fiscale ;
  • La gestion de la trésorerie ;
  • La production d’un prévisionnel ;
  • La comptabilité analytique.

Il existe aussi des fonctionnalités annexes :

• • Gestion de la paie ;
  • Suivi des inventaires et la gestion du parc ;
  • Suivi client (CRM) ;
  • Suivi et la comptabilisation de la production en interne ;
  • Etc.

Logiciel de comptabilité : Quels avantages

Bien choisir son logiciel de comptabilité peut présenter de nombreux avantages. Il permet à l’entreprise ou les salariés d’optimiser la gestion de la comptabilité, la réduction de nombreuses tâches afin de gagner du temps.

Par exemple, afin d’éviter les erreurs humaines, certaines tâches du processus comptable sont centralisées et automatisées dans un logiciel de comptabilité. Ainsi, la plupart d’entre eux permettent la saisie automatique des écritures ou de réaliser la déclaration de la TVA.

D’autres sont dotés d’un dispositif de notifications automatisées plus perfectionné : le défaut de justificatif sur une opération, la mise à jour nécessaire d’une écriture.

Il convient aussi de s’intéresser à l’intégration automatique des logiciels déjà utilisés dans le nouveau logiciel de comptabilité. Par exemple, si vous proposez déjà le paiement par PayPal, le logiciel doit les recueillir automatiquement. Idem pour les notes de frais.

Les solutions SaaS présentent d’autres avantages :

• • La protection des données est renforcée ;
  • Les maintenances et mises à jour sont effectuées par le gestionnaire ;
  • L’outil est accessible et convivial et ne nécessite pas un fort investissement en formation ;
  • Il s’agit d’outils modulaires. Vous pouvez choisir les modules qui vous intéressent en fonction de vos besoins.

Combien coûte un logiciel comptable ?

Un logiciel de comptabilité peut varier en fonction de plusieurs critères notamment des fonctionnalités et services attendus.

Il existe des logiciels pour toutes les bourses. Certains sont gratuits avec des fonctionnalités très basiques ce qui le rend limité puis d’autres solutions, comme les ERP sont modulables avec un niveau de prix adapté. Ils sont proposés sous forme d’offres mensuels fixes allant jusqu’à une offre personnalisé selon les fonctionnalités souhaités.

Sur le plan comptable, l’acquisition d’un nouveau logiciel peut être comptabilisée en immobilisations. La solution SaaS est différente puisqu’elle est considérée comme une location et est donc immédiatement déductible des bénéfices imposables.

Par ailleurs, le bilan coût avantage doit être apprécié sur le long terme. S’agissant d’une solution SaaS par exemple, il est communément admis que le logiciel est utilisé pendant 8 à 10 ans. Pendant cette période, à combien estimez-vous le coût de la maintenance d’une solution internalisée ? Des mises à jour ? De la résolution des bugs ou du nombre d’utilisateurs ?

Un benchmark avec d’autres entreprises utilisant le même logiciel est aussi une bonne option tout comme la consultation des avis et articles publiés sur l’outil.

Le changement de logiciel comptable : un projet à part entière

Les impacts du changement de logiciel sont importants à court et moyen terme, il faut donc le préparer en y mettant quelques moyens. Il est conseillé à ce titre de nommer un chef de projet qui fera l’interface entre les équipes informatiques et les équipes opérationnelles.

Comme nous l’avons vu, la définition des besoins est une étape primordiale dans le choix d’un logiciel. Recueillir l’avis des utilisateurs est à cet égard essentiel pour :

• • Faire remonter les forces et faiblesses du système actuel ;
  • Favoriser l’acceptabilité du changement.

Pour préparer les étapes d’un changement de logiciel il faut prendre en considération :

• • Le budget à prévoir
  • Déterminer et prioriser ses besoins
  • Les fonctionnalités souhaitées
  • Installation et formation

Une démonstration du logiciel par le prestataire est indispensable.  Lorsque cela est possible, la réalisation de tests « grandeur nature » donne un excellent aperçu de la solution.

Quand une solution est choisie, il faut compter plusieurs semaines de délais pour utiliser le nouveau logiciel.

Le nombre d’utilisateurs de votre logiciel comptable

Cela fait en général partie de la facturation du fournisseur. La solution est-elle destinée au seul service comptable, à d’autres employés, à un comptable externe ?

Il convient aussi de déterminer le profil des utilisateurs. Cet élément est essentiel sur plusieurs points :

• • La formation à prévoir sur le nouveau logiciel ;
  • L’ergonomie des applications ;
  • Les différents niveaux d’accès à l’outil.

Une question corollaire aux utilisateurs ayant accès au logiciel est celle de son accessibilité : est-elle limitée au bureau ou faut-il prévoir des accès à distance ? Les solutions externes peuvent être accessibles en ligne comme les logiciels SaaS (Software as a Service). Il s’agit d’outils hébergés par un fournisseur sur le Cloud et accessibles en permanence et en tous lieux. Outre l’habilitation et le mot de passe, la condition d’accès est une bonne connexion Internet. Cette solution présente l’avantage de s’adapter aux nouveaux modes de travail (télétravail en particulier).

Ainsi, l’acquisition d’un nouveau logiciel comptable ne s’improvise pas. Elle doit être précédée d’une phase de réflexion qui mettra en évidence les besoins de l’entreprise. Ainsi une personne en charge du suivi de projet s’occupera de la bonne mise en œuvre. Seront notamment prises en compte : la taille de l’entreprise et les fonctionnalités dont elle a besoin. Un arbitrage entre ces dernières et le budget disponible sera aussi à rendre.