Pourquoi investir dans un logiciel de comptabilité ?

Investir dans un logiciel de comptabilité, à un moment donné, c’est essentiel. Mais il faut garder à l’œil qu’un logiciel comptable aura des impacts sur la gestion globale de l’entreprise. Oui, mais des impacts bénéfiques ! Car outre la comptabilité stricto sensu, l’outil impactera positivement différents aspects de la gestion d’une entreprise : gestion administrative, financière et commerciale. Le choix d’un nouveau logiciel de comptabilité est donc l’occasion de remettre tous vos process à plat et de repartir sur de bonnes bases. À titre d’exemple, le passage à la dématérialisation des factures est une occasion idéale pour réfléchir à l’organisation comptable de l’entreprise.

Quelles sont les fonctionnalités minimales attendues d’un logiciel de comptabilité ?

On ne vous apprendra rien en vous disant qu’un logiciel comptable est un programme informatique dont l’objet est la tenue des finances d’une entreprise. Et vous savez aussi qu’il existe de nombreux produits sur le marché. Quel que soit le logiciel comptable que vous allez choisir il devra contenir au moins ces fonctionnalités de base :

• • La tenue des journaux comptables (achat, vente, banque et caisse) ;
  • La tenue des comptes généraux ;
  • L’utilisation des comptes auxiliaires et leur lettrage ;
  • La sauvegarde des informations financières ;
  • L’édition du bilan, du compte de résultat, du grand livre général et des balances comptables ;
  • L’exportation et l’importation de données sans saisie manuelle ;
  • L’établissement du fichier des écritures comptables qui doit être obligatoirement présenté à l’administration fiscale en cas de vérification de la comptabilité.

Il existe par ailleurs deux solutions d’accès à un logiciel comptable :

• • L’accès réservé aux seuls utilisateurs internes : Dans ce cas de figure, les données sont sauvegardées sur les serveurs de l’entreprise. Les mises à jour et la maintenance des applications sont assurées par les équipes informatiques de la société.
  • Les logiciels en ligne: Cette solution permet d’éviter l’installation du programme sur les serveurs internes. Seuls une connexion à Internet, un identifiant et un mot de passe suffisent pour avoir accès à l’application. C’est la simplicité même et cela correspond à l’évolution des modes de travail (télétravail notamment). De plus, les mises à jour sont réalisées par l’éditeur et les données sont sauvegardées sur le Cloud. L’entreprise est donc déchargée de plusieurs tâches et peut se concentrer davantage sur son cœur de métier.

À lire aussi : Comment choisir votre logiciel comptable ?

Les avantages liés à l’utilisation d’un logiciel de comptabilité

Gain de temps

Investir dans un logiciel comptable efficace permet en premier lieu des gains de productivité importants. Bienvenue dans l’ère du processus comptable automatique ! Le logiciel comptable offre en effet la possibilité de se débarrasser de tâches fastidieuses « à l’ancienne » comme la saisie et la ressaisie d’informations manuellement. Il supprime également des tâches chronophages comme :

• • Les impressions en plusieurs exemplaires ;
  • Les envois papier et les frais d’affranchissement ;
  • Le classement et l’archivage,
  • La manipulation des factures de la réception au paiement.

Gain d’argent

Le logiciel permettra notamment de calculer automatiquement la TVA et d’assurer la relance des clients en cas d’impayés. Cette dernière fonctionnalité est primordiale dans les PME qui peuvent connaître de sérieuses difficultés de trésorerie en raison des retards de paiement de leurs clients.

Gain en qualité d’exécution

Par ailleurs, un logiciel comptable centralise de nombreuses informations. Il assure l’exécution de certaines opérations (devis, factures…). Cette automatisation permet d’éviter des erreurs fréquentes comme les doublons, les fautes de frappe ou les erreurs de calcul notamment.

Gain en sérénité

Un logiciel comptable performant favorise en outre le respect de la réglementation par la prise en compte en temps réel des évolutions législatives.

Une meilleure gestion de l’entreprise au quotidien

Il est conseillé d’investir dans un logiciel comptable qui facilite véritablement la gestion de l’entreprise. Il doit traiter les obligations comptables, sociales, fiscales et juridiques.

L’outil idéal doit vous permettre :

• • De comptabiliser les opérations d’inventaire ;
  • De réaliser les déclarations fiscales et sociales ;
  • De mettre à disposition les bulletins de paie.

De plus, l’outil facilitera :

• • La reporting financier: par l’édition de tableaux de bord personnalisés. Il sera aussi possible de connaître en temps réel des données clés de l’entreprise : chiffre d’affaires, résultat, trésorerie, impayés clients et tous les indicateurs facilitant la gestion de la société.
  • La tenue de la comptabilité analytique.
  • La conversion des devis en factures.
  • Les échanges avec votre expert-comptable: grandement les échanges entre l’entreprise et son expert-comptable. Les fichiers seront transmis de façon informatisée ce qui facilitera le travail de l’expert-comptable. Une telle qualité d’échange évite les allers-retours continuels avec les équipes de l’entreprise. Rien de plus enquiquinant que de multiples questions et relances n’est-ce pas ?

Suivre le développement de l’entreprise, dont la dématérialisation des factures

Votre entreprise grandit et ses besoins évoluent

Les entreprises évoluent avec l’apparition de nouveaux besoins. Vous disposez déjà d’un logiciel comptable, mais qui ne correspond plus au développement de votre entreprise ? Vous n’utilisez pas encore de logiciel comptable ? Il convient dès lors de choisir un logiciel flexible conçu pour accompagner votre entreprise dans ses évolutions. Il doit comprendre des modules qui peuvent être ajoutés avec l’apparition de nouveaux besoins : gestion commerciale, modules de traitement…

Votre petite entreprise a besoin de se structurer

Vous avez une TPE ? Vous vous demandez comment gérer les factures de mon entreprise ? C’est simple, votre entreprise peut se contenter en premier lieu d’un logiciel comptable avec l’élaboration de devis et factures au moyen d’un tableur. Toutefois, lorsque votre entreprise se développe (ce qui est tout le mal que l’on vous souhaite !), le nombre d’opérations peut être compliqué à gérer par tableur. Si votre outil est évolutif, il vous suffira d’intégrer au logiciel comptable les modules dédiés à la gestion commerciale et la facturation. Le logiciel aura donc répondu aux besoins de l’entreprise sans avoir à rechercher un nouveau logiciel pour faire face à vos besoins.

À ce titre, la mise en place de la facturation dématérialisée est une occasion de réfléchir à l’organisation informatique de votre entreprise. En effet, la loi de finances pour 2020 prévoit, à compter de 2023, l’obligation de la facturation électronique dans les relations interentreprises. Il s’agit là d’un tournant stratégique.

Cela vous effraie un peu ?

Pas de panique !

La solution de dématérialisation des factures permise par notre outil Deltic offre le développement d’une solution fiable, innovante et intuitive. Notre logiciel est synchronisé avec votre logiciel de comptabilité, de gestion commerciale et votre boîte mail. Avec nous, vous bénéficiez d’un accompagnement sur mesure à chaque étape de votre projet grâce à une équipe d’experts dédiée.

Le logiciel comptable est donc un véritable outil de gestion qui dépasse la seule sphère financière. Il présente de nombreux atouts en termes d’organisation et d’efficacité de l’entreprise.